Access-adatok exportálása Word-dokumentumba

Access-adatok exportálása Word-dokumentumba

Az Access-adatbázisban tárolt adatokat exportálni lehet Microsoft Word-dokumentumba. Erre a célra szolgál az Exportálás – RTF-fájl varázsló. Ez a cikk bemutatja az Exportálás – RTF-fájl varázsló használatát, illetve ismerteti, hogy miképpen lehet menteni az exportálási beállításokat későbbi használatra.

Tartalom

Adatok exportálása a Wordbe – alapismeretek

Adatok exportálása a Wordbe

Annak ismertetése, hogy az Access hogyan exportálja az objektumokat a Wordbe

Mit kell még figyelembe venni?

Adatok exportálása a Wordbe – alapismeretek

A táblák, a lekérdezések, az űrlapok és a jelentések exportálhatók a Microsoft Wordbe. Amikor Ön exportál egy objektumot az Exportálás – RTF-fájl varázslóval, az Access elkészíti az objektum adatainak másolatát egy Microsoft Word Rich Text formátumú (*.rtf) fájlba. A táblák, lekérdezések és az űrlapok látható mezői és rekordjai táblázatként kerülnek át a Word-dokumentumba. Jelentés exportálása esetén a varázsló a jelentés adatait és elrendezését is exportálja – arra törekszik, hogy a Word-dokumentum a lehető legjobban hasonlítson a jelentésre.

  • A műveletet az Accessben kell elindítani:    Ahhoz, hogy a Wordbe lehessen exportálni Access-adatokat, az Accessben kell dolgoznia. A Wordnek nincs olyan funkciója, amely importálni tudja az Access-adatbázisokban tárolt adatokat. Ezenkívül az Access Mentés másként parancsával sem lehet Word-dokumentumként menteni az Access-adatbázisokat és -táblákat.

  • Az exportálható objektumok:    A táblák, a lekérdezések, az űrlapok és a jelentések exportálhatók. Ezenkívül exportálhatók külön egy nézet kijelölt rekordjai is. A makrók és a modulok nem exportálhatók. Ha segédűrlapot vagy segédadatlapot tartalmazó űrlapot vagy adatlapot exportál, csak a fő űrlap vagy adatlap exportálása történik meg. Az exportálási műveletet minden olyan segédűrlappal és segédadatlappal meg kell ismételni, amelyet a Wordben szeretne látni. Ha jelentést exportál, akkor viszont a főjelentéssel együtt az összes segédűrlap és segédjelentés is exportálódik.

  • A művelet eredménye:    Az Exportálás – RTF-fájl varázsló mindig formázott adatokat exportál. Ez azt jelenti, hogy csak az adott objektum vagy nézet látható mezőit és rekordjait exportálja, a megjelenítési formátumokkal együtt. A szűrőbeállítások miatt rejtett oszlopokat és sorokat a művelet nem exportálja. A jelentések esetében a varázsló a jelentés elrendezését is exportálja.

  • Összevonás már meglévő dokumentummal:    Ha Word-dokumentumba exportálja az adatokat az Accessből, azok mindig egy új Word fájlba kerülnek. Ha egy meglévő Word-dokumentumba szeretné beilleszteni az adatokat, először exportálnia kell őket az Accessből egy új Word-dokumentumba, majd a Word-dokumentum adatait kell másolnia és beillesztenie a meglévő Word-dokumentumba. Azt is megteheti, hogy másolja a kívánt sorokat egy Access-táblából, -lekérdezésből, -űrlapból vagy -jelentésből, majd beilleszti a meglévő dokumentumba.

Adatok exportálása Word-dokumentumba

Az adatoknak a Word-dokumentumba való exportálása a következő fő lépésekből áll:

  • Készítse elő a forrásadatokat az exportálásra. Ennek során győződjön meg róla, hogy az adatok nem tartalmaznak hibákat, illetve döntse el, hogy a forrástábla adatainak egészét vagy egy részét szeretné exportálni.

  • Indítsa el az Exportálás – RTF-fájl varázslót.

  • Ha szükséges, mentse a beállításokat, hogy később újra felhasználhassa őket.

A műveletek elvégzését az alábbi lépések ismertetik.

Az exportálás előkészületei

  1. Nyissa meg a forrásadatbázist.

  2. A navigációs ablakban jelölje ki az exportálni kívánt adatokat tartalmazó objektumot.

    Táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések exportálhatók.

  3. Nézze át a forrásadatokat, és győződjön meg róla, hogy nincsenek benne sem hibajelzők (zöld háromszögek), sem hibaértékek (például #Szám).

    Mielőtt exportálja az adatokat a Wordbe, feltétlenül hárítson el minden hibát. Ellenkező esetben azt fogja tapasztalni, hogy az ilyen értékek helyére null érték kerül az exportált fájlban.

  4. Ha a célként megadott Word-dokumentum létezik és meg van nyitva, zárja be, mielőtt folytatná a műveletet. A varázsló megkérdezi, hogy felülírja-e a dokumentumot.

    Megjegyzés: Létező Word-dokumentumhoz nem fűzhet hozzá adatokat.

  5. Ha csak egy tábla, lekérdezés vagy űrlap egy részét szeretné exportálni az Access-adatbázisból, nyissa meg az objektumot, és jelölje ki a kívánt rekordokat.

Az adatok exportálása

  1. Az Exportálás – RTF-fájl varázsló nem pontosan ugyanott található az Access különféle verzióiban. Válassza az Ön által használt Access-verziónak megfelelő lépéseket:

    • Az Access 2016, az Access 2013 vagy az Access 2010 használata esetén váltson a Külső adatok lapra, kattintson az Exportálás csoport Egyebek gombjára. Válassza a megjelenő legördülő lista Word elemét.

    • Ha az Access 2007-et használja, váltson a Külső adatok lapra, és kattintson az Exportálás csoport Word gombjára.

  2. Megnyílik az Exportálás – RTF-fájl varázsló.

    A cél kiválasztása és az exportálási beállítások megadása az Exportálás – RTF-fájl párbeszédpanelen.

    Megjegyzés: Az Exportálás csoport parancsai csak akkor érhetők el, ha meg van nyitva egy adatbázis.

  3. Adja meg a célfájl helyét az Exportálás – RTF-fájl varázsló párbeszédpaneljén.

  4. A varázsló mindig formázott adatokat exportál. Ha az exportálás után meg szeretné tekinteni a Word-dokumentumot, jelölje be A célfájl megnyitása az exportálás befejeztével jelölőnégyzetet.

  5. Ha az exportálási művelet megkezdése előtt kijelölte az exportálandó rekordokat, jelölje be a Csak a kijelölt rekordok exportálása jelölőnégyzetet. Ha a nézet összes rekordját exportálni szeretné, hagyja üresen a jelölőnégyzetet.

    Megjegyzés: Ha nincs kijelölve rekord, ez a jelölőnégyzet inaktív (szürke).

  6. Kattintson az OK gombra.

  7. Ha a céldokumentum létezik, a megjelenő párbeszédpanel Igen gombjára kattintva felülírhatja a fájlt. Ha a Nem gombra kattint, módosíthatja a célfájl nevét, majd az OK gombra kattintva megkezdheti az exportálást.

Az Access exportálja az adatokat, és a varázslóban megadott exportálási beállításoktól függően megnyitja a céldokumentumot a Wordben. Ezenkívül az Access a varázsló utolsó lapján megjeleníti a művelet állapotát.

Annak ismertetése, hogy az Access hogyan exportálja az objektumokat a Wordbe

A következő táblázat ismerteti, hogy az Access hogyan exportálja a különféle objektumokat és értékeket a Wordbe. Ennek alapján könnyebben megállapíthatja, hogy mi a hiba, ha a művelet eredménye nem felel meg az elvárásainak.

Elem

Az exportálással kapcsolatos szempontok

Mezőnevek

Ha táblát, lekérdezést vagy űrlapot exportál, a mezők neve a Word-dokumentumba exportált táblázat első sorába kerül. Ha jelentést exportál, oda kerül a mezők neve a Word-dokumentumban, ahol a jelentés elrendezésében szerepel.

Többértékű mezők

Az Access több érték tárolására képes mezői egyetlen oszlopként exportálódnak a Wordbe. Az értékeket pontosvesszők választják el (;).

Képek, objektumok és mellékletek

Semmilyen grafikus elem – a forrásadatokban szereplő embléma, OLE-objektum mezőben tárolt adat, melléklet – nem exportálódik.

Diagramok

A Microsoft Graph-objektumok nem exportálódnak.

Kifejezések

A kifejezések nem exportálódnak a Word-dokumentumba. Csak a kifejezések eredménye szerepel az exportált adatok között.

Segédűrlapok és segédadatlapok

Ha űrlapot vagy adatlapot exportál, csak a főűrlap vagy főadatlap exportálódik. A műveletet minden segédűrlap és segédadatlap esetében meg kell ismételni.

Mit kell még figyelembe venni?

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×