Dokumentumtárak – bevezetés

Dokumentumtárak – bevezetés

A tárak olyan helyek a webhelyen, ahol a csapattagokkal feltöltheti, létrehozhatja, frissítheti és közösen szerkesztheti a fájlokat. Minden tár megjeleníti a fájlok listáját, valamint a fájlokra vonatkozó legfontosabb információkat, például hogy ki volt az utolsó, aki módosított egy fájlt. A webhelyek létrehozásakor a legtöbb webhely tartalmaz egy tárat. Egy csoportwebhely például tartalmaz egy dokumentumok tárat, ahol rendszerezheti és megoszthatja a dokumentumait.

Dokumentumtár

Ha további tárakra van szüksége, több használatra kész tár-alkalmazás közül választhat, és felveheti azokat a webhelyére. Többféle módon is testre szabhatja a tárakat. Beállíthatja például a dokumentumok megtekintésének, kezelésének és létrehozásának módját. vagy a fájlok verziószámának nyomon követése, a verziószámok számának és típusának a követése. Akár egyéni nézeteket, űrlapokat és munkafolyamatokat is létrehozhat, amelyek megkönnyítik a projektek és a vállalati folyamatok kezelését.

A contoso marketing csapata létrehoz egy olyan csoportwebhely-webhelyet, amely a projektek és dokumentumok kezeléséhez szükséges. A webhely kezeléséhez a webhely tulajdonosát kell választaniuk. A webhely tulajdonosa megkapja a teljes hozzáférés jogosultsági szintet, ha felveszi a webhely tulajdonosok csoportjába. Megosztja a webhelyet, és mindenkinek engedélyt ad arra, hogy hozzájáruljon ehhez. A csoport úgy dönt, hogy a dokumentumok tárat használja a sajtóközlemények, a költségvetés-fájlok, a szerződések, a javaslatok és a többi csoport dokumentumainak kezeléséhez.

A webhely tulajdonosa feltölti a fontos dokumentumokat, hogy a csoport központi helyen kezdje el használni a tárat. Ezután bekapcsolja a verziószámozást, így a csoport történetét jeleníti meg a fájlok fejlődéséről, és szükség esetén visszaállíthatja az előző verziót. A webhely tulajdonosa a marketing-jelentések, az értékesítési szerződések, a kampánytevékenységek és a költségvetés munkalapok esetében is felveszi a tárakba a szokásos sablonokat. Minden sablon tartalmazza a cég emblémáját, és azt a formátumot, amelyet mindenki megállapodott a használatban. Amikor a tagok létrehoznak egy új fájlt a dokumentumtárból, egyszerűen kiválaszthatja, hogy melyik sablont szeretné használni.

Ha a csapattagok felveszik a fájlokat és közösen dolgozhatnak a dokumentumokon, az oszlopok hozzáadásával és nézetek létrehozásával rendszerezheti őket, hogy gyorsan megtalálja a dokumentumokat. A webhely tulajdonosa például felveszi a "projekt neve" oszlopot, így a tagok az adott oszlop szerint szűrhetik vagy rendezhetik őket. Egyéb csapattagok: a pénzügyi negyedév szerint csoportosított nyilvános nézeteket adhat hozzá, és szűrheti azokat a szerződéseket, amelyek hat hónapon belül lejárnak. A tagok személyes nézeteket is készítenek, amelyek segítségével gyorsan megtalálhatja az információkat, és elvégezheti a munkáját.

Miután sok vitát végzett az értekezleten, a csoport úgy dönt, hogy a könyvtári szinten értesítést állít be, és hetente egyszer jelentést készít a frissítésekről. Minden tag dönthet úgy, hogy szükség szerint miként állíthatja be a további riasztásokat vagy az RSS-hírcsatornákat bizonyos fájlokba.

A Tár lap, amelyen az RSS-értesítés ki van emelve

A csoport az együttműködés új világában is fontos "bevált gyakorlatot" követ el. Amikor a tagok meg szeretnék osztani a dokumentumot, a kísértésnek ellenállnak az e-mailhez való csatolásának, és ehelyett a dokumentumra mutató hivatkozás elküldése e-mailben. A hivatkozás elküldése e-mailben egyszerűen végezhető el a tárban, és a csoportwebhely legújabb verziójához irányítja az embereket.

A csoport kritikus feladata az értékesítés és a bevétel elvezetésének marketing kampányait javasolja. Amikor a csapattagok új kampányválaszt dolgoznak ki, a dokumentumok közös szerkesztése és a fájlok alverziói nyomon követése szükséges. A közös szerkesztés lehetővé teszi, hogy több felhasználó egyszerre szerkessze a dokumentumot, anélkül, hogy aggódnia kellene a módosítások egyeztetése során. Ha a dokumentum egy verziójában hibát vétett, az előző verziót is visszaállíthatja. Amikor befejezte a kampány tervét, létrehozhatja a főverziót, és elküldheti jóváhagyásra a jogi részlegük és a felettesük számára. A fájl jóváhagyása után a cég többi alkalmazottja is megtekintheti a fájlt.

A webhely tulajdonosa kutatott az online dokumentációval és oktatással, és megtudhatja, hogy miként állíthat be munkafolyamatot, társíthatja a tárhoz, és automatizálhatja a visszajelzések összegyűjtését, az aláírások összegyűjtését és a végleges dokumentum közzétételét.

Három hónap használata után a dokumentumok tár és a webhely kritikusan fontosnak találta a marketing csapatát, és segítette a termelékenység és a láthatóság javítását a nagyvállalati verzióban. Nem tudják elképzelni a munkát nélkülük, és a SharePoint-technológiák használatát a hatékonyabb együttműködés érdekében vizsgálja.

Az alábbiakban felsorolunk néhány módszert, amelyekkel dolgozhat a tárakban, és hasznosabb lehet a csoport számára (az alapszintű a fejlettebbig):

Nézetek használata és létrehozása     A TE000130020 segítségével megtekintheti azokat a fájlokat, amelyek a legfontosabbak Önnek vagy a célnak leginkább megfelelőek. A tár tartalma nem változik, de minden nézet úgy rendezi vagy szűri a fájlokat, hogy azok könnyebben megkereshetők és tallózhatók legyenek. A nézetekről a lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása és törlésecímű témakörben olvashat bővebben.

A Képtár nézete sáv a kijelölt nézet módosítása elemmel

Verziók nyomon követése     Ha meg szeretné őrizni a fájlok korábbi verzióit, a tárak segítségével nyomon követheti, tárolhatja és visszaállíthatja a fájlokat. Választhatja az összes verzió azonos módon való nyomon követését is. Vagy kiválaszthatja azt is, hogy az egyes verziókat nagymértékű jelöli meg, például új fejezetet ad hozzá egy kézi üzenethez, és egyes verziókat, például helyesírási hibákat rögzít. A tárterület kezeléséhez tetszés szerint kiválaszthatja a tárolandó verziók számát.

Tipp: Ha a csapat a közös létrehozást tervezi használni, ajánlott a tárban legalább a fő verziók követését bekapcsolni, hátha valaki tévedésből feltölt a tárba egy ugyanolyan nevű dokumentumot, mint amelyen mindenki dolgozik. Ilyen módon elvesztett változtatások esetén a dokumentum egy korábbi verziója visszaállítható.

A verziószámozásról a verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhozcímű témakörben olvashat bővebben.

Fájlok közös létrehozása vagy kivétele     Ha egy Microsoft Word-vagy PowerPoint-dokumentumot szerkesztés nélkül szerkeszt egy tárból, mások is szerkeszthetik azt egyszerre (ez egy közös szerkesztés). Ha TE000129917 egy fájlt, gondoskodjon arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, amíg be nem jelöli. Előírhatja, hogy a dokumentumok a bizalmas dokumentumokat tartalmazó tárakban legyenek kivehetők, vagy ha gondosan nyomon szeretné követni a dokumentumok fejlődését. De ügyeljen arra, hogy a kivétel megkövetelése lehetetlenné teszi a dokumentumok közös szerkesztését a felhasználóknak. A beadást követően a rendszer rákérdez, hogy a személyek a dokumentumban megváltoztatott tartalomról szólnak-e, de a kivétel a szerkesztést és a véleményezést is lassítja. További információért olvassa el a dokumentumok közös szerkesztése és közös szerkesztése vagy kivétele, beadása vagy a fájlok módosításainak elvetése tárakbancímű témakört.

Fájlok szerkesztése az asztali programokból    Ha SharePoint-webhelyen tárol dokumentumokat, a webhelyre való bejelentkezés nélkül is hozhat létre, szerkeszthet és szerkeszthet dokumentumokat közvetlenül a kompatibilis asztali programokból, például a Microsoft Wordből vagy a PowerPointból. Szerkesztheti például a PowerPoint-bemutatókat, miközben mások szerkesztik (más néven közös szerkesztés). A beadást és a kivételt közvetlenül a PowerPointból is kezelheti. Emellett az TE104004751 vagy az Outlook használatával offline módban is megteheti a tárak tartalmát, dolgozhat velük a távoli helyről, majd zökkenőmentesen szinkronizálhatja a változtatásokat, amikor visszatér az internethez.

Értesítés a változásokról    Ha frissíteni szeretné a tárakban lévő dokumentumok módosítását, állítsa be a riasztásokat, fizessen elő RSS-hírcsatornákat vagy kövesse a dokumentumokat. A fő különbség a riasztások, az RSS és a követés között az értesítések fogadásához. Az értesítések és az RSS-hírcsatornák egyaránt tájékoztatják a frissítéseket, és mindkettő segítségével testre szabhatja, hogy mennyi információt kapjon. Beállíthatja az értesítéseket vagy az RSS-et, és megtudhatja, hogy mikor változik egy tárban. Ha csak egy adott dokumentumra kíváncsi, állítsa be a riasztást, vagy kövesse a dokumentumot. A riasztások e-mailként vagy szöveges üzenetként is megérkeznek. Az RSS-értesítések olyan konszolidált hírcsatornába érkeznek, amelyet elolvashat az Outlookban vagy egy másik hírcsatorna-olvasóban. Ha követi a dokumentumot, értesítést kap a hírcsatornájában (ha a szervezete hírcsatorna-hírcsatornát használ). Az értesítésekről további információt az Értesítés létrehozása vagy előfizetés RSS-hírcsatornáracímű témakörben talál.

Dokumentumok jóváhagyásának megkövetelése     A dokumentumokat csak akkor lehet jóváhagyni, ha mindenki láthatja őket. A dokumentumok függőben maradnak mindaddig, amíg a felhasználó jóváhagyja vagy elutasította azokat, akiknek van engedélye. Beállíthatja, hogy a felhasználók mely csoportjai tekinthetik meg a dokumentumot, mielőtt jóváhagyja őket. Ez a funkció akkor lehet hasznos, ha a tár fontos irányelveket vagy eljárásokat tartalmaz, amelyeket a többiek látniuk kell.

Engedélyek beállítása    A SharePoint-csoportok és a jogosultsági szintek segítenek a tartalomhoz való hozzáférés hatékony kezelésében. Alapértelmezés szerint a tárak engedélyei, a tárakban lévő mappák és a dokumentumok öröklik a webhelyről. Ha egyedi engedélyeket szeretne hozzárendelni egy adott tárhoz vagy dokumentumhoz, akkor segítséget nyújt a bizalmas tartalmak, például a szerződések vagy a költségvetési adatok védelméhez anélkül, hogy korlátozni kellene a hozzáférést a többi webhelyhez. Az engedélyekről a SharePoint jogosultsági szintjeinek ismertetésecímű témakörben olvashat bővebben.

Munkafolyamatok létrehozása     A dokumentumtárak vagy a tartalomtípusok olyan munkafolyamatokat használhatnak, amelyeket a szervezete vállalati verziós folyamatok határoztak meg, például a dokumentumok jóváhagyásának vagy véleményezésének kezelését. A csoport az üzleti folyamatokat az olyan munkafolyamatoknak nevezett dokumentumok (munkafolyamatok) használatára alkalmazza, amelyek egy sorozaton belül elvégzendő műveleteket (például dokumentumok jóváhagyását) határoznak meg. A SharePoint-munkafolyamatok a dokumentumok vagy elemek sorozaton keresztüli automatizált módon való áthelyezésére használhatók. Alapértelmezés szerint három munkafolyamat áll rendelkezésre a táraknak: jóváhagyás, amely a dokumentumot egy csoportba irányítja jóváhagyásra; Visszajelzések összegyűjtése, amelyekkel egy dokumentum a személyek egy csoportja számára visszahívást küldhet, és visszaadja annak a személynek, aki összeállításként kezdeményezte a munkafolyamatot. és olyan aláírásokat gyűjt, amelyek a dokumentumot egy csoportba irányítják a digitális aláírások összegyűjtéséhez.

Megjegyzés: A SharePoint Foundation csak a háromrészes munkafolyamatot támogatja.

A munkafolyamatokról további információt a SharePoint beépített munkafolyamataicímű témakörben találhat.

Tartalomtípusok definiálása     Ha a csoport többféle típusú fájllal (például munkalapokkal, bemutatókkal és dokumentumokkal) dolgozik, kiterjesztheti a tár funkcióit többféle tartalomtípus engedélyezésével és definiálásával. A tartalomtípusok rugalmasságot és konzisztenciát adhatnak meg több tárban. Minden tartalomtípus megadhat egy sablont, és akár TE000130029 folyamatokat is. A sablonok kiindulási pontként használhatók, formázáshoz és bármilyen szöveghez, valamint az adott típusú dokumentumokra vonatkozó tulajdonságokhoz (például részleg neve vagy szerződés száma).

Naplózás    Ha bizalmas fájlokat tartalmazó csoporttal rendelkezik, és nem hasznos tudni a dokumentumok felhasználását, megadhat egy olyan házirendet, amely lehetővé teszi az események naplózását, például a fájl módosításait, másolatait vagy törlését.

Házirendek beállítása    Házirend-beállítások: megadhatja a dokumentum elévülését, automatikus törlését vagy időszakonkénti véleményezését (egy munkafolyamaton keresztül), amely elérte a megadott korhatárt. Mivel a tárak fejlődnek, ezekkel a törlési beállításokkal időt és fáradságot takaríthat meg, amíg a teljes méretű merevlemez-területet vagy a kvóták korlátozását el nem éri.

Megjegyzés: A SharePoint Foundation szolgáltatásban a házirend-beállítások nem érhetők el.

Dokumentumközpont-webhely használata    A Dokumentumközpont-webhelyek akkor használhatók, ha nagy mennyiségű dokumentumot szeretne létrehozni, kezelni és menteni. A Dokumentumközpont úgy lett kialakítva, hogy központi tárházként szolgáljon sok dokumentum kezeléséhez. A szolgáltatások, például a metaadatok és a fanézetek navigációs elemei, a tartalomtípusok és a kijelzők megkönnyítik a dokumentumok rendszerezését és beolvasását. A "Content stewards" gyorsan konfigurálhatja a metaadat-alapú navigációt úgy, hogy a legtöbb tár számára jól használható legyen az indexek explicit létrehozása nélkül. Vagy a tartalom-gondnokok hozhatnak létre indexeket a szélesebb körű szűrők és nézetek teljesítményének fokozása érdekében. A Dokumentumközpont-webhelyek szerzői környezetként használhatók (ahol a felhasználók a fájlok beadását és kijelentkezését, illetve a fájlok mappa-szerkezetének létrehozását) vagy a tartalmat tartalmazó archívumot használhatják (ahol a felhasználók csak a dokumentumok megtekintését vagy feltöltését szolgálják).

Megjegyzés: A Dokumentumközpont SharePoint Foundation szolgáltatásban nem érhető el.

A fájlok tárakban való rendszerezése a csoport igényeitől, valamint az adatok tárolásának és keresésének módjától függ. Némely tervezés segíthet abban, hogy a csoport számára legmegfelelőbb szerkezetet állítsa be. A tárakban számos funkció segíti a több fájl egyetlen tárban való használatát. Előfordulhat azonban, hogy több tár is jobban megfelel a csoportjának.

Szükség lehet arra, hogy egy tár változatos igényeket szolgáltasson. Előfordulhat például, hogy több projekten belül ugyanazon a csoportban vagy több csoportban dolgoznak ugyanazon a projekten. Fontolja meg egyetlen tár használatát, ha:

  • A csoportnak meg kell jelenítenie az összesített információkat, vagy ugyanazon fájlok különböző nézeteit. Előfordulhat például, hogy egy vezető az összes olyan fájlt látni szeretné, amely részleg vagy határidő szerint csoportosítva van.

  • A webhely ugyanazon helyén szeretné keresni a fájlokat.

  • Ugyanezeket a beállításokat szeretné alkalmazni a fájlokra, például a fájlok verzióinak nyomon követésére vagy a jóváhagyásra.

  • A tárban használt csoportok hasonló tulajdonságokkal rendelkeznek, például azonos jogosultsági szintek.

  • Szeretné elemezni a számolótáblában lévő fájlokkal kapcsolatos információkat, vagy a fájlokról összevont frissítéseket szeretne kapni.

Ha egy tárban lévő dokumentumokkal hatékonyabban szeretne dolgozni, a fájlokat a tárakban oszlopok hozzáadásával, nézetek definiálásával és mappák létrehozásával rendezheti.

Előfordulhat, hogy több tárat is létre kell hoznia, ha eltérő különbségek vannak a tárolandó és kezelni kívánt fájlok, illetve a fájlokkal dolgozó személyek csoportjai között. Több tár használata:

  • A tárolandó és kezelhető fájltípusok elkülönítve jelennek meg, és nem szeretné, hogy a felhasználók gyakran tekintsék át a fájlok összefoglalóit, vagy ha a fájlokat együtt szeretnék keresni.

  • A fájlokat használók csoportjai eltérőek és eltérő jogosultsági szinteket használnak.

  • A fájlok különböző csoportjaihoz különböző beállításokat kell alkalmaznia (például verziószámozást vagy jóváhagyást).

  • A fájlokat nem kell együtt elemezni, illetve összevont frissítéseket kapnia a fájlokról.

  • Többféle beállítási lehetőséget szeretne biztosítani az új fájlok létrehozásához, vagy ha egy másik sorrendben szeretné megjeleníteni a tár új menüjében található beállításokat.

Az alábbi módszerekkel hatékonyabban dolgozhat több könyvtárral.

Webhelysablonok és oszlopok beállítása    Ha szervezete bizonyos egységes beállításokat szeretne létrehozni a könyvtárai között, akkor beállíthatja a webhelysablonok és a webhely oszlopait. A beállításokat több tárban is megoszthatja, hogy ne kelljen minden alkalommal újból létrehozni a beállításokat.

Fájlok küldése másik helyre    Ha azt szeretné, hogy egy fájl több tárban legyen elérhető, tárolhatja azt egy tárban, majd más tárakba is küldheti a másolatát. Ha módosítani szeretné az eredetit, megadhatja, hogy az alkalmazás minden másolatát frissítse a dokumentumból.

Tár-sablonok létrehozása    Ha bizonyos egységes beállításokat szeretne létrehozni a tárakban, vagy ha a tárakban többek között szeretné újból felhasználni a tulajdonságokat, mentheti a tárakat sablonként. A tár-sablonok elérhetők a webhely app hozzáadása lapjának lehetőségként.

A tárakban többféleképpen rendszerezheti a fájlokat. Hozzáadhat oszlopokat, nézeteket adhat meg, illetve mappákat hozhat létre. Mindegyik megközelítésnek megvan a maga előnye, és az egyes megközelítések együttesen illeszkednek a tár és a csoport egyedi igényeihez.

A tárak alapértelmezés szerint követik a fájl nevét, valamint a fájlok állapotát, például hogy be van-e jelölve. Megadhat azonban további oszlopokat, amelyek segítik a csoportot a fájlok kategorizálásában és nyomon követésében, például a kampány nevében vagy a projektben, illetve a csoporthoz fontos egyéb adatokban. Több lehetőség közül választhat a létrehozott oszlop típusára vonatkozóan, többek között egy szövegsor, egy legördülő lista, egy másik oszlopból kiszámított szám, illetve a webhelyen lévő személy neve és képe is.

Az oszlopok olyan oszlopfejléceket biztosítanak, amelyek megkönnyítik a dokumentumok rendezését és szűrését. Ha egy tárban lévő fájlokat jelenít meg, akkor ideiglenesen rendezheti vagy szűrheti a fájlokat, ha az oszlop nevére mutat, majd a név melletti lefelé mutató nyílra kattint. Ez akkor lehet hasznos, ha bizonyos módon meg kell jelenítenie a fájlokat, de meg kell ismételnie a lépéseket, amikor legközelebb megtekinti a tárat.

Az oszlopok hozzáadásával kapcsolatos további tudnivalók a lista vagy tár oszlopának létrehozása, módosítása és törlésecímű témakörben olvashatók.

A felhasználók gyakran szeretnének látni: az adott projekthez kapcsolódó összes dokumentumot, az adott részleghez tartozó összes dokumentumot vagy a dokumentumok csoportosítását a megfelelő hónapban? Ha a fájlokat bizonyos módon szeretné megtekinteni, megadhat egy nézetet. Ezt a nézetet bármikor használhatja, ha a tárban dolgozik. Nézet létrehozásakor a program hozzáadja a tár menüszalagjának aktuális nézetek legördülő listájához.

A tár nézet olyan oszlopok kijelölése a lapon, amelyek egy tárban lévő elemeket jelenítenek meg, és gyakran meghatározott rendezési sorrendet, szűrést, csoportosítást és egyéni elrendezést határoznak meg. A tárak személyes nézeteket és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. Bárki, aki a webhely tagok csoportjába van rendelve (amely jogosultsági szinttel rendelkezik), személyes nézetet hozhat létre a fájlok bizonyos módon való megjelenítéséhez, vagy ha csak a látni kívánt fájlokat szeretné szűrni. Ha van engedélye egy tár megtervezésére, létrehozhat egy nyilvános nézetet, amelyet bárki használhat a tár megtekintésekor. Azt is megteheti, hogy minden nyilvános nézet az alapértelmezett nézet, így a többiek automatikusan látják a tár nézetét.

Ha a csoport tagjai a mobileszközön megtekintik a tárakat, akár olyan mobil nézeteket is létrehozhat, amelyek korlátokat biztosítanak, például a nézetben megjelenített elemek számát, amelyek optimálisak az eszközök sávszélessége és korlátai számára.

A nézetekről a lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása és törlésecímű témakörben olvashat bővebben.

A mappák olyan tárolók, amelyek segítségével csoportosíthatja és kezelheti a tartalmakat a tárakban vagy listákban. Ha a tár engedélyezve van, a legtöbb típustárhoz mappákat adhat hozzá. Ha a tár sok elemet tartalmaz, a mappák is javítják az elemek elérésének hatékonyságát. Mappák létrehozásakor a színfalak mögött létrehoz egy belső indexet. Ez a belső index a gyökérmappa vagy a tár vagy lista legfelső szintű mappájában is létrejön. Amikor elemeket keres egy mappában, ezt a belső indexet hatékonyan használva éri el az adatokat.

Ha egy tár sok olyan elemet tartalmaz, amelyek egy adott módon csoportosíthatók, akkor a mappák segítségével rendszerezheti a tartalmat a tárban. A csoportok jó példái lehetnek a projektek, a csoportok, A részlegek, A termékkategóriák, az életkori tartományok, A betűrendes felsorolás és a betűrendes alcsoportok (A-C, D-F stb.). A mappákkal könnyen áttekintheti és kezelheti a sok fájlt ismerős módon.

A tárhoz tartozó mappák

Alapértelmezés szerint egy olyan tár, amelyen engedélyezve van a mappa, szűrő nélkül jeleníti meg a tár alapértelmezett nézetében lévő mappákat. Ez azért hasznos, mert a felhasználók új dokumentumok beszúrásakor választhatják ki a megfelelő mappát. Az összes mappa megjelenítése esetén kevésbé valószínű, hogy az elemek hibásan lesznek hozzáadva a tárban lévő mappákon kívül. A tárak menüszalagján a Megnyitás Intézővel parancs használatával egyszerűen átrendezheti a dokumentumokat a különböző tár mappákba.

Megjegyzés: A tár nézet úgy is beállítható, hogy csak meghatározott feltételek szerint rendezzeazt, amely esetben a mappák nem jelennek meg előbb a nézet elemei előtt. Előfordulhat, hogy nem szeretné használni a nézet rendezése beállítást, ha azt szeretné, hogy a felhasználók könnyen megtalálják a megfelelő mappát.

Noha a tár mappái nem jelennek meg a webhely-navigációban, a webhely tulajdonosa vagy egy olyan felhasználó, akinek van engedélye egy webhely tervezésére, a webhely-navigációban engedélyezheti a webhely tartalma szakaszt, amely megjeleníti a webhely-navigációt, és lehetővé teszi a navigálást, összecsukást és egyszerűen a navigálást a tárak mappái.

Webhely fanézete

A mappákról további információt a mappa létrehozása egy dokumentumtárban vagy a tár mappájának törlésecímű témakörben talál.

Mindhárom módszer közösen működhet együtt. A tárak alapértelmezett nézetében a dokumentumok nyomon követésére használt oszlopok több szűrési feltételsel is létrehozhatók. A személyek rendezése és szűrése dinamikusan történik úgy, hogy az oszlopfejlécek elemre kattintva megkeresi a tartalmat a pillanatban. Ha meg van adva egy mappastruktúrát a tárban, a nézet létrehozásakor vagy módosításakor a tár nézetét az összes elem megjelenítése mappák nélkül parancsra kattintva a mappák szakaszban lelapulhatja. Az egyes megközelítések kiegészítik a többiet, hogy a megfelelő időben és a megfelelő módon megkapják a megfelelő tartalmakat.

Néhány tár akkor jön létre, amikor új webhelyet hoz létre, például a csoportwebhely dokumentumtárait. Ezeket a tárakat testre szabhatja a céljaihoz, vagy létrehozhat saját további tárakat is. Minden típustárnak konkrét célja van, és néhány más viselkedésmódtal és szolgáltatással rendelkezik.

Fontos: Előfordulhat, hogy a webhelyen lévő SharePoint verziójától függően kevesebb vagy több könyvtár érhető el a webhelyen, a szervezete által használt Office 365-csomagra, illetve hogy bizonyos szolgáltatások engedélyezve vannak-e a webhelyen.

Tárgyieszköz-tár     A digitálismédia-eszközök (például kép-, hang-és videofájlok) megosztásához és kezeléséhez használjon egy tárgyieszköz-tárat. Egy űrlaptár megkönnyíti a felhasználók számára a már létrehozott digitális médiafájlok, például az emblémák és a vállalati képek felfedezését és újrafelhasználását. Egy űrlaptár olyan tartalomtípusokat is tartalmaz, amelyek tulajdonságai és nézetei a médiafájlok kezeléséhez és böngészéséhez szükségesek, például a miniatűrök és a metaadatok kulcsszavai. Előfordulhat például, hogy a márkás képeket és az újból felhasználható tartalmi töredékeket az alkalmazásokból szeretné kezelni, hogy azok elérhetők legyenek a nagyvállalati verzióban, és folyamatosan használatban legyenek.

Irányítópultok tár    A kijelzőlapok, az állapotjelentések és a PerformancePoint telepített irányítópultok.

Adatkapcsolattár     Az adatkapcsolatok karbantartásának és kezelésének egyszerűsítéséhez használjon adatkapcsolati tárat. Az adatkapcsolat-tár központosított hely az Office-adatkapcsolati fájlok (ODC-fájlok) tárolásához. Mindegyik fájl (. odc) információt tartalmaz a külső adatforrás megkereséséről, bejelentkezéséről, lekérdezéséről és eléréséről. Az ODC-fájlok központosított adatkapcsolati tárban való központosított beállítása lehetővé teszi a SharePoint-webhelyről származó adatkapcsolati fájlok megosztását, kezelését és keresését is, és biztosítja, hogy az üzleti adatkapcsolatok és jelentések (különösen a számolótáblák) konzisztensen legyenek az értékek és a képlet eredménye "az igazság egyetlen változata".

Megjegyzés: A PerformancePoint-alapú adatkapcsolati fájlok karbantartásának és kezelésének egyszerűsítéséhez használja a PerformancePoint-alapú adatkapcsolati tárat. Ebben a tárban az ODC-és univerzális adatkapcsolati (UDC-) fájlokat lehet menteni.

Dokumentumtár     Számos fájltípus, például a dokumentumok és a számolótáblák esetében használjon dokumentumtárat. A dokumentumtárban más típusú fájlokat is tárolhat, bizonyos fájltípusokat azonban biztonsági okokból blokkoltak. Ha nem zárolt programokkal dolgozik, akkor ezeket a fájlokat létrehozhatja a tárból. Előfordulhat például, hogy a marketing csapata rendelkezik saját dokumentumtárral az anyagok, a sajtóközlemények és a kiadványok tervezéséhez.

Űrlaptár    Ha az XML-alapú üzleti űrlapok egy csoportját kell kezelnie, használjon űrlaptár-tárat. Előfordulhat például, hogy szervezete űrlapsablont szeretne használni a költségelszámolás-jelentésekhez. Az űrlaptár beállításához XML-szerkesztő vagy XML formátumú űrlap-Tervező program szükséges, például Microsoft InfoPath. A személyek által kitöltendő űrlap csak egy. xml fájl, amely az űrlapba beírt adatot (és csak az adatot) tartalmazza, például a költség dátumát és az összeget. A költségelszámolás minden más elemét az űrlapsablon biztosítja. Miután kitöltötte az űrlapokat, egyesítheti az űrlapokat, vagy exportálhatja elemzésre.

Képtár    Ha digitális képeket vagy grafikus elemeket szeretne megosztani, használjon képtárat. Noha a képek más típusú SharePoint-tárakban is tárolhatók, a képtárak számos előnnyel jár. Képtárakban például megtekintheti a diavetítés képeit, letöltheti a képeket a számítógépre, és szerkesztheti a képeket a kompatibilis grafikus programokkal, például a Microsoft Paint alkalmazással. Ha a csoport eseményeiről vagy a termékekről szeretne képeket menteni, célszerű lehet létrehozni egy Képtár létrehozását. A tárakban lévő képekre mutató hivatkozásokat a webhely más részeiről, például a wikiből vagy a blogokból is felvehet.

Tár felvétele     Ha meg szeretné őrizni a szervezet rekordjainak vagy fontos üzleti dokumentumainak tárolásához és kezeléséhez szükséges központi tárházat, használjon egy dokumentumtárat. Előfordulhat például, hogy a szervezetnek be kell tartania a megfelelőségi szabályokat, amelyek szükségesek a megfelelő dokumentumok kezeléséhez. A rekordtár webhely számos dokumentumtárat tartalmazhat a különböző típusú rekordok tárolásához. Minden tárban beállíthatja azokat a házirendeket, amelyek meghatározzák, hogy milyen rekordokat kell tárolni, hogyan lehet köröztetni és kezelni a dokumentumokat, és hogy mennyi ideig maradjanak meg ezek a rekordok.

Jelentéskészítő tár     A weblapok, dokumentumok és fő teljesítménymutatók (KPI-EK) létrehozásának, kezelésének és kézbesítésének egyszerűsítése a mutatók és a célok segítségével. A jelentéskészítő a központi hely, ahol jelentéseket hozhat létre és menthet, például Excel-munkafüzeteket és irányítópult-lapokat. Amikor egy Excel-munkafüzetet közzétesz egy jelentések tárban, az engedélyezve van, hogy a böngészőben nyissa meg a munkafüzetet, ami kényelmes mód a munkafüzet megjelenítésére a kijelzők lapjának hozzáadása nélkül.

Folyamatábra-tár (metrikus és amerikai egységek)    A diagram-feldolgozási dokumentumok (például a Microsoft Visio programmal létrehozott) tárolására és megosztására használható folyamatábra-tár. A metrikus és az amerikai egységek könyvtárai a megfelelő méretre vannak szabva.

Wiki-lapok tára    A kapcsolódó wiki-lapok gyűjteményének létrehozásához használja a wiki-lapok tárat. A wiki lehetővé teszi, hogy több személy információkat gyűjtsön olyan formátumban, amely könnyen létrehozható és szerkeszthető. A tárakban képeket, táblázatokat, hivatkozásokat és belső hivatkozásokat tartalmazó wiki-lapokat is hozzáadhat. Ha például a csoport létrehoz egy wiki-webhelyet egy projekthez, a webhely tippeket és trükköket tárolhat egymással összekapcsolt lapokon.

Megjegyzés: A webhelytől és a konfigurációtól függően a rendszer automatikusan létrehozza a további rendszertárakat, például a stíluslapot, a webhely eszközeinek könyvtárát és a webhely lapjait tartalmazó tárat. Ezek a tárak azonban nem hozhatók létre a felhasználói felületen keresztül.

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×