Az Excel-adatforrás előkészítése a Word körlevélkészítéséhez

Létrehozott egy partnerekből és más adatokból álló listát, mellyel körlevelet szeretne készíteni a Wordben. Ha az adatforrása egy meglévő Excel-munkafüzet, akkor egyszerűen csak elő kell készítenie az adatokat a körlevélkészítéshez. De ha az adatai tabulátorral elválasztott (.txt) vagy vesszővel elválasztott (.csv) fájlban vannak tárolva, akkor importálnia kell az adatokat az Excelbe, és ezután tudja csak előkészíteni őket a körlevélkészítéshez.

1. lépés: Az adatforrás beállítása az Excelben

Ha Excel-számolótáblát használ a körlevélkészítés adatforrásaként Wordben, ugorja át ezt a lépést. Ha az adatforrása egy .txt vagy .csv fájl, használja az Excel Szövegbeolvasó varázslóját.

Ha sikeresen importálta a .txt vagy .csv fájlt, folytassa a 2. lépéssel.

  1. Nyissa meg az Excel programot.

  2. Válassza az Adatok > Szövegből/CSV-fájlból lehetőséget.

    Szöveg/CSV kijelölése az Adatok lapról

  3. Jelölje ki a kívánt .txt vagy .csv fájlt, és válassza a Beolvasás lehetőséget.

  4. Az előnézeti ablakban válassza az Adatok átalakítása lehetőséget.

  5. Jelölje ki a formázni kívánt irányítószám-, postai azonosító- vagy egyéb oszlopot.

  6. Lépjen az Átalakítás > Adattípus: elemre, és válassza a Szöveg lehetőséget.

    A Power Query ablak kijelölt szöveggel

  7. Válassza a Jelenlegi cseréje lehetőséget.

  8. Szükség szerint ismételje meg az 5–7. lépést.

  9. Válassza a Bezárás és betöltés menüpontot.

  10. Nyissa meg a Fájl > Mentés másként parancsot, és mentse más néven.

  1. Nyissa meg az Excel programot.

  2. Excel 2016    Az Excelben lépjen az Adatok > Külső adatok átvétele > Szövegből elemre.

    A Szövegből gomb kijelölve az Adatok lapon

  3. Jelölje ki a kívánt .txt vagy .csv fájlt, és válassza a Beolvasás lehetőséget.

  4. A Szövegbeolvasó varázsló párbeszédpanel Az eredeti adat típusa panelén válassza a Tagolt lehetőséget.

    Külső adatok beolvasása szövegből, Szövegbeolvasó varázsló, 1./3 lépés

  5. Jelölje be Az adatok fejlécet tartalmaznak lehetőséget az Előnézet panel felett, ha a fájl tartalmaz fejléceket. Ezután válassza a Tovább gombot.

  6. A Határoló jelek panelen jelölje be az adatok által használt határoló jelnek megfelelő jelölőnégyzetet (például Tabulátor vagy Vessző), majd válassza a Tovább gombot.

    A választható elválasztók ki vannak jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban

  7. A Megtekintés panelen jelölje ki az irányítószámot vagy más postai azonosítót tartalmazó oszlopot, és Az oszlop adattípusa területen válassza a Szöveg beállítást.

    Az oszlop adattípusa csoport Szöveg választógombja ki van jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban.

    Megjegyzés: Az adattípus – Általános, Szöveg vagy Dátum – választásakor a típus neve mindig megjelenik a táblázat fejlécsorában.

  8. Ha szükséges, ismételje meg a 7. lépést a többi oszlop adattípusának beállításához.

  9. Kattintson a Befejezés gombra.

  10. Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen hagyja változatlanul az alapértelmezett Létező munkalapra beállítást és cellacímet, és válassza az OK gombot.

    Az Adatimportálás párbeszédpanelen adja meg, hogy az adatokat egy meglévő munkalapon, illetve az alapértelmezett beállítás szerint egy új munkalapon szeretné-e elhelyezni

    Figyelmeztetés: Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen a jelenleg kijelölt cella címe jelenik meg cellacímként. Az adatokat a program az adott cellacímtől kezdődően importálja.

  11. Mentse a számolótábláját új fájlként.

2. lépés: Az adatforrás előkészítése

Győződjön meg róla, hogy megfelelően vannak formázva a numerikus adatoszlopok a Wordbeli körlevélkészítéshez használni kívánt Excel-adatforrásban. Formázza az oszlopot például számként, ha egy adott kategóriának (például pénznemnek) szeretné azt megfeleltetni.

Ha a százalékos kategóriát választja, ne feledje, hogy a százalékos formázás megszorozza a cellaértéket 100-zal. Ha szeretné ezt elkerülni, formázza szövegként a százalékos értékeket tartalmazó oszlopokat.

Emellett az irányítószámokat vagy más postai azonosítókat is formázza szövegként, hogy biztosan megőrződjenek az adatok a körlevélkészítés során. Ha ez nem történik meg az importáláskor, formázhatja most. A kódokban lévő kezdő nullákat – például 00399 – a program ugyanis kihagyja a körlevélkészítés során, ha nem szövegként vannak formázva.

  1. Jelölje ki az irányítószámokat vagy más postai azonosítókat tartalmazó oszlopot.

  2. A Kezdőlap lap Szám csoportjában válassza ki a Számformátum legördülő listát, és válasszon egy lehetőséget a listából (például Szöveg).

    Az Excel Kezdőlap lapjának Szám csoportjában, az Általános mezőben lévő lefelé mutató nyíllal válassza ki a használni kívánt számformátumot.

Gondoskodjon róla, hogy az adatmezők előtt vagy mögött ott legyen a megfelelő szimbólum. A pénznemértékek és a százalékos értékek például az alábbi módon néznek ki, ha kihagyja a szimbólumokat.

A körlevél-dokumentum, amelyben a „hozzájárulása 5000”, és „20 kedvezményt adunk” szöveg olvasható

A szimbólumok szerepeltetése esetén a számok érthetőbbek lesznek.

A végső körlevél-dokumentum, amelyben a „hozzájárulása 5000 Ft”, és „20% kedvezményt adunk” szöveg olvasható

A körlevél-dokumentumban a következőhöz hasonlóan tehet szimbólumokat az adatmezők elé vagy mögé:

Minta körlevél-dokumentum, ahol az Adomány mezőnevet egy dollárjel előzi meg és a Százalék mezőnevet egy százalékjel követi

Lásd még

Az adatforrások létrehozásához és előkészítéséhez fontos lépés egy Word körlevélkészítési folyamat. Használhat meglévő Excel adatforrást, és létrehozhat egy új, tabulátorral tagolt (. txt) vagy vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (. csv) fájlt. Miután beállította és előkészítette az adatforrást, elvégezheti a körlevélkészítést a Dynamic Data Exchange (DDE) körlevélkészítés lépésenként varázsló használatával vagy egy kézi körlevélkészítési módszerrel.

Ha egy meglévő Excel adatforrást használ a körlevélhez, használhat partnerlistát vagy címjegyzéket .txt vagy .csv fájlban. A szöveg importálása varázsló végigvezeti azokon a lépéseken, amelyekkel a. txt vagy. csv fájlban lévő adatokat beolvashatja az Excelba.

  1. Nyissa meg az Excel programot.

  2. Az Adatok lapon válassza aSzövegből/CSV-ből elemet.

  3. Jelölje ki a kívánt .txt vagy .csv fájlt, és válassza a Beolvasás lehetőséget.

  4. A Szövegbeolvasó varázsló párbeszédpanel Az eredeti adat típusa panelén válassza a Tagolt lehetőséget.

    Külső adatok beolvasása szövegből, Szövegbeolvasó varázsló, 1./3 lépés

  5. Jelölje be Az adatok fejlécet tartalmaznak jelölőnégyzetet az előnézeti panel felett, ha az importált fájl tartalmaz fejléceket. Ezután válassza a Tovább gombot.

  6. A Határoló jelek panelen jelölje be az adatok által használt határoló jelnek megfelelő jelölőnégyzetet (például Tabulátor vagy Vessző), majd válassza a Tovább gombot.

    A választható elválasztók ki vannak jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban

    Tipp: A Megtekintés panelen láthatja, hogy az adatok miként fognak kinézni táblázatként.

  7. A Megtekintés panelen jelölje ki az irányítószámot vagy más postai azonosítót tartalmazó oszlopot, és Az oszlop adattípusa területen válassza a Szöveg beállítást.

    Az oszlop adattípusa csoport Szöveg választógombja ki van jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban.

    Megjegyzések: 

    • Az elérhető formátumok a következők: Általános, Szöveg és Dátum. Ha egy adatformátumot alkalmaz egy oszlopra, a formátum neve minden esetben megjelenik az oszlop fejlécén.

    • A számszerű adatokat (például százalékot vagy devizát) tartalmazó oszlopokat csak a fájl importálása után lehet formázni. További információt az alábbi, „Számadatok formázása Excelban" című alszakaszban talál.

  8. Ha szükséges, ismételje meg a 7. lépést a többi oszlop adattípusának beállításához.

  9. Kattintson a Befejezés gombra.

  10. Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen hagyja változatlanul az alapértelmezett Létező munkalapra beállítást és cellacímet, és válassza az OK gombot.

    Az Adatimportálás párbeszédpanelen adja meg, hogy az adatokat egy meglévő munkalapon, illetve az alapértelmezett beállítás szerint egy új munkalapon szeretné-e elhelyezni

    Figyelmeztetés: Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen a jelenleg kijelölt cella címe jelenik meg cellacímként. Az adatokat a program az adott cellacímtől kezdődően importálja.

  11. Amikor elkészült, mentse az adatforrást egy új fájl nevével.

Numerikus adatok formázása az Excel felületén

Az esetleges numerikus adatokat (például százalékokat vagy devizákat) formázhatja egy új vagy meglévőExcel adatforrásban, amelyet Word körlevélkészítéshez szeretne használni. Ha szeretné megőrizni a körlevél során a százalékként vagy devizaként formázott numerikus adatokat, kövesse a "2. lépés: A Dynamic Data Exchange (DDE) használata körlevélkészítéshez“ című szakaszban leírtakat.

Győződjön meg róla, hogy megfelelően vannak formázva a numerikus adatoszlopok a Wordbeli körlevélkészítéshez használni kívánt Excel-adatforrásban. Formázza az oszlopot például számként, ha egy adott kategóriának (például pénznemnek) szeretné azt megfeleltetni.

  1. Nyissa meg az Excel adatforrást.

  2. Válasszon ki egy formázni kívánt oszlopot.

  3. A Kezdőlap lap Szám csoportjában nyissa le a Számformátum (Általános) legördülő listát, és válasszon egy lehetőséget a listából.

    Az Excel Kezdőlap lapjának Szám csoportjában, az Általános mezőben lévő lefelé mutató nyíllal válassza ki a használni kívánt számformátumot.

  4. Szükség szerint ismételje meg a 2. és a 3. lépést.

  5. Ha elkészült, válassza a Mentés lehetőséget.

Ha olyan Excel adatforrást használ, amely formázott számokat, például százalékértékeket és devizákat tartalmaz, akkor előfordulhat, hogy néhány numerikus adat nem őrzi meg a formázást a körlevélkészítés során. Megkapja a kívánt körlevelet, és megőrzi a numerikus adatok formátumát az Excelban a DDE használatával.

Az Excel adatformátuma az adategyesítési mezőhöz viszonyítva dinamikus adatcsere használatával vagy anélkül

Megjegyzés: Ha úgy dönt, hogy nem használja a DDE-t, kövesse a Körlevél használata tömeges e-mail-küldés című útmutatót.

  1. Nyissa meg a Word programot, majd válassza a Fájl > Beállítások > Speciális kategóriát.

  2. Az Általános menüben jelölje ki a Fájlformátum-konvertálás jóváhagyása megnyitáskor jelölőnégyzetet.

    A Fájlformátum-konvertálás jóváhagyása megnyitáskor beállítás

  3. Kattintson az OK gombra.

  4. A Word Levelezés lapján kattintson a Körlevélkészítés indítása elemre, majd válassza a Körlevél lépésről lépésre varázsló lehetőséget.

    A Word Levelezés lapján kattintson a Körlevélkészítés indítása elemre, majd válassz a Körlevél lépésről lépésre varázslót.

  5. A Körlevélkészítés ablakban, a Címzettek kiválasztása alatt válassza a Meglévő lista használata lehetőséget.

    A körlevél munkaablak a Word-ben, amely akkor nyílik meg, ha a körlevél varázsló lépésről lépésre parancsát választja a körlevél csoportban.

  6. A Meglévő lista használata csoportban válassza a Tallózás gombot, és nyissa meg a formázott számolótáblát.

  7. Az Adatforrás jóváhagyása párbeszédpanelen jelölje be Az összes megjelenítése jelölőnégyzetet, kattintson az MS Excel-munkafüzetek DDE által (*.xls) elemre, majd kattintson az OK gombra.

    Az Adatforrás jóváhagyása párbeszédpanel

  8. A Microsoft Excel párbeszédpanelen válassza a Teljes számolótábla > OK gombot.

    A Microsoft Excel párbeszédpanel a Wordben

  9. Amikor megnyílik a Körlevél címzettjei párbeszédpanel, válassza az OK gombot.

    A Körlevél címzettjei párbeszédpanel, amely a levelezőlistához adatforrásként használt Excel-számolótáblák tartalmát jeleníti meg

  10. Folytassa a levél, e-mail üzenet, címke vagy boríték egyesítésével.

Tipp: Megelőzheti, hogy a Word minden egyes alkalommal jelezzen, amikor megnyit egy adatfájlt. Miután csatlakozott a levelezőlistához, ugorjon a Fájl > Beállítások > Speciális elemre. Az Általános menüben törölje a Fájlformátum-konvertálás jóváhagyása megnyitáskor jelölőnégyzetet.

Ha egy Excel munkafüzetben létrehozott egy partnerlistát, fontos, hogy az adatvesztés elkerülése érdekében szövegként formázza a postai azonosítókat vagy az irányítószámokat. Ha szövegfájlból (.txt) vagy vesszővel tagolt adatfájlból (.csv) importálja a névjegyeket egy új számolótáblába, akkor az adatok importálásához és formázásához igénybe veheti a Szövegbeolvasó varázsló segítségét.

1. lépés: Az adatforrás beállítása az Excelben

Ha már Excel-számolótáblát használ a Wordbeli körlevélkészítés adatforrásaként, ugorjon az alábbi 2. lépésre. Ha az adatforrása egy .txt vagy .csv fájl (például Gmail-névjegyekkel), használja az Excel Szövegbeolvasó varázslóját.

  1. Nyissa meg az Excelt, és az Adatok lapon kattintson a Szövegből elemre.

    Az Adatok lapon válassza a Szövegből lehetőséget.

  2. Jelölje ki az importálni kívánt .csv vagy .txt fájlt, majd kattintson a Lekérdezés gombra.

  3. A Szövegbeolvasó varázslóban kattintson a Tovább gombra.

  4. Határolójelek csoportban jelölje be az adatok egyes elemeit elválasztó határolójelnek (például tabulátorjel vagy vessző) megfelelő jelölőnégyzetet. Ezután válassza a Tovább gombot.

    Tipp: A Kijelölt adatok megtekintése panelen láthatja, hogy hogyan fognak kinézni az eredmények táblázatos formában.


    A Szövegbeolvasó varázsló 2. lépése
     

  5. A Kijelölt adatok megtekintése panelen válassza ki azt az oszlopot, amely az irányítószámokat tartalmazza. Ezután az Oszlop adattípusa listában válassza a Szöveg lehetőséget.

    Szövegbeolvasó varázsló, 3. lépés
     

  6. Ha szükséges, ismételje meg a 5. lépést a többi oszlop adattípusának beállításához.

    Megjegyzés: Ha egy adatformátumot alkalmaz egy oszlopra, a formátum neve minden esetben megjelenik az oszlop fejlécén.

  7. Kattintson a Befejezés gombra.

  8. Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen adja meg, hogy az Excel hová mentse az adatokat, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: Mentse a számolótábláját új fájlként.

2. lépés: Numerikus adatok formázása Excel-számolótáblában

Ha gondoskodni szeretne arról, hogy az irányítószámokból a körlevél elküldésekor ne vesszenek el a nullák, formázza az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként.

  1. Nyissa meg a számolótáblát, és jelölje ki az irányítószámokat tartalmazó oszlopot.

  2. A Kezdőlap lap Számformátum legördülő listájában válassza a Szöveg lehetőséget.

    A Kezdőlapon a Formátum mezőben válassza a Szöveg lehetőséget

Most felhasználhatja ezeket az adatokat a körlevélhez.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×