Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .
Egy egységként kezelheti kapcsolódó dokumentumok csoport egy dokumentumkészlet akkor. A dokumentumkészlet létrehozása egy lépésben, és adja meg a jellemzőit és a metaadatokat.
Mit nevezünk dokumentumkészletnek?
Számos különböző típusú projektek, a személyek gyakran készít egy teljes sor az egymással összefüggő dokumentumok. Egyes esetekben az dokumentációt lehet az eredményt, projekt vagy a "a termék." Például a professzionális szolgáltatásokat vállalata konzerv "beszámoló könyv" szabványos előfordulhat, hogy mikor válaszoljanak javaslat kér egy lehetséges ügyfélprogramból. A térköz könyv mindig tartalmazhat darabot, a minden testre szabott aszerint, hogy az adott követelményeket, különösen a projekt darab:
-
A cég szolgáltatásainak bemutatása
-
SWOT-analízis (erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek)
-
Üzleti terv
-
A cég összehasonlító vizsgálata
Más esetekben a dokumentumkészlet mindössze különböző típusú információkat jelenít meg, amelyek egy nagyobb projektet támogatnak, és valamilyen termék vagy valami más létrehozását eredményezik. Egy gyártó cég például létrehozhat egy szabványos dokumentumkészletet, amely mindegyik gyártott termék esetén tartalmazza a tervet, valamint a tesztelés és a gyártás leírását.
Ezeket a dokumentumokat feltétlenül hozhatók létre, egy időben vagy fázisaiban. A dokumentumok előfordulhat, hogy előállított, vagy egy személy vagy sokan felül. Az összes dokumentum lehet, hogy ugyanazt a formátumot (például Word-dokumentumok). Azt is megteheti, előfordulhat, hogy más fájlformátumokban tartalmaznak (például Word-dokumentumok, a OneNote-jegyzetfüzetek, PowerPoint-bemutatók, a Visio-diagramok, excel-munkafüzetek és így tovább).
A dokumentumkészletek megkönnyítik a szervezetek számára az ilyen helyzetek kezelését. A dokumentumkészletek egyetlen nézetbe szerveznek több egymáshoz kapcsolódó dokumentumot, ahol elvégezhetők rajtuk a szükséges műveletek, és így egyetlen egységként kezelhetők a dokumentumok. Egy új dokumentumkészlet létrehozásakor valójában egy új tartalomtípust hoz létre. A tartalomtípus a webhelycsoport egészében elérhetővé válik, és mindegyik több dokumentumból álló munkatermékhez új dokumentumkészlet tartalomtípust állíthat be.
Ha a dokumentumkészlet tartalomtípust felveszi egy tárba, akkor a felhasználók új példányokat hozhatnak létre az adott dokumentumkészletből ugyanúgy, mintha egyetlen dokumentumot hoznának létre.
Milyen műveletek végezhetők a dokumentumkészletekkel?
A dokumentumkészlet tartalomtípus több olyan speciális szolgáltatást is nyújt, amely megkönnyíti a több dokumentumból álló munkatermékek sikeres létrehozását és kezelését. Dokumentumkészlet tartalomtípus beállításakor a következő lehetőségek állnak a rendelkezésére:
-
Az üdvözlőképernyő testreszabása a dokumentumkészlet, amely tartalmazza az összes információt egy felhasználó igénylő megadása. A kezdőlap egy kijelzőlapon, beállíthatja a projekt adatai vagy tagjai dokumentumkészletnek (Ha például Projektütemterv, hivatkozásokat tartalmaz az erőforrások és stb.) dolgozó erőforrások megjelenítéséhez. Is, amelyeket felvettek a beállítása dokumentumok listáját jeleníti meg.
-
Adja meg alapértelmezett tartalom , automatikusan létrehozott és a dokumentumkészlet minden új példányát tartalmazza. Lehet, hogy egyes dokumentumokhoz automatikusan tartalmazza, és megadhatja, hogy a sablont használják. Biztos lehet bizonyos, hogy az alapértelmezett dokumentumok-e a megfelelő tartalomtípusokhoz. Például ha szervezete rendelkezik márka az adott kommunikációtípusok használt sablonokat, is feltölthet ezeket egy Dokumentumkészlet tartalomtípus konfigurálása során.
-
Engedélyezett tartalomtípusok meghatározása: Ezeket lehet használni a dokumentumkészleten belül (például dokumentumfájlok, képek, hangfájlok vagy videofájlok).
-
Megosztott metaadatok és oszlopok meghatározása: Ezek a készlet minden dokumentumára érvényesek. Az alapértelmezett dokumentumok automatikusan el vannak látva ezekkel a metaadatokkal, amikor dokumentumkészletet hoznak létre, és a közös metaadatok megjeleníthetők a kezdőlapon.
-
Munkafolyamatok hozzárendelése a dokumentumkészlet használni kívánt. A véleményezés vagy jóváhagyás munkafolyamatok dokumentumkészletek használhatja, és a munkafolyamat-műveletek elvégzéséhez a teljes dokumentumkészlet folytatódik, mintha egyetlen fájlt. Emellett a szervezet, egyéni munkafolyamatok dokumentumkészletek fejleszthet.
-
Dokumentumkészletek küldése: Ennek címzettje a tartalomszervező, amely meghatározott célmappába, webhelyre vagy tárba irányítja a dokumentumokat.
Ha a dokumentumkészlet tartalomtípust felveszi egy tárba, akkor a webhely felhasználói egyaránt használhatják a megszokott dokumentumkezelési funkciókat és a dokumentumkészlet speciális funkcióit.
A dokumentumkészletek szerzői a következő műveleteket hajthatják végre:
-
A dokumentumtárak Új dokumentum parancsával gyorsan és könnyen hozhatnak létre új többdokumentumos munkaalkalmazásokat.
-
Pillanatfelvételt készíthetnek a dokumentumkészlet aktuális tulajdonságainak és dokumentumainak korábbi verzióiról.
-
Gyakori feladatok (például véleményezés vagy jóváhagyás) kezelését végző munkafolyamatokat indíthatnak el a teljes dokumentumkészleten vagy annak egyes elemein.
-
Elküldhetik e-mailben a dokumentumkészletre mutató hivatkozásokat.
-
A Küldés paranccsal máshová helyezhetik vagy másik helyre másolhatják a dokumentumkészletet (a célhelyet a Központi felügyelet lapon kell megadni).
-
Kezelhetik a dokumentumkészlethez tartozó engedélyeket.
Lásd még
Hozzon létre, és új Dokumentumkészlet tartalomtípus konfigurálása
