Hogyan állapítható meg, hogy a projekt költségvetésben van-e? A Project költségkövetésével. A Project segítségével összehasonlíthatja az eredeti költségbecsléseket, a tényleges költségeket és az előre jelzett költségeket, és bármikor és bármilyen részletességgel megtekintheti a költségek közötti eltéréseket.
A témakör tartalma
Mi a költségkövetési folyamat?
A költségek legjobb nyomon követése érdekében először hozzon létre egy költségvetés a projekt-összefoglaló tevékenység hozzárendelt költségvetési erőforrások költségértékeinek létrehozásával és megadásával. Ezután azonosíthatja azokat az egyéb erőforrásokat és tevékenységköltségeket, amelyeket nyomon szeretne követni és mérni a költségvetési erőforrásokhoz képest. Megadhatja a tevékenységek, erőforrások és szükség esetén a hozzárendelések díjait, használati díjait és fix költségeit. Ezután adja meg a tevékenységek becsült munka vagy időtartam, és rendeljen erőforrásokat a tevékenységekhez.
Csak akkor tudja Project kiszámítani a projekt becsült költségeit, ha az összes lépés befejeződött. Ezután érdemes lehet finomítani a becsléseket. Ha végzett, kategorizálhatja és csoportosíthatja az összes erőforrást, hogy összehasonlítsa őket a tervezett költségekkel. Alaptervet is beállíthat a tervezett költségekkel, és a projekt előrehaladása során összehasonlíthatja a tényleges költségekkel.
A projekt elindítása után frissíti a tevékenység előrehaladását – a tevékenységeken végzett munka mennyiségét vagy a befejezett tevékenységek százalékos arányát. Project a tevékenységek állapota alapján számítja ki a költségeket.
Megjegyzés: Dönthet úgy is, hogy kikapcsolja a költségek automatikus kiszámítását, és a tevékenység előrehaladása mellett saját maga adja meg a tényleges költségeket.
A befejezett munka tényleges költségeinek és az hátralévő munka becsült költségeinek kombinálásával Project kiszámítja az ütemezett (előre jelzett) költségeket. Ennél is fontosabb, hogy kiszámítja az ütemezett és az alapköltségek közötti különbséget. Ez a különbség vagy költségeltérés azt jelzi, hogy a projekt a költségvetésen van-e.
Egyszerű költségkövetést végezhet a tevékenységek, erőforrások, hozzárendelések és a projekt tényleges és ütemezett (előre jelzett) költségeinek megtekintésével.
Ha alapterven keresztül hozott létre költségvetést, szélesebb körű nyomon követést végezhet, ha összehasonlítja a tényleges és az ütemezett költségeket az alapterv költségeivel.
Annak megállapításához, hogy költségvetést dolgozik-e, megtekintheti az ütemezett költségek és az alapköltségek közötti költségeltéréseket. Ha például egy tevékenység tervezett költsége 50 USD, de a tevékenység félúton van, és már 35 dollárba kerül, az ütemezett költség 60 USD (az eddigi 35 USD tényleges költség, valamint a tevékenység hátralévő munkájához szükséges 25 USD várható költség). A költségeltérés 10 USD (a tényleges költség 60 usd- mínusz a tervezett költség 50 usd-ével).
A költségeltérések rendszeres monitorozásával lépéseket tehet annak érdekében, hogy a projekt a költségvetés közelében maradjon.
Megjegyzés: A költségeltéréseket csak akkor tekintheti meg, ha megadta a kezdeti költségeket, és mentett egy alaptervet. Ha például az alapterv mentése előtt nem adott meg díjakat egy erőforráshoz, akkor nem fogja tudni megtekinteni az adott erőforrás költségeltéréseit.
Meg tud adni egy példát a költségkövetésre?
A projekttervbe beírhatja a "Program tesztelése" nevű feladatot, és hozzárendelhet egy szerződéstesztelőt a tevékenységhez óránként 40 dollárért (feltételezve, hogy a tesztelő fizetése az egyetlen hozzájárulás a tevékenység költségéhez). Adja meg a 10 napos időtartamot (napi 8 óránál), majd mentse az alaptervet.
Az 5 nap végén megállapítja, hogy a tevékenység félig befejeződött, és 50%-os készültségi szintként jelöli meg a tevékenységet Project. A Tevékenységlap nézetben alkalmazza a Költség táblát, és a következőket látja:
-
Az Alapterv mezőben Project a tevékenység alapköltségét jeleníti meg 3200 USD értékben, amelyet úgy számított ki, hogy megszorozza az eredeti, 10 napos (vagy 80 órás) időtartam-becslést a tesztelő óránkénti 40 USD-s standard díjával.
-
Mivel a tevékenység az első 5 nap során nem merült fel nem tervezett költségekkel, a Tényleges mező pontosan megjeleníti az eddig felmerült tényleges költségeket. Ebben az esetben a tényleges munkát a Tényleges munka * Alapdíj = Tényleges költség vagy 40 óra * 40 USD óránként = 1600 USD képlettel számítjuk ki. (A túlóra, a használati költségek és a fix költségek ebben a példában nem szerepelnek, de belefoglalhatók a tényleges költségekbe.)
-
A fennmaradó költséget a Fennmaradó munka * Alapdíj = Fennmaradó költség vagy 40 óra * 40 USD óránként = 1600 USD képlettel számítjuk ki.
-
A Teljes költség mezőben Project megjeleníti az ütemezett költséget, amelyet a Tényleges költség + Fennmaradó költség = Ütemezett költség vagy 1600 USD + 1600 FT = 3200 USD képlet alapján számít ki. Mivel az ütemezett költség megegyezik az alapköltséggel, a Variance (Variance) mező 0 USD költségeltérést (CV) jelenít meg, ami azt jelenti, hogy a tevékenység pontosan a költségvetésen van.
Hol tekinthetem meg a költségadatokat?
A Project megtekintheti a tevékenységek, erőforrások és hozzárendelések költségeit. Láthatja a projekt költségét is, amely általában ezen részletesebb költségeken alapul. Megtekintheti a teljes és időfázis-adatok költségeket is, amelyek az idő függvényében elosztott költségek.
A költséginformációk Project való megtekintésének részleteiért és részletes eljárásaiért lásd: Projekt költségösszegeinek megtekintése.
