A 10 legfontosabb érv az Access használata az Excel alkalmazással

A termékek Office-termékcsaládjának használatakor célszerű az Excelt használni, vagy ha az Access alkalmazással szeretné kezelni a táblázatos adatokat? Az Access vagy az Excel segítségével kezelheti az adatait, és ismerteti az egyes termékek előnyeit, valamint azt, hogy mit hoztak a táblázatba. De miért érdemes választani az egyik vagy másik között? Ha az Accessben tárolja az adatait, és az Excelből csatlakozik hozzá, akkor a két lehetőség előnyeit is elnyeri. Az alábbi tíz érv áll fenn az Excel és az Access együttes használatakor.

Annak ellenére, hogy az Excel nem adatbázis, széles körben használják az adattárolást, és gyakran használják az egyszerű adatbázis-problémák megoldására. Az Excel azonban egy egyszerű adatbázisfájl, nem relációs adatbázis. Ha az egyszerű táblázatoknak több, egymással összefüggő adatokból álló táblázatba kell fejlődni, az Access az első választási lehetőség az adatbázis-alkalmazás gyors létrehozása érdekében. Az Access mindig is remek "adatszolgáltató" adatszolgáltatóval rendelkezik, amely a nagyvállalati verzióban többek között az Excel-munkafüzetek belsejében lakik. Miután az adatok elérhetők az Accessben, további táblákat vehet fel, és bekapcsolódhat hozzájuk, létrehozhat lekérdezéseket (vagy az adatok nézeteit), strukturálhatja az adatok körét, és megadhatja az adattípusokat, így biztosíthatja az adatok sértetlenségét, megoszthatja és frissítheti az adatok sok felhasználó között, és hatékony jelentéseket

Az Excel egyszerű számolótábla-elrendezésével ellentétben az Access a több egymáshoz kapcsolódó objektumtól eltérően szerveződik, amelyek eleinte ijesztőnek tűnnek. Az Access használatához azonban nem kell szakértőnek lennie. A hozzáférést minden felhasználó számára tervezték, de csak annyiban, amennyire csak kell, hogy menjen.

Húzza vissza a rétegek elérését egyszerre.

Access-rétegek

1. az Access használatát háromféleképpen használhatja: alkalmi felhasználóként, egy Power-felhasználóként vagy egy fejlesztőként.

2. a táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések egymásra épülnek, és egy adatbázis-alkalmazás szívét alkotják.

3. az alkalmi felhasználók varázslók, Property-építői, az Office Fluent felhasználói felülete, valamint az Excel-Like funkciók segítségével gyorsan elvégezheti a munkát.

4. a Power Users makrókkal, a tulajdonságlapokkal, a kifejezésekkel és az adatbázis-tervező eszközökkel mélyebben jobban kihasználható.

5. a fejlesztők a modulokkal dolgozhatnak, és VBA-kódot hozhatnak létre egyéni adatbázis-megoldások létrehozásához és futásidejű alkalmazások telepítéséhez.

copy excel data to access

Az első lépés az, ha az Excelből az Accessbe másol adatot. Létrehozhat egy Access-táblázatot, és megjelenítheti Adatlap nézetben, amely hasonlít az Excel-munkalapokra. Az Adatlap nézetben megadhatja az általános táblázat-létrehozási feladatokat, például az adattípusok, a mezőnév vagy az új mező definiálását. Ha például egy üres mezőben dátumot ad meg, az Access a mező dátum/idő adattípusát állítja be. Ha szöveget (például nevet) ad meg, az Access a szöveg adattípust alkalmazza a mezőbe. Ha át szeretne helyezni egy mezőt, egyszerűen kattintson rá, és húzza a kívánt helyre.

Ha adatokat másol az Excelből, és beilleszti az Accessbe, akkor sem kell először létrehoznia a táblázatot, vagy meg kell nyitnia egy táblát Adatlap nézetben. Az Access automatikusan megkérdezi, hogy az adatok tartalmaznak-e fejléceket, a helyes adattípust használja-e, és létrehoz egy Access-táblázatot. Nem egyszerűbb.

További információt az Üres adatlap megnyitásacímű témakörben találhat.

link excel data to access

Az Excel és az Access használatának egyik legegyszerűbb módja az Excel-munkalap csatolása Access-táblázathoz. Az Access-hivatkozásokat akkor érdemes használni, ha az Excel programban szeretné megőrizni az adatmegőrzést, de a sok Access-funkció (például jelentéskészítés és lekérdezés) néhány elemét is rendszeresen fellendíti. Az Accessből, és nem az Excelből kell összekapcsolni az adatforrást.

Az Access két alapvetően eltérő módszert támogat az adatbázis-táblák létrehozásához. A felhasználók létrehozhatnak új natív táblázatokat az Access-adatbázisok adatainak tárolására, illetve az Access-adatbázison kívüli meglévő adatforrásokra mutató hivatkozásokat is létrehozhatnak. A kapcsolt táblákban lévő adatkapcsolatok többféle módon jelennek meg, és ugyanúgy működnek, mint a natív táblák. A csatolt tábla-kezelő varázsló segítségével nyomon követheti, megkeresheti és frissítheti az Excel-munkalapot vagy más adatforrást, ha az a hivatkozással elmozdul.

Ha egy Excel-munkalapra vagy egy névvel ellátott tartományra mutató hivatkozást hoz létre, az Access létrehoz egy új táblát, amely az Excel-adathoz van csatolva. Ha adatok hozzáadására, szerkesztésére vagy törlésére van szüksége, végezze el a módosításokat az Excelben, és frissítse (vagy végezze el újra a lekérdezést) az Access-tábla adataival. Az Accessben azonban nem szerkesztheti a tábla tartalmát. Az Excelhez kapcsolt adatok segítségével jelentéseket, lekérdezéseket és írásvédett űrlapokat hozhat létre az Accessben.

További információt az Excel-munkafüzetben tárolt adatok importálása vagy csatolásacímű témakörben talál.

import data from excel to access

Ha úgy dönt, hogy kivágja az adatkábelt, az adatait az Accessbe importálva áthelyezheti az Excelbe. Fontos tudni, hogy a Word importálási nézete két különböző jelentéssel rendelkezik az Excel és az Access között. Az Excelben az importáláskor (vagy csatlakoztatásakor) állandó kapcsolat áll fenn a frissíthető adatokkal. Az Access alkalmazásban az importáláskor az Access alkalmazásba csak egyszer, de állandó adatkapcsolat nélkül viheti át az adatait. Adatimportáláskor az Access az új vagy meglévő tábla adatainak tárolása nélkül tárolja az adatot az Excelben. Az Access alkalmazásban egyetlen műveletben importálhatja az Excel-munkafüzetek bármely vagy összes munkalapját.

Az Importálás varázsló végigvezeti az importálási lépéseken, és lehetővé teszi, hogy fontos döntéseket hozzon az adattípusok módosítására és a fejlécek hozzáadására. Ha hibák történnek az adatok importálásakor, az Access értesíti Önt, és menti a hibákat egy táblázatban, így gyorsan megtalálhatja és kijavíthatja őket. Előfordulhat például, hogy egy olyan alfanumerikus irányítószám van eltemetve, amely egy olyan oszlopban van, amelyben az egész szám szerepel, vagy ha az elsődleges kulcs mezőhöz ismétlődő azonosítót észlelt. Végezze el a módosításokat az Excel-munkafüzetben, majd importálja újra az adatot, vagy végezze el a módosításokat az új Access-táblában. A művelet befejezésekor mentheti az Ön által használt lépéseket, és akár Outlook-feladatot is létrehozhat, amely emlékezteti az importálási művelet rendszeres elvégzésére.

Miután importálta az adatokat, az már natív az Accessben, és az adatlapok és űrlapok segítségével hozzáadhatja, szerkesztheti és törölheti az adatokat. Miután importálta az adatforrást, eldöntheti, hogy törli-e az Excelből származó adatot. Általában érdemes csak egy helyet keresni az adatfrissítéshez.

Megjegyzés: Az Excelből az Access alkalmazásba történő importálás nem importál képleteket, csak a képletek eredményét.

További információ:

connect to access data from excel

Az Access-adatkapcsolati adatkapcsolatokat az Excelbe is elérheti. Ehhez létre kell hoznia egy olyan kapcsolatot az Excelben, amelyet gyakran tárolnak egy Office-adatkapcsolatú fájlban (. odc), az Access-adatbázishoz, és le kell olvasniuk egy táblából vagy lekérdezésből származó összes adatot. Miután kapcsolódott az adatokhoz, automatikusan frissítheti (vagy frissítheti) az Excel-munkafüzeteket az eredeti Access-adatbázisból, amikor az adatbázist frissítik új adatokkal.

További információ:

Employees report in a tabular layout

Miután az adatait az Accessben használja, kihasználhatja a jelentéskészítő és a testreszabási eszközök csodálatos sorát. Csak néhány kattintással szeretne jelentést létrehozni? Használja a jelentés varázslót. Valós időben szeretné tervezni és módosítani a kimutatás elrendezését élő adatokkal, az adatblokkok áthelyezésével és átméretezésével, a mezők hozzáadásával és eltávolításával, valamint azonnal látni szeretné a módosításokat az Összeállításkor? Használja az elrendezés nézetet. Szeretné használni a jelentést a Live-adatok kereséséhez, szűréséhez és rendezéséhez? A jelentés nézet használata Parancsokat, oldalszámokat, képeket, hivatkozásokat és profi megjelenésű stílusokat szeretne hozzáadni? A menüszalag tervezés lapján található vezérlők és elrendezés csoportokban a sok vezérlő varázslók és galériák használhatók. Az Access használatával egyszerűen hozhat létre egyszerű jelentéseket, csoportosíthatja és összegző jelentéseket, levélcímkéket, grafikus jelentéseket és aljelentéseket.

A jelentés létrehozása után az Access alkalmazással elektronikusan kioszthatja a jelentést. Elküldheti például a jelentést egy e-mailben, vagy mentheti a jelentést különböző formátumokban, például Access-pillanatfelvétel vagy PDF-fájl formájában, és felveheti azt egy weblapra vagy egy SharePoint-webhelyre.

További információ:

sample form

Miután az adathozzáférése elérhető, kihasználhatja a sok űrlap-létrehozási és testreszabási eszközt. Csak néhány kattintással szeretne űrlapot létrehozni? Használja az űrlap varázslót. Valós időben szeretné tervezni és módosítani az űrlap elrendezését élő adatokkal, az adatblokkok áthelyezésével és átméretezésével, a mezők hozzáadásával és eltávolításával, valamint azonnal látni szeretné a módosításokat az Összeállításkor? Használja az elrendezés nézetet. Parancsokat, listákat, kombinált listákat, választógombokat, képeket, beviteli maszkokat, diagramokat, hivatkozásokat és profi megjelenésű stílusokat szeretne hozzáadni? A menüszalag tervezés lapján található vezérlők és elrendezés csoportokban a sok vezérlő varázslók és galériák használhatók. Az Access használatával egyszerűen hozhat létre egyszerű űrlapokat, Többlapos űrlapokat, folytonos űrlapokat, előugró űrlapokat, modális párbeszédpaneleket és segédűrlapokat.

Az Accessben egyszerűen létrehozhat osztott űrlapokat, amelyek egy szinkronizált adatlap és űrlap nézetet jelenítenek meg, így a lehető legtöbbet is elérheti. Miután létrehozta a letisztult formát, az űrlap alján található szokásos navigációs gombok és keresőmező segítségével egyszerűen görgetheti, szűrheti és akár az űrlap mögé is kereshet.

Osztott űrlap

További információ:

AutoSzűrő

Melyik terméket használja, az adatok szűrése az adatok egy részhalmazával történik, és az adatok rendezése csak a kívánt módon történik. Az Accessben az Excel-felhasználók az Adatlap nézetben szűrhetik és rendezhetik az adatokat anélkül, hogy újra meg kellene tanulniuk egy teljesen új felhasználói felületet. Az ikonok, a menüparancsok, a parancsok, a feltételek és a párbeszédpanelek nagyon hasonlóak, akár szöveget, számokat, dátumokat vagy üreseket is dolgozhat. A szűrőket vagy a rendezéseket az adatlap nézettel együtt is mentheti.

Létrehozhat egy lekérdezést az Accessben, és nem is tudja, hogy mi az SQL jelentése. Négy lekérdezés varázslók segítségével egyszerű lekérdezéseket hozhat létre, megkeresheti az ismétlődéseket, megkeresheti a nem egyező rekordokat, és kereszttáblás lekérdezéseket hozhat létre. Még nem kell lekérdezést létrehoznia; egyszerűen szűrheti és rendezheti az adatokat úgy, ahogyan szeretné, hogy egy adatlappal legyen mentve.

OrszágRégió mezőre vonatkozó feltétel

További információ:

A Címke varázsló első oldala

Most, hogy a családja nőtt, az ünnepi kártyák listája egyszerre nagyobb, és sok születésnapot és évfordulót kell követnie. Nem probléma. Az Access-táblák vagy a lekérdezések körlevél-adatforrásként használhatók, és a Word Körlevélkészítés varázslójával hozhatnak létre körlevélkészítési műveleteket, betűket, kártyákat, e-mail-üzeneteket és borítékokat. Ha csak levélcímkéket kell létrehoznia, az Access címke varázslójával hozhat létre és nyomtathat ki címkéket egy létrehozott jelentésből. Akár automatikusan is hozzáadhat vonalkódot az egyes ügyfelek címéhez.

További információ:

Az Access és az Excel egyaránt biztosít parancsokat a SharePoint-listákban tárolt adatkapcsolathoz. Az Excel csak olvasható (egyirányú) kapcsolatot biztosít a kapcsolódó SharePoint-listákhoz; mivel az Access lehetővé teszi a SharePoint-listákban található (kétirányú) adatolvasást és az írást. Az Access és a SharePoint-listák nagyon jól működnek együtt. Az Access és a SharePoint adattípusai – többek között a Rich Text, a csak Hozzáfűzés (a Korrektúrák nyomon követésének támogatása a feljegyzések mezőiben), a mellékletek, az számláló, a keresések és a többértékű mezők – gördülékeny integráció és néhány esetben (ha van ilyen) az adatkövetkezetlenségek.

Miután csatolta a SharePoint-lista adatait egy Access-adatbázishoz, a SharePoint-lista adatait offline módban is megteheti a helyi Access-adatbázisokban, az adatok helyi használatakor, majd a módosítások feltöltéséhez csatlakozzon a SharePoint-webhelyhez. A más felhasználók által végzett ütköző adatmódosításokat az ütközés-feloldás varázslóval kezeli a rendszer. Az Accessben létrehozott űrlapok és jelentések ugyanazon az adatforráson alapulnak, de a SharePoint-listákhoz vannak társítva.

Az Excel az alábbi integrációs pontokat tartalmazza a SharePoint Serverrel.

Az Excel adatközpontú integrációs pontjai

1. Az Excel-munkafüzetadatokat egyszeri importálással egy SharePoint-listába importálhatja, vagy ugyanezen adatokat egy SharePoint-listába exportálva állandó, egyirányú adatkapcsolatot hozhat létre.

2. Az állandó, egyirányú adatkapcsolattal a SharePoint-listából frissítheti az Excel-munkafüzet adatait.

3. az Excel Web Access kijelzővel megjelenítheti és kezelheti az Excel-munkafüzeteket a Excel Services ben, valamint megjelenítheti és kezelheti az adatokkal végzett munkát az Excel Web Access kijelző használatával.

4. importálja (csatlakoztassa) az adatokat egy Excel-munkafüzetbe az OLAP-kiszolgálókból, SQL Server-adatbázisokból és Access-adatbázisokból, valamint a sima fájlokból.

Az Access az alábbi integrációs pontokat támogatja a SharePoint Serverben.

1. Egyszeri importálást vagy exportálást végezhet az adatokon az Access-nézetek és egy SharePoint-lista között.

2. az Access-táblák és a SharePoint-lista közötti kapcsolat állandó kétirányú kapcsolat létrehozásával. (Frissítve: a lista adatainak egy Access-táblázatban is láthatók; az Access-tábla adatainak frissítése egy listában látható.)

3. Offline állapotúvá teheti a listaadatokat, frissítheti őket az Accessben, majd visszatérhet az online állapothoz, és szinkronizálhatja a frissítéseket, valamint feloldhatja az ütközéseket.

4. Megjelenítheti és szerkesztheti a listaadatokat az Access adatlap-, űrlap- és jelentésnézetében.

További információ:

Létrehozhat nagyon kifinomult asztali adatbázis-alkalmazásokat anélkül, hogy a VBA-kód egyetlen sorát kellene írnia. Az Access-objektumok széles körű tulajdonságai és eseményei könnyen elérhetők a tulajdonságlapon, így könnyebben testre szabhatja a megoldást. Minden objektumhoz tartozik részletes tervezők, amelyek az Önnek elérhető összes funkciót láthatóvá válnak. Az Office Online-ban további adatbázis-sablonok is elérhetők. A mező-és asztali sablonok segítségével gyorsan hozhat létre és szabhat testre új táblázatokat. A beépített adatbázis-tervező eszközökkel tervezhet új adatbázist az alapoktól.

Az Access-makrók olyan deklaratív környezetet használnak, amely nem igényel VBA-kódot, ezért nem kell fejlesztőnek lennie. Minden makróművelet végrehajt egy feladatot, például egy űrlap megnyitása, lekérdezés futtatása, rekordok megkeresése vagy üzenet megjelenítése. A makrókat a jelentések, az űrlapok és a vezérlőelemek bármely eseményén beágyazhatja. A legtöbb makró argumentumokkal rendelkezik, és felvehet egy feltételes logikát a kívánt értékre. A VBA-kód írása nélkül is megadhatja a változók és a hibák ellenőrzését.

Tervezzen egy prototípust, és futtassa azt az IT-részleggel. Hozzon létre egy megoldást a csapatnak, amikor szükség van rá, és egy filléres, csupa csontos munkatársaival. Nyilvántarthatja a céges bulin eladott jegyeket, nyomon követheti a gyártási anyagok eltarthatósági idejét, illetve kinyomtathatja az egyes részeit. Tevékenységek, problémák és végtermékek nyomon követése a csapat projektjeiben. Értékesítési csővezeték-adatbázis létrehozása a potenciális értékesítések kisvállalati csoporton belüli figyeléséhez.

További információ

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×