XML használata az Excelben

XML-diagram

A Microsoft Excel használatával egyszerűen importálhatók a más adatbázisokban és alkalmazásokban létrehozott XML-adatok, megfeleltethetők az XML-séma XML-elemei a munkafüzetek celláinak, valamint exportálhatók az ellenőrzött XML-adatok, amelyeket így más adatbázisokban és alkalmazásokban is használni lehet. Ezeknek az XML-szolgáltatásoknak köszönhetően az Office Excel egy ismerős felhasználói felülettel rendelkező XML-adatfájlkészítő alkalmazássá változik.

Tartalom

Miért hasznos az XML az Excelben?

XML-adatfájlok és -sémafájlok

Az XML és az Excel főbb felhasználási területei

XML-adatok használata az Excel alkalmazásban – alapfolyamatok

XML-megfeleltetések használata

Az XML-forrás munkaablak használata

Elemtípusok és ikonjaik

Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák használata

Ismétlődő cellák használata XML-táblázatokban

XML-megfeleltetések biztonsági kérdései

XML-adatok importálása

Kikövetkeztetett séma használata

XML-adatok exportálása

Az Excel makróbarát Office Open XML fájlformátumának használata

Miért hasznos az XML az Excelben?

Az XML technológiával strukturált adatok kezelhetők és oszthatók meg olvasható szövegfájlokban. Az XML széles körben elfogadott iparági szabályokra épül, és számos adatbázis és alkalmazás képes a feldolgozására. XML használatával az alkalmazástervezők elkészíthetik saját testre szabott címkéiket, adatstruktúráikat és sémáikat. Összefoglalva elmondható, hogy az XML nagyban megkönnyíti az adatok alkalmazások, adatbázisok és szervezetek közötti definiálását, átvitelét, érvényesítését és értelmezését.

XML-adatfájlok és -sémafájlok

Az Excel elsősorban kétféle XML-fájltípust használ:

  • Egyéni címkéket és a strukturált adatokat tartalmazó, .xml kiterjesztésű XML-adatfájlokat.

  • Szabályokat (például adattípust és érvényesítést) végrehajtó sémacímkéket tároló, .xsd kiterjesztésű sémafájlokat.

Az XML szabvány XSLT-fájlokat is definiál, amelyekkel stílusok alkalmazhatók és XML-adatok alakíthatók különböző bemutatóformátumokba. Ezek az átalakítások végrehajthatók az XML-fájlok Excelbe importálása előtt, de akár azt követően is, hogy exportálta az XML-fájlokat az alkalmazásból. Ha az XSLT-fájlok az Excelbe importált XML-adatfájlokhoz kapcsolónak, eldöntheti azt is, hogy alkalmazza-e a formázást még azt megelőzően, hogy az adatokat felvette volna a munkalapra, de csak abban az esetben, ha a kérdéses XML-fájlt az Excelből nyitja meg a Megnyitás paranccsal. Ha meg szeretné tekinteni az XML-fájlokat a mappában, jelölje ki az XML-fájlok (*.xml) fájltípust a Megnyitás gombra való kattintás előtt.

Az XML és az Excel főbb felhasználási területei

Az XML és az Excel együttes használatával olyan módon kezelhetők a munkafüzetek és az adatok, amely korábban lehetetlen vagy nagyon nehézkes volt. Az XML-megfeleltetések használatával az üzleti adatok könnyen felvehetők, azonosíthatók és kinyerhetők az Excel-dokumentumokból. Az ügyfelek nevét és címét tartalmazó számlák vagy az utolsó negyedév pénzügyi eredményeit tartalmazó összefoglalók immár nem statikus jelentések. Ezek az információk egyszerűen importálhatók az adatbázisokból és alkalmazásokból, majd módosítás után exportálhatók a forrásként használt vagy más adatbázisokba, illetve alkalmazásokba.

Az alábbiakban XML-szolgáltatásokkal megoldható esetek találhatók:

  • XML-elemek már létező celláknak történő megfeleltetésével bővíthető a már meglévő Excel-sablonok szolgáltatási köre, ezáltal egyszerűbbé válik az XML-adatok sablonokból történő kinyerése és azokban történő elhelyezése, és a sablonok újratervezésére sincs szükség.

  • Az XML-elemek meglévő munkafüzeteknek való megfeleltetésével az XML-adatok a meglévő számítási modellek bemeneti adataiként használhatók.

  • XML-adatfájlok importálhatók új munkafüzetekbe.

  • XML-adatok importálhatók webszolgáltatásokból Excel-munkafüzetbe.

  • A megfeleltetett cellákban lévő adatok XML-adatfájlokba exportálhatók a munkafüzet egyéb adataitól függetlenül.

Vissza a lap tetejére

XML-adatok használata az Excel alkalmazásban – alapfolyamatok

A következő diagramon az látható, hogy miként működnek együtt a különböző fájlok és műveletek az XML Excelben történő használata során. A folyamat lényegében öt fázisból áll:

XML-adatok használata az Excelben – áttekintés

1. felirat Egy .xsd kiterjesztésű XML-sémafájl hozzáadása a munkafüzethez

2. felirat XML-sémaelemek megfeleltetése egyes celláknak vagy XML-táblázatoknak

3. felirat Egy .xml kiterjesztésű XML-adatfájl importálása és az XML-elemek megfeleltetett cellákhoz kötése

4. lépés Adatok bevitele, a megfeleltetett cellák áthelyezése és az Excel funkcióinak alkalmazása az XML-struktúra és -definíciók megőrzése mellett

5. lépés Az ellenőrzött adatok exportálása a megfeleltetett cellákból egy XML-adatfájlba

XML-megfeleltetések használata

Az Excelben létrehozott vagy megnyitott munkafüzethez .xsd kiterjesztésű XML-sémafájl csatolható, majd az XML-forrás munkaablakkal megfeleltethetők a séma XML-elemei a különböző celláknak vagy táblázatoknak. Ezt követően XML-adatok importálhatók és exportálhatók a megfeleltetett cellákba, illetve cellákból.

Amikor .xsd kiterjesztésű XML-sémafájlokat ad a munkafüzethez, XML-megfeleltetés jön létre, amely általában a megfeleltetett cellák létrehozására, valamint e cellák és az XML-sémában található elemek kapcsolatának kezelésére használatos. Ezenkívül .xml kiterjesztésű XML-adatfájlok importálásakor és exportálásakor e megfeleltetésekkel köthetők össze a sémában található elemek és a megfeleltetett cellák tartalma.

Kétféle megfeleltetett cella hozható létre: egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák és (XML-táblázatokként megjelenő) ismétlődő cellák. A munkalap hatékonyabb kialakítása érdekében a megfeleltetett cellák bárhová húzhatók a munkalapon, és sorrendjük sem kötött – a sorrend még az XML-sémáétól is különbözhet. Megadható az is, hogy a program mely elemeket képezze le.

Az XML-megfeleltetések használatakor az alábbi szabályokat kell szem előtt tartani:

  • A munkafüzetben több XML-megfeleltetés is lehet.

  • Egyszerre csak egy elem képezhető le egy adott helyre a munkafüzetben.

  • Az egyes XML-megfeleltetések még akkor is önálló egységek, ha a munkafüzet több XML-megfeleltetése utal ugyanarra a sémára.

  • Az XML-megfeleltetések csak egy gyökérelemet tartalmazhatnak. Ha olyan sémát ad hozzá, amely több gyökérelemet határoz meg, akkor a program kéri, hogy válassza ki az új XML-megfeleltetéshez használandó gyökérelemet.

Az XML-forrás munkaablak használata

Az XML-forrás munkaablakkal az XML-megfeleltetések kezelhetők. Megnyitásához kattintson a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjának Forrás gombjára. Az alábbi ábra e munkaablak fő funkcióit szemlélteti.

XML-forrás munkaablak

1.  A munkafüzethez adott XML-megfeleltetések listája

2.  Az aktuális XML-megfeleltetés XML-elemeinek hierarchikus listája

3.  Az XML-forrás munkaablak és az XML-tartalom beállításainak megadása (például az adatok megtekintésének és a fejlécek ellenőrzésének módja)

4.  Az XML-megfeleltetések hozzáadásához, törléséhez és átnevezéséhez használható XML-megfeleltetések párbeszédpanel megnyitása

5.  Annak ellenőrzése, hogy az XML-adatok exportálhatók-e az aktuális XML-megfeleltetésen keresztül

Vissza a lap tetejére

Elemtípusok és ikonjaik

Az alábbi táblázat az Excelben használható XML-elemtípusokat foglalja össze, és megjeleníti az egyes elemtípusokat jelző ikonokat is.

Elemtípus

Ikon

Szülőelem

Gombkép

Kötelező szülőelem

Gombkép

Ismétlődő szülőelem

Gombkép

Kötelező ismétlődő szülőelem

Gombkép

Gyermekelem

Gombkép

Ismétlődő gyermekelem

Gombkép

Ismétlődő gyermekelem

Gombkép

Kötelező ismétlődő gyermekelem

Gombkép

Attribútum

Gombkép

Kötelező attribútum

Gombkép

Egyszerű tartalom összetett struktúrában

Gombkép

Kötelező egyszerű tartalom összetett struktúrában

Gombkép

Vissza a lap tetejére

Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák használata

Az egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cella olyan cella, amely egy nem ismétlődő XML-elemhez van rendelve. Ilyen cella létrehozásához nem ismétlődő XML-elemeket kell az XML-forrás munkaablakból a munkalap egy adott cellájára húzni.

Nem ismétlődő XML-elem munkalapra húzásakor az elem nevét intelligens címkével címsorként az egy hozzárendeléssel rendelkező cella fölé vagy attól balra írhatja. Címsorként használhat egy meglévő cellaértéket is.

Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellákban képlet is használható, feltéve, hogy a cella olyan XML-sémadefinícióval kapcsolódik egy XML-elemhez, amelyet az Excel számként, dátumként vagy időpontként értelmez.

Vissza a lap tetejére

Ismétlődő cellák használata XML-táblázatokban

Az XML-táblázatok megjelenésüket és funkciójukat tekintve hasonlók az Excel-táblázatokhoz: ez utóbbiak legalább egy ismétlődő XML-elemnek vannak megfeleltetve. Az XML-táblázat valamennyi oszlopa egy-egy XML-elemet jelöl.

XML-táblázat az alábbi esetekben jön létre:

  • XML-adatfájl importálása az Importálás paranccsal (Fejlesztőeszközök lap XML csoport).

  • XML-adatfájl megnyitása az Excel Megnyitás parancsával, majd az XML megnyitása párbeszédpanel XML-táblázatként választógombjának bejelölése.

  • Az XML-adatimportálásból parancs használata (Adatok lap, Külső adatok átvétele csoport, Egyéb adatforrásból gomb) XML-adatfájl importálásához, majd az Adatok importálása párbeszédpanel Meglévő munkalap XML-táblázatába vagy Új munkalapra választógombjának bejelölése.

  • Legalább egy ismétlődő elem húzása az XML-forrás munkaablakból a munkalapra.

XML-táblázat létrehozásakor az Excel automatikusan oszlopfejlécekként használja az XML-elemneveket, amelyek tetszés szerint meg is változtathatók. A megfeleltetett cellákból történő adatexportáláskor azonban mindig az eredeti XML-elemneveket használja a program.

XML-táblázatok használatakor az XML-forrás munkaablak Beállítások menügombjának két eleme lehet hasznos:

  • Elemek automatikus egyesítése megfeleltetéskor:     Ha be van jelölve, a mezők munkalapra húzásakor az Excel több mezőből hoz létre egy XML-táblázatot. Mindez csak akkor érvényes, ha a több mezőt ugyanarra a sorra húzza, egyiket a másik mellé. Ha nincs bejelölve ez a beállítás, valamennyi elem külön XML-táblázatként jelenik meg.

  • Az adatok címsorokkal rendelkeznek:     Ha be van jelölve, az Excel már meglévő fejlécadatokat használ oszlopfejlécekként a munkalapnak megfeleltetett ismétlődő elemekhez. Ha nincs bejelölve, az Excel az XML-elemneveket használja oszlopfejlécekként.

XML-táblázatokkal egyszerűen importálhatók, exportálhatók, rendezhetők, szűrhetők és nyomtathatók az XML-adatforrásokon alapuló adatok. Az XML-táblázatok munkalapon történő elrendezésével kapcsolatban azonban figyelembe kell venni néhány korlátozást.

  • Az XML-táblázatok sorokra épülnek, tehát a fejlécsortól kezdődnek, és azoktól lefelé helyezkednek el. A már meglévő sorok fölé nem adhatók hozzá új bejegyzések.

  • XML-táblázat nem alakítható át úgy, hogy az új bejegyzések a jobb oldalra kerüljenek.

Az XML-elemeknek megfeleltetett oszlopokban képletek is használhatók olyan XML-sémadefiníció (XSD) szerinti adattípussal, amelyet az Excel számként, dátumként vagy időpontként értelmez. Új sorok táblázathoz adásakor az Excel-táblázatokhoz hasonlóan az XML-táblázatokban lévő képletek is kitöltik lefelé az oszlopokat.

XML-megfeleltetések biztonsági kérdései

Az XML-megfeleltetéseket és a hozzájuk kapcsolódó adatforrás-információt nem külön munkalapra, hanem az Excel-munkafüzetbe menti a rendszer. Ezt az információt azonban VBA-alapú makrót futtató rosszindulatú felhasználók megtekinthetik, sőt ha a munkafüzetet az Excel makróbarát Office Open XML formátumában menti, a megfeleltetési adatok akár a Jegyzettömb programmal vagy egy másik szövegszerkesztő alkalmazással is megtekinthetők.

Ha a megfeleltetési információra továbbra is szüksége van, de az adatforrásra vonatkozó, esetleg bizalmas adatokat el szeretné távolítani, törölheti az XML-séma adatforrás-definícióját a munkafüzetből – az XML-adatok ettől függetlenül továbbra is exportálhatók maradnak: ehhez törölje az Adatforrás-definíció mentése a munkafüzetbe jelölőnégyzet jelölését az XML-megfeleltetés tulajdonságai párbeszédpanelen (a párbeszédpanel a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjának Tulajdonságok leképezése parancsára kattintva nyitható meg).

Ha a hozzá tartozó megfeleltetés törlése előtt törli a munkalapot, az Excel ettől még menti az adatforrás megfeleltetési adatait a munkafüzetbe, és valószínűleg az egyéb bizalmas adatokkal is így tesz. Ha a bizalmas adatok eltávolításához frissíti a munkafüzetet, győződjön meg arról, hogy a munkalap törlése előtt törli az XML-megfeleltetést, így a rendszer véglegesen el tudja távolítani a megfeleltetés adatait a munkafüzetből.

Vissza a lap tetejére

XML-adatok importálása

A munkafüzet már meglévő XML-megfeleltetéseibe XML-adatokat is importálhat: az importálás során a munkafüzetben tárolt XML-megfeleltetéshez köti az adatokat a fájlból. Ez azt jelenti, hogy az XML-adatfájl minden adatelemének megfelel az XML-séma valamelyik olyan eleme, amely megfeleltetésének alapja egy XML-sémafájl vagy egy következtetett séma. Minden XML-megfeleltetésnek csak egy XML-adatkötése lehet, és az XML-adatkötések az adott XML-megfeleltetésből létrehozott összes megfeleltetéshez kötődnek.

Megjelenítheti az XML-megfeleltetés tulajdonságai párbeszédpanelt (Fejlesztőeszközök lap, XML csoport, Tulajdonságok leképezése), amelynek három, alapértelmezés szerint mindig aktív beállításával (vagy jelölésük törlésével) szabályozható az XML-adatkötések viselkedése:

  • Adatok érvényesítése a séma alapján importáláshoz és exportáláshoz:    Azt adja meg, hogy az adatok importálásakor az Excel érvényesíti-e az adatokat az XML-megfeleltetés alapján. Akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az importált XML-adatok megfeleljenek az XML-sémának.

  • Meglévő adatok felülírása az újakkal:    Azt szabja meg, hogy az Excel felülírja-e az adatokat az adatimportálás során. Ezt a választógombot akkor kell bejelölni, ha felül szeretné írni a jelenlegi adatokat az újakkal (ha például az új XML-adatfájlban naprakész adatok találhatók).

  • Új adatok hozzáfűzése a meglévő XML-táblázatokhoz:    Ez a választógomb azt szabja meg, hogy a program az adatforrás tartalmát a munkalapon már meglévő adatokhoz fűzze-e. Akkor kell például bejelölni, ha több hasonló XML-adatfájlból egy XML-táblázatba egyesít adatokat, vagy nem szeretné felülírni valamely, függvényt tartalmazó cella tartalmát.

XML-tartalom importálásakor szükség lehet arra, hogy bizonyos megfeleltetett cellákat felülírjon, másokat viszont nem. E cellák némelyike például képleteket tartalmazhat, amelyeket nem szeretne felülírni az XML-fájl importálásakor. Két lehetőség közül választhat:

  • Az XML-adatok importálását megelőzően szüntesse meg azoknak az elemeknek a megfeleltetését, amelyeket nem szeretne felülírni. Az XML-adatok importálása után újra leképezheti az XML-elemet a képleteket tartalmazó cellákra annak érdekében, hogy a képletek eredményét exportálni lehessen az XML-adatfájlba.

  • Hozzon létre két XML-megfeleltetést ugyanabból az XML-sémából. Az egyiket használja az XML-adatok importálásához: ebben az „importálási” XML-megfeleltetésben ne képezze le az elemeket a képleteket tartalmazó cellákra vagy a felül nem írandó egyéb adatokra. Az adatok exportálásához használja a másik XML-megfeleltetést. Ebben az „exportálási” XML-megfeleltetésben képezze le az XML-fájlba exportálandó elemeket.

Megjegyzés : Az Excel 2003 alkalmazásnál későbbi verziókban a felhasználói felületen keresztül már nem lehetséges XML-adatokat importálni webszolgáltatásból Adatszolgáltató-kapcsolatok típusú (.uxdc kiterjesztésű) fájlok használatával az adatforrásokhoz történő csatlakozáshoz. Az Excel 2003 alkalmazással létrehozott munkafüzet megnyitásakor az adatok ugyan megtekinthetők, de a forrásadatok módosítására vagy frissítésére nincs mód.

Kikövetkeztetett séma használata

Ha anélkül importál XML-adatokat, hogy előtte hozzáadna egy megfelelő XML-sémát XML-megfeleltetés létrehozásához, az Excel az XML-adatfájlban lévő címkék alapján megpróbál kikövetkeztetni egy sémát, amelyet a munkafüzetben tárol: a séma akkor teszi lehetővé XML-adatok használatát, ha még nincs XML-sémafájl társítva a munkafüzethez.

Kikövetkeztetett sémával rendelkező importált XML-adatok használatakor az XML-forrás munkaablak testre is szabható. Ha az Excel aktuális munkamenetében az XML-megfeleltetéshez társított XML-adatokat importált, a Beállítások gomb Adatok megtekintése a munkaablakban lehetőségét választva mintaadatokként jelenítheti meg az adatok első sorát az elemlistában.

Az Excel által kikövetkeztetett séma nem exportálható (.xsd kiterjesztésű) külön XML-sémaadatfájlként. Bár XML-sémafájlokat XML-sémaszerkesztőkkel és egyéb módszerekkel is készíthet, nem biztos, hogy kellő hozzáférése lesz hozzájuk, és ismeri a használatukat. Áthidaló megoldásként használhatja az Excel 2003 XML-eszközeinek 1.1-es verzióját, amellyel sémafájlt készíthet az XML-megfeleltetésekből. A bővítmény használatáról Az Excel 2003 XML Tools bővítmény 1.1-es verzióját ismertető cikkben olvashat bővebben (angol nyelven).

XML-adatok exportálása

Az XML-adatok exportálása a munkalapon lévő megfeleltetett cellák tartalmának exportálásával történik. Adatok exportálásakor az Excel a következő szabályok alkalmazásával határozza meg a mentendő adatok körét és a mentés módját:

  • A program nem hoz létre üres elemeket, ha üres cellák léteznek valamely választható elemhez, ám akkor igen, ha egy kötelező elemhez léteznek üres cellák.

  • Az adatok írásához a program UTF-8 kódolást használ.

  • Minden névtér az XML-gyökérelemben lesz definiálva.

  • Az Excel felülírja a létező névtérelőtagokat, az alapértelmezett névtérhez pedig az ns0 előtagot rendeli hozzá. A további névterek sorban az ns1, ns2 ... ns<szám> előtagot kapják (<szám> összetevő az XML-fájlba írt névterek száma).

  • A megjegyzéscsomópontokat nem őrzi meg a rendszer.

Megjelenítheti az XML-megfeleltetés tulajdonságai párbeszédpanelt (kattintson a Tulajdonságok leképezése gombra a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjában), és az (alapértelmezés szerint bejelölt) Adatok érvényesítése a séma alapján importáláshoz és exportáláshoz jelölőnégyzettel adja meg, hogy az Excel érvényesítse-e az XML-megfeleltetést az adatok exportálásakor. Akkor jelölje be ezt a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy az exportált XML-adatok megfeleljenek az XML-sémának.

Az Excel makróbarát Office Open XML fájlformátumának használata

Az Excel-munkafüzeteket több fájlformátumban is mentheti, köztük az Excel (.xlsm kiterjesztésű) makróbarát Office Open XML formátumában. Az Excel előre definiált XML-sémájával meghatározható az Excel-munkafüzetek tartalma, például a munkafüzet-információt (tulajdonságokat és adatokat) tároló XML-címkék, valamint a munkafüzet általános struktúrája. Az egyéni alkalmazások képesek az Excel e makróbarát fájlformátumának használatára: a fejlesztők létrehozhatnak például egy olyan egyéni alkalmazást, amellyel adatok kereshetők az ilyen formátumban mentett munkafüzetekben is, és jelentéskészítő rendszert készíthetnek a talált adatok felhasználásával.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×