|
|
A projektek tervezésének első lépéseihez nincs szükség a Microsoft Projectre. A projekt céljával kapcsolatos első gondolatok rögzítéséhez célszerű inkább a Wordöt, az Excelt, a OneNote-ot vagy az Outlookot használnia. Ha minden érintett támogatja a tervezett projekt mögött meghúzódó gondolatokat, akkor itt az ideje, hogy a Projecttel elkezdje megtervezni a tevékenységeket. A Project útikalauza lapon további projektvezetési cikkeket talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .
-
Biztosan projekt-e, amivel foglalkozik? Fontos felmérni, hogy a tervezett tevékenységek vagy célok projektként valósíthatók-e meg. Egy projekt három jellemzővel rendelkezik:
-
Ideiglenes és egyedi Egy gépjárműgyártó üzem megtervezése például projektjellegű feladat, mivel egyszeri tevékenység. A gépjárművek előállítása a gyárban azonban már nem projekt, hanem egy ismétlődő tevékenységsorozat.
-
Egyértelműen meghatározott termékekkel rendelkezik A műszaki tartalom – vagy más néven az eredménytermékek köre – határozza meg a projektek fókuszát és célját. A projekt anyagi forrásait biztosító érintettek nem fogják értékesnek vagy megvalósításra érdemesnek tartani a projektet, ha nem tiszta a projekt műszaki tartalma és eredménye.
-
Van egy kezdete és vége Befejezési dátum hiányában a befektetők és az egyéb érintettek nem fogják túlságosan nagyra értékelni a befektetésük árán elért eredményeket és előnyöket.
Néhány példával is szeretnénk segíteni, hogyan mérhető fel, hogy egy feladat projektként valósítható-e meg:
-
|
Nem projektjellegű tevékenységek |
Pontosan definiált projektek |
|---|---|
|
Gépjárműgyártás |
|
|
Versenyhelyzetből eredő kockázat csökkentése |
|
-
Projektkorlátozások azonosítása A korlátok, megszorítások vagy kényszerek a projektvezető választási lehetőségeit korlátozó tényezők a projektek tervezése és menedzselése során. A legtöbb projekt három korlátozást jelent:
-
Időbeli korlátok: A fő termékek előállításának időigénye rendszerint kijelöli a projekt teljes időtartamát.
-
Korlátozott emberi és más erőforrások: A projektvezetők általában korlátozott számú munkatársat vonhatnak be a projektekbe, vagy a projekt költségvetése korlátozott.
-
Eredménytermékek körével kapcsolatos korlátok: Sokszor a projektcsapat kapacitása is egy korlátozó tényező a projektekben. Ha egy projektnek túl sok terméket kellene előállítania, nem biztos, hogy a kitűzött időkeretbe belefér minden szükséges tevékenység.
-
Egy-egy korlátozó tényező változása rendszerint a másik kettő változását is maga után vonja, és minőségbeli hatása is van. A projekt átfutási idejének csökkentése esetén például a projektvezető kénytelen átgondolni, az új keretek között hány munkatárs szükséges a termékek előállításához. Ha nem áll rendelkezésére elegendő mennyiségű humán erőforrás, a vezető különböző kompromisszumokra kényszerülhet, például csökkentenie kell a projekt műszaki tartalmát.
-
Fontos az érintettek mielőbbi azonosítása: Nem sok rosszabb történhet egy projekttel, mint hogy rosszul mérik fel, kiket érint a legnagyobb mértékben a hatása, és hogy hogyan célszerű ezzel a csoporttal kommunikálni. Ha a projekt elején nem sikerül felismerni egy fontos érintettet, a teljes projekt leállhat, vagy éppen túllépheti a költségvetését, mivel a későn felismert érintett csak későn tudja kitűzni a projekttel kapcsolatos saját céljait, és közölni az általa várt módszereket.
1. lépés: Az első gondolatok feljegyzése
|
A OneNote remek ötlet a jegyzetelésre, miközben az új projektjéről és az elérendő célokról gondolkozik. A jegyzetekhez leveleket, webes hivatkozásokat, videókat és előzetes terveket is mellékelhet. |
|
|
A projektek gyakran egy Excelbeli egyszerű listaként kezdik életüket. A lista növekedésével azonban az adatok a Projectbe importálhatók, ahol a tevékenységek hatékonyan rendszerezhetők és ütemezhetők. |
|
|
A Microsoft 365 használata bármely pc-n a projektjegyzetek bárhol történő rögzítéséhez |
Korai projektspecifikációk használata a Microsoft 365 használatával. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban. |
|
A Webes Office használata Microsoft 365 nélkül. Mindössze egy Microsoft-fiókra van szüksége a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote webes verzióinak használatához, amelyekben szintén rendszerezheti a projekttel kapcsolatos előzetes információkat. |
2. lépés: Kommunikáció az érintettekkel
|
Bárhol is jár a tervezésben, egy jó megjelenésű beszámoló segít elfogadtatni az érintettekkel a projekt eredménytermékeit. |
|
|
Ha személyesen nem tud találkozni az említett érintettekkel, szervezhet online értekezletet. Ezeken a projektterv megbeszéléséhez szükséges PowerPoint-diákat, Excel-munkalapokat és OneNote-jegyzeteket is megoszthatja a résztvevőkkel. Kapcsolatok részt vehetnek a Microsoft Teams online értekezletein az irodájukban, útközben vagy mobileszközükön. |
|
|
Amikor kérdések merülnek fel a projektütemezés során, csevegjen velük online a Teams használatával. |
3. lépés: A projekt létrehozása
|
Másolás és beillesztés a Wordből, az Outlookból vagy a PowerPointból a Projectbe |
Másolja a tevékenységek listáját Word, Outlook vagy PowerPoint alkalmazásba, és illessze be a Projectbe az ütemezés gyors megkezdéséhez. A Project megőrzi a szerkezeti struktúrát és a formázást (csak a Project 2013-ban és újabb verziókban). |
|
Az új projekthez választhat egy sablont, ami a tervezettekhez hasonló tevékenységekkel előre fel van töltve. Sok sablont iparági szakértők készítettek, így ezek jó kiindulási alapok lehetnek. |
|
|
Az Excelben elkezdett tevékenységlisták is importálhatók a Projectbe. A Project megőrzi a tevékenységek hierarchiáját és formázását. |
|
|
SharePoint-feladatlista importálása egy projekt kezdeti terveként |
A projektek néha feladatlistaként indulnak el a SharePointban a Project nélküli személyekkel való megosztáshoz. Egy bizonyos méret felett azonban érdemes áttérni a Projectre. |
|
Miután elindította a projektet a Projectben, elkezdheti a tevékenységek hozzáadását, rendszerezését, összekapcsolásukat, személyek hozzáadását stb. |
