Dokumentum projektek Project 2007 használata

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

Project 2007 kívül-belül könyvborító

Microsoft Office Project 2007 belülről kifelé
Által Teresa S. tűzhely

Teresa S. kályha egy projektvezetési szakértő, aki a 4-es verzió óta konzultált a Microsoft Office Project csapatával. Egy oktatói tervező és díjnyertes szerző, több mint két évtizedes technikai kommunikációs funkcióval. Teresa a számtalan felhasználói kézikönyv, oktatóprogram és súgó rendszer szerzője – több mint egy tucat számítógépen –, többek között a Microsoft Office Project 2003 és a Microsoft Project 2002-es verziójában.

Ha többet szeretne tudni a 2007-ös Microsoft Office rendszer egyéb könyveiben, keresse fel a Microsoft Press.

Tartalom

A projekt fókuszának fókuszba vétele

Hatókör meghatározása

Projekt dokumentációjának csatolása

Mivel a projektvezetés középpontjában a tervezés áll, nem csoda, hogy az új projekt tervezési folyamataiban jelentős mennyiségű munka van, mint a színpad beállítása. Itt határozhatja meg a nagy képet, és megkaphatja az érdekelteknek a létrehozott termék vagy szolgáltatás leírását, valamint a projekt általános hatókörét meghatározó határokat. Ezt követően készen áll arra, hogy létrehozhatja a projekt tervrajzát – ez a projektterv – a Microsoft Office Project 2007 segítségével. Ezután lebonthatja a projekt céljait és céljait a tényleges fázisok, mérföldkövek és a projekt információs rendszere gerincét képező feladatok között. A projekt tervhez hozzáadhatja a támogatási dokumentációt, például a látótér vagy a stratégiai dokumentumot. Hasonlóképpen további kiegészítő információkat is hozzáadhat, például jegyzeteket vagy hivatkozásokat az egyes tevékenységekhez, mérföldkövek és fázisok számára. Ez az információ teszi a projektet a projekt összes adatának központi tárházának megtervezésére.

A projekt fókuszának fókuszba vétele

Lehet, hogy már van egy világos képe a projekttel kapcsolatban, és hogy mi lesz a projekt befejezésekor. Másfelől a projekt úgy tűnhet, hogy kicsit elmosódott, legalábbis a szélei körül. A többi érdekelt fél nem ritka, ha nem biztos abban, hogy nem biztos abban, hogy az adott esetben még csak most kapja meg.

És ne lepődj meg, ha egy érdekeltnek elég Egyértelműnek tűnik, de egy másik érdekelt az elvárásainak teljes mértékben ellentmondanak.

A kihívás ebben a fontos kiindulási pontban egyértelműen meg kell határozni a projektet a félreértések nélkül, hogy mindenki részt vegyen ugyanazon a projekten, ugyanazok a várakozások és a találatok. A kezdet kezdetén egyértelműen meghatározhatja a szemléletet, megelőzi az átirányítást (és a kísérő elpusztított erőfeszítést) a projekt közepén, illetve a csalódást a végén.

Hogyan hozhat létre egy elképzelést? A főbb érdekeltekkel (például a vevőkkel, a potenciális felhasználókkal, a szponzorokkal, a vezetőkkel és a projektcsapat tagjaival) dolgozhat a projekt elvárásainak megfelelően. Lehet, hogy egyeztetni kell a szembenálló nézetekkel és a napirendekkel. A folyamat során a projekt céljait és a mérhető céljait egyaránt meg kell határoznia. Itt határozhatja meg a projekt feltételezéseit, megadhatja a potenciális kockázatokat, és kiválthatja az ilyen kockázatokra vonatkozó készenléti terveket. Az ismert korlátozásokat, például a költségvetést, az időpontot és az erőforrásokat is megtalálhatja.

A projekt tervezésének időpontjában és a szükséges jóváhagyás megkezdése után mindenki megtudhatja, hogy mi történik a regisztrálásban.

Vissza a lap tetejére

Hatókör meghatározása

A definiált hatókör a létrehozott termékek és az azt létrehozó projekt nézetét fogalmazza meg. A projekt végrehajtása és a problémák felmerülése után a definiált hatókör segítségével döntéseket hozhat. A hatókör-definíció az Ön útmutatása annak, hogy a mérlegelt irány valóban a projekt feladata-e. Ha nem szeretné, hogy a projekt hatókörén kívül maradjon, akkor valószínűleg a "hatókör-kúszás" kifejezést fogja tapasztalni, amelyben a tevékenységekre és a projektekre vonatkozó, az eredeti tervben nem szereplő kiadásokkal kapcsolatos időt, pénzt és erőforrásokat.

Ez nem jelenti azt, hogy a hatókör nem változik a projekt során. Az üzleti feltételek, a tervezési realitások, a költségvetés, az idő, az erőforrás elérhetősége és sok más tényező szükséges a projekt hatókörének a félúton való módosításához. Emellett a projektcsapat tagjai a feladatokon is dolgoznak, és valószínűleg nagyszerű új ötleteket hoznak létre. A hatóköri dokumentum Mindazonáltal megkönnyíti a döntések meghozatalát és a módosítások kezelését, hogy a megfelelő irányba változzon – a szervezet általános stratégiájával és a projekt céljaival összhangban.

A termékek hatókörének és a projekt hatókörének ismertetése

A hatókör két típusa létezik: a termékek köre és a projekt hatóköre. Elsőként adja meg a termékek hatókörét, kivéve, ha már meg van határozva. A Product scope a szorzat azon funkcióit és funkcióit adja meg, amelyek a projekt eredményét fogják tartalmazni. A termékek köre jól lehet része a Chartában szereplő termékleírásnak. A terméket lehet kézzelfogható, például egy új irodaház építését vagy egy új repülőgép tervét. A terméket egy szolgáltatás vagy esemény fejlődése, például egy új számítógépes rendszer vagy egy új oktatási kezdeményezés megvalósítása is lehet.

A szorzattól függetlenül a Product (termékek) hatóköre azokat a specifikációkat és paramétereket adja meg, amelyek a végeredményről részletes képet festenek. Az új irodaház szerkezetének termékcsaládja például tartalmazhatja a négyzetek felvételét, a szövegegységek számát, a hely és az építészeti tervezés elemeit.

A projekt hatóköre meghatározza a projekt sikeres befejezéséhez szükséges munkát a kapcsolódó termékek hatókörének megfelelően. A projekt hatóköre határozza meg és szabályozza, hogy milyen lesz a projektbe, és hogyan fog szerepelni. Ha a termékfejlesztés több fázisba kerül, akkor a projekt hatóköre meghatározhatja, hogy melyik fázisban legyen a projekt kezelése. Egy számítógép-telepítő projekt például megadhatja, hogy hatóköre kiterjedjen az új számítógépes rendszer infrastruktúra-fejlesztésére és telepítésére, de nem az új rendszerfelhasználókkal kapcsolatos dokumentációra és oktatásra. Vagy azt is megadhatja, hogy a projekt a terméket minden szempontból kezelni tudja a végleges fázis befejezését követően.

A hatóköri utasítás továbbfejlesztése

A projekt hatókörének meghatározásához és a többi fontos érdekelt féllel való kommunikációhoz a hatóköri nyilatkozatot fejleszti és rögzítheti. A szervezet tervezési módszereitől függően előfordulhat, hogy a hatóköri nyilatkozat bizonyos elemei igen korán, néha még a projektmenedzserként való hozzárendelés előtt is meghatározhatók. Az egyéb elemek csak a projekt tevékenységeinek azonosítása és rendezése előtt határozhatók meg. A hatóköri nyilatkozatnak a következőket kell tartalmaznia:

  • Projekt sorkizárása     A hatóköri nyilatkozatban meg kell határozni a projekt üzleti szükségletét vagy más ösztönzését. Ez az indok a jövőbeli döntések kiértékelésének megbízható alapjait adja, például az elkerülhetetlen kompromisszumokat.

  • Product description      A hatókörnek meg kell alkotnia a létrehozandó termékek vagy szolgáltatások részleteit. A projekt igazolását és a termékleírást együttesen a projekt céljainak kell megfogalmaznia.

  • A projekt korlátai vagy korlátai     A hatókörnek tartalmaznia kell a projekt korlátozási tényezőit. A projekt beállításainak korlátozására használható tényezők közé tartozik egy bizonyos költségvetés, szerződési rendelkezések, pontos befejezési dátum és így tovább.

    Megjegyzés: Mivel a szerződési feltételek az egész könyvben a tevékenység korlátaira érvényesek, ebben a fejezetben a feltételek korlátozásait fogjuk használni a projektek általános korlátaira való hivatkozáshoz.

  • Project-feltételezések     A hatókör minden olyan elemet listázhat, amely igaz, valós vagy biztos – akkor is, ha esetleg nem is lehet – annak érdekében, hogy továbbra is fejlessze a projekt tervét, és továbblépni tudjon. A feltételezések természetüknél fogva általában bizonyos fokú kockázatot hordoznak. Ha például nem tudja, hogy egy kereskedelmi építkezési projekt 10 000 vagy 15 000 négyzetméteres-e, akkor a tervezés kedvéért be kell mutatnia egyet vagy a másikat. A kockázat az, hogy a másik döntés a végén helyes lehet. A terv a tények ismerete után módosítható, de a projekt egyéb függőségei már a helyén is megtalálhatók.

    Megjegyzés:  Noha a hatóköri nyilatkozat bizonyos szempontjai nem változnak az ismétlődő tervezési folyamaton keresztül, ez nem szükségszerűen történik a projekt korlátai és feltételezései között. A hatókör pontosabb meghatározását követően a korlátozások és a feltételezések világosabbak lesznek, és jobban kitettek. Hasonlóképpen, ahogyan a tervezési folyamat során is folytatódik, a teljes projekt hatóköre egyre inkább jobban igazodik.

  • Projektek termékei     A hatókörben a projekt teljes időtartama alatt létrehozott összefoglaló szintű altermékeket kell listáznia. A végleges Alprojekt beszállítása a teljes projekt befejezését jelzi. Ez a lista a projekt főbb fázisait és mérföldköveit jeleníti meg, amely akkor értékes, ha a tevékenységeket a projekt-tervbe kezdi.

  • Projekt céljai     A hatókörnek meg kell számoznia azokat a mérhető célkitűzéseket, amelyeknek a projekt sikeresnek kell lennie. A projekt igazolása és a termékleírás által leírt célok a termékekhez, és a projekt céljainak megfelelően jelennek meg. Annak érdekében, hogy a projekt célkitűzései valamilyen módon mérhetők legyenek, például egy adott dollárból, egy adott időkeretből vagy egy bizonyos minőségi szintből.

    Megjegyzés:  A hatóköri nyilatkozat más projekttervezés-, például kommunikációs, minőségbiztosítási és kockázatkezelési problémákat is megadhat. Meghatározhatja a jelentéskészítési követelményeket és a végrehajtandó együttműködési eszközöket. A hatóköri nyilatkozatban megadhatja a minőség elfogadható minimális szintjét, meghatározhatja a részletezett korlátozásokkal és feltételezésekkel kapcsolatos esetleges kockázatokat, és meghatározhatja a kockázatok elleni eljárásokat.

A termékek köre és a projekt köre bonyolultan össze van kapcsolva. A projekt hatóköre a termékek hatókörének egyértelmű meghatározásán alapul. A projekt hatóköre a projektterv által képviselt munka befejezésekor valósul meg. A termékválasztékot ugyanígy teljesíteni kell a termékek követelményeinek megfelelő feltételekkel.

Ha a hatóköri nyilatkozat vázlata kéznél van, van egy dokumentuma, amellyel egyértelműen kommunikálhat a többi projekt szereplőivel. Ez a vázlat segítséget nyújt a több cél kiszámításához, a téves feltételezések és a téves helyű követelmények kiöblítéséhez. A tevékenységkör pontosítása után a Project víziója a projekt általános megértésének a pontjának megfelelően jelenik meg. És mivel az összes érdekelt részt vett az elképzelést létrehozó szervezetben, biztos lehet benne, hogy mindenki pontosan megérti, hogy mit dolgoznak a projekt tervének elkezdése előtt.

Vissza a lap tetejére

Projekt dokumentációjának csatolása

A Project 2007 az összes fontos projekt-dokumentáció központi tárházát használhatja. Előfordulhat például, hogy társítania vagy csatolnia kell a hatóköri utasítást a projektterv és más dokumentumok (például a szükségletek elemzése, a piaci tanulmányok és a termékleírás) között.

A projekt-összefoglaló tevékenység megjelenítése

Ha tervezési dokumentációt szeretne csatolni a projekthez, az első lépés a projekt-összefoglaló tevékenység megjelenítése. A projekt összefoglaló tevékenysége nem csak a projekt egészéhez nyújt összegzési dátumot és költséget, hanem a csatolt vagy a csatolt tervezési dokumentumok helyét is szolgálhatja. A projekt összefoglaló tevékenységének megjelenítéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson az eszközök> Beállítások elemre, majd a Nézet fülre.

  2. A Tagolás beállításaicsoportban jelölje be a projekt összefoglaló tevékenységének megjelenítése jelölőnégyzetet.

  3. Kattintson az OK gombra. Egy összefoglaló tevékenység jelenik meg a Gantt-diagram 0 sorában (lásd az 1 ábrát), és a fájl nevét a projekt összefoglaló tevékenységének nevével fogadja el. Ha módosítani szeretné a nevet, kattintson a projekt-összefoglaló tevékenység tevékenység neve mezőjére. Szerkessze a nevet a tevékenység lap fölötti bejegyzés mezőben.

    use the project summary task to attach or link planning documents

Dokumentum másolása a Project-fájlba

Az Project 2007-on belül más programokban létrehozott tervezési dokumentumokat is megadhat. Bár ez jelentősen megnövelheti a fájlméretét, biztos lehet benne, hogy az összes projekt-információt egy helyen tárolják. A dokumentumok befoglalásához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Ha a projekt összefoglaló tevékenysége ki van jelölve, kattintson a szokásos eszköztár tevékenység adatai gombjára, majd kattintson a jegyzetek fülre. Azt is megteheti, hogy duplán kattint a tevékenységre az Összefoglaló tevékenység adatai párbeszédpanel megnyitásához. A jegyzetek lapon kattintson az objektum beszúrása gombra.

  2. Az objektum beszúrása párbeszédpanelen jelölje be a Létrehozás fájlból választógombot, majd kattintson a Tallózás gombra.

  3. A Tallózás párbeszédpanelen válassza ki a Project-fájlba csatolni vagy beágyazni kívánt projektterv-dokumentumot. Kattintson a Beszúrás gombra.

  4. Ismét az objektum beszúrása párbeszédpanelen jelölje be a Megjelenítés ikonnal jelölőnégyzetet (lásd: 2. ábra).

    Ha a dokumentum kicsi, fontolja meg a Megjelenítés ikonként jelölőnégyzet jelölését. Ha törli a jelet a jelölőnégyzetből, akkor a program beágyazza a fájl tartalmát a projekt jegyzetek mezőbe, így közvetlenül onnan is elolvashatja.

    the selected document will be embedded in your project plan
  5. Kattintson az OK gombra. A dokumentum ikonja megjelenik az Összefoglaló tevékenység adatai párbeszédpanel jegyzetek területén (lásd a 3. ábrát).

    double-clicking the icon opens it in its originating application
  6. Az Összefoglaló tevékenység adatai párbeszédpanelen kattintson az OK gombra. A jegyzetek jelölője megjelenik a Gantt-diagramon (lásd: 4. ábra).

    notes indicator in the corresponding row of the gantt chart

A dokumentum véleményezése után most kattintson duplán a jegyzetek jelölőre az Összefoglaló tevékenység adatai párbeszédpanel jegyzetek lapjának megnyitásához. Ezután kattintson duplán a dokumentum ikonjára.

Megjegyzés:  A dokumentumok projekt-összefoglaló tevékenységhez való csatolásán kívül dokumentumokat is csatolhat az összefoglaló tevékenységekhez és az egyes tevékenységekhez. Ez akkor lehet hasznos, ha olyan specifikációkkal vagy rajzokkal rendelkezik, amelyek egy adott alfázis vagy tevékenység hatókörét továbbra is meghatározzák. Mérföldkő-feladatokon is csatolhat termékekkel vagy mérföldkő-jelentésekkel.

Dokumentum hivatkozása a Project-fájlra

A hivatkozásokkal megadhatja, hogy miként is megtervezheti a projektek projekthez tartozó dokumentumait. A hivatkozás a javasolt módszer, ha meg szeretné őrizni a fájlméretet, és tudja, hogy a projektterv és a kapcsolódó tervezési dokumentumok mindig ugyanazon a helyen maradnak. Emellett nagyon hatékony módszer a kapcsolódó dokumentumok gyors megnyitására. Hivatkozás beszúrásához kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Ha a projekt összefoglaló tevékenysége ki van jelölve, kattintson a hivatkozás beszúrása gombra a szokásos eszköztáron.

  2. A megJelenő szöveg mezőbe írja be annak a dokumentumnak a nevét, amelyhez hivatkozni szeretne, például: Project scope utasítás.

  3. Keresse meg és jelölje ki azt a projektterv-dokumentumot, amelyre hivatkozni szeretne a projekt fájljához (lásd az 5 ábrát).

    the path and name of the selected document appear in the address box
  4. Kattintson az OK gombra. A hivatkozás jelölője megjelenik a Gantt-diagram jelölők mezőjében (lásd: 6 ábra).

    hyperlink indicator appears in the corresponding row of the gantt chart

Most, ha át szeretné tekinteni a dokumentumot, csak kattintson a hivatkozás jelölőre. A dokumentum a saját alkalmazási ablakában nyílik meg.

Megjegyzés:  A projekt-összefoglaló tevékenységből származó dokumentumokra való hivatkozás mellett létrehozhat hivatkozásokat az összefoglaló tevékenységekről és az egyes tevékenységekről. Ha a Microsoft Office Project Professional 2007-ot a Microsoft Office Project Server for Enterprise Project Server vállalati verziójában használja, a Project-dokumentumok teljes egészében való megőrzésének javasolt módja a dokumentumtár használata. Ha a Microsoft Office Project Web Access a Windows SharePoint Services szolgáltatással állítja be, beállíthatja és karbantarthatja a dokumentumtárat. Így minden csapattag és más érdekelt a webböngészőn keresztül is megtekintheti a dokumentumokat. Ezenkívül ellenőrizhetik a dokumentumokat, és megadhatják a fontos verzió-vezérlést is.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×