Tippek a címzettlisták használatához

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Bármilyen ötletes legyen is egy elküldött üzenet, ha nem a megfelelő személyek a címzettek, nem váltja ki a kívánt hatást. A címzettlista állhat csak a névből és a címből, de tartalmazhat további részleteket is az egyes vásárlókkal kapcsolatban, amelyek alapján az üzleti szempontjainak megfelelően lehet kategorizálni a vásárlókat.

Minél jobban törekszik arra, hogy az adott ajánlat iránt leginkább érdeklődő vásárlói csoportnak küldje el az ajánlatait, annál nagyobb lesz a levélben folytatott kampány sikere. A kampányra szánt idő és költségvetés harmadát vagy felét fordítsa a címzettlista finomítására, hogy mindig a megfelelő vásárlócsoportokat lehessen megcélozni.

A témakör tartalma

Felhasználói adatok használata

Levelezési lista létrehozása

Több forrásból származó listák egyesítése

A címzettek listájának pontosítása

A vásárlói adatok felhasználása

Miután összegyűjtötte a vásárlók és a lehetséges vásárlók adatait, nagyon hasznos lehet a közös tulajdonságaik nyilvántartása. Minél több adatot tartalmaz a címzettlista, annál több szempont szerint lehet leveleket küldeni.

Arra viszont ügyeljen, hogy később felhasználható adatokat tartson nyilván. Minél összetettebb egy címzettlista, annál több munkát igényel a karbantartása.

Az alábbiakban példák találhatók a vásárlókkal kapcsolatos adatok felhasználására:

  • A címadatokat tartalmazó címkék nyomtatása:    Készíthet a címadatokat tartalmazó címkéket, amelyekhez csak a névre és a címadatokra van szükség.

  • Levél küldése az egy bizonyos területen élő vásárlóknak:    Ha a település vagy az irányítószám alapján szűri a levelezési listát, egyszerűen végezhet csak egy adott helyen élő vásárlókra vonatkozó reklámtevékenységet.

  • Hozzáadás egy személyre szabott megszólítást     Személyre szabhatja a levelezés az első és utolsó felvételével a címzettek nevét a név, Utónévés Vezetéknév adatmezők elválasztva megszólítás nevek.

  • Egy bizonyos korhatárt címzettjének összpontosít     Ügyfelek termékek értesítése vagy gyűjtésével az ügyfelek a születési dátum az év megellett (például "1945"), az idő (például az a és a tervezés, az illető fifties elavulása twenties elavulása megtervezése) vevők szakasz megfelelő szolgáltatásokat.

    Ha szeretne egy promóciós ajándékutalvány született az aktuális hónap összes ügyfelek, összegyűjtheti a születési dátum nap év, hónap, (például "január 1 2000").

  • A levelezés szabályozása nemek szerint:    Bejelenthet egy új termékcsaládot csak férfiaknak vagy csak nőknek. Ehhez a címzettlistán tárolni kell a vásárlók nemét („férfi” vagy „nő”).

  • A vásárlási előzmények használata:    Speciális értesítéseket küldhet a mostanában nagyobb vásárlást lebonyolító vásárlóknak, vagy értesítheti őket, ha a kedvenc márkájuk új modelljei megérkeztek. Ehhez nyilván kell tartani a vásárlók vásárlási előzményeit. Tájékoztathatja a vásárlókat a vásárolt árucikkhez kapcsolódó más termékekkel kapcsolatban is („Azok a vásárlók, akik az Ön által vásárolt terméket megvásárolták, ezt a terméket is megvásárolták”).

  • E-mail küldése a postaköltségek csökkentése érdekében:    Csökkentse a levelezési költségeket oly módon, hogy azoknak a vásárlóknak, akik megadták az e-mail címüket, e-mailben küldi a meghívót egy meghívásos rendezvényre. Először elkészítheti a nyomtatandó meghívókat a körlevél funkcióval, kiszűrve az e-mail címmel nem rendelkező vásárlókat. A következő lépésben az elektronikus körlevél funkcióval e-mailben elküldheti a meghívókat azoknak a vásárlóknak, akik rendelkeznek e-mail címmel.

Vissza a lap tetejére

Címzettlista készítése

A címzettlista alapjában véve nem más, mint egy olyan szövegfájl, amely közös mezőkbe csoportosítja a címzettek rekordjait. Az ilyen listák tartalma általában munkafüzet vagy táblázat formájában jelenik meg, amelyben minden egyes rekord egy saját, az egyes adatmezőket tartalmazó oszlopokra osztott sort foglal el, mint az alábbi képen szereplő egyszerű levelezési listán.

Egyszerű címzettlista a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen.

Egy összetettebb lista további adatmezőket tartalmazhat, például a termékméretet, a színpreferenciákat, a vásárlási előzményeket, a születési dátumot és a nemet.

Ha most készít először címlistát, a Microsoft Office Publisher elhagyása nélkül megteheti ezt.

Címzettlista készítése

  1. Nyisson meg egy kiadványt.

  2. Kattintson az Eszközök menüre, mutasson a Körlevélkészítés és katalógusegyesítés elemre, majd kattintson a Címlista létrehozása parancsra.

  3. Az adatok beírása előtt testreszabhatja a mezőket: eltávolíthatja, átnevezheti és átrendezheti az Új címlista párbeszédpanelen megjelenő mezőket, és új mezőket is hozzáadhat.

    Hogyan?

    1. Kattintson az Oszlopok testreszabása gombra, majd válasszon az alábbi lehetőségek közül:

      • Mező hozzáadásához kattintson a Hozzáadás gombra. A mező neve szövegdobozba írja be az új mező nevét, majd kattintson az OK gombra.

      • Mező eltávolításához válassza ki a mezőt a Mezőnevek területen, kattintson a Törlés, majd az Igen gombra.

      • Mező átnevezéséhez válassza ki a mezőt a Mezőnév területen, majd kattintson az Átnevezés gombra. Írja be az új nevet a Mező átnevezése párbeszédpanel Új név szövegdobozába, majd kattintson az OK gombra.

      • A mezők sorrendjének a módosításához válassza ki az áthelyezni kívánt mezőt, majd kattintson annyiszor a Feljebb vagy a Lejjebb gombra, hogy a mező a kívánt helyre kerüljön.

    2. Ismételje meg ezeket a lépéseket, amíg nem végzett a mezőnevek listájának ellenőrzésével, majd kattintson az OK gombra.

  4. Az Új címlista párbeszédpanelen írja be az adatokat az első bejegyzés megfelelő mezőibe (Megszólítás, Utónév, Vezetéknév és így tovább).

  5. Ha elkészült az első bejegyzés adatainak a beírásával, kattintson az Új bejegyzés gombra, vagy nyomja le a TAB billentyűt.

  6. Ismételje a 3. és 4. lépést, amíg az összes bejegyzést nem rögzítette.

  7. Kattintson az OK gombra.

  8. Írja be a címlista nevét a Címlista mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjébe.

    Alapértelmezés szerint a program az Adatforrások mappába menti a címlistát. Érdemes itt tárolni a címlistákat, mert a Microsoft Publisher alapértelmezés szerint itt keresi az adatforrásokat.

  9. Kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

Különböző forrásokból származó listák egyesítése

Akár birtokában van címlistáknak, akár vásárolja azokat, a Publisher segítségével könnyedén egyesítheti és szerkesztheti a különböző forrásokból származó listákat. A legjobb eredmény érdekében a Publisher címlistáját az alább felsorolt programokkal készített címlisták bármilyen kombinációjából előállíthatja:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Használhat vásárolt listákat is (például a Microsoft List Builder alkalmazással vásárolt listákat).

A hozzáadni kívánt lista meghatározása

  1. A Körlevél munkaablak megnyitásához kattintson az Eszközök menü Körlevélkészítés és katalógusegyesítés menüpontjára, majd a Körlevél parancsra.

    Ha a kiadvány kapcsolódik egy címzettlistához, akkor ellenőrizze a kapcsolatot, majd kattintson a Címzettlista szerkesztése parancsra a Körlevél munkaablakban. Ha a kiadvány még nem csatlakozik egy létező címzettlistához, kattintson a Címzettek listájának létrehozása csoportban található lehetőségek egyikére, kattintson a Tovább: Címzettlista létrehozása vagy meglévő lista csatlakoztatása parancsra, majd válassza ki a kívánt listát.

  2. A következő lehetőségek közül választhat a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Hozzáadás a címzettek listájához csoportjában:

    • Kattintson a Létező lista kijelölése elemre, válassza ki az adatforrást az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen, majd kattintson a Megnyitás gombra.

    • Kattintson az Outlook névjegyalbumból (Ha a levelezési profilok megadását kéri, kattintson a kívánt profilt), és kattintson az OKgombra. Jelölje ki a mappát, vagy a terjesztési lista a Partnerek kiválasztása párbeszédpanelen, és kattintson az OKgombra.

    • Kattintson az Új lista elemre, írja be a kívánt bejegyzéseket az Új címlista párbeszédpanelen, majd kattintson az OK gombra.

Eltérések egyeztetése listák egyesítése során

Amikor felvesz egy levelezőlista között, a hozzáadott lista egy vagy több mezőjének valószínűleg nincs egyező a meglévő lista. Például hozzáadni címlistát Vállalatnév mező tartalmazhat, de nem lehet az eredeti listát.

A Publisher úgy figyelmeztet a különböző forrásokból származó listák eltéréseinek a javítására, hogy megnyitja a Hozzáadás a címzettek listájához párbeszédpanelt.

  1. A Hozzáadás a címzettek listájához párbeszédpanelen válasszon ki egy olyan mezőt, amelynél nincs bejelölve az Egyeztetve oszlop, válassza ki azt a mezőt, amelyet szeretne ennek megfeleltetni a Címzettlistamezők és egyeztetett mezők listáján, majd kattintson az Egyeztetés gombra.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a kiválasztott mező szerepel-e a Címzettlistához adandó mezők csoportban található listán, majd kattintson az OK gombra.

  3. Ha az egyeztetéshez új mezőt kell hozzáadni a címzettek listájához, válassza ki azt a mezőt, amelyet szeretne hozzáadni az új listához (a Hozzáadás a címzettek listájához párbeszédpanel bal oldali listája), kattintson a Hozzáadás, majd az OK gombra. A hozzáadott mezők megjelennek a Címzettlistához adandó mezők területen.

    Tipp : Egy hozzáadott mező eltávolításához válassza ki a mezőt a Címzettlistához adandó mezők területen, majd kattintson az Eltávolítás gombra.

A Hozzáadás a címzettek listájához párbeszédpanel képe

Hogyan megfelelően meg mezők, amikor a Publisher nem kérdezzen rá a?

  • A Körlevél munkaablak További elemek csoportjában kattintson a Címmezők elemre, majd a Mezők egyeztetése gombra.

Egyesített listára mutató parancsikon mentése

Létrehozhat egy parancsikont az egyesített listához, ha más levelezéseknél is használni szeretné azt. Ha az egyesített listán szerkeszt egy bizonyos elemet, akkor a szerkesztett bejegyzés az eredeti fájlban is frissítve lesz, feltéve, hogy az eredeti forrásfájl rendelkezésre áll a szerkesztésre. Ha nem szeretné az eredeti forrásfájlt frissíteni, exportálja a címzettek listáját egy új fájlba.

  1. A Körlevél munkaablakban (3. lépés: Egyesített kiadványok létrehozása), a Levelezés nyomon követésének előkészítése csoportban kattintson a Parancsikon mentése a címzettek listájába elemre.

  2. A Fájl mentése párbeszédpanel Fájlnév mezőjébe írja be az egyesített címlista fájlnevét.

    Alapértelmezés szerint a program az Adatforrások mappába menti a címlistát. Érdemes itt tárolni a címlistákat, mert a Microsoft Publisher alapértelmezés szerint itt keres adatforrásokat.

  3. Kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

Címzettek listájának pontosítása

Ha a különböző forrású listák mezői megegyeznek, az összes rekord megjelenik a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen, ahol szűrheti, rendezheti és kiválaszthatja az e-mail körlevélbe belefoglalandó címzetteket. Jelölje be a jelölőnégyzetet azok mellett a címzettek mellett, akiknek szeretné elküldeni a körlevelet, és törölje a jelet azoknál a címzetteknél, akiknek nem szeretné elküldeni a levelet.

Az összes elem kijelölése vagy az összes kijelölés eltávolítása

  • Jelölje be a kezdősorban található jelölőnégyzetet, vagy törölje belőle a jelet.

A lista tételeinek szűrése

Ha csak a lista bizonyos bejegyzéseit szeretné használni, akkor egy mező vagy egy feltétel alapján szűrheti a listát. A lista szűrése után a jelölőnégyzetek használatával döntheti el, hogy belefoglalja vagy kihagyja az egyes rekordokat.

  1. Kattintson a szűrés alapjául szolgáló elem oszlopfejléce mellett látható nyílra.

  2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Kattintson az (Üresek) gombra, ha az összes olyan rekordot meg szeretné jeleníteni, amelynél a megfelelő mező üres.

    • Kattintson a (Nem üresek) gombra, ha az összes olyan rekordot meg szeretné jeleníteni, amelynél a megfelelő mező adatot tartalmaz.

    • Kattintson a (Speciális) gombra a Szűrés és rendezés párbeszédpanel megnyitásához, amelyen több feltétel szerint végezhet szűrést.

      Megjegyzés : A Szűrés és rendezés párbeszédpanel úgy is megnyitható, hogy a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címzettek listájának pontosítása csoportjában a Szűrés gombra kattint.

  3. Tipp : Ha az adatforrás tartalmazza a rekordokat, azonos adatokat, és 10 vagy kevesebb egyedi értékek is szerepelnek az oszlop, szűrheti meghatározott adatok alapján. Például ha több címre Ausztrália szerint az ország vagy régió, szűrheti a Ausztrália.

  4. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen csak a kijelölt rekordok jelennek meg. Ha ismét meg szeretné jeleníteni az összes rekordot, kattintson a (Mind) gombra.

Listaelemek rendezése

Ha az elemeket betűrendbe szeretné állítani, rendezheti a listában szereplő elemeket.

  • Kattintson a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen a rendezéshez használni kívánt elem oszlopfejlécére.

    Ha például a listát vezetéknév szerint, betűrendben szeretné megjeleníteni, kattintson a Vezetéknév oszlopfejlécre.

  • Ha szeretne több szempont alapján rendezést végrehajtani, kattintson a Rendezés elemre a Címzettek listájának pontosítása csoportban. A Szűrés és rendezés párbeszédpanelen válassza ki a szűrési feltételeket.

Azonos elemek keresése

Hogy ne küldjön több levelet ugyanarra a címre, megkeresheti és törölheti azokat a mezőket az egyesített listáról, amelyeknél a legtöbb (de nem feltétlen az összes) mező megegyezik.

  1. Kattintson a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Azonosak keresése elemére.

  2. Az Azonosak keresése párbeszédpanelen csak azokat a bejegyzéseket hagyja bejelölve, amelyeket fel szeretne venni a körlevél címzettjei listára, majd kattintson az OK gombra.

Adott címzett keresése és közös tulajdonságokkal rendelkező címzettek keresése

Kikereshet a listáról egy bizonyos személyt vagy egy közös tulajdonsággal (például vezetéknév, irányítószám vagy születési hónap) rendelkező csoportot.

  1. Kattintson a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címzett keresése elemére.

  2. A Bejegyzés keresése párbeszédpanelen írja be a keresni kívánt tulajdonságot a Mit keres mezőbe, válassza ki, melyik mezőben vagy mezőkben kíván keresni, majd kattintson a Következő gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×