A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

Ha tömeges levelet szeretne a levelezőlistáján szereplő személyeknek küldeni, körlevelet használva létrehozhat egy kötegnyi személyre szabott levelet. Az elrendezés, a formázás, a szöveg és a grafikus elemek minden levél esetén azonosak. A levélnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak.

A levelek létrehozásában és nyomtatásában három fájl vesz részt a körlevélkészítés folyamatában:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az egyesített körlevél minden verziójában azonos szöveget és ábrát (például egy emblémát és képet) tartalmaz. A levél törzse az azonos tartalom példája.

  • Levelezőlista
    Ez a levélben szereplő információk kitöltéséhez használatos adatforrás. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az a levél, amelyet a listában szereplő személyeknek küld.

  • Egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista adatait használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp minden személy esetében egy személyre szabott levél jön létre.

A levelek körlevéllel történő készítéséről a következő videóban tájékozódhat, amely egy tanfolyam részét képezi.

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

1. lépés: A törzsdokumentum előkészítése

Mielőtt hozzálátna a körlevélhez, készítse elő a levelét. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Ezek azok a részletek, amelyek a levél minden címzettje számára fontosak.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Levelek lehetőséget.

    A Word Levelezés lapján kattintson a Körlevélkészítés indítása elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

  2. A Wordben írja be annak a levélnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni (alább látható egy példa).

    Egy körlevél alapjául szolgáló mintalevél a Wordben.

2. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására a levél létrehozásához.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet a körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes adatrekordját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-számolótáblát használ, ügyeljen arra, hogy az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként formázza, hogy egyetlen nullát se veszítsen el.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram.

3. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

Most már készen áll a levelezőlista adatforrásának megnyitására és összekapcsolására a levelével.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Címzettek kiválasztása gombot, majd válasszon a megjelenő lehetőségek közül.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása elemre, majd válassza az Új lista létrehozása lehetőséget.

  2. Tegye a következők valamelyikét:

    • Ha nincs levelezőlistája, válassza az Új lista létrehozása lehetőséget, és hozzon létre egyet.

      vagy

    • Ha levelezőlistája egy Excel-táblázat, egy Access-adatbázis vagy más típusú adatfájl, válassza a Meglévő lista használata elemet. Ezután tallózással keresse meg a listát, jelölje ki, és kattintson a Megnyitás gombra.

      vagy

    • Ha Outlook-névjegyeit használja, válassza az Outlook-névjegyek alapján lehetőséget.

  3. Válassza a Fájl > Mentés másként parancsot.

  4. A Fájlnév mezőbe írjon be egy fájlnevet, majd válassza a Mentés gombot.


Címzettlista szerkesztése

Ha a listán mindenki számára leveleket hoz létre és nyomtat, válassza a következőt: "negyedik lépés: személyre szabott tartalom hozzáadása a levélhez." Ha olyan személyeknek szeretne leveleket küldeni, akik élnek, például az Ön által üzemeltetett eseménytől számított 20 mérfölden belül, akkor használjon olyan szűrőt, mint IRÁNYÍTÓSZÁM vagy postai irányítószám a lista szűkítéséhez.

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában a Címzettlista szerkesztése gombot.

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelölje be azon személyek jelölőnégyzetét, akiknek el szeretné küldeni az e-mailt.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen több lehetőség közül választhat a címzettlista pontosításához. A két leggyakrabban használt beállítással úgy rendezheti és szűrheti a listát, hogy könnyebben megtalálhassa a neveket és a címeket.

A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Körlevél címzettjei” párbeszédpanel „Címzettek listájának pontosítása” csoportjában válasszon egy lehetőséget.

Részletes információt az Adatok rendezése és szűrése körlevélhez című témakörben talál.

4. lépés: Személyre szabott tartalom felvétele a levélbe

Vegye fel a levélbe a tartalmat, amely címzettenként különböző lesz – például a név és a cím. A legjobb módja ennek, ha körlevélmezőket szúr be a törzsdokumentumba.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Címterület lehetőségre.

  2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének a levélben megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

  3. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: Ha meg szeretné nézni, hogy miként jelenik meg egy cím a levélben, az Eredmény megjelenítése csoportban válassza az Eredmény megjelenítése gombot. A következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben -vagy előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben -rekord kiválasztása gomb segítségével mozoghat az adatforrás rekordjai között.

  4. Az Írás és mezők beszúrása csoportban válassza a Megszólítás gombot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Megszólítás lehetőségre.

  5. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt formátumot.

  6. Válassza az OK gombot a körlevélmező beszúrásához a levélbe.

  7. A Fájl > Mentés parancsot választva mentheti a körlevélhez létrehozott levelet (alább látható egy példa).

    A „címterület” és a „megszólítás” mező egy Wordben létrehozott mintakörlevélen.

Ha további egyedi információkat szeretne a levelezőlistából a levélbe beszúrni, itt tájékozódhat a körlevélmezők egyenkénti felvételéről.


A körlevélmezők nevének ellenőrzése

Győződjön meg arról, hogy a Word megtalálja a levelezőlistában szereplő neveket és címeket.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Mezők egyeztetése elemet.

    Tipp:  A Mezők egyeztetése párbeszédpanel a címterület törzsdokumentumhoz való hozzáadására használt Címterület beszúrása párbeszédpanelről is megnyitható.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a listában megjelenő rekordmezők megfelelnek-e a levelezőlista adatforrásában lévő rekordok oszlopfejlécneveinek.

    Mezők egyeztetése párbeszédpanel

    Megjegyzés: A párbeszédpanelen két oszlop látható. A bal oldali oszlop például egy üzleti rekordban szereplő gyakori neveket sorolja fel. A jobb oldali oszlop pedig az adatforrásban lévő oszlopfejléccel megfeleltetett gyakori név mezőneve.

  3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a megjelenő mezőnevek megfelelnek a levelezőlista adatforrásában szereplő rekordokhoz használt oszlopfejléceknek, akkor nem kell tennie semmit.

      vagy

    • Ha a (nincs egyezés) feliratot látja egy olyan mezőnévben, amelyről azt várta, hogy meg fog felelni az adatforrásban lévő egyik oszlopfejlécnek, válassza a legördülő lista nyilát, majd válassza ki a levelezőlista adatforrásában szereplő mezőnevet. Szükség szerint ismételje meg a műveletet.

  4. Válassza az OK gombot.


A körlevélmezők formázása

Az egyesített tartalom betűtípusának, méretének, sorközének megváltoztatásához jelölje ki a körlevélmező nevét, és hajtsa végre a kívánt módosításokat.

  1. Az Eredmények előnézete csoport Levelezés lapján az Eredmények előnézete lehetőséget választva válthat vissza az egyesítés eredményéről a körlevélmezőkre a levelében.

    A Word Levelezés lapján az Eredmény megjelenítése csoport

  2. Válassza ki a körlevélmező nevét.

    Kijelölt Címterület mező

  3. A Kezdőlap lapon válassza ki a használni kívánt betűtípust és betűméretet.

    A Word Kezdőlap lapjának Betűtípus csoportjában választhat betűtípust és betűméretet

  4. A Lapelrendezés lapon (Word 2013) vagy az Elrendezés lapon (Word 2016) adja meg a bekezdések térközét.

    A Word Elrendezés lapján a Bekezdés csoportban adhatja meg a térközt.

    Megjegyzés: Mivel a Word a címterületek minden sorát bekezdésként kezeli, érdemes lehet csökkenteni a térközt a sorok között.

Lépés 5. A betűk megtekintése és nyomtatása

  1. Válassza az eredményekelőnézete lehetőséget, majd a következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben -rekord gombot, és győződjön meg arról, hogy a levél törzsében lévő nevek és címek jobbra jelennek meg.

    Tipp:  Ha a lista elejére szeretne lépni, válassza az első Az Első rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben -rekord gombot, és a lista végére lépéshez válassza az utolsó Az Utolsó rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben rekord gombot.

  2. Válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása parancsot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

6. lépés: A személyre szabott levél mentése

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.


A körlevél-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.


Címek módosítása a körlevél-dokumentumban

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki az adott címeket.

További információ

Mielőtt hozzálátna a körlevélhez, készítse elő a levelét. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Ezek azok a részletek, amelyek a levél minden címzettje számára fontosak.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Levelek lehetőséget.

    formalevelek

  2. A Wordben írja be annak a levélnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni.

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására a levél létrehozásához.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet a körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes adatrekordját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-számolótáblát használ, ügyeljen arra, hogy az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként formázza, hogy egyetlen nullát se veszítsen el.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram. Ehhez nyissa meg az Apple Mail alkalmazást, majd a Mail menüben válassza a Beállítások lehetőséget. Az Általános lap Alapértelmezett e-mail-olvasó eleme mellett válassza a Microsoft Outlook elemet.

  • Apple-névjegyeit is használhatja; ez esetben győződjön meg arról, hogy az Apple Mail az alapértelmezett levelezőprogram.

  • A körlevélkészítéshez egy FileMake Pro-adatbázist is használhat adatforrásként.

  1. A Levelezés lapon válassza a Címzettek kiválasztása elemet, majd válasszon a megjelenő beállítások közül.

    A Levelezés lapon kiemelt Címzettek kiválasztása elem az elérhető lehetőségekkel

    Választandó beállítás

    Művelet

    Új lista létrehozása

    Új címlista készítése a körlevél beállításainak megadásakor

    Meglévő lista használata

    Címlista készítése Excel-számolótábla vagy más típusú adatfájl alapján

    Outlook-névjegyek alapján

    Címlista készítése az Outlook-névjegyek között szereplő nevek alapján

    Apple-névjegyek

    Címlista készítése az Apple-címjegyzékben szereplő nevek alapján

    FileMaker Pro

    Adatok importálása a FileMaker Pro adatbázisából

  2. Ha az Új lista létrehozása lehetőséget választotta, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. A Lista mezőinek szerkesztése párbeszédpanelen a Word automatikusan oszlopokat hoz létre az alapvető adatok, például a vezetéknév, az utónév vagy a cím számára. Itt felveheti a további szükséges mezőket (például az üzenetnek), majd a bejegyzés írásakor kitöltheti őket. Az Új mezőnév csoportban írja be a hozzáadni kívánt mező nevét, majd kattintson a pluszjelre (+).

      Tipp:  A mezők sorrendjének módosításához jelölje ki az áthelyezni kívánt mezőt, és a Fel és a Le nyílbillentyűvel helyezze a mezőt a kívánt helyre a listában.

    2. Amikor már az összes mezőt beállította, válassza a Létrehozás gombot a lista létrehozásához.

  3. Ha a Meglévő lista használata lehetőséget választotta, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

    2. Ha egy Excel-számolótáblát szeretne megnyitni, akkor jelölje ki a használni kívánt lapot a Munkafüzet megnyitása párbeszédpanelen, és hagyja üresen a Cellatartomány mezőt a teljes munkalap használatához, vagy írja be a cellatartományt a használni kívánt adatokra vonatkozóan, és válassza az OK gombot.

  4. Ha az Outlook-névjegyek alapján vagy az Apple-névjegyek lehetőséget választott, kövesse az alábbi lépéseket:

    1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

    2. Az Outlook-névjegyalbum esetén a Lekérdezési feltételek párbeszédpanelen a Körlevél címzettjeinek listázása lehetőség mellett válassza a Teljes rekord elemet. A névjegylistában válassza ki azokat a partnereket, akiknek tömeges levelet szeretne küldeni, és válassza az OK gombot.

    3. Apple-névjegyek esetén a Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Apple-csoport partnerei csoportjában válassza ki azt a csoportot, amelynek tömeges e-mailt szeretne küldeni, és válassza az OK gombot.

    4. FileMaker Pro-adatbázis esetén válassza ki az adatbázisfájlt az Itt választhatja ki az adatforrásként használandó FileMaker Pro-adatbázist párbeszédpanelen, és válassza a Megnyitás gombot.

  1. A Levelezés lapon kattintson az Adatmező beszúrása parancsra, és válassza a hozzáadni kívánt mezőt.

    A Levelezés lapon a kiemelt Adatmező beszúrása lehetőség

    Vegye fel a levélben szerepeltetni kívánt további mezőket.

  2. Formázza úgy az első levél mezőit, ahogyan a többi levelet is szeretné. Hagyjon például szóközt a Keresztnév és a Vezetéknév mező között, és nyomja le az Enter billentyűt, ha új sort szeretne kezdeni a Cím mezőben.

    Tipp: A címzettlista rendezéséhez vagy címzettek eltávolításához a Levelezés lapon kattintson a Címzettek szűrése, majd a Rekordok rendezése vagy a Rekordok szűrése parancsra. Amikor elkészült, kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon az Eredmény megjelenítése elemre kattintva megtekintheti, hogy hogyan fog kinézni a levél. A Levelezés lapon a balra és a jobbra mutató nyilakkal végignézheti az egyes leveleket.

    A Levelezés lapon kiemelt Eredmény megjelenítése elem

  2. Ha további módosításokat szeretne végezni a formázáson, kattintson ismét az Eredmény megjelenítése elemre, így igény szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat adatmezőket.

  3. Ha a levelek elnyerték végleges formájukat, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása lehetőséget a körlevélkészítés befejezéséhez.

    A Levelezés lapon kiemelt Befejezés és egyesítés, valamint a Dokumentumok nyomtatása elem

    Tipp: Ha a nyomtatás előtt szeretné egyenként megtekinteni és frissíteni a leveleket, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Az egyes dokumentumok szerkesztése lehetőséget. Ha elkészült, a levelek kinyomtatásához válassza a Fájl > Nyomtatás elemet.

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.

A körlevél-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.

Címek módosítása a körlevél-dokumentumban

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki a kívánt címeket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×