Az e-maileken való együttműködés mellett webhelypostafiók használatával is közösen dolgozhat a dokumentumokon. A webhelyfiókok használatának egyik előnye a dokumentumok közös használata, az, hogy hozzáférhet a webhelyen vagy SharePoint tárolt dokumentumokhoz a Outlook. A dokumentumokat egyszerűen megoszthatja másokkal. Ha többet szeretne tudni arról, hogy miként segíthet a webhelyfiók, tekintse meg a Webhelyfiók alkalmazás hozzáadása a levelezés kontextusának kordábantartására vonatkozó információkat a webhelyen.
Fontos: A Webhelyfiók funkció 2017. SharePoint kezdődően elavult. Ezt a funkciót egy jövőbeli kiadásban teljesen eltávolítjuk. Az SharePoint a szervezet már nem fér hozzá a webhelyfiók funkcióhoz. A SharePoint meglévő szervezetek nem hozhatnak létre új webhelyfiókokat. A 2017. március előtt beállított és üzembe helyezett webhelyfiókok továbbra is működőképesek maradnak.
2017 szeptemberében egy olyan folyamatot biztosítunk, amely lehetővé Microsoft 365 meglévő webhelypostafiók-webhelyeket egy Microsoft 365 csoportra. Ha jelenleg a SharePoint-ban használja a webhelyfiók szolgáltatást, fontolja meg a levelezés Microsoft 365-csoportok helyett a levelezésen alapuló együttműködés esetének támogatása érdekében. További információt A webhelyfiókok Office 365 csoportokhasználata .
Megjegyzés: A webhelyfiók funkció továbbra is támogatott marad, de elavult az SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 és SharePoint 2010 termékekben. Javasoljuk, hogy a webhelyfiókok alternatívájaként felfedezzék a megosztott postaládákat.
Fontos: Amikor a felhasználók az Outlookban megnyitnak egy webhelyfiókot, látni fogják a webhely dokumentumtáraiban lévő összes dokumentum listáját. A webhelyfiókok ugyanazt a listát jelenítik meg minden felhasználó számára, ezért előfordulhat, hogy egyes felhasználók olyan dokumentumokat is látnak a listán, amelyekhez nincs hozzáférési engedélyük.
Ha a webhelyfiók használatával szeretne dokumentumokat hozzáadni, egyszerűen húzza a dokumentumokat egy e-mailbe, és a rendszer hozzáadja őket a webhely SharePoint dokumentumtárához.
Tipp: Tudta, hogy webhelyfiók használatával is koordinálhatja a csoport levelezését?
Dokumentumok továbbítása a webhelyfiókból
Miután a dokumentumokat egy SharePoint webhelyen tárolta, fontos, hogy a dokumentum minden későbbi módosításai a webhelyen tárolt verzióban történjenek. Ha segíteni tud másoknak a dokumentum megfelelő verziójára való mutatásban, egyszerűen továbbíthatja a dokumentumot a Outlook jobb gombbal rákattintva, majd a Továbbítás parancsra kattintva.
Ha több dokumentumot szeretne megosztani, egyszerűen áthúzhatja őket egy e-mailbe, és automatikusan hivatkozásokat is tartalmazhat az egyes dokumentumokra.
A Dokumentumok mappa felvétele a Kedvencek mappába a Outlook
Ha a Kedvencek listát használja a Outlook, akkor hasznos lehet, ha a Webhelyfiók Dokumentumok mappáit is felveheti a Kedvencek listára. Kattintson a jobb gombbal a Dokumentumok mappára, és válassza a Megjelenítése a kedvencek között parancsot.
Ha a Kedvencek listában két Dokumentumok mappa van, az Outlook automatikusan hozzáadja a postaláda nevét a mappanévhez (például "Dokumentumok – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), így könnyen láthatja, hogy melyik mappa melyik.
A kedvencekről Outlook a Gyakran használt levelezési mappák helye a Kedvencek között.
