Tartalomszervezői szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

Tartalomszervezői szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A tartalomszervező a dokumentumok továbbításának meghatározására az Ön által létrehozott szabályokat alkalmazza. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulnak.

Ez a témakör azt ismerteti, hogy miként hozhat létre szabályokat a dokumentumok és a rekordok rendszerezéséhez és továbbításához. A dokumentumtovábbítás bármely vállalati SharePoint-webhelyen engedélyezhető.

Fontos : Első lépésként engedélyeznie kell a tartalomszervező funkciót, és be kell állítania a rekordok továbbítására. A tartalomszervező beállításáról a Lásd még című részből tájékozódhat.

Tartalom

A szabályok létrehozása előtti első lépések

Tudnivalók a dokumentumok továbbításáról

Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

A szabályok létrehozása előtti első lépések

A dokumentumtovábbítási szabályok létrehozása előtt több fontos műveletet is végre kell hajtani.

  1. Aktiválni kell a tartalomszervező szolgáltatást.

  2. Létre kell hozni a dokumentumtovábbítás célhelyéül szolgáló tárakat és mappákat. Célszerű a különböző típusú továbbított dokumentumokhoz külön-külön mappát létrehozni (például az e-mail rekordoknak vagy az Excel-számolótábláknak). A Lásd még című részben felsorolt témakörökből többet is megtudhat a tárak létrehozásáról.

  3. A továbbított dokumentumokhoz tartalomtípusokat kell rendelni. Ezzel a megoldással a tartalomtípus része lehet a dokumentum végső tárolási helyét meghatározó feltételeknek.

Vissza a lap tetejére

Tudnivalók a dokumentumok továbbításáról

A dokumentumokat Rekordtár webhely vagy bármilyen más SharePoint-webhely tárába vagy mappájába továbbítani lehet. A tartalomszervező funkció aktiválásakor automatikusan létrehozott Gyűjtőtár szolgál alapértelmezett helyként. A dokumentumtovábbítási folyamat több fő elemből áll:

  • Céltárak és Célmappák    Tartalom tartalomfelelősök és a rekordkezelők manuálisan létrehozása tárakat és mappákat, ahol dokumentumok céltárként jelölik, és a tárak megjelölése céltárakba.

  • A webhely tartalomtípusai    Minden dokumentumhoz tartoznia kell egy webhelytartalom-típus, és a felhasználók manuálisan veszik fel megfelelő webhely-tartalomtípusokat a céltárakba.

  • Gyűjtőtár:    Dokumentumokat, amelyek nem a szabálynak és a szükséges metaadatok hiányoznak, amely a gyűjtőtár kapja meg, hogy a felhasználók adhat meg a szükséges metaadatok. Másik lehetőségként a tartalomszervező beállíthatja, hogy az összes feltöltött dokumentumok ideiglenes vannak-e irányítva a Gyűjtőtár:.

  • Dokumentumszabályok listája:    Ez a lista az összes továbbítási szabály gyűjteménye. A tartalomfelelősök és a rekordkezelők e listát használva hozzák létre, kezelik és tekintik meg a továbbítási szabályokat.

A következő diagramon azt láthatja, hogy miként történik a dokumentumok és az e-mailek megadott feltételek szerinti továbbítása, és hogyan kerülnek vissza a Gyűjtőtárba azok a dokumentumok, amelyekből hiányoznak az adatok.

Dokumentumok továbbítása a tartalomszervezővel. Több forrás látható, valamint hogy a metaadatok nélküli dokumentumok visszakerülnek a Gyűjtőtárba.

Vissza a lap tetejére

Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához

A rekordtovábbítási listára felvett minden egyes rekordtípushoz meg kell adni a rekord nevét és leírását, de megadhatja azt is, hogy a rendszer hol tárolja a rekordot a webhelyen. Ha biztos szeretne lenni afelől, hogy az összes szóban forgó rekord a megfelelő helyre kerül, alternatív neveket is adhat a rekordtípushoz.

Megjegyzés : A dokumentumtovábbítási szabályok létrehozásához legalább webhely-tulajdonosi engedélyek szükségesek.

  1. Lépjen arra a webhelyre, amelyhez tartalomszervezési szabályokat szeretne létrehozni.

  2. A webhelytartalom beállításainak megjelenítéséhez kattintson a Fontos rovatok sávban az Egyebek… gombra.

  3. Kattintson az Alkalmazások menüsoron a Beállítások ikonra.

  4. A Webhely beállításai lap Hely felügyelete csoportjában kattintson a Tartalomszervezői szabályok elemre.

  5. A Tartalomszervezői szabályok lapon kattintson az ide szóra az Új tétel felvételéhez kattintson ide mondatban.

  6. A Szabály neve csoportban adja meg a szabály nevét: a név utaljon a szabály feltételeire és műveleteire.

  7. A Szabály állapota és prioritása csoportban az Aktív lehetőség választásával tegye érvényessé a szabályt a bejövő tartalomra. Aztán adjon meg olyan prioritást, amely meghatározza a tartalom továbbításának módját arra az esetre, ha több tartalomszervezői szabálynak is megfelel.
    Ha azt szeretné, hogy ez a szabály ne vonatkozzon a bejövő tartalomra, válassza az Inaktív lehetőséget.

  8. A Beküldött dokumentum tartalomtípusa csoportban társítsa a szabályt egy tartalomtípushoz. Ennek hatására a tartalomszervezőnek elküldött tartalmat a kiválasztott tartalomtípussal címkézi fel a program, és azonosítja a szabály feltételeiben használt tulajdonságokat.

    • Válassza ki a megfelelő tartalomtípust: ez a típus szabja meg a következő lépésben választható tartalomtípusok körét.

    • Válassza ki a megfelelő tartalomtípust.

    • Ha a kijelölt tartalomtípusnak egy másik nevet egy másik SharePoint-webhelyen, jelölje be a jelölőnégyzetet, a másodlagos neve. Írja be a nevét, amely a másik webhelyen mezőbe, majd kattintson aHozzáadás gombra. Alternatív tartalomtípusok jelennek meg a lista alatt.

  9. A Feltételek csoportban adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek az elküldött tartalom tulajdonságainak meg kell felelniük a szabály használatához. Célszerű lehet például alkalmazni a szabályt minden olyan dokumentumra, amelynek címében szerepel a költségvetés szó. A Másik feltétel hozzáadása hivatkozásra kattintva további feltételek vehetők fel.

    Megjegyzés : A tulajdonság legördülő listában elérhető tulajdonságainak különböznek egymástól szerint 6. lépésben kiválasztott webhelytartalom-típus

  10. A Cél helye csoportban adja meg vagy tallózással keresse meg azt a tartalmat, amely megfelel a szabálynak. A Mappa automatikus létrehozása jelölőnégyzet bejelölésével csoportosíthatja a mappákban lévő hasonló dokumentumokat. Ha egy tulajdonság például felsorolja a szervezet projektjeinek összes dokumentumát, a tartalomszervező beállítható úgy, hogy minden projekthez külön mappát hozzon létre.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×