A rekordkezelés megvalósítása

A rekordok kezelésének helye: "a helyén", ami azt jelenti, hogy a dokumentumot a webhely jelenlegi helyén hagyhatja, vagy a rekordokat egy adott archívumba, például egy rekordtár webhelyre is mentheti.

Mielőtt végrehajtja a rekordok kezelését, javasoljuk, hogy először hozzon létre egy rekordtár csomagot a szervezete számára. Ha segítségre van szüksége a szervezete megfelelő adatkezelési rendszerének kiválasztásához, olvassa el a rekordok tárolásának és kezelésének kiválasztásacímű témakört.

Megjegyzés: A SharePoint Online-ban az adatmegőrzési címkék segítségévelbemutatjuk a tartalmat rekordként, ami a rekordok központjának használatát ténylegesen felülírja. Ha a rekordtár szolgáltatót használja, továbbra is használhatja az adatmegőrzési címkék mellett. De előrelépés a rekordok kezelése céljából a rekordtár helyett a adatmegőrzési címkék használatát javasoljuk.

Rekordtár webhely létrehozása és beállítása

Ebből a szakaszból megtudhatja, hogy milyen fontos lépéseket kell végrehajtania a rekordtár webhely létrehozása és beállítása során. A hivatkozásokra kattintva megtekintheti a konkrét útmutatást az egyes lépésekhez.

  1. Hozza létre a rekordtár webhelyet a rekordtár webhelysablon használatával.

  2. Tárak és listák létrehozása a fájlkezelési csomagban megadott minden rekordtípus kezeléséhez és tárolásához (def: a fájlkezelési terv leírja, hogy milyen típusú dokumentumok vagy elemek szerepelnek a szervezet hivatalos üzleti rekordjaiként. Jelzi, hogy hol tárolja ezeket a rekordokat, és olyan információkat tartalmaz, amelyek megkülönböztetik egyféle rekordot egy másiktól.

  3. Adjon hozzá egy társított tartalomtípust a tárakhoz és a listákhoz.

  4. A megfelelő tartalomtípusok számára létrehozhatja és hozzáadhatja a webhelyek oszlopait , amelyek tartalmazzák és megjelenítik a fájlban megadott bejegyzéstípusok metaadatait.

  5. Adjon meg egy adatkezelési házirendet a rekordtár webhely tartalomtípusához.

  6. A tartalomszervező modul beállításával továbbítsa a megfelelő helyre az egyes rekordtípusokat.

Vissza a lap tetejére

Rekordtár webhely létrehozása

Azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy rekordtár webhelyet legfelső szintű webhelycsoportban, és ne webhelyként. Webhelycsoport létrehozásához a farm rendszergazdák SharePoint-csoport tagjának kell lennie azon a számítógépen, amelyen a Központi SharePoint-felügyelet webhelye fut.

A SharePoint Online-ban hozhat létre rekordtár webhelyet a legfelső szintű SharePoint-webhelyről. Kattintson a + webhely létrehozásaelemre, majd kezdjen el az alábbi 4 lépéssel.

  1. Indítsa el a SharePoint 2013 vagy a 2016 központi felügyeletét.

    • Windows Server 2008 R2 esetén:

      • Kattintson a Startmenü Microsoft SharePoint 2013-termékek vagy Microsoft SharePoint 2013-termékekelemére, majd kattintson a sharepoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeletparancsra.

    • Windows Server 2012 esetén:

      • Kattintson a kezdőképernyőn a SharePoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeleteelemre.

        Ha a sharepoint 2013 központi felügyelete vagy a SharePoint 2016 központi felügyelete nem a kezdőképernyőn jelenik meg:

      • Kattintson a jobb gombbal a számítógépelemre, kattintson a minden alkalmazásparancsra, majd a SharePoint 2013 központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 központi felügyeleteelemre.

  2. A központi felügyelet webhelyén, az alkalmazás- kezelés csoportban kattintson a webhelycsoportok létrehozásaelemre.

  3. Ha nincs bejelölve a webhelycsoport létrehozása lap webalkalmazás szakasza, akkor kattintson a lefelé mutató nyílra, ha az a webalkalmazás, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot, kattintson a lefelé mutató nyílra. A webes alkalmazás menüben kattintson a webalkalmazás módosításaelemre, majd kattintson arra a webalkalmazásra, amelyben létre szeretné hozni a webhelycsoportot.

  4. A cím és leírás szakaszban adja meg a webhelycsoport címét és leírását.

  5. A webhely címe csoportban válassza ki az URL-cím elérési útját (például a/Sites/vagy a gyökérkönyvtár (/) elérési útját.

    Ha kijelöl egy helyettesítő karaktert, a webhely URL-címében is be kell írnia a webhely nevét.

  6. A sablon kiválasztása szakaszban, a választható verzió kiválasztása listában válassza ki a használni kívánt sablonok SharePoint-élményben való verzióját.

    Jelölje be az élmény verziója jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a webhelycsoport a SharePoint Serverben webhelycsoportként jelenjen meg és fusson. A korábbi verziót használó webhelycsoport a SharePoint egy későbbi verziójában fut, de a webhelycsoport felhasználói felülete és felhasználói felülete a korábbi verziót fogja tükrözni. Egy webhelycsoport, amely bármikor frissíthető a legújabb verzióra.

  7. A sablon kiválasztása csoportban válassza a nagyvállalati lapot, majd kattintson a rekordtárgombra.

  8. Az elsődleges webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be a webhelycsoport rendszergazdájának a felhasználó nevét (tartomány \ Felhasználónév).

  9. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdája csoportban írja be a webhelycsoport másodlagos rendszergazdája felhasználónevét. A másodlagos webhelycsoport rendszergazdájának kiválasztásával gondoskodhat arról, hogy valaki kezelni tudja a webhelycsoportot, ha nem jelennek meg az elsődleges webhelycsoport rendszergazdája.

  10. Ha kvótákat használ a webhelycsoportok tárterületének kezeléséhez, a kvótasablon csoportban kattintson egy sablonra a kvótasablon kiválasztása listában.

  11. Kattintson az OK gombra.

Tárak és listák létrehozása a rekordok kezeléséhez

A tárak és listák fontos elemek a nyilvántartások kezelésében. A tároláshoz vagy kezeléshez használni kívánt rekordok minden típusához használhatók. A tartalomtípusok társítása (később magyarázattal) a tárakra és a listákra további segítséget nyújt a rekordok kategorizálásában. Azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy dokumentumtárat vagy listát minden tartalomtípushoz a Records (rekordok) fájlban.

Létező tartalomtípus hozzáadása listához vagy tárhoz

Ha tartalomtípust vesz fel egy listához vagy tárhoz, akkor ez a lista vagy tár számára lehetővé teszi, hogy az adott típusú elemeket tartalmazza. Ha rekordokat küldenek a rekordtár webhelyre, akkor a program a dokumentum tartalomtípusa alapján továbbítja őket a megfelelő listához vagy tárhoz.

Vissza a lap tetejére

Webhely oszlopainak létrehozása és hozzáadása listákhoz, tárakhoz vagy tartalomtípusokhoz

A hasábok segítségével csoportosíthatja, kategorizálhatja és nyomon követheti a rekordokat és más elemeket. A webhely oszlopban egy olyan metaadat-elem van definiálva, amely társítható egy tartalomtípushoz, listához vagy tárhoz. Előfordulhat például, hogy a "Szerző" vagy a "Befejezés dátuma" definiálásához a webhelyek oszlopait szeretné hozzáadni. Ha a rekordokhoz egy olyan metaadatot szeretne menteni, amelyet a rekordhoz küld el, vagy metaadatokat szeretne hozzáadni a rekord kezeléséhez, vegyen fel egy webhely oszlopot egy tartalomtípusba.

Webhelyoszlop létrehozása

  1. A rekordtár webhelyén kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webtervezői minták csoportjában kattintson a Webhelyoszlopok lehetőségre.

  3. A Webhelyoszlopok lapon kattintson a Létrehozás gombra.

  4. Az új webhelyoszlop lap név és típus csoportjában írja be a kívánt nevet az Oszlopnév mezőbe.

  5. Válassza ki, hogy milyen típusú adatokat szeretne az oszlopban tárolni (például pénznem, dátum és idő vagy szöveg).

  6. A csoport csoportban jelölje ki azt a csoportot, amelybe az új webhely oszlopot szeretné menteni, vagy válassza az új csoport lehetőséget, ha új csoportot szeretne létrehozni az oszlop tárolásához. A csoportok segítségével rendszerezheti az oszlopokat, és így könnyebben megtalálhatja őket.

A további Oszloptulajdonságok szakaszban válassza ki a további beállításokat. Az ebben a szakaszban rendelkezésre álló lehetőségek eltérhetnek a Név és típus szakaszban választott oszloptípustól függően. Ha például az oszlopban található információ típusa választható, megadhatja, hogy milyen lehetőségek legyenek felsorolva a további oszlop-beállítási szakaszban.

  1. Kattintson az OK gombra.

Webhelyoszlop hozzáadása a rekordokhoz tartozó tartalomtípushoz

  1. A rekordtár webhely kezdőlapján kattintson a beállítások gombra, majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webtervezői minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusaihivatkozásra.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson a konfigurálni kívánt webhelytartalom-típusra.

  4. Miután kiválasztotta a webhely-tartalomtípust a szülőwebhelytől, vagy létrehozott egy új webhelytartalom-típust, a kijelölt webhely-tartalomtípus lap oszlopok csoportjában kattintson a Hozzáadás meglévő webhely oszlopaibólelemre.

  5. Az oszlopok hozzáadása tartalomtípushoz lapon, az Oszlopok kiválasztása csoportban jelölje ki azt a csoportot, amely alapján szűrni szeretne az oszlopok kijelölése listából.

  6. Jelölje ki a felvenni kívánt oszlopot a megjeleníthető oszlopok listából, és kattintson a Hozzáadásgombra.

  7. A lista-és webhelytartalom-típusok frissítése szakaszban adja meg, hogy a webhely-tartalomtípustól örökölt gyermek-tartalomtípusok frissüljenek-e a változtatásokkal.

  8. Miután végzett a kívánt oszlopok hozzáadásával, kattintson az OK gombra.

Megjegyzés: Ha a kijelölni kívánt tartalomtípus nem jelenik meg hivatkozásként (szürkén jelenik meg) ezen a lapon, akkor a tartalomtípus a rekordtár webhely fölérendelt webhelyéhez tartozik, ezért ki kell választani és be kell állítani a szülőwebhely területéről. Ezt úgy teheti meg, hogy a Webhely tartalomtípusa oszlopban a szürke oldal neve melletti forrás oszlopban lévő hivatkozásra kattint.

Vissza a lap tetejére

Adatkezelési házirendek létrehozása rekordokhoz

Az adatkezelési házirend a tartalomtípusok szabályait adja meg. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal.

Megjegyzés: A feladat elvégzéséhez a rekordtár webhely tulajdonosok csoportjába kell tartoznia.

Adatkezelési házirend hozzáadása tartalomtípushoz

Megjegyzés: Alapvető tartalomtípushoz nem adhat meg adatkezelési házirendet. A webhelycsoport létrehozásakor az alapszintű tartalomtípusokat telepíti a rendszer. Létre kell hoznia egy alapvető tartalomtípusból származó tartalomtípust, és egy adatkezelési házirendet kell alkalmaznia a származtatott tartalomtípusra.

  1. A webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai elemre.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson arra a tartalomtípusra, amelyhez adatkezelési házirendet szeretne hozzáadni.

  4. A tartalomtípus lapon kattintson az adatkezelési házirend beállításaielemre.

  5. A házirend szerkesztése lapon írja be a házirend leírását, majd írjon be egy rövid házirend-utasítást, amely a felhasználók számára ismerteti a házirendet. A házirendi szabály legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.

  6. Következő lépésként egy vagy több házirend-szolgáltatást kell hozzáadnia az adatkezelési házirendhez. A szolgáltatások engedélyezésekor további beállítások is megjelennek.

Házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirendhez

Az adatkezelési házirendhez hozzáadhatók a címkék, a naplózás, a lejárat és a vonalkódok.

Adatmegőrzési házirend funkció hozzáadása adatkezelési házirendhez

  1. A házirend szerkesztése lapon jelölje be az adatmegőrzés engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Kattintson az adatmegőrzési szakasz hozzáadása elemre, és válasszon az alábbi adatmegőrzési időszak beállításai közül, ha meg szeretné adni, hogy mikor járnak le a dokumentumok: Ha dátum tulajdonság alapján szeretné megadni a lejárati dátumot, válassza ezt a szakaszt az elemhez tartozó dátum tulajdonság, majd a művelet ( Létrehozott vagy módosított) és a határidő (napok, hónapok vagy évek).

  3. Írjon be egy értéket a listák között az időszak megadására szolgáló mezőbe.

  4. Jelölje ki azt a műveletsort, amely akkor lép érvénybe, amikor a dokumentum lejár.

  5. Ha meg szeretné ismételni a kijelölt műveletet, jelölje be az Ismétlődés csoportban lévő jelölőnégyzetet, és válassza ki az ismétlődési időszakot.

  6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Naplózási házirend-funkció hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap naplózás csoportjában jelölje be a naplózás engedélyezésejelölőnégyzetet, majd jelölje be azoknak az eseményeknek a jelölőnégyzetét, amelyeknek meg szeretné őrizni a könyvvizsgálati nyomvonalát.

  2. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: A naplók megtekintéséhez a webhelycsoport beállításai lapon kattintson a naplózási jelentésekelemre, majd jelölje ki a megtekinteni kívánt jelentést.

Vonalkód-házirend funkció hozzáadása adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap vonalkódok csoportjában jelölje be a vonalkódok engedélyezésejelölőnégyzetet.

  2. Jelölje ki a felhasználót a vonalkód beszúrásához... Jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az Office ügyfélalkalmazások a felhasználóknak vonalkódot szúrjon be a dokumentumaiba.

Címke-házirendi funkció hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A házirend módosítása lap címkék csoportjában jelölje be a címkék engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Ha a felhasználóknak a dokumentumok mentése vagy nyomtatása előtt címkét kell beszúrniuk, jelölje be a Rákérdezés a címke beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

  3. Ha meg szeretné akadályozni, hogy a címkék a hozzáadásuk után módosítva legyenek, jelölje be a címkék hozzáadásának megakadályozásajelölőnégyzetet.

  4. Írja be a címke formátuma mezőbe a címkén megjeleníteni kívánt szöveget. A számított vagy a beépített tulajdonságokat (például globálisan egyedi azonosítót (GUID) vagy a létrehozta) tetszőlegesen használhatja rögzített szöveg-vagy dokumentumtulajdonságok kombinálásával. Új sor kezdéséhez használja a \n karaktersorozatot.

  5. Adja meg a címke szövegének betűtípusát, betűméretét, betűstílusát és sorkizárását.

  6. Adja meg a címke magasságát hüvelykben a magasság mezőben, és a felirat szélessége hüvelykben a szélesség mezőben.

  7. Kattintson a frissítés gombra a módosítások megtekintéséhez.

  8. Kattintson az OK gombra.

Helyi rekordok kezelésének beállítása

A rekordtár használatakor a zárolt tárházban végezhető el, és a Küldés művelettel az adott tárházba beolvashatja a rekordokat. Előfordulhat azonban, hogy a helyszíni nyilvántartások kezeléséhez bármely webhely engedélyezve van, és a rekordok kezelése rendszerhez konfigurálható. Ebben a rendszertípusban a rekordtár szolgáltatóval ellentétben a rekordokat az aktív dokumentumokkal együtt tárolhatja együttműködési térben. A helyi rekordok kezelési rendszerének használatának néhány további előnye:

  • A rekordok több webhelyen is létezhetnek és kezelhetők.

  • A verziószámozás engedélyezésével a rekordok verziójának megőrzése automatikus.

  • a eDiscovery-Keresés egyszerre hajtható végre a rekordokon és az aktív dokumentumokon.

  • Átfogóbban szabályozhatja, hogy a rekord milyen legyen a szervezetben, és ki hozhat létre rekordot.

A helyben történő nyilvántartás-kezelés konfigurálásának három fő lépése van:

  1. A helyi rekordok kezelésének aktiválása a webhelycsoport szintjén.

  2. A rekordok bejelentési beállításainak megadása a webhelycsoport szintjén.

  3. A rekord deklarációs beállításainak megadása a lista vagy a tár szintjén

    Megjegyzés: Az elemek rekordokként való manuális kijelentéséhez lista-közreműködőnek vagy adminisztrátornak kell lennie.

Vissza a lap tetejére

Helyi rekordok kezelésének aktiválása a webhelycsoport szintjén

A helyi rekordok kezelési rendszerének beállítása első lépésként a webhelycsoport szintjén aktiválhatja a funkciót. A funkció aktiválása lehetővé teszi a deklarált/nem deklarált rekord beállítását a menüszalagon.

Megjegyzés: A feladat elvégzéséhez webhelycsoport-rendszergazdának kell lennie.

  1. A legfelső szintű webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A webhelycsoport felügyeletecsoportban kattintson a webhelycsoport szolgáltatásaihivatkozásra.

  3. Kattintson a helyi rekordok kezeléseelem melletti aktiválásgombra.

A rekord deklarációs beállításainak megadása a webhelycsoport szintjén

  1. A legfelső szintű webhelyen kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , majd a webhely beállításaiparancsra.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

  3. Ha korlátozni szeretné, hogy mit lehet tenni a rekordként deklarált elemekre, válassza a feljegyzési nyilatkozat beállításai lapon a rekord korlátozásai csoportban található lehetőségek egyikét.

  4. A Record deklaráció elérhetősége szakaszban adja meg, hogy a rekordok manuális deklarációja alapértelmezés szerint elérhető legyen-e listákban és tárakban. Ha úgy dönt, hogy alapértelmezésszerint az összes helyen nem érhető elbeállítás, a rekordokat csak házirend vagy munkafolyamat útján lehet deklarálni.

  5. A deklarációs szerepkörök csoportban jelölje be azokat a szerepköröket, amelyek manuálisan deklarálják és nem deklarálják a rekordokat.

  6. Válassza az OK gombot.

A rekord deklarációs beállításainak megadása a lista vagy a tár szintjén

Többek között megadhatja, hogy egy lista vagy tár rekordjainak beállításakor hogyan lehet rekordokként deklarálni az elemeket. A rekordok nyilvántartása lista vagy tár beállításakor a listához vagy tárhoz való hozzáadáskor az elemek automatikusan rekordokként lesznek deklarálva.

  1. Kattintson a menüszalagon a tár vagy a lista fülre, majd a tár beállításai vagy a lista beállításaielemre abban a listában vagy tárban, ahol be szeretné állítani a rekord deklarációs beállításait.

    A SharePoint Online-ban kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja majd a lista beállításai vagy a tár beállításailehetőségre.

  2. A dokumentumtár/lista beállításai lap engedélyek és kezeléscsoportjában kattintson a deklarációs beállítások rögzítéseelemre.

  3. A kézi feljegyzések elérhetősége csoportban válassza a következőket:

  4. Szeretné-e, hogy a lista vagy a tár a webhelycsoport alapértelmezett rekord-deklarációs beállításainak használatát használja.

  5. a felhasználók számára engedélyezni kell-e, hogy a lista vagy a tár rekordjait manuálisan deklarálják, vagy

  6. azt, hogy a felhasználók nem tudnak-e manuálisan deklarálni rekordokat a listában vagy a tárban.

  7. Az automatikus deklaráció csoportban jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a program a listához vagy tárhoz hozzáadott összes elemet automatikusan rekordként deklarálja.

  8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×