Egy befejezett projekt archiválása

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

A projekt befejezése után valószínű, hogy már nincs azonnali hozzáférése a projekthez, ezért előfordulhat, hogy el kell rejtenie azt, hogy megjelenjen a Projektközpont és a csapattagok saját tevékenység nézetében. A befejezett projektek archiválása és elrejtése csökkenti a "zűrzavart" ezekben a nézetekben, és segít megőrizni a felhasználókat abban, hogy módosítsák azokat a projekteket, amelyek már nem aktívak.

A projektek hatékony archiválásához egy "standard" módszert kell használni a Microsoft Project Server 2010-ban. Ha ez a módszer nem felel meg az igényeinek, néhány alternatív módszert is használhat, amelyek jobban illeszkednek a szervezetéhez. Ebben a cikkben a hosszú távú archiválásra szolgáló gyakorlati tanácsokat ismertetjük, valamint a gyakorlati tanácsokat.

Tartalom

Projekt archiválása a szokásos módszerrel

1. lépés: az összes projekt-feladat közzétételének megszüntetése

Második lépés: a frissítések kikapcsolása a projekt összefoglaló tevékenységében

3. lépés: biztonsági csoport beállítása rendszergazdai jogokkal nem rendelkező felhasználók számára

4. lépés: archiválási biztonsági kategória beállítása

5. lépés: a Projektcsapat webhelyének archiválása

Projekt archiválása másik módszerrel

Gyakorlati tanácsok a hosszú távú archiváláshoz

Projekt archiválása a szokásos módszerrel

A projektek archiválásának szokásos módszere a többlépéses folyamat:

  • 1. lépés: az összes projekt-feladat közzétételének megszüntetése

  • Második lépés: a frissítések kikapcsolása a projekt összefoglaló tevékenységében

  • 3. lépés: biztonsági csoport beállítása rendszergazdai jogokkal nem rendelkező felhasználók számára

  • 4. lépés: archiválási biztonsági kategória beállítása

  • 5. lépés: a Projektcsapat webhelyének archiválása

Ezeket a lépéseket a projektmenedzser és a rendszergazda hajtja végre, az alábbi szakaszok mindegyikének megjegyzése szerint.

1. lépés: az összes projekt-feladat közzétételének megszüntetése

Ha korábban már közzétette a projektet a csapattagok között, és mostantól el szeretné távolítani a projektet és annak feladatait a nézeteiből, akkor a projektmenedzsernek minden tevékenységet vissza kell tennie az archiválni kívánt projektben. A projektmenedzser elindíthatja ezt a folyamatot a Microsoft Project Web App, de a tényleges közzétételt a Microsoft Project Professional 2010-ban végezheti el.

Megjegyzés:  A tevékenység közzétételének megszüntetésével nem távolítja el a projektből elfogadott és alkalmazott munkát. A tevékenységhez társított frissítési jóváhagyási előzmények azonban törlődnek.

A projekt összes tevékenységének visszavonása:

  1. A fontos rovatok sáv projektekcsoportjában kattintson a Projektközpontelemre.

  2. Kattintson az archiválni kívánt projekt nevére a projekt neve oszlopban.

  3. A tevékenység lap projekt csoportjában kattintson a Szerkesztés gombon lévő nyílra, majd kattintson a Project Professional alkalmazásbanelemre.

  4. A Project Professional 2010-ban a Gantt-diagram nézet táblázat részén kattintson a jobb szélső oszlopra, majd kattintson az új oszlopfejléc hozzáadása elemre, majd a Közzétételelemre. Ha a Gantt-diagram nézet már tartalmazza a Közzététel oszlopot, ugorja át ezt a lépést.

  5. A projekt minden tevékenységének közzétételi oszlopában kattintson a nemlehetőségre.

    Tipp:  Ha a nagyobb projektek esetében szeretné gyorsítani ezt a folyamatot, állítsa az első tevékenységet nemértékre. Ezután kattintson a cella jobb alsó sarkában lévő fogópontra, és húzza a cella tartalmát a Közzététel oszlopba.

  6. Kattintson a fájl fülre, majd a Közzétételparancsra.

  7. A projekt közzétételét követően zárja be és ellenőrizze a projektet.

Második lépés: a frissítések kikapcsolása a projekt összefoglaló tevékenységében

Ezután a projektmenedzsernek ki kell kapcsolnia a frissítéseket a projekt összefoglaló tevékenységében, hogy ne legyen munkaidő-nyilvántartási jelentés.

A frissítések funkció kikapcsolása a projekt-összefoglaló tevékenységben:

  1. A fontos rovatok sáv projektekcsoportjában kattintson a Projektközpontelemre.

  2. Kattintson az archiválni kívánt projekt nevére a projekt neve oszlopban.

  3. A Beállítások lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában jelölje be a projekt összefoglaló tevékenysége jelölőnégyzetet.

  4. A Beállítások lap tevékenységek csoportjában kattintson a Bezárás a frissítésekhezgombra.

  5. A feladatok kiválasztása csoportban jelölje be a projekt összefoglaló tevékenységének (azonosító értéke 0) jelölőnégyzetét, majd kattintson a Közzétételgombra.

3. lépés: biztonsági csoport beállítása rendszergazdai jogokkal nem rendelkező felhasználók számára

Miután a projektmenedzser elkészítette a projektet archiválás céljából, a rendszergazda létrehoz egy biztonsági csoportot, amely a rendszergazdákat kivéve minden felhasználót tartalmaz.

Biztonsági csoport létrehozása olyan felhasználók számára, akik nem rendszergazdák:

  1. A fontos rovatok sávon a Beállításokcsoportban kattintson a kiszolgáló beállításaielemre.

  2. A kiszolgáló beállításai lap Biztonságcsoportjában kattintson a csoportok kezeléseelemre.

  3. Kattintson az Új csoport gombra.

  4. A csoport adatai csoportban írja be az összes nem rendszergazdai felhasználót a csoport neve mezőbe.

  5. A felhasználók szakasz elérhető felhasználók listájában jelölje ki az összes olyan felhasználó nevét, aki nem rendszergazda, majd a Hozzáadás elemre kattintva helyezze át őket a kijelölt felhasználók mezőbe.

  6. Kattintson a Mentés gombra.

4. lépés: archiválási biztonsági kategória beállítása

Miután a rendszergazda létrehozta a rendszergazdai jogokkal nem rendelkező felhasználók csoportot, a következő lépés az archív biztonsági kategória létrehozása. A folyamat során a rendszergazda kiválaszthatja, hogy mely projektek legyenek archiválva a kategóriába.

Archív biztonsági kategória létrehozása:

  1. A fontos rovatok sávon a Beállításokcsoportban kattintson a kiszolgáló beállításaielemre.

  2. A kiszolgáló beállításai lap Biztonságcsoportjában kattintson a Kategóriák kezeléseelemre.

  3. A Kategóriák kezelése lapon kattintson az új kategóriagombra.

  4. A név és leírás csoportban írja be az archiválás parancsot a Kategória neve mezőbe.

  5. A felhasználók és csoportok szakasz elérhető felhasználók és csoportokcsoportjában jelölje be a nem rendszergazdai felhasználóknakválasztógombot, majd a Hozzáadás gombra kattintva helyezze át a csoportot a felhasználók és a csoportok engedélyekkel jelölőnégyzetbe.

  6. Az engedélyek az összes nem rendszergazdai felhasználónál (csoportban)jelölje be az összes engedélyHez tartozó Megtagadás jelölőnégyzetet.

    Tipp:  Jelölje be a Megtagadás jelölőnégyzetet minden legfelső szintű engedély csomóponthoz (projekthez és erőforráshoz), hogy minden csomópontnál az összes engedély behúzását letiltsa.

  7. A projektek szakaszban válassza a csak a jelzett projekteklehetőséget, majd kattintson az archiválni kívánt projekt nevére a rendelkezésre álló projektek mezőben.

    Megjegyzés:  Ügyeljen arra, hogy ne jelölje be a fenti projekt biztonsági engedélyeiNek alkalmazása a minden projekthezjelölőnégyzetet Ennek során egyéb projekteken és forrásokban is létrehozhatók az engedélyek problémái.

  8. Kattintson a Hozzáadás elemre a projekt áthelyezéséhez a kijelölt projektek mezőbe.

  9. Kattintson a Mentés gombra.

5. lépés: a Projektcsapat webhelyének archiválása

Sok projekt a kapcsolódó projektcsapat segítségével gyűjti össze a projekt ütemtervét. Érdemes lehet biztosítani, hogy ezeket az információkat is archiválja. a Microsoft SharePoint Server 2010 lehetővé teszi a webhely szintű biztonsági mentést. Ha többet szeretne tudni arról, hogy miként fejezi be ezt a lépést a rendszergazda, olvassa el a webhely, lista vagy dokumentumtár exportálása (SharePoint Server 2010)című témakört.

Miután biztonsági másolatot készített a webhelyről, a rendszergazda törölheti a webhelyet.

A Projektcsapat webhelyének törlése:

  1. A fontos rovatok sávon a Beállításokcsoportban kattintson a kiszolgáló beállításaielemre.

  2. A kiszolgáló beállításai lap műveleti házirendekcsoportjában kattintson a Project- webhelyekelemre.

  3. Kattintson a létrehozott projektcsapat-webhelyet tartalmazó sorra, majd a webhely törléseparancsra.

  4. Az OK gombra kattintva erősítse meg a törlést.

Vissza a lap tetejére

Projekt archiválása másik módszerrel

Az archiválás szokásos módszere alapos, és lehetővé teszi a helyreállítást, ha szüksége van rá. A széleskörű archiválás azonban nem mindig szükséges a szervezet számára. Néha csak a befejezett projektek elrejtése vagy a projekt helyi mentése, elég az archiválási követelmények kielégítéséhez.

Ha úgy tűnik, hogy az archiválás szokásos módszere nem illik az igényeihez, az alábbi lehetőségek közül választhat:

  • A projekt elrejtése a Projektközpont területén    Ha csak a Project Center alkalmazásban szeretné elrejteni a befejezett projekteket, hozzáadhat egy archív jelölőt a Projektadatok lapjához, majd szűrheti a Projektközpont nézetet úgy, hogy csak azokat a projekteket jelenítse meg, amelyekben az archiválási jelző van beállítva nem.

  • A projekt eltávolítása a Piszkozat adatbázisból    Másik lehetőségként győződjön meg arról, hogy a projekt biztonsági másolatot kapott az archív adatbázisról, majd törli a projektet a Piszkozat, a közzétettés a jelentéskészítő adatbázisból. Ha az archivált projektből később szeretne adatot használni, használja a kiszolgáló beállításai lapon a felügyeleti visszaállítási lehetőséget, hogy visszaÁllítsa az adatbázis-piszkozatra , majd tegye közzé újra a projektet.

  • A projekt mentése. MPP-fájl    Ha teljes egészében el szeretné távolítani a projektet a Project Server-ról, a Project Professional 2010 segítségével a Project-kiszolgálóról is megnyithatja a projektet, majd MPP-fájlként mentheti a projektet. További információért olvassa el a projekt mentése"a projekt mentése helyben" című szakaszát. Azt javasoljuk, hogy mentse a projektet az összes egyéni mező adataival, hogy a MPP-fájl el legyen szigetelve a Project Server-alapú egyéni mezőkben végzett esetleges további módosításokkal. Miután mentette és biztonsági másolatot készített a projektről MPP-fájlként, előfordulhat, hogy törlődik a Project Serverről. Ha egy későbbi időpontban helyre kell állítania a projektet, a Project Serverhez való csatlakozáskor megnyithatja a MPP-fájlt a Project Professional 2010-ban, majd mentheti a projektet a kiszolgálón.

Megjegyzés:  Ennek a módszernek a használatakor a projekt és a projektcsapat webhelye közötti esetleges termék-, probléma-és kockázati kapcsolatok is megszakadnak a Project Serverben.

Vissza a lap tetejére

Gyakorlati tanácsok a hosszú távú archiváláshoz

Időről időre a Project MPP fájlformátuma, a Project Server-tartalom adatbázis-sémái és a SharePoint-webhely sémái az új funkcióknak megfelelően változnak. Ez hatással lehet a visszamenőleges kompatibilitásra, ha a projekt MPP-fájlként lett mentve, és a Project Server-tartalom adatbázisának egy régi biztonsági másolata, vagy egy projektwebhely biztonsági másolata nem azonnal használható.

A legjobb módszer az, ha a frissítési tervben mindig az archivált tartalmat szeretné megtervezni. Ezzel csökkenti az időt egy olyan régi projekt helyreállítására, amelynek szükségük lehet több frissítési lépésre.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×