Tartalomszervezői szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Adott helyekre Dokumentumtovábbítási szabályok létrehozása a Microsoft SharePoint Server 2010 segítséget nyújt a megfelelő SharePoint-tárakat és mappákat a rekordok tárolási folyamat felgyorsításához. A rekordkezelés fő elemeként útvonal rekordok szabályokat hoz létre része is fájl csomagja. Bármelyik SharePoint-webhely dokumentumok útválasztás engedélyezhető. Ez a cikk bemutatja, hogyan hozhat létre rendszerezése és a továbbítás SharePoint Serverdeklarálhatják szabályainak.

Megjegyzés : Először a Tartalomszervező szolgáltatás engedélyezése és konfigurálnia kell a szervező útvonal rekordok. A Tartalomszervező szolgáltatás csak a webhely szintjén aktiválni kell. A tartalomszervező beállításával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a hivatkozások A Lásd mégterületen.

Tartalom

– Áttekintés

Ha dokumentumok származhatnak?

Mitől függ, hogy a rekordtovábbítási hely?

Első lépések

Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

Áttekintés

Az üzleti dokumentumok számos különböző forrásból származhatnak, és gyakran úgy kell azokat tárolni, hogy ne sérülhessenek a tárolásukra vonatkozó jogszabályi előírások, és a tárolás módja se rejtsen magában jogi kockázatokat. Miután beállította a tartalomszervezőt a rekordok továbbítására, különböző szabályokat hozhat létre és programozhat be a tartalomszervezőben, amelyekkel egyedi üzleti szabályok és követelmények alapján automatikusan mentheti a rekordokat.

Ha tartalomtípusokat használ, és szabályokat hoz létre a dokumentumok központi vállalati tárházban történő továbbításához, nem szükséges manuálisan feltöltenie a dokumentumokat és az egyéb elemeket egy tárba vagy egy mappába. A felhasználók megadják az adott dokumentum választható feltételeit, a rendszer pedig az előre definiált továbbítási szabályoknak megfelelően a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja a dokumentumot. A tartalomszervező szabályait SharePoint-listaként menti a program.

A tartalomszervezővel figyelhető és szabályozható az egy adott tárban tárolható dokumentumok maximális száma is. Ha egy dokumentumot felvesz például egy legfeljebb ötezer elem tárolására alkalmas mappába, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és abba továbbítja a dokumentumot.

A dokumentumok lehetséges forrásai

A meghatározott tárakba vagy mappákba továbbított dokumentumok számos különböző forrásból származhatnak. Rekordkezelési folyamat részeként a dokumentumok forrása lehet például az alábbiak egyike:

  • Ügyfélalkalmazások (például a Microsoft Word) a Mentés másként parancs használatakor.

    Mentés másként

  • Közvetlen feltöltés a webhelyek tartalomszervezőjének aktiválásakor létrehozott speciális könyvtárként működő Gyűjtőtárba.

    Dokumentumok feltöltése a gyűjtőtárba

  • A Küldés parancs, amikor egy másik SharePoint-webhelyről érkező.

    Dokumentumok küldése másik helyre

  • Egy webszolgáltatáson keresztül érkező külső alkalmazás.

  • Exchange-alapú mappa, mivel az e-mailek rekordnak tekinthetők, és a többi dokumentumhoz hasonlóan továbbíthatók.

A továbbítás helyét meghatározó tényezők

A dokumentumokat Rekordtár mappát tartalmazó webhelyre vagy bármilyen más SharePoint-webhelyre továbbítani lehet. Ha a dokumentumok nem felelnek meg az előre definiált követelményeknek, akkor a tartalomszervező funkció aktiválásakor automatikusan létrehozott Gyűjtőtárba kerülnek. A dokumentumtovábbítási folyamat több fő elemből áll.

Webes szolgáltatás vagy e-mailben Beküldési   egyéb SharePoint-webhelyek vagy harmadik fél által fejlesztett alkalmazások címzettje a tartalomszervező, dokumentumokat küldhet. Exchange e-mailben is dokumentumok címzettje a tartalomszervező. Dokumentumok vagy a megfelelő tartalomtípust, a metaadat-alapú és a megfelelő szabályok e-mail rekordok automatikusan elküldi a megfelelő tárba vagy mappába.

Céltárak és Célmappák    Tartalom tartalomfelelősök és a rekordkezelők manuálisan létrehozása tárakat és mappákat, ahol dokumentumok céltárként jelölik.

A webhely tartalomtípusai    Ezek szükség, és a felhasználók manuálisan fel a megfelelő webhely-tartalomtípusok a céltárakba.

Fontos : Mivel a tartalom szervező csak fog működni tartalomtípusok, vagy származik, a dokumentum tartalomtípus, a nagyméretű listák rendszerezése nem használható.

Gyűjtőtár:    Dokumentumokat, amely nem rendelkezik a megfelelő szabály elég metaadatok és a szükséges metaadatok hiányoznak, így a felhasználók adhat meg a szükséges metaadatok elküldi a gyűjtőtár. Továbbítás használható minden tartalomtípus automatikusan kapcsolódnak a gyűjtőtár. Beállíthatja a tartalomszervező, hogy az összes feltöltött dokumentumok ideiglenes vannak-e irányítva a gyűjtőtár. A tartalomszervező konfigurálásával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a tartalomszervező útvonal rekordok konfigurálása.

Dokumentum útválasztási lista    A lista segítségével hogyan minden ezen a webhelyen a tartalom rendszerezéséhez tervet készíthet. A listával szabályok létrehozása, amelyek érdekében, hogy webhelyre benyújtott dokumentumok továbbítása a megfelelő helyre és a megfelelő tulajdonságait. Tartalom tartalomfelelősök és a rekordkezelők látogassa meg a lista létrehozása, kezelése és megtekintése útválasztási szabályok.

A lenti diagramon azt láthatja, hogy miként történik a dokumentumok és az e-mailek megadott feltételek szerinti továbbítása.

Dokumentumok továbbítása a tartalomszervezővel

Első lépések

A dokumentumtovábbítási szabályok létrehozása előtt több fontos műveletet is végre kell hajtani.

  1. Létre kell hozni a dokumentumtovábbítás célhelyéül szolgáló tárakat és mappákat. Célszerű a különböző típusú továbbított dokumentumokhoz külön-külön mappát létrehozni (például az e-mail rekordoknak vagy az Excel-számolótábláknak). A Lásd még című részben felsorolt témakörökből többet is megtudhat a tárak létrehozásáról.

  2. A továbbított dokumentumokhoz tartalomtípusokat kell rendelni. Ezzel a megoldással a tartalomtípus része lehet a dokumentum végső tárolási helyét meghatározó feltételeknek.

Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

A rekordtovábbítási listára felvett minden egyes rekordtípushoz meg kell adni a rekord nevét és leírását, de megadhatja azt is, hogy a rendszer hol tárolja a rekordot a webhelyen. Ha biztos szeretne lenni afelől, hogy az összes szóban forgó rekord a megfelelő helyre kerül, alternatív neveket is adhat a rekordtípushoz.

Megjegyzés : A dokumentumtovábbítási szabályok létrehozásához legalább webhely-tulajdonosi engedélyek szükségesek.

  1. Lépjen arra a webhelyre, amelyhez tartalomszervezési szabályokat szeretne létrehozni.

  2. A Webhelyműveletek menü Webhelyműveletek menü a Webhely beállításaiparancsra.

  3. A Webhely beállításai lap Hely felügyelete csoportjában kattintson a Tartalomszervezői szabályok elemre.

  4. A menüszalag Új csoportjában kattintson az Új elem gombra, majd a Szabály parancsra.

  5. Írja be a szabály nevét: a név utaljon a szabály feltételeire és műveleteire.

  6. A Szabály állapota és prioritása csoportban adja meg, hogy a szabály vonatkozzon-e bejövő tartalomra. Ha az Aktív lehetőséget választja, adjon meg olyan prioritást, amely meghatározza a tartalom továbbításának módját arra az esetre, ha több tartalomszervezői szabálynak is megfelel.

  7. Ezután társítsa a szabályt egy tartalomtípushoz. Ennek hatására a tartalomszervezőnek elküldött tartalmat a kiválasztott tartalomtípussal címkézi fel a program, és azonosítja a szabály feltételeiben használt tulajdonságokat.

  8. Válassza ki a megfelelő tartalomtípust: ez a típus szabja meg a következő lépésben választható tartalomtípusok körét.

  9. Válassza ki a megfelelő tartalomtípust.

  10. Ha a kiválasztott tartalomtípus másodlagos nevet egy másik SharePoint-webhelyen, jelölje be a jelölőnégyzetet, a másodlagos nevemezőbe írja be a másodlagos név és válassza aHozzáadás gombra. A másodlagos tartalomtípus nevét az alábbi lista jelennek meg.

  11. A Feltételek csoportban adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek az elküldött tartalom tulajdonságainak meg kell felelniük a szabály használatához. Célszerű lehet például alkalmazni a szabályt minden olyan dokumentumra, amelynek címében szerepel a költségvetés szó. A Másik feltétel hozzáadása hivatkozásra kattintva további feltételek vehetők fel.

    Megjegyzés : A tulajdonság legördülő listában elérhető tulajdonságainak különböznek egymástól 6. lépésben kiválasztott tartalomtípus szerint

  12. Írja be vagy tallózással keresse meg azt a tartalmat, amely megfelel a szabálynak. A Mappa automatikus létrehozása minden egyedi tulajdonságértéknek jelölőnégyzet bejelölésével csoportosíthatja a mappákban lévő hasonló dokumentumokat. Ha egy tulajdonság például felsorolja a szervezet projektjeinek összes dokumentumát, a tartalomszervező beállítható úgy, hogy minden projekthez külön mappát hozzon létre.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×