Tudnivalók a SharePoint munkafolyamatairól

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A SharePoint munkafolyamatai előre programozott minialkalmazások, amelyekkel leegyszerűsíthetők és automatizálhatók különféle üzleti folyamatok – az aláírások összegyűjtésétől és a véleményezéstől a tervek és dokumentumok jóváhagyásán át a rutineljárások aktuális állapotának nyomon követéséig. A SharePoint-munkafolyamatok célja az idő és a ráfordítások megtakarítása, valamint a rendszeresen végrehajtott feladatok egységességének és hatékonyságának biztosítása.

A kézi végrehajtás és az automatizált munkafolyamat összehasonlítása

Ez a cikk csak a SharePoint 2010 előre programozott munkafolyamatait ismerteti, amelyeknek a beállításait egy társítási űrlapon választhatja ki, amikor felveszi a verzióikat listákon, tárakban és teljes webhelycsoportokban való használat céljából.

Az ilyen beépített munkafolyamatokon szélesebb körű testreszabásokat is végezhet, vagy akár saját egyéni munkafolyamatokat is létrehozhat nulláról a SharePoint Designer és egyéb alkalmazások használatával. Ha szeretne többet megtudni ezekről a folyamatokról, olvassa el a Munkafolyamatok tervezése és testreszabása – bevezetés című cikket.

Jelen cikkből pedig az összes beépített munkafolyamatról tudhat meg többet.

Ha szeretne egyből egy adott munkafolyamat részletes utasításaira ugrani, mindegyik Következő lépések szakaszra talál hivatkozásokat. A Következő lépések szakaszokra az alábbi tartalomjegyzékből hivatkozhat.

Kapcsolódó műveletek

Mi a SharePoint-munkafolyamat?

Milyen folyamatokat lehet automatizálni SharePoint-munkafolyamattal?

Jóváhagyás (dokumentum vagy elem irányítása jóváhagyásra, illetve elutasításra)

Visszajelzések összegyűjtése (dokumentum vagy elem irányítása visszajelzés céljából)

Aláírások összegyűjtése (dokumentum, munkafüzet vagy űrlap irányítása digitális aláírás céljából)

Törlés jóváhagyása (a dokumentum lejártának és megőrzésének felügyelete)

Háromrészes munkafolyamat (probléma, projekt vagy feladat nyomon követése három állapoton vagy fázison keresztül)

Ki hozhat létre és indíthat SharePoint-munkafolyamatot?

Hogyan hozhatok létre és futtathatok SharePoint-munkafolyamatot?

Létrehozhatok-e saját egyéni SharePoint-munkafolyamatokat?

Következő lépések

Mi a SharePoint-munkafolyamat?

Bizonyára hallott már arról, hogy mi a folyamatábra. Ez egy folyamat grafikus ábrázolása, arra vonatkozó utasításokkal, hogy mi történjen az egyes lépésekben.

A munkafolyamat menete

A SharePoint-munkafolyamat hasonlít egy automatizált folyamatábrához, amely jelentős munkát, döntési feladatokat és véletlenszerűséget küszöböl ki a szokásos munkahelyi folyamatokból.

Vegyük például az ábrán látható dokumentum-jóváhagyási folyamatot. A folyamat kézi végrehajtása rengeteg utólagos ellenőrzést, nyilvántartást, dokumentumtovábbítást és emlékeztetőküldést igényel – és mindegyik feladatot Önnek vagy egy vagy több munkatársának kell elvégeznie. Ez rengeteg különmunkát jelent, és rosszabb esetben zavaró tényezők folyamatos felbukkanásával jár.

Ha viszont a SharePoint dokumentum-jóváhagyási munkafolyamatával hajtja végre a feladatot, akkor a munkafolyamat végez el minden ellenőrzési, nyomon követési, emlékeztető és továbbítási feladatot, mégpedig automatikusan. Ha valaki nem végzi el határidőre a feladatát, vagy valamilyen egyéb váratlan nehézség merül fel, akkor a legtöbb beépített munkafolyamat előállít egy értesítőt, amely tájékoztatja Önt a problémáról. A csoportból senkinek sem kell aktívan figyelnie a folyamatot, mivel a SharePoint-munkafolyamat alkalmazása esetén a folyamat aktívan figyeli saját magát.

A SharePoint-munkafolyamatok futtatása ráadásul még egyszerű is. Csak kiválasztja a kívánt munkafolyamat-típust, megadja a helyzethez leginkább illő beállításokat, és már át is adhatja a végrehajtást a SharePointnak. Ha bármikor meg kell szakítania vagy le kell állítania a munkafolyamatot, akkor természetesen erre is lehetősége van.

Vissza a lap tetejére

Milyen folyamatokat automatizálhatok SharePoint-munkafolyamattal?

Minden beépített SharePoint-munkafolyamattípus sablonként viselkedik. A felhasználó hozzáadja a munkafolyamat egy verzióját egy listához vagy tárhoz vagy egy egész webhelycsoporthoz, és a kezdeményezési űrlapon megadhatja az adott verzió kívánt beállításait: kinek ossza ki a munkafolyamat a feladatokat, mik legyenek a feladat határidői, hogyan legyen indítható a munkafolyamat és ki indíthassa el, megadhatja a feladatértesítőkkel együtt küldendő utasításokat és így tovább.

A SharePoint 2010 öt előre programozott munkafolyamat-típust tartalmaz.

Megjegyzés :  A SharePoint Server 2010-ben és a SharePoint Online for Office 365 nagyvállalati verziójában mind az öt következő munkafolyamat-sablon szerepel. A SharePoint Online for Office 365 kisvállalatoknak és szakembereknek szánt verziójában azonban csak a háromrészes munkafolyamat-típus szerepel.

Jóváhagyás (dokumentum vagy elem irányítása jóváhagyásra, illetve elutasításra)

Pipa A jóváhagyási munkafolyamat a dokumentumot vagy egyéb elemet a kijelölt személyekhez irányítja jóváhagyás vagy elutasítás végett.

A jóváhagyási munkafolyamatok segítségével szabályozhatja lista vagy tár tartalom-jóváhagyását is.

További tudnivalókért és részletes útmutatásért lásd a Minden, amit a háromrészes munkafolyamatokról tudni érdemes című cikket.

(Van egy másik hasonló a munkafolyamat-típus is webes közzétételi helyeken való használatra, mégpedig a közzététel-jóváhagyási munkafolyamat.)

Visszajelzések összegyűjtése (dokumentum vagy elem irányítása visszajelzés céljából)

Visszajelzések összegyűjtése munkafolyamat A visszajelzés-összegyűjtési munkafolyamat a dokumentumot vagy egyéb elemet a kijelölt személyekhez irányítja, hogy a véleményüket kérje.

A visszajelzés-összegyűjtési munkafolyamat összegyűjti a visszajelzéseket az összes résztvevőtől a munkafolyamat tulajdonosa részére, és áttekintést ad az ellenőrzési folyamatról.

További tudnivalókért és részletes útmutatásért lásd a Minden, amit a visszajelzés-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni érdemes című cikket.

Aláírások összegyűjtése (dokumentum, munkafüzet vagy űrlap irányítása digitális aláírás céljából)

Aláírások összegyűjtése munkafolyamat Az aláírás-összegyűjtési munkafolyamat a Microsoft Office-dokumentum a kijelölt személyekhez irányítja digitális aláírásuk begyűjtése végett.

Figyelje meg, hogy az aláírás-összegyűjtési munkafolyamat csak a Word-dokumentumokkal, Excel-munkafüzetekkel és InfoPath-űrlapokkal működik.

További tudnivalókért és részletes útmutatásért lásd a Minden, amit az aláírás-összegyűjtési munkafolyamatokról tudni érdemes című cikket.

Törlés jóváhagyása (a dokumentum lejártának és megőrzésének felügyelete)

Törlés jóváhagyása munkafolyamat A törlés-jóváhagyási munkafolyamat a vállalat rekordkezelési igényeinek támogatására van tervezve. Ez a munkafolyamat kezeli a dokumentumok elévülési és megőrzési folyamatait úgy, hogy a résztvevők eldönthetik, megtartják vagy törlik-e az elévült dokumentumokat vagy elemeket.

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat az elindításakor törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladatokat hoz létre a munkafolyamat feladatlistájában szereplő adott dokumentumokhoz és elemekhez. Mivel valószínű, hogy a törlés-jóváhagyási munkafolyamat nagy mennyiségű feladatot hoz létre (különösen ha az elemek elévülésekor való automatikus indításra van beállítva), a törlés-jóváhagyási munkafolyamat támogatja a tömeges feladatteljesítést, hogy a rekordkezelők vagy más jogosult személyek egy lépésben dolgozhassák fel sok elem törlését.

Beállíthatja, hogy a törlés-jóváhagyási munkafolyamat együttműködjön az adatkezelési házirend Elévülési házirend szolgáltatásával, hogy a munkafolyamat automatikusan elinduljon, valahányszor egy dokumentum vagy elem lejár a webhelyen.

További tudnivalókért és részletes útmutatásért lásd A törlés-jóváhagyási munkafolyamat használata című cikket.

Háromrészes munkafolyamat (probléma, projekt vagy feladat nyomon követése három állapoton vagy fázison keresztül)

Háromrészes munkafolyamat A háromrészes munkafolyamat használatával három állapot (fázis) segítségével követheti nyomon a listaelemek állapotát. Használhatja nagy mennyiségű ügylet vagy elem állapotának követését megkövetelő üzleti folyamatok kezelésére, ilyenek például az ügyfélszolgálati ügyletek, értékesítés esetén az érdeklődők vagy a projekttevékenységek.

A munkafolyamat az egyes állapotok közötti mindegyik átmenettel egy adott személyhez rendeli a feladatot, és e-mailben a feladattal kapcsolatos értesítést küld az adott személynek. A feladat befejezése után a munkafolyamat frissíti az elem állapotát, majd továbblép a következő állapotra. A háromrészes munkafolyamat úgy van kialakítva, hogy használni lehessen a problémakövetési listasablonnal, de használható minden olyan listával is, amely tartalmaz olyan választási lehetőséget tartalmazó oszlopot, amelynek legalább három értéke van.

További tudnivalókért és részletes útmutatásért lásd A háromrészes munkafolyamat használata című cikket.

Vissza a lap tetejére

Ki hozhat létre és indíthat SharePoint-munkafolyamatot?

A munkafolyamatok hozzáadójának és indítójának megfelelő engedélyekkel kell rendelkeznie ahhoz a listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz, amelyben a munkafolyamat fut:

  • Munkafolyamat hozzáadása:    A munkafolyamatok hozzáadásához alapértelmezés szerint listakezelési engedélyre van szükség. (A Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint rendelkeznek listakezelési engedéllyel, a Tagok csoport és a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)

  • Munkafolyamat indítása:    Szintén alapértelmezés szerint a már hozzáadott munkafolyamatok indításához elemszerkesztési engedélyre van szükség. (A Tagok és a Tulajdonosok csoport tagjai alapértelmezés szerint egyaránt rendelkeznek az elemszerkesztési engedéllyel, a Látogatók csoport tagjai azonban nem.)
    A tulajdonosok úgy is beállíthatják az egyes munkafolyamatokat, hogy csak a Tulajdonosok csoport tagjai indíthassák el azokat.

Vissza a lap tetejére

Hogyan hozhatok létre és futtathatok SharePoint-munkafolyamatot?

A következő ábra nagy vonalakban összefoglalja a SharePoint-munkafolyamat tervezési, hozzáadási, futtatási és módosítási lépéseit. Az ábra után az egyes lépések leírása olvasható.

A munkafolyamat menete

Tervezés: A munkafolyamat saját verziójának hozzáadásához tisztáznia kell, hogy milyen lehetőségekre van szüksége, és milyen információknak kell rendelkezésre állnia a kezdeményezési űrlap használatakor.

  • Megismerés:    Ismerje meg, mely beépített munkafolyamat-típusok hajtják végre az elvégzendő feladatokat.

  • Hozzáadás:    A kezdeményezési űrlap kitöltésével adja hozzá a munkafolyamat-verziót egy listához, tárhoz vagy webhelycsoporthoz.

  • Indítás:    Indítsa el munkafolyamatát akár kézzel, akár automatikusan a lista vagy tár egyik dokumentumán vagy elemén. (Ha kézzel indítja, akkor lehetősége lesz módosítani a munkafolyamat társítási űrlapjának bizonyos beállításait a kevésbé részletes kezdeményezési űrlapon.) A munkafolyamat elindul, feladatokat hoz létre, értesítő üzeneteket küld, és megkezdi a műveletek és események nyomon követését.

  • Megfigyelés:    Amíg a munkafolyamat fut, a Munkafolyamat állapota lapon megtekintheti, hogy mely feladatok fejeződtek be, és milyen egyéb műveletekre került sor. Ha szükséges, akkor innen módosíthatja a futó és a jövőbeni feladatokat, sőt akár meg is szakíthatja vagy leállíthatja a munkafolyamat futását.

  • Áttekintés:    Miután a munkafolyamat befejeződött, minden előzménye áttekinthető a Munkafolyamat állapota lapon. Ugyanerről a lapról statisztikai jelentések is készíthetők az adott munkafolyamat általános teljesítményéről.

  • Módosítás:    Ha a munkafolyamat nem egészen a kívánt módon működik, akkor megnyithatja az eredeti társítási űrlapot, amellyel hozzáadta, és elvégezheti rajta a szükséges módosításokat.

Vissza a lap tetejére

Létrehozhatok-e saját egyéni SharePoint-munkafolyamatokat?

Ha nagyobb rugalmasságra van szüksége a beépített munkafolyamat használata során, akkor bizonyos eszközökkel, például a SharePoint Designer alkalmazással még jobban alakíthatja saját igényeinek megfelelőre alakíthatja a munkafolyamatot. Nulláról indulva akár teljesen egyéni saját munkafolyamatokat is létrehozhat.

A Munkafolyamat-tervező segítségével olyan szabályokat tervezhet, amelyek feltételeket és műveleteket társítsanak a SharePoint-listák és tárak elemeihez. A listák vagy tárak elemeinek megváltoztatása műveleteket indít el a munkafolyamatban.

Tervezhető például olyan munkafolyamat, amely egy további jóváhagyási munkafolyamatot indít, ha egy elem költsége meghalad egy bizonyos összeget.

Munkafolyamat akár egymáshoz kapcsolódó dokumentumok halmazára is meghatározható. Ha például a munkafolyamat egy dokumentumtárhoz van társítva, vagy a Dokumentum tartalomtípus szerint van szűrve, megjelenik egy környezetfüggő műveletcsoport a Dokumentumkészlet kategóriában. A dokumentumkészlet a SharePoint Server 2010 olyan új szolgáltatása, amellyel csoportba foglalhatók az egy egységként kezelendő dokumentumok, így a dokumentumkészletre meghatározott munkafolyamat-műveletek az adott dokumentumkészlet mindegyik elemén futnak.

További tudnivalókért lásd: Munkafolyamatok tervezése és testreszabása – bevezetés.

Vissza a lap tetejére

Következő lépések

A beépített munkafolyamat-típusok használatára vonatkozó részletesebb útmutatókért lásd az alábbi cikkek bármelyikét:

Amennyiben érdekli bármelyik alapvető beépített munkafolyamat-típus további testreszabása – azon túl, amit a társítási űrlapot használva megtehet –, vagy ha szeretné saját munkafolyamatát az alapoktól kezdve összeállítani, olvassa el a Munkafolyamatok tervezése és testreszabása – bevezetés című cikket.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×