Felhasználói cél: a projektterv optimalizálása a befejezési dátumnak megfelelőre

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

A projekt befejezési dátumának közelebbre hozása

Az útmutató olyan helyzetekben nyújt segítséget, amikor egy projekt ütemezése módosult, és ennek következményeként túl későre került a befejezési dátuma.

A befejezési dátum korrigálásához az azt leginkább befolyásoló tevékenységeket kell módosítani. Ezek a projekt kritikus útján elhelyezkedő tevékenységek.

A Project útikalauza című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács

Az ütemterv módosításakor három tényezőt kell figyelembe vennie: a projekt költségét, a végtermékek hatókörét és időpontját. Ezek gyakran háromszögként jelennek meg. A háromszög egyetlen pontját sem változtathatja meg anélkül, hogy befolyásolná a többiet.

A projektek háromszöge

Íme, néhány példa, hogy ez a tény milyen hatást gyakorol a projekt befejezési dátumára:

  • A befejezési dátum előbbre hozása esetén megnövekedhetnek a költségek, illetve csökkenhet a projekt műszaki tartalma.

  • Ha a projekt költsége semmiképpen sem módosítható, a projekt átfutási ideje megnövekedhet vagy műszaki tartalma lecsökkenhet.

  • A műszaki tartalom (az eredménytermékek számának) megnövelése a projekt átfutási idejének vagy – többleterőforrások bevonása esetén – költségének növekedését okozza.

Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára:    Bármilyen körültekintően is tervez meg egy projektet, a problémák felbukkanása nem előzhető meg. Éppen ezért érdemes már a kezdetektől fogva figyelemmel kísérni a problémás területeket, mivel a kezeletlen helyzetek csak tovább romlanak.

Néhány alapvető lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • A fontosabb tevékenységekre kell nagyobb hangsúlyt fektetni:    Egyes tevékenységek fontosabbak a többinél, különösen a problémamegoldás során. Az ütemtervet leginkább befolyásoló tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezik, és értelemszerűen ezekre kell a legnagyobb figyelmet fordítani.

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. Egyszerűbb projektek esetén a Gantt-diagramon is figyelemmel kísérhető a projekt befejezési dátuma. Nagyobb projektek esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A heti állapotjelentések beszerzése a munkatársaktól néha problémássá válik. A haladás felmérésének legegyszerűbb módja a rendszeres heti státuszmegbeszélés. Az ennél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok:    A rutinos projektvezetők is kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy projekt szoros felügyeletet igényel, hogy ne lépje túl a költségvetését.

A projekt szponzora ráadásul havi rendszerességgel szeretne vezetői összefoglalót kapni a projektről.

Ilyenkor hasznos az alábbi néhány lehetőség a projektek figyelemmel kísérésére és a problémák orvoslására:

  • Alapterv készítése a projekthez:    Az ütemterv kialakítását követően mentsen egy alaptervet. Az alapterv a projekt eredeti verziója, amit később összehasonlíthat a tevékenységek előrehaladásával (a projekt tényleges állapotával).

  • Fontos a megfelelő projektnézet:    A Project számos nézettel és jelentéssel nyújt segítséget a problémák azonosításában. A projektek komplexitásának növekedése esetén azonban már érdemes a varianciatáblázatokat és a megtermelt értéket összegző jelentéseket is elemezni.

  • Heti állapotjelentések:    A projektek komplexitásának növelésével párhuzamosan egyre kifinomultabb módszerekkel gyűjtheti be a heti állapotjelentéseket. A csapattagok egy SharePoint-feladatlistában rögzíthetik előrehaladásukat, amit aztán szinkronizálni lehet a Microsoft Projecttel. A Project Professional használata esetén a Project Web Appon keresztül is bekérhetők az állapotjelentések a csapattagoktól. A heti egyszerinél gyakoribb adatgyűjtés a projekt előrehaladásáról gyakran kontraproduktívvá válik.

  • A megtermelt érték elemzésének szerepe:    A megtermelt értékekről készült elemzéssel könnyebben megállapítható, hogy a projekt jó úton halad-e.

A projektek figyelemmel kísérése

Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése

A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a problémák azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, azonban a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető.

Ezzel az elemzéssel tisztábban látható, hogy a projekt a várakozások szerint halad-e.

Ütemezési tényezők megtekintése és nyomon követése

Ismerje meg a projekt ütemezését. Láthatja, hogy a tevékenység ütemezése a projekt befejezési dátumát befolyásolja.

A projekt kritikus útjának megjelenítése

Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési problémák megoldását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni.

A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez

Használja bátran a Project különböző nézeteit és jelentéseit a problémák azonosítására és az ütemterv kiigazítására.

Alapterv beállítása és mentése

Ha új alapokra szeretné helyezni a haladás figyelemmel kísérését, készíthet egy új alaptervet, hogy a jövőben ehhez hasonlítsa a haladást.

Jelentés készítése a potenciális problémákról

A projekt előrehaladásának grafikus jelentéseinek létrehozása és testreszabása. MegTekintheti ezeket a jelentéseket a Projectben, vagy exportálhatja őket más alkalmazásokba, például a PowerPointban, a Wordben vagy az Excelben.

Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével

A megtermelt érték segít az olyan kérdések megválaszolásában, mint például "a projektben eddig elvégzett munka mennyisége, mennyi pénzt kellett volna kitölteni?" vagy "befejezjük az időt?"

Vissza a lap tetejére

Problémák orvoslása

A kezdési vagy befejezési dátum módosítása

Válassza ki azt a dátumot, amely az aktuális terv dátumát megelőző napon kezdődik vagy végződik. Ha ez a lehetőség a projekthez, először próbálkozzon a kezdési dátum módosításával.

Tevékenység időtartamának módosítása

A tevékenység időtartamának csökkentése a befejezési dátumra Ügyeljen arra, hogy a projekt befejezési dátumára leginkább ható kritikus tevékenységekre vonatkozóan csökkentse a tevékenység időtartamát.

Tevékenység máshoz rendelése

Ha egyszerre túl sok feladaton kell dolgoznia egy-egy munkatársának, a Project erőforrás-hozzárendeléseket kisimító funkciójával egyenletesebben oszthatja el a feladatokat a csapattagok között.

Tevékenység felosztása

Feloszthat egyetlen feladatot, ha több olyan elemet tartalmaz, amelyek egyszerre több forrásból is dolgozhatnak. Ha a kritikus út feladatot a különböző hozzárendelésekkel rendelkező különböző elemekre bontja ki, akkor lehet, hogy a befejezési dátumot is meg tudja jeleníteni.

Újabb csapattagok felvétele egy projektbe

Ha van rá módja, újabb munkatársakat rendelhet a befejezési dátumot befolyásoló tevékenységekhez.

Csapattag eltávolítása egy projektből

A tevékenységből származó személyek eltávolítása egy másik mód a projekt befejező dátumának a beadására. A tevékenységen túl sok ember vagy a rossz személyek létrehozhatnak kommunikációs problémákat, amelyek növelhetik a tevékenység időtartamát.

A munkanapok módosítása a projektnaptárban

A projekt befejezési dátuma a munkatársak munkaidejét meghatározó naptárak módosításával is előbbre hozható. A naptárba rendkívüli munkanapokat vehet fel, illetve jelezheti, ha túlórázásra kéri a csapattagokat.

Kérdés feltevése a Project-fórumban

A fórumban szakértői választ kaphat a Projecttel kapcsolatos kérdéseire. Az Answers.com portálon üzemelő Project fórumban tapasztalt felhasználók és a Projecttel kapcsolatos konzultációs szolgáltatásokat nyújtó tanácsadók várják, hogy segíthessenek.

Projektinformációk közlése

Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk.

A projektvezetés során kötendő kompromisszumok

A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. A projektvezetőnek e tényezők között kell napról napra egyensúlyt teremtenie, hogy a projekt sikeres lehessen. A cikkben megismerkedhet a három tényező kezelési módjával.

A Project tevékenységütemezése

Amikor a Project módosítja az ütemtervet, a feladatok nem várt módon kerülhetnek át. A nagy "miért?" kifejezés ismertetése a projekt hatékony ütemezési motorja mögött.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×