Tömeges e-mail-küldés a körlevélkészítési funkcióval

Tömeges e-mail-küldés a körlevélkészítési funkcióval

Ha sok személynek szeretne e-mailt küldeni, amelyet azonban minden egyes címzettnek személyre szeretne szabni, használja a körlevélkészítési funkciót. Létrehozhat egy köteget az azonosan formázott és ugyanazt a szöveget és grafikai elemeket tartalmazó személyre szabott e-mailekből. Az e-mailnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak. A körlevélkészítés esetén – ellentétben azzal, amikor egy üzenetet közvetít személyek egy csoportjának – minden egyes címzett az üzenet egyetlen címzettjeként szerepel.

A körlevélkészítési folyamatban részt vevő három dokumentum; a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja alkotja a levelek vagy e-mail-üzenetek, a borítékok, illetve a címkék csoportját.

Az e-mailek körlevélkészítéssel való létrehozásának folyamatában az alábbi három dokumentum vesz részt:

  • A törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az Ön e-mail-üzenete, amely az egyesített dokumentum minden egyes verziójában azonos szöveget és grafikai elemeket (például emblémát vagy képet) tartalmaz.

  • A levelezőlista
    Ez a dokumentum a levélben az információk kitöltéséhez használatos adatokat tartalmazza. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az az e-mail-üzenet, amelynek a listában szereplő személyek lesznek a címzettjei.

  • Az egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista formátumát használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp a levelezőlistában szereplő minden egyes személy esetében egy személyre szabott, egyesített dokumentum jön létre.

1. lépés: A törzsdokumentum előkészítése

A kezdés előtt a Wordben írja be annak az e-mailnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Fontos, hogy ezekről az információkról mindenki értesüljön.

  • A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > E-mailek lehetőséget.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Körlevélkészítés indítása parancs, valamint a kívánt körlevéltípushoz elérhető beállítások láthatók.

2. lépés: A levelezőlista beállítása

E-mailek küldéséhez telepítve kell lennie egy MAPI-kompatibilis levelezőprogramnak (például Outlook vagy Gmail). Az Word MAPI használata esetén győződjön meg arról, hogy a Outlook és az verziója megegyezik.

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Outlook-címjegyzék, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására az e-mailek létrehozásához.


Tippek

3. lépés: A levelezőlista csatolása az e-mailhez

Most itt az ideje, hogy kiválassza a címzetteket egy adatforrásból (címlistából). Gondoskodjon arról, hogy az adatforrásban legyen egy oszlop az e-mail-címeknek, és hogy minden olyan személynél szerepeljen e-mail-cím, akinek el szeretné küldeni az e-mailt.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Címzettek kiválasztása gombot, majd válasszon a megjelenő lehetőségek közül.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha nincs levelezőlistája, válassza az Új lista létrehozása lehetőséget, és hozzon létre egyet.

      vagy

    • Ha levelezőlistája egy Excel-táblázat, egy Access-adatbázis vagy más típusú adatfájl, válassza a Meglévő lista használata elemet. Ezután tallózással keresse meg a listát, jelölje ki, és kattintson a Megnyitás gombra.

      vagy

    • Ha Outlook-névjegyeit használja, válassza az Outlook-névjegyek alapján lehetőséget.

  3. Válassza a Fájl > Mentés másként parancsot.

  4. A Fájlnév mezőbe írjon be egy fájlnevet, majd válassza a Mentés gombot.


A levelezőlista szerkesztése

Ha a listában szereplő összes személynek szeretne e-mail-üzenetet küldeni, ugorjon a 4. lépésre: Testre szabható tartalomhozzáadása az e-mailhez című témakörhöz. Ha a listán szereplők közül csak bizonyos személyeknek szeretné elküldeni az e-mailt, A levelezőlista szerkesztése című szakasz lépéseit követve szűkítheti a listát.

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Címzettlista szerkesztése parancs van kiemelve.

  2. Jelölje be azoknak a személyeknek a nevét, akiknek el szeretné küldeni az e-mailt.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

A nevek és címek könnyebb megkereséséhez rendezheti vagy szűrheti a listát.

4. lépés: Személyre szabott tartalom hozzáadása az e-mailhez

Az egyes e-maileket személyre szabhatja úgy, hogy hozzáadja egy személy nevét és címét. A legjobb módja ennek, ha körlevélmezőket szúr be a törzsdokumentumban.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Címterület mező beszúrása

  2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének az e-mailben megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

  3. Válassza az OK gombot a körlevélmező beszúrásához.

  4. Az Írás és mezők beszúrása csoportban válassza a Megszólítás gombot.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Megszólítás parancs van kiemelve.

  5. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt formátumot.

  6. Válassza az OK gombot a körlevélmező beszúrásához.

  7. Az e-mailek megőrzéséhez válassza a Fájl > Mentés parancsot.

    Megjegyzés: A mezők beszúrása után manuálisan kell formáznia az e-mailt.

Más mezőket is hozzáadhat az adatforrásból az e-mailhez. További információ: Körlevélmezők beszúrása.

A körlevélmezők nevének ellenőrzése

Győződjön meg arról, hogy a Word megtalálja a levelezőlistában szereplő neveket és címeket.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Mezők egyeztetése elemet.

    Tipp:  A Mezők egyeztetése párbeszédpanel a címterület törzsdokumentumhoz való hozzáadására használt Címterület beszúrása párbeszédpanelről is megnyitható.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a listában megjelenő rekordmezők megfelelnek-e a levelezőlista adatforrásában lévő rekordok oszlopfejlécneveinek.

    Mezők egyeztetése párbeszédpanel

    Megjegyzés: A párbeszédpanelen két oszlop látható. A bal oldali oszlop például egy üzleti rekordban szereplő gyakori neveket sorolja fel. A jobb oldali oszlop pedig az adatforrásban lévő oszlopfejléccel megfeleltetett gyakori név mezőneve.

  3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a megjelenő mezőnevek megfelelnek a levelezőlista adatforrásában szereplő rekordokhoz használt oszlopfejléceknek, akkor nem kell tennie semmit.

      vagy

    • Ha a (nincs egyezés) feliratot látja egy olyan mezőnévben, amelyről azt várta, hogy meg fog felelni az adatforrásban lévő egyik oszlopfejlécnek, válassza a legördülő lista nyilát, majd válassza ki a levelezőlista adatforrásában szereplő mezőnevet. Szükség szerint ismételje meg a műveletet.

  4. Válassza az OK gombot.


A körlevélmezők formázása

Az egyesített tartalom betűtípusának, méretének, sorközének megváltoztatásához jelölje ki a körlevélmező nevét, és hajtsa végre a kívánt módosításokat.

  1. Az Eredmények előnézete csoport Levelezés lapján az Eredmények előnézete lehetőséget választva válthat vissza az egyesítés eredményéről a körlevélmezőkre a levelében.

    A Word Levelezés lapján az Eredmény megjelenítése csoport.

  2. Válassza ki a körlevélmező nevét.

    Kijelölt Címterület mező

  3. A Kezdőlap lapon válassza ki a használni kívánt betűtípust és betűméretet.

    A Word Kezdőlap lapjának Betűtípus csoportjában választhat betűtípust és betűméretet.

  4. A Lapelrendezés (Word 2013) vagy az Elrendezés lapon (Word 2016) adja meg a bekezdések térközét.

    A Word Elrendezés lapján a Bekezdés csoportban adhatja meg a térközt.

    Megjegyzés: Mivel a Word a címterületek minden sorát bekezdésként kezeli, érdemes lehet csökkenteni a térközt a sorok között.

5. lépés: Megtekintés és befejezés

Miután hozzáadta a körlevélmezőket a törzsdokumentumhoz, megtekintheti az egyesítés eredményét. Ha elégedett a látottakkal, befejezheti a körlevélkészítést.

  1. Válassza az Eredmény megjelenítése lehetőséget, majd a Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal győződjön meg arról, hogy a levél törzsében helyesen jelennek meg a nevek és a címek.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen az Eredmény megjelenítése csoport. látható

    Tipp: A lista elejére az Első Az Első rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben , a lista végére pedig az Utolsó Az Utolsó rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombot választva léphet.

  2. Válassza a Befejezés és egyesítés > E-mailek küldése lehetőséget.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Befejezés és egyesítés parancs van kiemelve.

  3. Címzett mezőben adja meg a lista e-mail-címeket tartalmazó oszlopának nevét.

    Megjegyzés: Word minden e-mail-címre küld egy külön üzenetet. Nem lehet másolatot, titkos másolatot küldeni, illetve egyéb címzettet vagy csatolmányt hozzáadni az üzenethez.

  4. A Tárgy mezőbe írja be az üzenet tárgyát.

  5. Ha a dokumentumot az e-mail szövegtörzseként szeretné elküldeni, akkor a Levél formátuma listában válassza a HTML (alapértelmezett beállítás) vagy az Egyszerű szöveg elemet.

    Fontos: Ha az e-mailt egyszerű szöveges üzenetként küldi el, a törzsdokumentum nem fogja tartalmazni a szövegformázásokat és a grafikus elemeket.

  6. A Rekordok küldése csoportban válasszon az alábbi lehetőségek közül:

    • Fogadja el az alapértelmezett Mind beállítást az összes rekord egyesítéséhez és elküldéséhez.

      vagy

    • Jelölje be az Aktuális rekord választógombot, ha csak a képernyőn látható rekordot szeretné elküldeni.

      vagy

    • Válassza az utolsó lehetőséget, és az Ettől mezőbe írja be az egyesítés kezdő rekordszámát, az Eddig mezőbe pedig írja be az egyesítés záró rekordszámát.

      Megjegyzés: Ezzel az e-mailt csak az itt megadott tartományban szereplő rekordszámmal rendelkező felhasználóknak küldi el.

  7. Válassza az OK gombot a körlevélkészítés futtatásához.

6. lépés: A személyre szabott üzenet mentése

Érdemes mentenie az e-mailt, ha másik körlevélhez is használni szeretné.

A törzsdokumentum mentésekor a rendszer a választott adatforrással létrehozott kapcsolatot is menti. A törzsdokumentum következő megnyitásakor a Word rákérdez, hogy szeretné-e fenntartani az adatforrással létesített kapcsolatot.

  • Ha az Igen lehetőséget választja, a dokumentum úgy nyílik meg, hogy az első rekorddal egyesített információk láthatók benne.

  • Ha a Nem lehetőséget választja, a törzsdokumentum és az adatforrás közötti kapcsolat megszakad. Az e-mail törzsdokumentuma normál Word-dokumentummá alakul.

Lásd még

Ha sok személynek szeretne e-mailt küldeni, amelyet azonban minden egyes címzettnek személyre szeretne szabni, használja a körlevélkészítési funkciót. Létrehozhat egy köteget az azonosan formázott és ugyanazt a szöveget tartalmazó személyre szabott e-mailekből. Az e-mailnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak. A körlevélkészítés esetén – ellentétben azzal, amikor egy üzenetet közvetít emberek egy csoportjának – minden egyes címzett az üzenet egyetlen címzettjeként szerepel.

Az e-mail-üzenetek körlevélkészítéssel való létrehozása során három fájlt kell használnia:

  • A törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az Ön e-mail-üzenete, amely a körlevél minden verziójában azonos.

  • A levelezőlista
    Az e-mailben szereplő információk kitöltéséhez használható adatforrás (gyakran egy Excel-számolótábla). A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az az e-mail, amelynek a listában szereplő személyek lesznek a címzettjei.

  • Az egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista információit használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp a levelezőlistában szereplő minden egyes személy esetében egy személyre szabott, egyesített dokumentum jön létre.

A körlevélkészítés folyamatának első lépése egy törzsdokumentum létrehozása.

  1. A Levelezés lapon válassza a Körlevélkészítés indítása > E-mailek lehetőséget.

    elektronikus körlevél

  2. Írja be az elküldeni kívánt e-mail szövegét a Wordben.

Az Excel-számolótábla első sora a fejlécrekord. A sorban minden oszlophoz tartozik egy címkenév, amely a információ kategóriáját jelöli. Oszlopcímke lehet például az </c0>e-mail-cím, a név, a cím, a város, a megye és az irányítószám. Minden további sor az egyes címzettek adatainak egyetlen rekordját tartalmazza. A lista nem tartalmazhat üres sorokat vagy oszlopokat.

Tipp: Ha Excel-számolótáblát kíván készíteni az Outlook-címjegyzékből, akkor exportálja a névjegyeket egy tabulátorral tagolt szövegfájlba (.txt), majd nyissa meg a szövegfájlt az Excelben. További információ az Outlook-elemek exportálása vagy manuális archiválása című cikkben található.

  1. Az Excel-számolótábla első sorában írja be az oszlopcímkéket a címzettekhez. Az első oszlopba írja be például az </c0>e-mail-címet, a második oszlopba a vezetéknevet és a harmadik oszlopba az utónevet.

    Fontos: Javasoljuk, hogy az első oszlop az egyes címzettek e-mail-címét tartalmazza.

  2. A második és az utána következő sorokba írja be az egyik címzett e-mail-címét, a vezetéknevét és az utónevét.

  3. A Fájl menüben válassza a Mentés parancsot, és adjon meg egy fájlnevet.

    Megjegyzés: Jegyezze meg a számolótábla helyét, mert később szüksége lesz rá, hogy hozzácsatolja a körlevél-dokumentumához.

  4. Mentse és zárja be az űrlapot.

    Megjegyzés: Ha nem zárja be a listát tartalmazó Excel-számolótáblát, vagy ha a körlevélkészítés befejezése előtt újra megnyitja, akkor a körlevélkészítést nem lehet végrehajtani.

A Levelezés lapon válassza a Címzettek kiválasztása elemet, majd válasszon a megjelenő beállítások közül.

A Levelezés lapon kiemelt Címzettek kiválasztása elem az elérhető lehetőségekkel

Beállítás

Leírás

Új lista létrehozása

Új címlista készítése a körlevél beállításainak megadásakor

Meglévő lista használata

Címlista készítése Excel-munkalap vagy más típusú adatfájl alapján

Kiválasztás az Outlook névjegyalbumból

Címlista készítése az Outlook-névjegyek között szereplő nevek alapján

Apple-névjegyek

Címlista készítése az Apple-címjegyzékben szereplő nevek alapján

FileMaker Pro

Adatok importálása a FileMaker Pro adatbázisából

Új lista létrehozása

A Lista mezőinek szerkesztése párbeszédpanelen a Word automatikusan oszlopokat hoz létre az alapvető adatok, például a vezetéknév, az utónév vagy a cím számára. Itt felveheti a további szükséges mezőket (például az üzenetnek), majd a bejegyzés írásakor kitöltheti őket.

  1. Az Új mezőnév területen írja be a hozzáadni kívánt mező nevét, majd kattintson a + jelre.

    Tipp: A mezők sorrendjének módosításához jelölje ki az adott mezőt, és a Fel és Le billentyűkkel helyezze át a kívánt helyre.

  2. Ha a mezők mind a megfelelő helyre kerültek, a Létrehozás gombra kattintva hozza létre az új listát.

Meglévő lista használata

  1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

  2. A Munkafüzet megnyitása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt számolótáblát, majd végezze el az alábbi műveletek egyikét:

    • Ha az egész számolótáblát fel szeretné használni, hagyja üresen a Cellatartomány mezőt.

      vagy

    • Adja meg a használni kívánt adatok cellatartományát.

  3. Kattintson az OK gombra.

Kiválasztás az Outlook névjegyalbumból

  1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

  2. A Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Körlevél címzettjeinek listázási szempontja területén válassza a Teljes rekord lehetőséget.

  3. A névjegylistában válassza ki azokat a névjegyeket, amelyeket fel szeretne venni a körlevélbe, majd kattintson az OK gombra.

Apple-névjegyek

  1. Válassza a Címzettek szűrése elemet a kívánt címzettek kiválasztásához.

  2. A Lekérdezés beállításai párbeszédpanel Apple-csoport partnerei területén válassza ki azt a csoportot, amelyet fel szeretne venni a körlevélbe, majd kattintson az OK gombra.

FileMaker Pro

  1. Keresse meg a használni kívánt fájlt, és kattintson a Megnyitás gombra.

  2. A Határolójelek párbeszédpanelen válassza ki az egyes adatmezők elválasztására szolgáló mezőhatárolót, és az adatrekordok elválasztására szolgáló rekordhatárolót, majd kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon kattintson az Adatmező beszúrása parancsra, majd a hozzáadni kívánt mezőre.

    A Levelezés lapon a kiemelt Adatmező beszúrása lehetőség

  2. A törzsdokumentumban kattintson a Húzzon ide mezőket, vagy írjon be szöveget mezőbe, majd kattintson a szövegre az eltávolításához.

  3. Vegye fel és formázza a borítékon szereplő mezőket, majd kattintson az OK gombra.

  1. A Levelezés lapon az Eredmény megjelenítése elemre kattintva megtekintheti, hogy hogyan fognak kinézni az e-mailek.

    A Levelezés lapon kiemelt Eredmény megjelenítése elem

    Megjegyzés: A Levelezés lapon a balra és a jobbra mutató nyílgombokkal végiglapozhatja az egyes e-maileket.

  2. Ha további módosításokat szeretne végezni a formázáson, kattintson ismét az Eredmény megjelenítése elemre, így igény szerint hozzáadhat vagy eltávolíthat adatmezőket.

  3. Ha az e-mailek elnyerték végleges formájukat, a Levelezés lapon válassza a Befejezés és egyesítés > Egyesítés e-mailbe lehetőséget a körlevélkészítés befejezéséhez.

    Tipp: Az Egyesítés e-mailbe csak akkor érhető el, ha kiválasztotta az alapértelmezett levelezési programját.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×