SharePoint-tárak létrehozása és beállítása – útmutató

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

A tárak olyan helyek a webhelyen, ahol a csapattagok együtt dolgozhatnak fájlok létrehozásán, módosításán és kezelésén. A tár beállításának legjobb módja attól függ, hogyan és hányan használják a tárat.

A csportdokumentumok kezelését segítő alaptár beállítása mindössze néhány lépésből áll. Ha a szervezetnek egy meghatározott eljárása van a dokumentumok fejlesztésére, vagy ha többen dolgoznak ugyanazon a dokumentumon, fontolja meg a speciális dokumentumkezelési funkciók megismerését, amilyenek például a tartalomtípusok és munkafolyamatok.

Ez az útmutató azok számára hasznos, akik Microsoft Office SharePoint Server 2007 webhelyhez hoznak létre és állítanak be tárakat, de nem informatikai szakemberek. Az informatikai szakemberek számára a TechNet általában jobb megoldást jelent.

Fogalmak és tervezés

Ha a szervezet számos különböző dokumentummal dolgozik, érdemes kialakítani valamilyen stratégiát a dokumentumok rendszerezésére és kezelésére, mielőtt a felhasználók elkezdenek tartalmat hozzáadni. Használhat például oszlopokat és nézeteket az egy időben megjelenő dokumentumok számának korlátozására.

A tárak fontos részét alkotják a dokumentumkezelési folyamatnak is, olyan eszközökkel, amelyek biztosítják a konzisztenciát, kezelik a nagy mennyiségű tartalmat, és szabályozzák a tartalomkezelési munkafolyamatot.

A tárak megismerése

A szervezetnek lehet több tára egy SharePoint-webhelyen, például lehetnek egy vagy több tárban lehetnek elhelyezve csapatdokumentumok, lehet egy weblapokat tartalmazó tár, egy bemutatódiákat tartalmazó tár és egy képtár fényképeket és más képek tárolására.

Elgondolás

Leírás

Tárak – bevezetés

Ismerje meg a tárak előnyeit, típusait és funkcióit.

Fájlok elrendezése a tárban

A tárak létrehozása előtt ismerje meg a fájlok tárakban való elrendezésére szolgáló stratégiákat.

Útmutató a SharePoint-dokumentumtár oktatásához

Tekintse meg öt különböző, dokumentumtárakkal foglalkozó tanfolyam ütemtervét

Tervezési rendszerezésének és a fájlok kezelése

A SharePoint-táraknak több olyan funkciójuk is van, amelyekkel segíthetik a csoportok számára a dokumentumok kezelését és rendszerezését. Némi tervezés segíthet a szervezet számára legmegfelelőbb szerkezet kialakításában.

A fájlok tárakban való rendszerezésének módja függ a csoport szükségleteitől, valamint attól, hogyan szeretné tárolni és kereshetővé tenni az adatokat. A fájlok és mappák segíthetnek a csapat szervezettségének fenntartásában.

A kölcsönzés egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi a csoport tagjai számára, hogy egyedül dolgozzanak a fájlokon, és elkerüljék az ütközéseket. A csoport megfontolhatja a(z) verziószámozás használatát is, amely létrehozza a fájlok verzióelőzményeit. A különféle verziók megőrzése (verziószámozás) nagyobb helyet igényel a kiszolgálón, de lehetővé teszi, hogy a csoport visszaállíthassák a fájlok korábbi verzióit, ha valamit elrontottak.

A szervezet a dokumentumok kikölcsönzése és verziószámozása segítségével felügyelni tudja, hogy ki mit módosított a fájlokon. Ha egyedül szeretne dolgozni egy fájlon, kölcsönözze ki, és akkor senki más nem tudja véletlenül felülírni a módosításokat. A verziószámozással a csoport nyomon tudja követni verzióelőzményeket, és vissza tudja állítani a szükséges korábbi verziót, ha valaki elront valamit.

Elgondolás

Leírás

A verziószámozás működése a listában vagy tárban

Ismerje meg a verziószámozást, amely lehetővé teszi a verzióelőzmények nyomon követését és a dokumentum korábbi verzióinak visszaállítását.

Fájlok elrendezése a tárban

Ismerje meg a fájlok tárakban való rendszerezésének különféle módjait. A tár létrehozása és beállítása előtt érdemes megtervezni a tár szerkezetét.

Hozzáférési engedélyek adása a felhasználóknak a webhelyekhez és az ott lévő tartalmakhoz – útmutató

Tekintse át, hogyan felügyelheti a webhelyekhez és az ott lévő tartalmakhoz való hozzáférést, például hogy örököljék-e az engedélyeket az alwebhelyek, vagy egyedi engedélyeket kapjanak.

A fejlett dokumentumkezelés szükségességének felmérése

Ha a szervezeteknek nincs semmilyen hivatalos dokumentumkezelő rendszerük, a tartalom létrehozása és mentése gyakran felügyelt nélkül, és központosítatlanul történik, elszórtan elhelyezkedő fájlmegosztókon és az egyéni merevlemezeken. Ez megnehezíti az alkalmazottaknak számára a tartalmak megkeresését, megosztását és a hatékony együttműködést az azokon végzett munkában. Emellett megnehezíti a szervezetek számára a tartalomban lévő értékes üzleti információk és adatok használatát is.

A(z) Office SharePoint Server 2007 támogatja a szervezet dokumentumkezelési igényeit is azáltal, hogy nagyszámú dokumentumkezelési funkciót tartalmaz, amelyekkel képessé válik a következőkre:

  • Dokumentumok tárolása, rendszerezése és keresése.

  • A dokumentumok egységességének ellenőrzése.

  • A dokumentumok metaadatainak kezelése.

  • A dokumentumok védelme a jogosulatlan hozzáférés és használat ellen.

  • Egységes üzleti folyamatok (munkafolyamatok) biztosítása a dokumentumok kezelésére.

Elgondolás

Leírás

Dokumentumkezelés – bevezetés

Ismerje meg, hogy a dokumentumkezelést hogyan használhatja a szervezeten belüli tartalom- és folyamatkezelésre.

SharePoint-munkafolyamat bemutatása

Ismerje meg a munkafolyamatokat, és hogy a felhasználók hogyan használhatják azokat üzleti folyamatok, például a feladatkezelés és dokumentumokon és listaelemeken végzett közös munka megvalósítására.

Tartalomtípusok – bevezetés

Ismerje meg, hogyan teszik lehetővé a tartalomtípusok a szervezetek számára a metaadatok, sablonok és viselkedések kezelését. A tartalomtípusok a webhely szintjén határozhatók meg, és listákban, illetve tárakban használhatók.

Nagy tárak kezelése

A SharePoint-tárakat nagy mennyiségű, összesen akár 5 millió fájl kezelésére tervezték, ha mappákat használ a rendszerezésre, de a teljesítmény maximalizálására stratégiák is használhatók.

A szokásos ügyfélforgatókönyvek esetében, amikor szabványos SharePoint Server 2007 böngészőalapú felhasználói felületet használnak, azt javasolják, hogy egy listán ne legyen listatárolónként 2000-nél több elem. A tároló ebben az esetben a legfelső szintű listát jelenti, valamint a listákon szereplő mappákat. A mappa egy tároló, mert más listaelemek tárolhatók benne.

Például az AdventureWorks vállalat mappákat használ a különböző típusú dokumentumok, például kézikönyvek és árlisták tárolására a tárakon belül. A nézetek és az indexelés szintén használható a teljesítménynek és a felhasználó böngészési élményének javítására. Az alábbi cikkek a nagy listákhoz és tárakhoz használandó stratégia megtervezésében nyújtanak segítséget.

Elgondolás

Leírás

A vállalati tartalom tárhelyének megtervezése

Ismerje meg a nagyszámú fájlt tartalmazó tárak beállítására és kezelésére vonatkozó útmutatást.

Nagyszámú fájl kezelése a Dokumentumközpont használatával

Ismerje meg a Dokumentumközpont előnyeit, típusait és funkcióit.

Sok elemet tartalmazó listák és dokumentumtárak kezelése

Ismerje meg a nagy mennyiségű fájlra vonatkozó ajánlásokat, többek között a lista teljesítményének optimalizálását a megjelenő elemek számának korlátozása révén, valamint a tartalombeolvasás legmegfelelőbb módszerének kiválasztásával.

Tárak létrehozása és beállítása

Tár létrehozásához a webhelytulajdonosok csoport tagjának kell lennie, vagy külön engedélyre van szüksége, hogy webhelyet tervezhessen, illetve listákat és tárakat hozhasson létre. Bizonyos beállításokat alkalmazhat a tárak létrehozásakor, majd további beállításokat később, a tár Beállítások menüjéből.

Tárak létrehozása

Feladat

Leírás

Tár létrehozása

Ismerje meg, miként hozhat létre a csoporttagok fájljainak létrehozására, frissítésére és kezelésére szolgáló tárakat.

Űrlaptár létrehozása

Ismerje meg, hogyan hozhat létre tárat kifejezetten űrlapokhoz, például költségjelentésekhez.

Tárak beállítása

Feladat

Leírás

Munkafolyamat módosítása, illetve hozzáadása listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz

A dokumentumok és az üzleti folyamatok kezelésére használhatja az alapértelmezett munkafolyamatokat, vagy testreszabhatja és beállíthatja a sajátjait.

Lista vagy tár verziószámozás engedélyezése és beállítása

A verzióelőzményekben való nyomkövetés és a korábbi verziók visszaállításának engedélyezése a tárakban.

Nézet hozzáadása vagy módosítása

Hozzon létre nézeteket, hogy a felhasználók láthassák a számukra legfontosabb és leglényegesebb elemeket.

A tárban található fájlok kivételének előírása

Ismerje meg, hogy (ha be szeretné állítani ezt a követelményt) hogyan kérheti az összes felhasználótól, hogy kölcsönözzék ki a fájlokat, mielőtt dolgozni kezdenek rajtuk. A kikölcsönzés megkövetelésével megelőzhető, hogy egyszerre többen módosítsák ugyanazt a fájlt, ami ütközéseket okozhatna a módosításokban, és zavarokhoz vezethetne.

Lista vagy dokumentumtár tartalomtípusának változtatása

Ismerje meg, hogyan állíthatja be a tartalomtípust, és hogyan veheti fel a tárba.

Sablon beállítása a tárhoz

Ismerje meg, hogyan lehet sablont hozzáadni a tárhoz, ha nem használ tartalomtípusokat.

Hozzáférés biztosítása a tárakhoz

A lista vagy tár testreszabható a webhelyen belül azon felhasználók körének bővítéséhez vagy szűkítéséhez, akik hozzáférhetnek a listához vagy tárhoz, és hogy a felhasználók mit hajthatnak végre a lista vagy tár tartalmával.

Alapértelmezés szerint a lista vagy a tár örökli annak a webhelynek az engedélyeit, amelyen található. Azt a webhelyet, amelyen a lista vagy a tár található, szülőwebhelynek nevezik. A szülőwebhely engedélyeinek megváltoztatása az összes olyan listára, tárra és más tartalomra érvényes, amelyek öröklik a szülő engedélyeit.

Az engedélyek szülő SharePoint-webhelytől való öröklést megszüntetheti, és létrehozhat egyedi engedélyeket a listákhoz vagy tárakhoz. Érdemes például egyedi engedélyeket létrehozni olyan listákhoz, amelyek alkalmazotti rekordokat vagy nem végleges terméktervezési dokumentumokat tartalmaznak. Bővítheti és szűkítheti is az egyes mappákhoz és listaelemekhez, például a fizetési vagy személyi adatokhoz való hozzáférést.

Elgondolás

Leírás

A listához vagy tárhoz való felhasználói hozzáférés testreszabása

Ismerje meg a listához vagy tárhoz való felhasználói hozzáférés testreszabásának lépéseit, illetve a további testreszabás részletes egyéni eljárásait.

A mappákhoz, listaelemekhez és tárfájlokhoz való felhasználói hozzáférés testreszabása

Ismerje meg, hogyan lehet bővíteni és szűkíteni az egyes fájlokhoz és mappákhoz való hozzáférést, ha a szervezetnek testre kell szabnia az egyes tartalmakhoz való hozzáférést.

Hozzáférési engedélyek adása a felhasználóknak a webhelyekhez és az ott lévő tartalmakhoz – útmutató

Tekintse át, hogyan felügyelheti a webhelyekhez és az ott lévő tartalmakhoz való hozzáférést, például hogy örököljék-e az engedélyeket az alwebhelyek, vagy egyedi engedélyeket kapjanak.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×