|
|
A projektinformációk kommunikálása gyakran nehéz feladat, legyen szó akár a csapat állapotadatainak lekéréséről, akár a projekt állapotának a vezetőkkel való kommunikációjáról. Megtudhatja, mikor és hogyan kommunikálhat és jelentheti a projektinformációkat. Ellenkező esetben a hatékony együttműködés szenved, és a projekt sikere veszélyben lehet. A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács. . .
-
Az érdekelt felek listázása A projekt megkezdése előtt derítse ki, kik az érintettek. Egy projekt elakadásának egyik biztos módja, ha elfelejt egy kritikus résztvevőt, aki nem befolyásolja a projektet.
-
Korai kommunikációs terv létrehozása A projekt megkezdése előtt tervezzen kommunikációs stratégiákat és folyamatokat a projektbe. Még jobb, ha a kommunikációs folyamatok feladatként jelennek meg a projekt első soraiban, így az együttműködés ezen kritikus része mindenki elkötelezettségévé válik.
-
Gyakori kommunikáció Ha hetente egyszer gyűjt feladatállapot-információkat, az az eszkalálás előtt azonnal elháríthatja a problémákat. Ha ennél gyakrabban kommunikál, előfordulhat, hogy a csapattagok nem küldenek frissítéseket a felkészülésük során eltelt idő miatt.
-
Problémák keresése Ha úgy tűnik, minden jól megy, mert nem hallott semmi negatívat, valószínűleg a baj felé tart. Még a legjobban futtatott projektek is problémákba ütköznek. Az a feladatod, hogy megtaláld őket, mielőtt nagyobb problémákba ütköznének.
-
A megfelelő technológia használata Ismerje meg a csapattag és az érdekelt felek kommunikációs igényeit. Előfordulhat például, hogy a feladatállapotról jelentést készítő csapattagok e-mailt vagy Project Online szeretnének használni, míg a vezetők a jól bemutatott diagramokat vagy kimutatásokat részesítik előnyben. Íme azoknak a programoknak a listája, amelyekkel segíthet a kommunikációban.
|
Alkalmazás |
Előnyök |
Hátrányok |
|---|---|---|
|
Project |
|
|
|
Project Online |
|
|
|
Excel |
|
|
|
Word |
|
|
|
SharePoint |
|
|
|
PowerPoint |
|
|
|
Visio |
|
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Projektinformációk közlése
|
Ha a csapata Project Online használ, töltse le a tevékenységállapot-frissítéseket a kiszolgálóról, mielőtt kommunikál a csapatával a projekt előrehaladásáról. |
|
|
Az ütemterv haladásának nyomon követése – kezdőtől a szakértői szintig |
Vannak egyszerű módszerek a haladás nyomon követésére, és összetettebb módszerek is léteznek. Keresse meg, hogyan működik a legjobban a projekt és a csapat számára. |
|
A megtermelt értékadatok rögzítése fejlettebb, de nagyon hatékony lépés a projekt teljesítményének jó és rossz megismeréséhez. Az ebből szerzett magas szintű tények az, amit az érintettek látni szeretnének. |
|
|
A Project segítségével bármilyen más szoftver használata nélkül hozhat létre és szabhat testre látványos grafikus jelentéseket a kívánt projektadatokról. Miközben dolgozik a projekten, a jelentések úgy változnak, hogy a legfrissebb információkat tükrözzék – nincs szükség manuális frissítésekre! |
|
|
A csapattagok megtekinthetik az ütemtervet, és frissíthetik a munkájukat a SharePointban, és a változások a Projectben is megjelennek. Ráadásul ez fordítva is működik. |
|
|
Projektinformációk közlése a Microsoft 365 használatával. Csak egy internetkapcsolattal rendelkező PC-re van szüksége, hogy bárhonnan és bármikor dolgozhasson dokumentumain a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote teljes verzióiban. |
|
|
Amikor módosításokat végez a tevékenységeken, tegye közzé ezeket a módosításokat a Project Online, hogy mindenki a megfelelő információkkal rendelkezik a munka folytatásához. |
|
|
Ha a résztvevők nem tudnak eljönni egy értekezletre, a Teams használatával megoszthatja a projektinformációkat. PowerPoint-diák, Excel-munkalapok vagy OneNote-jegyzetfüzetek megosztása projekttervek megosztásához. Kapcsolatok részt vehetnek online értekezleteken az irodájukban, otthon vagy mobileszközükön. |
