Az Exportálás varázsló használatával a Microsoft Excel által is olvasható formátumba exportálhatók az Access-adatbázisokban tárolt adatok. Ez a cikk azt mutatja be, hogy az adatok előkészítése után hogyan exportálhatók az adatok az Excelbe, és hibaelhárítási tippekkel is szolgál a gyakran fellépő problémák megoldásához.
Tartalom
Adatok exportálása az Excelbe – alapismeretek
Amikor adatokat exportál az Excelbe, az Access létrehozza a kijelölt adatok másolatát, majd a másolt adatokat egy, az Excelben megnyitható fájlban tárolja. Ha gyakran másol adatokat az Accessből az Excelbe, későbbi felhasználás céljából mentheti az exportálási művelet részleteit, és akár ütemezheti is az exportálási műveletet, hogy megadott időközönként automatikusan fusson.
Mikor lehet szükség adatokat exportálni az Excel alkalmazásba?
-
A részlege vagy munkacsoportja az Access és az Excel alkalmazást is használja adatok feldolgozására. Az adatokat Access-adatbázisokban tárolja, az Excel segítségével pedig elemzi őket, és közzéteszi az elemzések eredményeit. A csoport jelenleg akkor exportál adatokat Excel-táblázatokba, amikor szükséges, és ezt a folyamatot szeretné hatékonyabban végezni.
-
Ön gyakorlott Access-felhasználó, ám felettese jobban szeret Excel-táblázatokkal dolgozni. Ezért rendszeresen másol adatokat az Excel alkalmazásba, és ezt a folyamatot szeretné automatizálni, hogy időt takarítson meg.
Adatok exportálása az Excel alkalmazásba
-
Az Access nem tudja Excel formátumban menteni az adatokat a Mentés másként paranccsal. Ha adatokat szeretne másolni az Excel alkalmazásba, az ebben a cikkben ismertetett exportálási szolgáltatást kell segítségül hívnia, vagy a vágólapon keresztül kell Excel-számolótáblába illesztenie az Access-adatbázisbeli adatokat.
-
Táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések exportálhatók. Kijelölt rekordokat is exportálhat egy többrekordos nézetbe, például adatlapra.
-
A Microsoft Excel egy kifejezetten erre a célra szolgáló paranccsal teszi lehetővé az Access-adatbázisokból történő adatimportálást. Az Access exportálást indító parancsa helyett ezt a parancsot is használhatja, de így csak táblák és lekérdezések importálhatók. Bővebb felvilágosítást az Excel súgójának Kapcsolódás külső adatforráshoz (adatok importálása) című témaköre tartalmaz.
-
Makrókat vagy modulokat nem exportálhat. Ha segédűrlapot, segédjelentést vagy segédadatlapot tartalmazó űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, a főjelentést vagy főadatlapot exportálja. Az exportálási műveletet minden olyan segédűrlappal, segédjelentéssel vagy segédadatlappal meg kell ismételni, amelyet Excel-táblázatként szeretne látni.
-
Egy exportálási művelettel csak egy adatbázis-objektumot exportálhat. Az egyes exportálási műveletek befejezése után azonban egyesítheti a különálló munkalapokat az Excel programban.
Az exportálási művelet előkészítése
Az exportálási eljárás végrehajtása előtt érdemes ellenőrizni az exportálni kívánt adatokat, hogy ne tartalmazzanak hibajelzőket vagy hibaértékeket. Ha bármilyen hibát talál, oldja meg őket, mielőtt az adatokat az Excelbe exportálja. Egyébként problémák merülhetnek fel az exportálási művelet során, és előfordulhat, hogy null értékeket szúr be a program az Excel-munkalap celláiba. Az Excelbe való exportálás során felmerülő problémákkal kapcsolatban a Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása című szakaszban talál további információt.
Ha a forrásobjektum egy tábla vagy egy lekérdezés, döntse el, hogy a formázással együtt vagy anélkül szeretné-e exportálni. Ez a döntés két szempontból is befolyásolja az eredményül kapott munkafüzetet – az exportált adatmennyiség és az adatok megjelenítési formátuma szempontjából. Az alábbi táblázat a formázott és a nem formázott adatok exportálásának eredményét ismerteti.
|
Exportálás |
Forrásobjektum |
Mezők és rekordok |
Formázás |
|---|---|---|---|
|
Formázás nélkül |
Tábla vagy lekérdezés Megjegyzés: Az űrlapok és a jelentések csak a formázással együtt exportálhatók. |
A program az alapul szolgáló objektum minden mezőjét és rekordját exportálja. |
A művelet során a Formátum tulajdonság beállításait nem veszi figyelembe az alkalmazás. Keresőmezők esetében csak a keresési azonosító értékét exportálja az alkalmazás. A hivatkozást tartalmazó mezők tartalmát szöveges oszlopként exportálja a program úgy, hogy a hivatkozások a megjelenített szöveg#cím# alakban lesznek láthatók. |
|
Formázással |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Csak az aktuális nézetben vagy objektumban megjelenített mezőket vagy rekordokat exportálhatja. A kiszűrt rekordokat, adatlapok rejtett oszlopait és az űrlapok vagy a jelentések meg nem jelenített vezérlőelemeit a művelet nem exportálja. |
A varázsló megőrzi a Formátum tulajdonság beállításait. Keresőmezők esetében a keresési értékeket exportálja a program. A hiperhivatkozás típusú mezők értékeit hiperhivatkozásként exportálja az Access. A Rich Text formázást tartalmazó mezők esetében a szöveget exportálja a rendszer, a formázást azonban nem. |
Válassza ki a célként megadott munkafüzetet és a fájlformátumot. Fontos tudni, hogy a jelentéseket csak a régebbi *.xls fájlformátumban lehet exportálni, az újabb *.xlsx formátumban nem.
Az exportálás során az Access rákérdez a célként megadott munkafüzet nevére. Az alábbi táblázat azt foglalja össze, hogy mikor jön létre új munkafüzet (ha még nem létezik), és mikor írja fölül az alkalmazás (ha már létezik).
|
Ha a célként megadott munkafüzet |
És a forrásobjektum |
Exportálni kívánt tartalom |
Eredmény |
|---|---|---|---|
|
Nem létezik |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Adatok formázással együtt vagy anélkül |
A munkafüzet az exportálás során jön létre. |
|
Már létezik |
Tábla vagy lekérdezés |
Adatok formázás nélkül |
A művelet nem írja felül a munkafüzetet. Egy új munkalapot hoz létre benne, és annak az objektumnak a nevét adja neki, amelyből az adatokat exportálja. Ha van már ilyen nevű munkalap az adott munkafüzetben, kiválaszthatja, hogy felül kívánja-e írni a megfelelő munkalap adatait, vagy másik nevet ad az új munkalapnak. |
|
Már létezik |
Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés |
Adatok formázással együtt |
Az exportálás során az Access felülírja a munkafüzetet. Minden létező munkalap eltűnik, és létrejön egy új munkalap, amelynek neve megegyezik az exportált objektuméval. Az Excel-munkalap adatainak formátuma megegyezik a forrásobjektum formátumaival. |
Az adat mindig új munkalapba kerül. Nem fűzheti hozzá az adatokat létező munkalaphoz vagy megnevezett tartományhoz.
Az exportálási művelet futtatása
-
Ha a célként megadott munkafüzet meg van nyitva, a továbblépés előtt zárja be.
-
A forrásadatbázis navigációs ablakában jelölje ki az exportálni kívánt objektumot.
Az adatok egy részének exportálása
Ha tábla, lekérdezés vagy űrlap típusú objektum esetén csak az adatok egy részét szeretné exportálni, nyissa meg az objektumot Adatlap nézetben, és jelölje ki a kívánt rekordokat.
Űrlap megnyitása Adatlap nézetben:
-
Dupla kattintással nyissa meg az űrlapot.
-
Kattintson az űrlapra a jobb gombbal, és válassza az Adatlap nézet parancsot. Ha a parancs nem érhető el:
-
Kattintson a Tervező nézet parancsra.
-
A Tulajdonságlap munkaablak megjelenítéséhez nyomja meg az F4 billentyűt.
-
A Tulajdonságlap munkaablak tetején lévő legördülő listában válassza az Űrlap elemet.
-
A Tulajdonságlap Formátum lapján az Adatlap nézet engedélyezése tulajdonságot állítsa Igen értékűre.
-
A Tervezés lap Nézetek csoportjában válassza az Adatlap nézet lehetőséget.
Megjegyzés: A jelentések egyes részei külön-külön nem exportálhatók. Kijelölheti vagy megnyithatja azonban azt a táblát vagy lekérdezést, amelyen a jelentés alapul, és exportálhatja az adott objektumban lévő adatok egy-egy részét.
-
-
-
A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson az Excel gombra.
-
Az Exportálás – Excel-munkafüzet párbeszédpanelen tekintse át az Excel-munkafüzet javasolt fájlnevét (az Access a forrásobjektum nevét használja). A fájlnév tetszés szerint módosítható.
-
A Fájlformátum listában válassza ki a kívánt fájlformátumot.
-
Ha táblát vagy lekérdezést exportál, és szeretne formázott adatokat exportálni, jelölje be az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet. További információt a Felkészülés az exportálásra című szakaszban találhat.
Megjegyzés: Ha űrlapot vagy jelentést exportál, ez a jelölőnégyzet mindig be van jelölve, de nem aktív (szürke).
-
Ha meg szeretné tekinteni a célként megadott munkafüzetet az exportálás befejezése után, jelölje be A célfájl megnyitása az exportálás befejeztével jelölőnégyzetet.
Ha a forrásobjektum meg van nyitva, és a nézetben egy vagy több rekordot kijelölt az exportálás megkezdése előtt, bejelölheti a Csak a kijelölt rekordok exportálása jelölőnégyzetet. Ha a nézetben látható összes rekordot exportálni szeretné, hagyja üresen.
Megjegyzés: Ha nincs kijelölve rekord, a jelölőnégyzet továbbra sem használható (azaz szürke marad).
-
Kattintson az OK gombra.
Ha hiba következtében meghiúsul az exportálási művelet, az Access hibaüzenetet jelenít meg, amely leírja a hiba okát. Egyébként az Access exportálja az adatokat, és a 7. lépésben megadott kijelölése alapján megnyitja a célmunkafüzetet az Excelben. Az Access ezután megjelenít egy párbeszédpanelt, amelyben létrehozhatja egy, az exportálási művelet adatait használó specifikációt.
További tudnivalók az exportálásról
-
További információt az exportálás részleteinek később újra használható specifikációban való mentéséről az Importálási vagy exportálási művelet mentése specifikációként című cikkben találhat.
-
További információt a mentett exportálási specifikációk futtatásáról a Mentett importálási vagy exportálási művelet futtatása című cikkben találhat.
-
További információ a specifikációk adott időre történő ütemezéséről az Importálási vagy exportálási művelet ütemezése című cikkben találhat.
-
További információt a specifikációk nevének módosításáról, a specifikációk törléséről és a specifikációk forrásfájlneveinek frissítéséről az Adatokkal kapcsolatos feladatok kezelése című cikkben találhat.
Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása
A következő táblázat a gyakori hibák elhárításához nyújt segítséget.
Tipp: Ha csak néhány érték hiányzik, pótolja őket az Excel-munkafüzetben. Ha sok érték hiányzik, javítsa ki a forrásobjektumot az Access-adatbázisban, majd ismételje meg az exportálási műveletet.
|
Probléma |
Leírás és megoldás |
|---|---|
|
Számított mezők |
Az Access exportálja a számított mezők eredményét, a számításokat elvégző alapkifejezéseket azonban nem. |
|
Többértékű mezők |
Az Access a többértékű mezőket pontosvesszővel (;) elválasztott értéklista formájában exportálja. |
|
Képek, objektumok és mellékletek |
A grafikus elemeket (például emblémát, OLE-objektummezők tartalmát, vagy a forrásadatokhoz tartozó csatolt fájlokat) az Access nem exportálja. Ezeket az exportálás befejezése után, manuálisan veheti fel a munkalapba. |
|
Grafikon |
Ha Microsoft Graph-objektumot tartalmazó űrlapot vagy jelentést exportál, az alkalmazás nem exportálja a diagramobjektumot. |
|
Nem megfelelő oszlopban megjelenő adatok |
Az eredményül kapott munkalap celláinak #NULLA! értéke helyett esetenként a következő oszlop adatai jelennek meg. |
|
Hiányzó dátumértékek |
Az 1900. január 1-jét megelőző dátumértékeket nem exportálja a program. A munkalap megfelelő cellái null értéket fognak tartalmazni. |
|
Hiányzó kifejezések |
Az értékek kiszámításához használt kifejezéseket nem exportálja az Excelbe. Csak a számítások eredményét exportálja. Az exportálási művelet befejezése után, manuálisan vegye fel a képletet az Excel-munkalapra. |
|
Hiányzó segédűrlapok, segédjelentések és segédadatlapok |
Ha űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, főjelentést vagy főadatlapot exportálja. A műveletet minden exportálni kívánt segédűrlap, segédjelentés és segédadatlap esetében meg kell ismételni. |
|
Hiányzó vagy nem megfelelően formázott oszlopok |
Ha a létrehozott munkalapon egyik oszlop sincsen formázva, ismételje meg az exportálási műveletet, és győződjön meg róla, hogy bejelölte az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet a varázslóban. Ezzel szemben ha egyes oszlopok formázása különbözik a forrásobjektumban láthatótól, manuálisan alkalmazza a kívánt formátumot az Excel alkalmazásban. Oszlop formázása az Excelben
|
|
Kettős kereszt (#) egy oszlopban |
Előfordulhat, hogy egy űrlap Igen/Nem mezőjének megfelelő oszlopban # értéket lát. Ez akkor fordulhat elő, ha az exportálást a navigációs ablakból vagy Űrlap nézetből indítja el. A problémát úgy oldhatja meg, hogy az adatok exportálása előtt megnyitja az űrlapot Adatlap nézetben. |
|
Hibajelölők és hibaértékek |
Ellenőrizze, hogy nincsenek-e a cellákban hibajelzők (zöld háromszögek a cella sarkában) vagy hibaértékek (a megfelelő adat helyett # karakterrel kezdődő karaktersorozatok). |
