A SharePoint-webhely megtervezése – alapismeretek

A SharePoint-webhely megtervezése – alapismeretek

Az útmutató célja, hogy a webhelytulajdonosok olyan új SharePoint-webhelyet hozzanak létre, amely megfelel az üzleti céloknak, a felhasználói igényeknek és a minimális ellenőrzéssel. Ismert tényezők, amelyek hozzájárulnak az intranet, a webhely vagy a lap teljes sikeréhez. Bizonyos alapvető beállítások biztosítása a tervbe integrálva növeli annak valószínűségét, hogy az üzleti célok és a felhasználók igényeinek eleget kell tenni. 

Ebben a cikkben megismerheti, hogy miként integrálhatja a SharePoint-tervezés alapjait a tervezésbe és taktikába, amelyek gyorsabban vagy lassítják a SharePoint-projekt sikerét. 

Ez az útmutató három különálló részből áll:

Tartalom

  • SharePoint tervezés alapjai – bevezetés

  • Ismert siker taktika

  • A modern webhelyek létrehozásának forrásai

A SharePoint tervezésének alapjai

1. biztonságos és akadálymentes

Kormányzás

A kormányzás a házirendek, szerepkörök, feladatkörök és folyamatok halmaza, amelyekkel szabályozhatja, hogy a szervezet üzleti részlegei és informatikai csoportjai miként dolgozhassanak együtt a SharePointban a céljai eléréséhez. Minden vállalkozás egyedi szükségletekkel és célokkal rendelkezik, amelyek befolyásolják a kormányzással kapcsolatos megközelítését. A nagyobb szervezeteknek valószínűleg többre van szükségük, és részletesebben kell lenniük, mint a kisebb szervezetek irányítása.

A kormányzást általában a szervezet több személye határozza meg. A vállalatirányítási házirendet a SharePoint rendszergazdája fogja végrehajtani. A webhely tulajdonosaként nem lesz teljes hozzáférése a szervezet kormányzati tervéhez, azonban érdemes lehet az alábbihoz hasonló házirendeket készítenie:

  • Engedélyek és szerzői műveletek

  • Tartalom-megőrzés

  • Megosztás – külső és belső

Miért érdemes rangsorolni a kormányzást?

A jó kormányzási csomag az alábbiakat teheti:

  • Egyszerűsítse a termékek és technológiák (például a SharePoint) üzembe állítását.

  • Segítséget nyújt a szervezet rendszerének biztonsága és megfelelősége érdekében.

  • Segítséget nyújt a beruházások legjobb megtérüléséhez a technológiában.

Akadálymentesség

A SharePoint Online-ban létrehozott webhelyek olyan kisegítő lehetőségeket is tartalmaznak, amelyek megkönnyítik a fogyatékkal élők számára a használatot. A „fogyatékos emberek” kifejezés rendkívül változatos igényekkel rendelkező emberek millióit foglalja magában. A közönség minden alcsoportjának azonban külön, határozott igényei vannak. A leggyakoribb fogyatékosok közé tartozik a vakok, a gyengén látók, a színvakság, a korlátozott mobilitás és az ügyesség, a süketség és a kognitív fogyatékossággal élők, például a diszlexia vagy a figyelem hiánya. 

További információ a SharePoint Online kisegítő lehetőségeinek létrehozásának forrásairól.

Miért érdemes kisegíteni a kisegítő lehetőségeket?

Ha a tervezést az akadálymentesség szem előtt tartásával végzi, akkor a webhely:

  • Akadálymentes lesz függetlenül attól, hogy ki milyen eszközt vagy beviteli módszert használ (például asztali böngészőt, hangvezérléses böngészőt, mobiltelefonos böngészőt, autóba szerelt számítógépet stb.).

  • Akadálymentes lesz attól függetlenül, hogy ki milyen korlátozó körülmények között használja (például zajos környezetben, különböző mértékben megvilágított helyiségekben, kéz használata nélkül autóvezetés közben stb.).

  • Kiszámítható lesz. A webhellyel kapcsolatos innováció fontos, a kiszámíthatóság azonban nélkülözhetetlen. Ha a webhely navigációs rendszerét könnyen érthetővé és kiszámíthatóvá teszi, akkor mindenki számára akadálymentesebbé is teszi egyúttal.

Használhatósági

A használhatóság a webhely könnyű használatáról szól – alapvetően milyen egyszerű a felhasználóknak a céljaikat a webhelye segítségével elérni? Ne feledje, hogy a felhasználóknak szüksége van erre a webhelyre az erőforrások eléréséhez és a munkaterhelések egyszerűsítéséhez. Gondoskodjon arról, hogy a webhely-létrehozási terv középpontjában legyenek a fontos feladatok és a felhasználói igények, amelyeket a webhelyen támogatnia kell. 

Alapszintű használhatósági útmutatók a következőket figyelembe venni:

  • Tanulás: milyen egyszerűen használható a felhasználóknak az alapvető feladatok elvégzéséhez a webhely első használatakor?

  • Hatékonyság: Ha a felhasználók megtanulták a látványtervet, milyen gyorsan végezhetnek feladatokat?

  • Memorability: amikor a felhasználók egy olyan időszak elteltével visszatérnek a webhelyhez, hogy ne használja azt, milyen egyszerűen tudja helyreállítani a nyelvtudást?

  • Hibák: hány hibát tesznek a felhasználók, és milyen egyszerűen tudják helyreállítani a hibáktól?

  • Elégedettség: milyen kellemesen használja a látványtervet?

Forrás: Nielson Norman Usability 101

Miért érdemes a használhatóságot rangsorolni?

A SharePoint-webhely értékes lesz a felhasználóknak, ha csökkenti a feladatok elvégzéséhez szükséges időt, és összekapcsolja a felhasználókat a gyakran használt erőforrásokhoz. A webhely értékes lesz a vállalkozása számára, ha csökkenti az ügyfélszolgálat jegyeit, és automatizálja a feladatokat, például a szerződések feldolgozását. Az ilyen típusú célok eléréséhez a webhelyet minden célközönség számára elérhetővé kell tennie (például mobileszköz -felhasználóknak, távoli csapattagoknak, többnyelvű igényeknek és kisegítőlehetőségeknek).

Munka bármely eszközön

Ha a felhasználók helyi eszközön vagy hálózati megosztáson tárolják a fájljaikat, akkor kifogynak a problémái, ha nem rendelkeznek azzal az eszközzel, vagy nem kapcsolódnak kapcsolat a hálózathoz. Ha valami történik egy felhasználó eszközén, előfordulhat, hogy az adat nem állítható helyre. Ha egy felhasználó eszközét frissítette, a helyi adatot át kell telepítenie.

Ha fájlokat tárol a OneDrive-ban, a felhasználók az Ön által használt eszközökről, például a telefonról és az otthoni számítógépéről is elérhetik őket (az engedélyezéstől függően). A böngészőben más eszközökről is hozzáférhetnek a böngészőben lévő fájlokhoz. A SharePoint Mobile-alkalmazás beszerzése

2. tájékoztatás és részvétel

Modern listák és tárak kihasználása

A SharePoint-listákkal gyűjtheti és kezelheti a tartalmakat, akárcsak az adatok összegyűjtése az Excelben. A tárak lehetővé teszik, hogy a SharePoint-tárakbanlévő információk gyűjtése, nyomon követése és megosztása

Modern tartalomkezelési kijelzők:

  • A dokumentumtár kijelző használatával egyszerűen hozzáadhatja, átrendezheti, rendezheti, szűrheti és létrehozhatja a tárak egyéni nézeteit.

  • Az oszlop-és a listanézet-formázással rendelkező listák megjelenítésének javítása a lista kijelző használatával

  • A Kiemelt tartalom kijelzőt használó dokumentumtárból, webhelyről, webhelycsoportban vagy minden webhelyről dinamikusan megjelenítheti a tartalmat.

  • Fájlok felvétele hivatkozásként a webhelyek között a hivatkozás kijelzővel történő másolás helyett

Személyre szabott hírek és tartalmak

A Hírek kijelzővela közönség szempontjából releváns híreket hozhat létre és adhat hozzá. Gyorsan létrehozhat látványos hozzászólásokat, például közleményeket, személyekre vonatkozó híreket, az állapot frissítéseit és egyebeket, amelyek grafikus és gazdag formázást is tartalmazhatnak. A hírek kijelzővel megadhatja az automatikus hírüzenet forrását, valamint azt a sorrendet, amelyet a lapon meg szeretne jeleníteni.

Testre szabhatja, hogy a felhasználók hogyan tekinthetik meg a tartalmat és a híreket a célközönség-célzással. A célközönség kiválasztásával a SharePoint-kezdőlapon, a Mobile App Hírek lapján és a hírek kijelzőben meghatározott tartalmak prioritási sorrendbe hozhatók a célközönség-célzás engedélyezése esetén.

Közös munka ugyanazon a fájlon

A közös létrehozás két vagy több szerző egyszerre dolgozik a dokumentum különböző részein. Miközben egy szerző a dokumentuma területén dolgozik, egy másik szerző is dolgozhat az övé, anélkül, hogy megszakítja a másik munkáját. A közös szerkesztéssel eltávolítja a kiszolgálóoldali dokumentumok együttműködésének korlátait, és segít a szervezeteknek a hagyományos dokumentumok mellékleten keresztüli megosztásához kapcsolódó rezsi csökkentésében. 

A csoportwebhely csatlakoztatása Office 365-csoporthoz

Ha azt állapította meg, hogy létre kell hoznia egy csoportwebhelyt, fontolja meg egy Office 365-csoporthoz való kapcsolódást.

Csoportlétrehozásakor a megosztott erőforrások elérhetővé válnak a csoport számára, például a megosztott Beérkezett üzenetek mappáját, a csoport naptárát, a OneNote-jegyzetfüzeteket, a fájlok alapértelmezett helyét (a csoportwebhely dokumentumtárát), a feladatok kezelését, a lapokat, a listákat, a tárakat és a csapattagokat.

Hozzon létre egy csoporthoz csatlakoztatott SharePoint-csoportwebhelyt másodpercben. 

3. közösségi és kulturális felépítés 

Alkalmazottak összekapcsolása

A munkacsoportok kapcsolatba léphetnek a szervezeten belül a Yammer segítségével. A Yammer segítségével megvitathatja az ötleteket, megoszthatja a frissítéseket és a hálózatokat másokkal. További információ a Yammer kiemeléséről és a Yammer beszélgetések kijelzőről.

A Yammer-beszélgetések segítségével a felhasználók a SharePoint-lapok elhagyása nélkül is részt vehetnek az online beszélgetésekben. A Yammer kiemeli az aktív beszélgetések és a célzott portál gyors áttekintését az Yammer meghatározott csoportjai vagy beszélgetései számára.

A Yammer-kijelzők funkciói:

  • Szakértők, beszélgetések és fájlok keresése

  • Csatlakozás a csoportokhoz a tájékozott kapcsolattartás érdekében, csatlakozás a Közösséghez, és ötletek összegyűjtése

  • az @ megemlítése valakivel

  • Dicsérje meg valakinek a hálózatában, hogy megünnepelje a sikert, vagy egyszerűen csak köszönni

  • A felmérések használata a zsúfoltság forrásaival kapcsolatos visszajelzések és válaszok gyors megtalálása céljából

A szervezet egyesítése

A munkalapokon megtarthatja partnerei, csapata és munkatársai számára a fontos vagy érdekes történetekkel való részvételt a csoportwebhely Hírek funkciójának használatával. Gyorsan létrehozhat figyelemfelkeltő bejegyzéseket, többek között bejelentéseket, személyes híreket, állapotfrissítéseket és sok mást, beleértve a grafikus elemeket és a sokoldalú formázást. Használja a Hírek kijelzőt a csoportwebhely webhelyén.

Időnként a tartalmat a videón keresztül kell kézbesíteni, ha az egész szervezetre kiterjedő hirdetmények készülnek, vagy ha a vezető vezetők élő eseményt üzemeltetnek. A Microsoft stream a cég saját video-webhelye. A videó tartalmait a webhely adatfolyam-kijelzője segítségével jelenítheti meg.

Az események kijelzőhozzáadásával segítséget nyújt a szervezetnek a közelgő események láthatóságához.

4. a tudás létrehozása és kiterjesztése

A legsikeresebb webhelyek a megfelelő tartalommal és erőforrásokkal a megfelelő időben vesznek részt a felhasználóknak. A tartalmat dokumentumok, képek, videók, céges Hírek, szakaszok fejlécei és a dokumentumok címkéi segítségével is meghatározhatja, hogy a felhasználók tájékoztatást kapjanak a szükséges adatokról.

A tartalom végül úgy dönt, hogy hogyan bonthatja ki a webhelyet lapok, dokumentumtárak, listák, webhelyek navigációs hivatkozásai és egyéb összetevői szerint. A tartalom – első tervezési megközelítéssel határozhatja meg, hogy a webhely létrehozása előtt milyen tartalom tartozik a lapon. Annak érdekében, hogy a tartalom elérje a megfelelő célközönséget, további információt a webhely-navigációról, a keresésről és a tartalomkezelésről a gyakorlati tanácsok című témakörben találhat. 

Navigáció

A leghatékonyabb SharePoint-webhelyek segítséget nyújtanak a felhasználóknak ahhoz, hogy gyorsan megtalálják a szükséges információkat, hogy a megfelelő információkat használják a döntések meghozatalára, megismerhetik a folyamatban lévő információkat, a szükséges eszközök elérését vagy a munkatársakkal való részvételt a probléma megoldásához. A hatékony navigációs élmény megtervezése tehát a SharePoint-webhelyek tervezésének kritikus eleme. A jó navigációs élmények a webhelyen elérhető tartalmak teljes képét mutatják be a látogatóknak, és a kezdőlapon együtt átfogó "szövegegységet" nyújt a webhelyhez. 

További információ a webhely- navigáció megtervezéséről. A központi webhelyeket és a kezdőlapokat érintő navigációs módosítások elvégzéséhez a webhelycsoport rendszergazdájával együtt kell dolgoznia.

Keresés

A Microsoft keresés a SharePointban nagyszerű felhasználói felületet kínál, amely a személyre szabott találatok nélkül nem kell a rendszergazdának konfigurálnia semmit. Az információkat és válaszokat is támogatnia kell a felhasználóknak a feladatok (például házirendek, juttatások, erőforrások és eszközök) elvégzéséhez. Célcsoportok, például új bérlők vagy távoli dolgozók, meghatározott tartalommal a célközönségkiválasztásával. 

Tartalomkezelés

A tartalomkezelés a SharePoint-webhely (ek) tartalmainak kezelését, például a szöveget, képeket, emblémákat, címkéket, hivatkozásokat és meta-adatok kezelését jelenti. A tartalom kezelése ebben a kontextusban azt jelenti, hogy a felhasználók megtalálják a tartalmakat, és ha megtalálják őket, a tartalmak naprakészek, és relevánsak a felhasználó igényeihez.

A tartalomkezelésnek része kell, hogy legyen a szervezetek irányítási stratégiájának bizonyos feladatok (például a tartalom-megőrzési és közzétételi engedélyek) automatizálásához. A webhely tulajdonosaként működnie kell a webhelycsoport vagy a bérlői rendszergazda között, hogy megértsük, milyen házirendek vannak érvényben a szervezetben. 

Gyakorlati tanácsok a tartalmak tervezéséhez: 

  • Adja meg a felhasználókat, az igényeiket, és győződjön meg arról, hogy a webhely megfelel az igényeinek

  • A webhely menü használata a webhelyen végrehajtható felhasználók megjelenítésére

  • A témakörben meghatározott webhelyek ideálisak a webhely méretének kihasználására

  • A jelenlegi tartalom naplózása minőségbiztosítás céljából a webhelyre való felvétel előtt

  • Hagyja bőven a nyitott területet a tervében – kevésbé

Ajánlott eljárások a tartalmak írásához: 

  • Beszélgetési hang és jól ismert szókincs használata a közönség számára

  • Azonnal válaszoljon a felhasználóknak a következőkre: hol vagyok? Mire van lehetőségem? Mire van lehetőségem?

  • Annak biztosítása, hogy a H1 és a H2 címei a tartalom keresésekor a legfontosabb szavakat használják, amelyek figyelembe veszik a felhasználók által

  • A felhasználók nem olvassák el őket, a nagy címoldalára használhatók a kulcsszavakkal

  • Betűszók és rövidítések beírása az első említéshez

  • Kulturális, kettős értelmű és honosítási szempontok

  • Gondoskodjon arról, hogy a tartalmak elérhetők legyenek, például: csak a képek és a fényképek legyenek bezárva az információk és a videók feliratozásával

Gyakorlati tanácsok a tartalomkezeléshez:

  • A fájlnevek és a dokumentumok címei hasznosak lehetnek a felhasználóknak, mert ezek az információk akkor fontosak lesznek, ha a felhasználók a webhelyen keresik a tartalmat

  • A dátumok és a verziószámok használata a fájlnevekben

  • Felhasználóbarát nevek kiválasztása a SharePoint Hyper-hivatkozásaihoz

  • A tartalom-ellenőrzéseket olyan gyakran ütemezze be, amennyire csak szüksége van ahhoz, hogy a tartalom releváns maradjon

Ismert siker-tényezők

Champions keresése

A Champions a szervezet azon tagjai, akik szándékosan szánnak időt az új ötletek és a munkamódszerek kiegészítésére. A Champions segítségével felgyorsíthatja a felhasználók részvételét és bevezetését a SharePoint-webhelyeken. A Champions értékes eszköz az új webhelyek, a központi webhelyek és a portálok létrehozásakor és elindításakor. 

A Champions segítségével az alábbiakat teheti:

  • A szervezeten belüli örökbefogadási erőfeszítések méretezése

  • Terjesztése a SharePointban és annak értéke a csoportok között

  • Új felhasználók megválaszolása és kérdések megválaszolása

További információ az Office-Bajnokok megkereséséről és kiegyenlítőról a SharePoint bevezetési forrásaival.

Visszajelzés kérése

Kérjen visszajelzést a felhasználóknak a tervezési folyamat során annak ellenőrzéséhez, hogy a terv megfelel-e az igényeinek. A webhely tesztelése a kezdeti indítás előtt különösen éleslátó lehet az információs architektúra vagy a webhelyszerkezet-problémák feltárásával.

A visszajelzések a felmérések, a használhatósági tesztek, illetve a felhasználók által az új webhelyre való interakciók formájában is értékesek lehetnek. Ne feledje, hogy a webhely használata közben a közönségnek azonnal meg kell értenie a következőt: hol vagyok, mire van lehetőségem, és mit tehetek tovább?

A webhely sikerének mérése

A webhelyek által rendszeresen felügyelt és kommunikált célokat létrehozott célok. A webhely-látogatottsági elemzést megtekintve további információt találhat arról, hogy a felhasználók hogyan használják a webhelyét.

Néhány példa az itt mérhető webhelyek céljaira:

  • A tevékenységek időpontjának csökkentése (például űrlapok)

  • Csökkentett támogatási hívások

  • Az alkalmazottak részvételének és elégedettségének növelése

  • Alkalmazottak csatlakoztatása más alkalmazottakhoz és üzleti eszközökhöz

  • Információs átjáró (például az új csapattagok bevezetésével)

Tartalom naprakészen tartása és megfelelősége

A legtöbb szervezet és webhely esetében a tartalom mennyisége és összetettsége naponta növekszik – e-mailek, dokumentumok, azonnali üzenetek és sok más. Hatékony kezelés – ezek az információk akkor fontosak, ha a következő információkra van szükség: az iparági előírásoknak való megfelelés érdekében csökkenteni kell a kockázatot a biztonság megsértése esetén, és segítséget nyújt a szervezetnek a hatékony és eredményes ismeretek megosztásához. annak biztosítása, hogy a felhasználók csak a jelenlegi és az azokhoz kapcsolódó tartalmakban dolgozhassanak.

A webhelycsoport rendszergazdája a tartalom kezeléséhez segítséget nyújt adatmegőrzési házirendek létrehozásához : megtarthatja a tartalmakat, hogy ne lehessen véglegesen törölni az adatmegőrzési időszak lejárta előtt, és véglegesen törölje a tartalmat a megőrzési időszak végén.

A tartalom szabályozásának egyik aspektusa az ütemezett vizsgálatok gyakorisága, ahányszor szükséges. Annak megállapítása, hogy a webhelyhez tartozó felügyeleti csapat milyen időközönként frissítse a tartalmat, gondoskodjon arról, hogy a hivatkozások ne legyenek megtörve, frissítse az alkalmazottak adatait, és ellenőrizze a jogosultságokat  

Modern webhelyek létrehozásának útmutatói forrásai:

A webhely megtervezése:

Saját SharePoint-webhely tervezése

Ismerkedés a SharePoint megjelenési könyvével

Interaktív útmutató: a szervezet kommunikációs webhelyének létrehozása

Interaktív útmutató: csoportwebhely létrehozása

A webhely összeállítása:

Modern lapok létrehozása és használata SharePoint-webhelyen

A SharePoint-webhely testreszabása

A SharePoint-webhely navigációs elemeinek testreszabása

Kijelzők használata SharePoint-lapokon

A webhely kezelése:

A SharePoint modern lapjának kezelése és életciklusa

A SharePoint-webhely beállításainak kezelése

A SharePoint-webhely használati adatainak megtekintése

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×