Törlés-jóváhagyási munkafolyamat használata

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat a vállalat rekordkezelési igényeinek támogatására van tervezve. Ez a munkafolyamat kezeli a dokumentumok elévülési és őrzési folyamatait úgy, hogy a résztvevők eldönthetik, megtartják-e vagy törlik az elévült dokumentumokat vagy elemeket.

Tartalom

Hogyan működik a Törlés-jóváhagyási munkafolyamat?

Hozzáadása vagy a lista, tár vagy tartalomtípus Törlés-jóváhagyási munkafolyamat módosítása

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat használata az Elévülési házirend beállítása

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat indítása

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladat végrehajtása

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat működése

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat támogatja a rekord- és dokumentumkezelési folyamatokat úgy, hogy a vállalatok számára lehetővé teszi, hogy az elévült vagy elavult tartalmat értékelő és törlő folyamatokat kezeli és nyomon követi. A felhasználók manuálisan is elindíthatják a törlés-jóváhagyási munkafolyamatot dokumentumokra vagy elemekre. Az elévült tartalom következetes kezelése érdekében a vállalatok beállíthatják a törlés-jóváhagyási munkafolyamatot úgy, hogy az együttműködjön egy adatkezelési házirend elévülési házirend szolgáltatásával. Ekkor a munkafolyamat automatikusan elindul, ha egy webhelyen elévül egy dokumentum vagy elem. A törlés-jóváhagyási munkafolyamat bármely, a Microsoft Office SharePoint Server 2007 webhelyen lévő listára, tárra vagy tartalomtípusra alkalmazható, kifejezetten rekordtár webhelyen alkalmazva támogatja a rekordkezelési igényeket és egy vállalat dokumentummegőrzési szabályait.

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat az elindításakor törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladatokat hoz létre adott dokumentumokhoz és elemekhez a munkafolyamat feladatlistájában. Ezek a feladatok nem külön személyekhez vannak rendelve, hanem a munkafolyamat feladatlistájában vannak nyilvántartva. A feladatlistába való belépéshez szükséges engedéllyel rendelkezők (például rekordkezelők) beléphetnek a feladatlistába, és végrehajthatják ezeket a feladatokat a törlésre kijelölt elemek jóváhagyásával vagy elutasításával. Mivel valószínű, hogy a törlés-jóváhagyási munkafolyamat nagy mennyiségű törlés-jóváhagyási feladatot hoz létre, különösen, ha automatikus indításra van beállítva az elemek elévülésekor, a törlés-jóváhagyási munkafolyamat támogatja a tömeges feladatteljesítést, így a rekordkezelők vagy más jogosult személyek egy lépésben dolgozhatják fel sok elem törlését.

Vissza a lap tetejére

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat módosítása vagy hozzáadása listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz

A munkafolyamatokat használatuk előtt hozzá kell adni listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, hogy az adott helyen lévő dokumentumok és elemek számára elérhető legyen. Munkafolyamat listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz történő hozzáadásához rendelkeznie kell listakezelési engedéllyel. Legtöbb esetben a webhelygazdák, illetve az adott listák vagy tárak kezelői hajtják végre ezt a feladatot. Adott helyen lévő munkafolyamat elérhetősége attól függ, hova van hozzáadva:

  • Ha egy munkafolyamat közvetlenül listához vagy tárhoz van hozzáadva, csak az abban a listában vagy tárban található elemek számára érhető el.

  • Ha egy munkafolyamat lista tartalomtípusához van hozzáadva (adott listához vagy tárhoz hozzáadott webhely-tartalomtípusnak egy példánya), akkor csak az adott lista vagy a tartalomtípushoz hozzárendelt tár tartalomtípusának elemei számára érhető el.

  • Ha egy munkafolyamat webhely-tartalomtípushoz van hozzáadva, akkor a munkafolyamat az adott tartalomtípus minden eleméhez elérhető, minden olyan listában vagy tárban, amelyhez a webhely-tartalomtípus egy példánya hozzá lett adva. Ha azt szeretné, hogy a munkafolyamat széles körben elérhető legyen listákhoz vagy tárakhoz az adott tartalomtípusú elemeit tartalmazó webhelycsoportban, a leghatékonyabban ezt úgy érheti el, hogy közvetlenül hozzáadja a munkafolyamatot egy webhely-tartalomtípushoz.

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat hozzáadása vagy módosítása

Ha hozzá szeretne adni egy törlés-jóváhagyási munkafolyamatot listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz vagy módosítani szeretné a már listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz kapcsolt törlés-jóváhagyási munkafolyamatot, kövesse ugyanezeket a lépéseket.

  1. Ha meg szeretné nyitni annak a listának, tárnak vagy tartalomtípusnak a Munkafolyamat hozzáadása lapját, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot, tegye a következők egyikét.

Lista vagy tár esetén

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez hozzá szeretne adni egy munkafolyamatot.

    1. Kattintson a Beállítások menü beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

      Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

  2. Az Engedélyek és kezelés pontban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

Lista tartalomtípus esetén

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amely tartalmazza a lista tartalomtípusának azt a példányát, amelyhez hozzá szeretné adni a munkafolyamatot.

    1. Kattintson a Beállítások menü beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

      Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

  2. A Tartalomtípusok menüben kattintson annak a tartalomtípusnak a nevére, melyhez munkafolyamatot kíván rendelni.

    Megjegyzés : Ha a lista vagy tár úgy van beállítva, hogy ne engedélyezze a többféle tartalomtípust, akkor a Tartalomtípusok szakasz nem jelenik meg a listához vagy tárhoz tartozó Testreszabás lapon.

  3. A Beállítások pontban kattintson a Munkafolyamat-beállítások elemre.

Webhely-tartalomtípus esetén

  1. A webhely webhelycsoport kezdőlapján kattintson a Webhelyműveletek menü Gombkép mutasson a Webhely beállításai, és kattintson az Összes webhely beállítások módosítása.

  2. A Minták pontban kattintson a Webhely-tartalomtípusok elemre.

  3. Kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez hozzá szeretne adni egy munkafolyamatot, majd kattintson a Munkafolyamat-beállítások pontra.

Ha már adott hozzá munkafolyamatokat ehhez a listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, ez a lépés közvetlenül a Munkafolyamat-beállítások módosítása lapra vezet. Kattintson a Munkafolyamat hozzáadása elemre a Munkafolyamat hozzáadása lap eléréséhez. Ha még nem adott hozzá munkafolyamatot ehhez a listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz, ez a lépés közvetlenül a Munkafolyamat hozzáadása lapra vezet.

  1. A Munkafolyamat hozzáadása lap Munkafolyamat című részében kattintson a Törlés jóváhagyása munkafolyamat-sablonra.

  2. A Név című részben adjon meg egyedi nevet a munkafolyamathoz.

  3. A Feladatlista című részben adja meg az ezzel a munkafolyamattal használni kívánt feladatok listáját.

    Megjegyzések: 

    1. Használhatja az alapértelmezett feladatlistát vagy létrehozhat egy újat. Ha az alapértelmezett feladatlistát használja, a munkafolyamat résztvevői könnyen meg tudják majd találni és tekinteni munkafolyamat-feladataikat a feladatlista Saját feladatok nézetében.

    2. Hozzon létre új feladatlistát, ha a munkafolyamat feladatai bizalmas adatokat tartalmaznak vagy jelenítenek meg, amelyeket külön szeretne kezelni az általános feladatlistától.

    3. Mikor törlés-jóváhagyási munkafolyamathoz hoz létre feladatlistát, ajánlatos lehet korlátozni az ezekhez a feladatokhoz tartozó engedélyeket a vállalat azon személyeire (például rekordkezelők), akiknek jogosultsága van elemek törlésére.

    4. Hozzon létre új feladatlistát, ha a vállalatban sok munkafolyamat van vagy azok sok feladatot tartalmaznak. Ebben a példányban lehet, hogy minden munkafolyamathoz érdemes feladatlistát létrehozni.

  4. Az Előzménylista című részben válassza ki az ezzel a munkafolyamattal használni kívánt előzménylistát. Az előzménylista a munkafolyamat adott példányában megtörténő minden eseményt megjelenít.

    Használhatja az alapértelmezett előzménylistát vagy hozhat létre újat. Ha a vállalatban számos munkafolyamat van, külön előzménylistát is létrehozhat minden munkafolyamathoz.

  5. Az Indítási beállítások című részben adja meg, hogy mikor, hogyan és ki indíthatja el a munkafolyamat.

    Megjegyzések: 

    1. Egyes lehetőségek nem lesznek elérhetőek, ha a kiválasztott munkafolyamat-sablon ezeket a lehetőségeket nem támogatja.

    2. A munkafolyamat indítása főverziójú elem közzétételének jóváhagyásához beállítás például csak akkor adható meg, ha engedélyezve van a tárban a fő- és az alverziók számozása, és a választott munkafolyamat-sablon használható tartalom-jóváhagyáshoz is.

  6. Ha hozzáadja ezt a munkafolyamatot egy webhely-tartalomtípushoz, adja meg a Listák és webhelytartalom-típusok frissítése című részben, hogy szeretné-e, hogy ez a munkafolyamat hozzáadódjon az összes, ebből a tartalomtípusból származó tartalomtípushoz.

    Megjegyzés : A Listák és webhelytartalom-típusok frissítése című rész csak webhely-tartalomtípusok Munkafolyamatok hozzáadása lapján jelenik meg.

  7. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Elévülési házirend beállítása törlés-jóváhagyási munkafolyamathoz

Ha azt szeretné, hogy a törlés-jóváhagyási munkafolyamat automatikusan induljon el, ha a dokumentumok elévültek, be kell állítania egy Elévülési házirendet az adott lista, tár vagy tartalomtípus adatkezelési házirendjében.

  1. Ha, még nem tette, Törlés-jóváhagyási munkafolyamat hozzáadása a lista, tár vagy a tartalomtípust, amelynek állítja be az Elévülési házirend.

  2. Lista, tár vagy tartalomtípus Adatkezelési házirend beállításai lapjának megnyitásához tegye a következők valamelyikét:

Lista vagy tár esetén

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amelyhez be szeretne állítani egy Elévülési házirendet.

    1. Kattintson a Beállítások menü beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

      Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

  2. Az Engedélyek és kezelés pontban kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.

Lista tartalomtípus esetén

  1. Nyissa meg azt a listát vagy tárat, amely tartalmazza a lista tartalomtípusának azt a példányát, amelyhez be szeretne állítani egy Elévülési házirendet.

    1. Kattintson a Beállítások menü beállítások menü kattintson a Lista beállításaigombra, vagy kattintson a megnyitni kívánt tár típusától beállításait.

      Dokumentumtár esetén például kattintson a Dokumentumtár beállításai gombra.

  2. A Tartalomtípusok menüben kattintson annak a tartalomtípusnak a nevére, melyhez munkafolyamatot kíván rendelni.

    Ha a lista vagy tár nincs beállítva több tartalomtípus engedélyezésére, a Tartalomtípusok című rész nem jelenik meg a lista vagy tár Testreszabás lapján.

  3. A Beállítások pontban kattintson az Adatkezelési házirend beállításai elemre.

Webhely-tartalomtípus esetén

  1. A webhely webhelycsoport kezdőlapján kattintson a Webhelyműveletek menü Gombkép mutasson a Webhely beállításai, és kattintson az Összes webhely beállítások módosítása.

  2. A Minták pontban kattintson a Webhely-tartalomtípusok elemre.

  3. Kattintson annak a webhely-tartalomtípusnak a nevére, amelyhez be szeretne állítani egy Elévülési házirendet, majd kattintson az Adatkezelési házirend beállításai pontra.

Ha Elévülési házirendet szeretne beállítani listához vagy tárhoz és az adott lista vagy tár több tartalomtípus kezelését is támogatja, jelölje ki azt a tartalomtípust, amelyhez meg szeretné adni az adatkezelési házirendet, majd kattintson az OK gombra.

  1. A Házirend megadása című részben kattintson a Házirend definiálása pontra.

  2. Kattintson az OK gombra.

  3. A Házirend szerkesztése lap Név és felügyeleti leírás című részében adja meg a létrehozott házirend rövid leírását.

    Megjegyzés : Csak a Webhelycsoport-házirendek listában is megadott adatkezelési házirendekhez adhat meg nevet.

  4. A Házirendi szabály című részben adjon meg egy kifejező szabályt, amely leírja a házirend célját a felhasználók számára. Ez a szabály jelenik meg, mikor a felhasználók a házirend hatáskörébe eső dokumentumokat vagy elemeket nyitnak meg. Meg kell adnia, hogy mely házirend szolgáltatások vonatkoznak a tartalomra vagy milyen speciális kezelést igényel a dokumentum. A házirendi szabály maximálisan 512 karakter hosszúságú lehet.

  5. Az ezen házirend hatáskörébe tartozó dokumentumok és elemek adatmegőrzési időtartamának megadásához engedélyezze az elévülést, majd adja meg az adatmegőrzési időt, illetve az elévüléskor elvégzendő műveleteket.

  6. Válasszon ki egy adatmegőrzési időtartam beállítási lehetőséget a dokumentumok vagy elemek elévülésének megadásához. A következő lehetőségekből választhat:

    1. Az elévülési dátum dátumtulajdonságon alapuló beállításához kattintson az Elemtulajdonságokon alapuló időtartamra pontra, majd jelölje ki a dokumentum- vagy elemműveletet (például Létrehozva vagy Módosítva), és a művelet után eltelt időegységet (például napok, hónapok vagy évek száma), amikorra azt szeretné, hogy elévüljön az elem.

    2. Ha az elévülési dátumot egy munkafolyamat vagy egy egyéni adatmegőrzési képletben szeretné meghatározni, kattintson a Program által lehetőségre.

  7. Az Amikor az elem elévül pontban adja meg, hogy mi történjen a dokumentum vagy elem elévülésekor. Törlés-jóváhagyási munkafolyamat elindításhoz a dokumentumon vagy az elemen kattintson a Munkafolyamat indítása pontra, majd jelölje ki a kívánt törlés-jóváhagyási munkafolyamat nevét.

  8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat indítása

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat sokszor úgy van beállítva, hogy automatikusan induljon el, ha az elem elévül. Ha a Törlés-jóváhagyási munkafolyamat úgy van beállítva, hogy lehetővé tegye a felhasználók számára a manuális indítást, akkor közvetlenül indíthatja ezt a munkafolyamatot a dokumentumon vagy táron abból a tárból vagy listából, ahol mentve volt. Legalább elemmódosítási engedéllyel kell rendelkeznie munkafolyamat indításához. Néhány munkafolyamat esetén szükséges a listakezelési engedély is az indításhoz.

  1. Ha a lista vagy tár még nincs megnyitva, kattintson a nevére a Fontos rovatok sávon.

    Ha a kívánt lista vagy tár neve nem jelenik meg, kattintson a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsra, majd kattintson a lista vagy tár nevére.

  2. Mutasson annak a dokumentumnak vagy elemnek a nevére, amelyre el szeretné indítani a munkafolyamatot, kattintson a megjelenő nyílra, majd a Munkafolyamatok elemre.

  3. Az Új munkafolyamat indítása pontban kattintson az indítani kívánt törlés-jóváhagyási munkafolyamat nevére.

    A törlés-jóváhagyási munkafolyamat azonnal elindul, és létrehoz egy törlés-jóváhagyási feladatlistát a munkafolyamathoz.

Vissza a lap tetejére

Törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladat végrehajtása

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat úgy van tervezve, hogy törlés-jóváhagyási feladatokat hozzon létre dokumentumokhoz vagy elemekhez. Ezek a feladatok nincsenek külön személyekhez rendelve, hanem a munkafolyamat feladatlistájában vannak nyilvántartva. A feladatlistába való belépéshez szükséges engedéllyel rendelkezők (például rekordkezelők) beléphetnek a feladatlistába, és végrehajthatják ezeket a feladatokat a törlésre kijelölt elemek jóváhagyásával vagy elutasításával.

A törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladatok végrehajthatók külön-külön vagy tömegesen. Mivel valószínű, hogy a törlés-jóváhagyási munkafolyamatok egyszerre nagy mennyiségű munkafolyamat-feladatot generálnak, hasznos lehet, ha tömegesen dolgozza fel a munkafolyamat feladatait.

Egyetlen törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladat végrehajtása

  1. Ugorjon a weblap feladatlistájára a végrehajtandó törlés-jóváhagyási feladat helyének megadásához.

    Megjegyzés : Ha a munkafolyamat nem az alapértelmezett feladatlistát használja, a munkafolyamat-feladat nem biztos, hogy megjelenik a feladatlistában. A munkafolyamat-feladat helyének megadásához ugorjon arra a listára vagy tárba, ahol a munkafolyamat-elem mentve van. Mutasson a kívánt elemre, kattintson a megjelenő nyílra, majd a Munkafolyamatok pontra. A Munkafolyamat állapota lap Feladatok pontjában kattintson a munkafolyamat feladatlistájának hivatkozására.

  2. Mutasson a végrehajtani kívánt feladatra, kattintson a megjelenő nyílra, majd az Elem szerkesztése pontra.

  3. Az elemet az törlés elküldése megtekintéséhez kattintson a hivatkozás vonatkozik, a munkafolyamat-feladatmellett.

  4. A Törlés pontban tegye a következők egyikét:

    • Az elem törléséhez kattintson az Elem törlése parancsra, majd adja meg, hogy meg szeretné-e tartani az elem metaadatainak egy másolatát a naplóban.

    • Az elem megőrzéséhez kattintson az Elem törlésének mellőzése parancsra.

  5. A megjegyzéseknél adhat meg az elvégzett műveletre vonatkozó megjegyzést.

  6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Több törlés-jóváhagyási munkafolyamat-feladat egyidejű végrehajtása

  1. Nyissa meg annak a törlés-jóváhagyási munkafolyamatnak a feladatlistáját, amelyen egyszerre több tevékenységet szeretne végrehajtani.

    Megjegyzés : Ha a munkafolyamat nem az alapértelmezett feladatlistát használja, a munkafolyamat-feladat nem biztos, hogy megjelenik a feladatlistában. A munkafolyamat-feladat helyének megadásához ugorjon arra a listára vagy tárba, ahol a munkafolyamat-elem mentve van. Mutasson a kívánt elemre, kattintson a megjelenő nyílra, majd a Munkafolyamatok pontra. A Munkafolyamat állapota lap Feladatok pontjában kattintson a munkafolyamat feladatlistájának hivatkozására.

  2. Kattintson a feladatok lista a munkafolyamat, a Műveletek menü Menükép Minden feladat feldolgozása.

  3. A Tömeges feladatkijelölés című részben adja meg a tömegesen szerkeszteni kívánt feladattípust.

  4. Ha alkalmazott szűrőket a feladatlista törlés-jóváhagyási feladatok egy részhalmazának megjelenítéséhez, a Feladat adatai című részben erősítse meg, hogy a kívánt feladatokat szűrte.

  5. Kattintson az OK gombra.

  6. A Törlés pontban tegye a következők egyikét:

    • Az elemek törlésének jóváhagyásához kattintson az Elemek törlése pontra. Ha meg szeretné tartani ezen elemek metaadatainak másolatát, jelölje be az Elemek metaadatai másolatának megőrzése a naplóban jelölőnégyzetet.

    • Ezen elemek törlésének elvetéséhez kattintson az Elemek törlésének mellőzése pontra.

  7. A Megjegyzések pontban adhat meg megjegyzéseket a törlési műveletekről.

  8. Kattintson az OK gombra.

  9. A művelet sikeresen befejeződött lapon tájékoztatja, hogy a kijelölt tevékenységek ütemezett processsing az, és egy e-mail megerősítés fog kapni, amikor feldolgozása a feladatok megtörtént. Alapértelmezés szerint a feladatok feldolgozása nightly, bár a rendszergazda módosíthatja ezt a beállítást. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×