Adatok áthelyezése az Access az Excel alkalmazásból

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

Ez a cikk bemutatja, hogyan helyezze át az adatokat az Excel alkalmazásból az Access és az adatok átalakítása relációs táblázatokat, hogy is használhatja a Microsoft Excel és az Access együtt. Összefoglalva, az Access a legjobb rögzítése, tárolása, lekérdezése és -adatok megosztása, és az Excel a legjobb számítása, elemzése és adatok megjelenítésére.

Két, használata az Access vagy Excel adatkezeléshez és elérése az Excel használatának első 10 előnyeicikkekben a program egy adott tevékenységhez a legmegfelelőbb, és az Excel és az Access gyakorlati megoldás létrehozása együttes használata.

Adatok az Excel alkalmazásból az Access áthelyezése, amikor nincsenek három alapvető lépése a folyamat.

three basic steps

Megjegyzés: Adatmodellezés és az Access kapcsolatok információt olvassa el a az adatbázisok tervezésének alapjaicímű témakört.

Lépés: 1: Adatok importálása Excel-munkafüzetből Access

Adatok importálása, akkor is zökkenőmentesebb sokkal készítheti elő és az adatok letisztázásának egy kis időt, ha olyan műveletet. Adatok importálása olyan, mintha áthelyezése egy új helyére. Ha minden olyan és rendszerezése előtt összecsomagolásával áthelyezése, az új helyére rendezése sokkal egyszerűbb.

Az adatok letisztázásának importálása előtt

Adatok importálása Access alkalmazásba, előtt az Excelben célszerű az:

  • Több oszlop alakíthatja atomi adatok (Ez azt jelenti, hogy egy cella több érték) tartalmazó cellákat. Például, amely tartalmazza a szakértelem több érték, például "C# programozási," "Szakértelemmel" oszlop egyik cellájára "VBA programozás" és "Webhelytervezés" kell osztható külön oszlopokat, hogy minden csak egy szakértelem értéket tartalmaz.

  • A KÖRÜLVÁGÁS parancs segítségével sortávolság, záró és több beágyazott szóközök eltávolítása.

  • Távolítsa el a nem nyomtatható karakterek.

  • Keresse meg és a helyesírás- és írásjelek hibák javítása.

  • Távolítsa el az ismétlődő sorokat vagy ismétlődő mezőket.

  • Győződjön meg arról, hogy oszlopnyi adatot ne tartalmazzon vegyes formátumok, különösen a szövegként formázott számok vagy dátumok formázása: számok.

További információt az alábbi témakörökben Excel segítséget:

Megjegyzés: Ha az adatok törlése igényeinek összetett, vagy nincs telepítve az idő vagy az erőforrások automatizálja a saját, akkor fontolja meg egy külső cégtől használatával. További tudnivalókért keressen rá a "adatok tisztítására szoftver" vagy "minőség adatok" által a kedvenc keresőmotor a böngészőben.

Válassza ki a legjobb adatok importálásakor

Az importálási művelet az Accessben, során szeretne jó döntéseket úgy, hogy néhány (ha van ilyen) adatkonverziós hibák fog kézi beavatkozást igénylő megkapja. Az alábbi táblázat összefoglalja, hogyan Excel számformátumokat és az Access-adattípusok alakulnak adatok importálásakor az Excel alkalmazásból az Access, és tippeket a gyakorlati adattípusok a számolótábla importálása varázslóban választható kínál.

Az Excel formátum

Access-adattípus

Megjegyzések

Ajánlott eljárás

Szöveg

Szöveg, feljegyzés

Az Access szöveg adattípusú legfeljebb 255 karakterből álló alfanumerikus adatokat tárolja. Az Access Feljegyzés adattípus alfanumerikus adat, legfeljebb 65535 karakterek tárolja.

Válassza a feljegyzés semmilyen adatot csonkítása elkerülése érdekében.

Szám, a százalékos tört, tudományos

Szám

Access rendelkezik változó szám típusú mező méretének tulajdonságon alapuló (bájt, az egész szám, a hosszú egész egyetlen, dupla, tízes számrendszerbeli).

Válassza a dupla bármely adatkonverziós hibák elkerülése érdekében.

Dátum

Dátum

Az Access és az Excel alkalmazásban egyaránt használva ugyanazt a soros dátum számot dátumokat. Az Access a dátumtartomány mérete: az-657,434 (január 1, 100 I.E.) való 2,958,465 (December 31-én, 9999 I.E.).

Az Access nem ismeri fel a 1904-es dátumrendszer (használható Excel for the Macintosh), mivel kell átalakítani a dátumok vagy az Excel vagy az Access elkerülhető.

További információért dátumrendszerben, formátum, és két számjegyű év értelmezésére módosítása és megtekintése importálása vagy egy Excel-munkafüzet adatainak csatolása

Válassza a dátum.

Időpont

Időpont

Az Access és az Excel alkalmazásban egyaránt tárolja a idő adattípusúnak használatával.

Idő, válasszon, amely általában az alapértelmezett érték.

Pénznem, könyvelési

Pénznem

Az Access a Pénznem adattípus négy tizedes pontosságú 8 bájtos számként tárolja az adatokat, és pénzügyi adatok tárolására, és megakadályozhatja, hogy az értékek kerekítési használják.

Válassza a Pénznem, amely általában az alapértelmezett érték lehetőséget.

Logikai

Igen/Nem

Hozzáférés felhasználásra, -1 az összes Igen értéket, és nincs érték esetében 0, mivel az Excel által az összes igaz értékek 1 és 0 összes hamis érték.

Válassza az Igen/nem, amely automatikusan konvertálja az alapul szolgáló értékeket.

Hivatkozás

Hivatkozás

Hivatkozás az Excelben és az Access gombra, és hajtsa végre az URL-cím vagy internetes címet tartalmaz.

Válassza a hivatkozás, különben a program az Access előfordulhat, hogy a szöveg adattípus alapértelmezés szerint használni.

Miután az adatokat az Access, az Excel-adatok törölheti. Ne felejtse el az eredeti Excel-munkafüzet előtt törléssel előbb biztonsági másolatot.

További tudnivalókért lásd: az Access súgótémakör importálása vagy egy Excel-munkafüzet adatainak csatolása.

Automatikusan a egyszerűen az adatok hozzáfűzése

A közös probléma Excel felhasználójánál oszlopok azonos adatokat Hozzáfűzés, egy nagy munkalapra. Előfordulhat például, megoldást, amely az Excelben elindult, de most bővült fájlt a munkacsoportok és részlegek nyomon követése eszköz. Lehet, hogy az adatok különböző munkalapok és munkafüzetek vagy szövegfájlokból, amelyek más rendszerekből közzétételét. Nem tartozik felhasználói felület parancs vagy egyszerűen hozzáfűzése a hasonló adatokat az Excelben.

A legjobb megoldás környezetbe eléréséhez, ahol egyszerűen importálása és adatok hozzáfűzése egyetlen táblázatba a táblázat importálása varázsló segítségével. Ezenkívül fűzze hozzá az adatokat egy táblába. Az importálási műveletekhez menteni, vegye fel őket a ütemezett a Microsoft Outlook-feladatként, és még a makrók segítségével automatizálhatja a folyamat.

Lépés: 2: Az adatok normalizálása a Táblaanalizáló varázsló használatával

Első ránézésre azon a folyamaton, az adatok normalizálása verziószámú tűnhet feladatnak tűnhet. Szerencsére normalizálás táblák az Access következő sokkal egyszerűbb, a Táblaanalizáló varázsló a köszönetet áll.

the table analyzer wizard

1. a kijelölt oszlopok húzzon egy új táblát, és automatikusan a kapcsolatok létrehozása

2. parancsaival gomb táblázat átnevezése vegyen fel egy elsődleges kulcsot, ne egy olyan létező oszlopra elsődleges kulcsot, és a legutóbbi művelet visszavonása

A varázsló segítségével tegye a következőket:

  • Táblázat átalakítása kisebb a tábla, és automatikusan létrehozza az elsődleges és idegen kulcs kapcsolat a táblák között.

  • Elsődleges kulcs hozzáadása egy meglévő, egyedi értékeket tartalmazó mezőt, vagy hozzon létre egy új azonosító mező által használt számláló adattípussal.

  • A hivatkozási integritás megőrzése a kaszkádolt frissítés kapcsolatok automatikus létrehozása Kaszkádolt törlés nem automatikusan hozzá, hogy véletlenül törölhet adatokat, de később kaszkádolt törlés egyszerűen hozzáadhatja.

  • Keresése felesleges vagy ismétlődő adatok (például az azonos ügyfél két telefonszámokkal) új táblában, és frissítse a tetszés szerint.

  • Biztonsági másolatot készíteni az eredeti táblázatot, majd nevezze át a által "_OLD" hozzáfűzése a nevét. Ezután hozzon létre egy lekérdezést, amely az eredeti tábla, az eredeti táblázat neve Rekonstruálja az, hogy az új táblázatszerkezet bármelyik meglévő űrlapok vagy -jelentéseket az eredeti táblázat alapján működik.

További tudnivalókért olvassa el a normalizálja az adatokat a Táblaanalizáló használatávalcímű témakört.

Lépés 3: Csatlakozás Access-adatok importálása az Excelből

Miután az adatok van már normalizált az Access és a lekérdezés- vagy jött létre, amely az eredeti adatok Rekonstruálja, egyszerű frissítését és az Excel alkalmazásból az Access-adatok csatlakoztatása áll. Az adatok ettől kezdve az Accessben külső adatforrásként, és így kapcsolhat össze a munkafüzet adatkapcsolatot, amely információt, amely keresse meg a tároló, keresztül jelentkezzen be a, és a külső adatforrás eléréséhez. Kapcsolat adatait a munkafüzet tárolási és kapcsolatfájl, például egy Office adatkapcsolatfájl (ODC) fájl (.odc kiterjesztésű) vagy adatforrás nevét (.dsn kiterjesztésű) is tárolható. A Kapcsolódás külső adatokhoz után is is automatikusan frissíti (vagy) az Excel-munkafüzet az Access, az adatokat az Access minden változásakor.

További információ az összekötő (importálásának) adatok áttekintésecímű témakörben találhat.

A lekérdezés Access-adatbázisba

Ez a szakasz végigvezeti az adatok normalizálása a következő fázisait: témák értékek megszakítása az Üzletkötő és a cím oszlopban a legtöbb atomi darabokra, különválasztó kapcsolódó saját táblákba, másolja és illessze be a táblákat az Excelből Az Access, az újonnan létrehozott Access tábla közötti, és létrehozása az Accessben adatok visszaadására egyszerű lekérdezés futtatása kulcsú kapcsolatok létrehozásához.

Mintaadatok nem normalizált formában

A következő munkalapon az Üzletkötő oszlopban, és a cím oszlopban a nem atomi értékeket tartalmaz. Oszlopok is lehet osztani a két vagy több külön oszlopba. Ez a munkalap az üzletkötők, termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban információkat is tartalmaz. Ez az információ kell is lehet osztani további, tárgy, külön táblákat.

Értékesítő

Rendelés azonosítója

Rendelés dátuma

Termékazonosító

Mennyiség

Ár

Ügyfél neve

Cím

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Babszem Kávézó

7007 Cornell St Redmond, Postafiók 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Babszem Kávézó

7007 Cornell St Redmond, Postafiók 98199

425-555-0201

Szerint Dobándi Barbara

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia kör Kirkland, Postafiók 98234

425-555-0185

Szerint Dobándi Barbara

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia kör Kirkland, Postafiók 98234

425-555-0185

Szerint Dobándi Barbara

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia kör Kirkland, Postafiók 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard mentése Verőcei, Postafiók 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia kör Kirkland, Postafiók 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 Columbia kör Kirkland, Postafiók 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Babszem Kávézó

7007 Cornell St Redmond, Postafiók 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Babszem Kávézó

7007 Cornell St Redmond, Postafiók 98199

425-555-0201

Információk a legkisebb részei: atomi adatok

Ebben a példában az adatokkal dolgozik, paranccsal a szöveget tartalmazó oszlopra mutató az Excel programban (például a postai címét, város, megye vagy irányítószám) cella "atomi" részek külön különálló oszlopokra.

A következő táblázat az új oszlopoknak egyazon munkalapon, hogy az összes érték atomi megosztása után. Ne feledje, hogy az adatokat az Üzletkötő oszlopban felosztott és vezetéknevet, valamint az Utónév oszlop be, hogy az a cím oszlopban szereplő információk utca cím, a város, az állapot és a irányítószám oszlopokba történő felosztás-e. Ezeket az adatokat az "első normál űrlapon."

Utónév

Vezetéknév

 

Postacím

Város

Állam

irányítószám

Li

Yale

2302 Harvard mentése

Verőce

Bács-Kiskun megye

98227

Bálint

Szerint Dobándi

1025 Columbia kör

Kirkland

Bács-Kiskun megye

98234

Hance

Jim

2302 Harvard mentése

Verőce

Bács-Kiskun megye

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

Bács-Kiskun megye

98199

Megszakítása adatok ki az szervezett téma szerint rendezve, az Excel programban

A több tábla, az alábbi példa adatok megjelenítése a ugyanazokat az adatokat az Excel-munkalapról származó után az üzletkötők, termékek, vevőkkel és megrendelésekkel táblákba osztottak. A Táblázateszközök Tervezés nem végleges, de még jobb benne.

Az üzletkötők táblázat csak értékesítési személyzeti információkat tartalmazza. Ne feledje, hogy az egyes rekordok egy egyedi azonosító (Üzletkötő azonosító). Üzletkötő azonosító értékét a Rendelések táblában rendelések csatlakozhat az üzletkötők lesz használható.

Üzletkötők

Üzletkötő azonosító

Utónév

Vezetéknév

101

Li

Yale

103

Bálint

Szerint Dobándi

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

A termékek tábla csak termékek adatait tartalmazza. Ne feledje, hogy az egyes rekordok egyedi Azonosítót (termékazonosító). A Termékszám érték lesz a rendelés részletei táblában termékinformációk csatlakozni.

Termékek

Termékazonosító

Ár

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25%

A Vevők tábla csak az ügyfelekre vonatkozó információkat tartalmazza. Ne feledje, hogy az egyes rekordok egyedi Azonosítót (ügyfél-azonosító). A Vevőkód értéket használandó vevő adatainak csatlakoztatása a Rendelések táblában.

Ügyfelek

Vevőkód

Név

Postacím

Város

Állam

irányítószám

Telefon

az 1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard mentése

Verőce

Bács-Kiskun megye

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia kör

Kirkland

Bács-Kiskun megye

98234

425-555-0185

1005

Babszem Kávézó

7007 Cornell St

Redmond

Bács-Kiskun megye

98199

425-555-0201

A Rendelések táblában rendelések, az üzletkötők, a vevők és a termékek adatait tartalmazza. Ne feledje, hogy az egyes rekordok egyedi Azonosítót (Rendeléskód). Az alábbi táblázatban néhány kell lehet megosztani, amely tartalmazza a rendelés részletei, hogy a Rendelések táblában csak négy oszlopot tartalmaz további táblába – a egyedi rendelés azonosítója, a rendelési dátumot, az Üzletkötő azonosító és a felhasználói azonosítójával. Itt látható táblázatban nem még felosztott a rendelés részletei táblázatba.

Orders (Rendelések)

Rendelés azonosítója

Rendelés dátuma

Üzletkötő azonosító

Vevőkód

Termékazonosító

Mennyiség

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

az 1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Rendelés részletei, például a Termékszám és a quantity áthelyez a Rendelések táblában, és a nevű rendelés részletei táblában tárolt. Ne feledje, hogy nincsenek 9 rendelések, így célszerű nincsenek 9 rekordokat az alábbi táblázatban. A rendelés részletei táblában hivatkozik, hogy a Rendelések táblában van egy egyedi azonosító (Rendeléskód), amely a megjegyzést.

A Rendelések táblában végleges felépítésének kell fog kinézni:

Orders (Rendelések)

Rendelés azonosítója

Rendelés dátuma

Üzletkötő azonosító

Vevőkód

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

az 1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

A rendelés részletei táblában nem tartalmaz oszlopokat egyedi értékekkel rendelkező (Ez azt jelenti, hogy nincs elsődleges kulcs), így rendben "felesleges" adat celláját bármely vagy az összes oszlop. Azonban nem két rekordot az alábbi táblázatban kell teljesen azonos (Ez a szabály minden olyan adatbázis táblájához vonatkozik). Az alábbi táblázatban kell 17 rekordok – minden egyes sorrendben termék megfelelő. Például sorrendben 2349 három C-789 termékek foglalja a teljes sorrendjének két rész egyikét.

A rendelés részletei táblában kell, így fog kinézni:

Rendelés részletei

Rendelés azonosítója

Termékazonosító

Mennyiség

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Másolja és illessze be az adatokat az Excel alkalmazásból Accessbe

Most, hogy az üzletkötők, az ügyfelek, a termékek, a rendelések és a rendelés részletei adatait az Excel programban különböző témák be megszakadt, másolhatja az adatokat közvetlenül elérheti, ahol táblák lesz.

Az Access-táblák közötti kapcsolatok létrehozását, és a lekérdezés futtatása

Access, az adatok át lett helyezve, miután táblázatok közötti kapcsolatok létrehozása, és kattintson a különböző témák kapcsolatos adatok visszaadására lekérdezések létrehozása. Ha például egy lekérdezés, amely visszaadja a Rendeléskód és a nevét az üzletkötők megadott rendelések 3/05/09 és 3/08/09 között is létrehozhat.

Ezeken kívül űrlapokat és jelentéseket megkönnyítheti az adatbevitelt és értékesítési elemzés hozhat létre.

További segítségre van szüksége?

Bármikor segítséget kérhet az Excel technikai közösségétől és az Answers-közösségtől, az Excel User Voice webhelyen pedig új funkciókra vagy fejlesztésekre tehet javaslatot.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×