SharePoint-dokumentumtárak – 4. rész: Tippek és trükkök

Áttekintés

Ujjhegyen pörgő dokumentum

Cége Windows SharePoint Services 3.0-s webhelyet vagy Microsoft Office SharePoint Server 2007 alkalmazást használ? Dokumentumtárakat használ a fájlok megosztásához? Ha igen, ez a tanfolyam, amely a SharePoint-dokumentumtárakat ismertető sorozat negyedik része, olyan hasznos tippeket nyújt, amelyeket a böngészőben vagy az Office 2007 alkalmazásaiban végzett munkája során hasznosíthat.

A tanfolyam anyaga:

  • Tippek a böngésző használatához (például feliratkozás e-mail értesítésre, fájlok áthelyezése, átnevezése és törlése)

  • Tippek a Microsoft Office Word 2007, az Excel 2007 és a PowerPoint 2007 használatához (például fájlok szerkesztése a böngésző elindítása nélkül)

A tanfolyam tartalma:

  • Két, saját munkaritmusához igazítható lecke

  • Rövid, értékelés nélküli teszt az egyes leckék után

  • Rövid összefoglalás, a tanfolyam anyagának összegzése

A tanfolyam a következő tudásszintre épít:

  • Fájlok hozzáadása SharePoint-tárakhoz és ezek szerkesztése

  • Fájlok kivétele SharePoint-tárakból

Alternatív lehetőségként végezze el a Dokumentumtárak – 1. rész és a Dokumentumtárak – 2. rész című tanfolyamot.

Cége Windows SharePoint Services 3.0-s webhelyet vagy Microsoft Office SharePoint Server 2007 alkalmazást használ? Dokumentumtárakat használ a fájlok megosztásához? Ha igen, ez a tanfolyam, amely a SharePoint-dokumentumtárakat ismertető sorozat negyedik része, olyan hasznos tippeket nyújt, amelyeket a böngészőben vagy az Office 2007 alkalmazásaiban végzett munkája során hasznosíthat.

Ha többet szeretne megtudni erről a tanfolyamról, olvassa el a Célok és a Néhány szó a tanfolyamról című részt, vagy tekintse át a tartalomjegyzéket. Ezt követően a Következő hivatkozásra kattintva kezdheti meg az első leckét.

Tippek a böngésző használatához

[Untitled] Keresőmezőbe írt kulcsszavak

Animáció a tárakban lévő fájlok megkereséséről

Először is egy tipp, hogyan találhatja meg könnyebben a fájlokat. Tegyük fel, hogy épp ezzel a tárral dolgozik. Szüksége van egy bizonyos fájlra, és tudja, hogy a fájlban szerepel Kőszegi Emília neve, de nem emlékszik pontosan, hogy melyik ez a fájl.

Túl sok időbe telne egymás után megnyitni az összes fájlt. Jobb módszer a fájl megtalálására a Keresés mező használata.

A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja, hogy miként kereshet fájlokat a tárakban. Megjegyzés: néhány cég letilthatja ezt a szolgáltatást.

Értesítéskérés a változásokról

[Untitled] Menü a kijelölt Felhasználó értesítése paranccsal

Animáció az e-mail értesítésekre való feliratkozásról

Ha szeretne tudni arról, hogy valaki egy Ön által fontosnak tartott fájlt szerkeszt, kérjen róla értesítést. Ha valaki módosítja az adott fájlt, a tár e-mail üzenetben értesíti Önt a változásról. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja, hogy miként kérhet e-mailben értesítést egy adott fájlról.

Dokumentumtárban lévő fájlra mutató hivatkozás küldése

[Untitled] Menü benne a Küldés pont kijelölt Hivatkozás küldése levélben parancsával

Animáció a tárban lévő fájlokra mutató hivatkozások küldéséről

Valakit gyorsan tájékoztatnia kell egy új PowerPoint-bemutatóról, amelyet hozzáadott csoportja dokumentumtárához. Ehhez szeretne az illetőnek e-mail üzenetet küldeni a bemutatóra mutató hivatkozással. Hogyan lehet ezt megtenni? Mutasson a fájlra, majd a Küldés menüpontra, és kattintson a Hivatkozás küldése levélben parancsra. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja ezt az eljárást.

Dokumentumtárfájlok átnevezése

[Untitled] Menü a kijelölt Tulajdonságok szerkesztése paranccsal

Animáció a fájlok átnevezéséről

Most térjünk át a gyakorlati teendőkre, amilyen például a fájlok átnevezése. A Windows rendszerben már csinált ilyet, ugye? Nos, valószínű, hogy erre a dokumentumtárak esetében is szükség lesz. Ehhez mutasson a fájlra, majd kattintson a Tulajdonságok szerkesztése parancsra. Nevezze át a fájlt tetszés szerint. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja, hogy miként nevezheti át a fájlokat.

Dokumentumtár-mappa létrehozása

[Untitled] Az Új menü benne a kijelölt Mappa parancs

Animáció a mappák tárakban való létrehozásáról

Íme egy másik gyakorlati lépés, amelyre kíváncsi lehet: a mappák létrehozása. Mappákat természetesen azért célszerű létrehozni, hogy a dokumentumtár szervezettebb legyen. Új mappa létrehozásához használja az Új gombot. A következő animációban egy mappát hozunk létre a tárban lévő összes bemutató számára. A Lejátszás elemre kattintva megtekintheti az eljárást. Érdekli, hogy miként helyezhet át fájlokat az új mappába? A következő lapon megtudhatja.

A Windows Intéző használata fájlok megtekintésére

[Untitled] Fájl áthelyezése egy mappába a Megosztott dokumentumok ablakban

Animáció, amely bemutatja, hogy a Windows Intézővel miként helyezhet át fájlokat egy dokumentumtárban lévő mappába

A fájlokkal végzett műveletek néha igen fárasztóak a böngészőben. Ha sokféle fájlkezelési műveletet kell elvégeznie – például mappák létrehozását, fájlok átnevezését és így tovább –, előfordulhat, hogy szinte vágyakozni kezd a Windows Intéző után. Nos, ez akkor is megeshet, ha dokumentumtárakkal dolgozik a böngészőben. A Műveletek menü Megnyitás a Windows Intézőben parancsára kattintva a fájlokat és a mappákat a számítógépen megszokott módon jelenítheti meg. Ugyanitt szükség esetén másik mappába is áthelyezheti a fájlokat. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja ezt a gyakorlatban.

Fájlok törlése és helyreállítása

[Untitled] Menü a kijelölt Törlés paranccsal

Animáció a fájlok szükség szerinti törléséről és helyreállításáról

Szó esett a mappák létrehozásáról, a fájlok átnevezéséről és áthelyezéséről. De hogyan törölheti a fájlokat? Mutasson a fájlra, majd a felbukkanó menüben válassza a Törlés parancsot. A fájl ekkor a Lomtárba kerül. A Lomtárban tárolt fájlok 30 nap után általában automatikusan törlődnek, de a rendszergazda módosíthatja ezt a beállítást. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja a fájlok törlését és a Lomtár használatát.

Az alábbi teszt kitöltésével ellenőrizheti, hogy megértette-e a lecke anyagát. A válaszok nem nyilvánosak, és pontozás sem jár értük.

Hogyan nevezheti át a dokumentumtárban lévő fájlokat?

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Mentés másként parancsot választom, majd más néven mentem a fájlt.

Helytelen a válasz. Ha így tenne, nem átnevezné a fájlt, hanem egy új, külön fájlként mentené. Az átnevezéshez nincs szükség ilyen közvetett megoldásra. Próbálkozzon újra.

A fájl nevére mutatok, a felbukkanó lefelé mutató nyílra kattintok, majd a Tulajdonságok szerkesztése parancsot választom.

Helyes. Ez a módja a SharePoint-tárakban lévő fájlok átnevezésének.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, majd a Kiszolgáló menüpontot választom.

Sajnos nem. A Kiszolgáló almenü gyakran jó szolgálatot tehet, de nincs benne átnevezési parancs. Próbálkozzon újra.

A tárban a fájl nevére mutatok, a felbukkanó lefelé mutató nyílra kattintok, majd az Átnevezés parancsot választom.

Hihetően tűnik, hogy így átnevezheti a fájlokat, de sajnos mégsem. Próbálkozzon újra.

Hogyan törölheti a dokumentumtárban lévő fájlokat?

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, majd a Törlés parancsot választom.

Sajnos nem. Itt nincs Törlés parancs. Próbálkozzon újra.

A fájl nevére mutatok, a felbukkanó lefelé mutató nyílra kattintok, majd a Küldés a Lomtárba parancsot választom.

A megoldás csak majdnem jó. Létezik Lomtár, de itt nem ezt a lehetőséget kell választani.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Kiszolgáló menüpontra mutatok, majd a Küldés a Lomtárba parancsra kattintok.

Helytelen a válasz. A Kiszolgáló menüpontból nem törölhetők a fájlok. Próbálkozzon újra.

A tárban a fájl nevére mutatok, a felbukkanó lefelé mutató nyílra kattintok, majd a Törlés parancsot választom.

Helyes válasz. A fájlt a böngészőben törölheti, és nem abban az alkalmazásban, amelyet a fájl szerkesztésére használ.

Igaz-e, hogy a fájlokat csak a Windows Intézőben lehet egyik mappából a másikba áthelyezni?

Igaz. Ez az egyetlen módja a fájlok áthelyezésének.

Igen, az állítás igaz. A Windows Intéző használatához jelenítse meg a megfelelő dokumentumtárat. A Műveletek menüben kattintson a Megnyitás a Windows Intézőben parancsra.

Hamis. Másik lehetőség, hogy a fájlra mutatok, a lefelé mutató nyílra kattintok, majd a Küldés pontban az Egyéb helyről parancsot választom.

Helytelen megoldás, bár eléggé ravasz volt a kérdés, talán kicsit beugratós is. A Küldés menüpontból ugyan másik tárba küldheti a fájl másolatát (figyelem: másolatát), azonban nem ez a módja a fájl áthelyezésének.

Ha véletlenül töröl egy fájlt, mit kell tennie, ha vissza szeretné állítani?

A lap bal alsó sarkában a Lomtár hivatkozásra kattintok.

Helyes válasz. Sokan azt gondolják, hogy a fájlok a törléssel örökre elvesznek. De valahányszor szüksége van rá, mindig jusson eszébe a Lomtár.

A lap jobb alsó sarkában a Lomtár hivatkozásra kattintok.

Sajnos nem, a Lomtár nem ott található. Próbálkozzon újra.

A lap bal alsó sarkában a Törölt elemek hivatkozásra kattintok.

Helytelen a válasz. A hivatkozásnak más a neve. Próbálkozzon újra.

A lap jobb alsó sarkában a Törölt elemek hivatkozásra kattintok.

Helytelen a válasz. A hivatkozásnak más a neve. Próbálkozzon újra.

Tippek a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 használatához

[Untitled] URL-cím beírása a Megnyitás párbeszédpanelbe

Animáció arról, hogy miként nyithatja meg a dokumentumtárban lévő fájlokat a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 alkalmazásból

Most megtudhatja, hogyan szerkeszthet fájlokat a böngésző megnyitása nélkül. Használhatja a Megnyitás parancsot, ahogyan azt a számítógépen lévő dokumentumok esetében megszokta, azonban a kívánt mappa megkeresése helyett elegendő a dokumentumtár URL-címét megadni. A Lejátszás elemre kattintva egy animációt tekinthet meg arról, hogy miként nyithatja meg a tárban lévő fájlokat a PowerPoint alkalmazásból.

Megjegyzés:    Ha nem ismeri a dokumentumtár URL-címét, kérdezze meg a webhelyért felelős személytől.

Ismerkedés a dokumentumtár-parancsokkal

A Microsoft Office gomb menüje, benne a Kiszolgáló menüpont, a Kivétel parancs és a Korábbi verziók megtekintése parancs

A dokumentumtárral kapcsolatos parancsok megtekintéséhez a Microsoft Office gomb menüjében mutasson a Kiszolgáló menüpontra

Ha csak olvasásra nyitott meg egy fájlt a dokumentumtárból, és ki szeretné venni vagy be szeretné adni azt, a böngésző megnyitása nélkül megteheti. Kattintson a Microsoft Office Gombkép gombra, és mutasson a Kiszolgáló menüpontra: megjelennek a képen látható parancsok.

Megjegyzés:    A Kiszolgáló menüpont csak dokumentumtárból származó fájlok megnyitásakor jelenik meg, a helyi számítógépen lévő fájlok megnyitásakor nem.

A megnyitott fájl helyének állandó megjelenítése

[Untitled] Az Excel beállításainak testreszabása után megjelenik a Dokumentum helye mező

Animáció, amely bemutatja, hogy miként helyezheti a Dokumentum helye mezőt a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 programablakának tetejére

Tekintse meg ezt a munkalapot. Meg tudja mondani, melyik dokumentumtárban van? Bizony nem! Jó lenne tudni? Igen, különösen több dokumentumtár használata esetén.

Ha a dokumentum helyét meg szeretné jeleníteni, a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 alkalmazásban – a beállítási ablakban – felveheti a Dokumentum helye mezőt. Ezután a dokumentum helye mindig látható lesz a programablak tetején. A Lejátszás elemre kattintva megtekinthet egy animációt, amely bemutatja ezt a gyakorlatban.

Fájlok küldése e-mail üzenetben a dokumentumtárba

Fájl csatolása e-mail üzenethez, üzenet elküldése, fájl hozzáadása a tárhoz

Némely dokumentumtár bejövő e-mail üzeneteket fogadhat

Íme egy újabb nagyszerű tipp, amely nem korlátozódik a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 alkalmazásra, hanem bármely levelezőprogrammal működik. Igaz, csak akkor, ha a webhelyért felelős személy úgy állította be a dokumentumtárat, hogy képes legyen bejövő e-mail üzenetek fogadására.

Hogyan működik mindez? A kívánt dokumentumot mellékeli egy e-mail üzenethez, és elküldi azt egy dokumentumtárba; a program a mellékletet automatikusan hozzáadja az adott tárhoz, miként az itt is látható. Ha tudni szeretné, hogy egy dokumentumtár képes-e bejövő e-mail üzenetek fogadására, kérdezze meg a webhelyfelelőst. Ha igenlő választ kap, kérje el a tár e-mail címét, és ezzel kész is.

Az alábbi teszt kitöltésével ellenőrizheti, hogy megértette-e a lecke anyagát. A válaszok nem nyilvánosak, és pontozás sem jár értük.

Hogyan nyithatja meg a dokumentumtárban lévő fájlokat a Word, az Excel vagy a PowerPoint 2007 alkalmazásban?

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Kiszolgáló menüpontra mutatok, majd a Megnyitás parancsot választom.

Sajnos nem. A Kiszolgáló menüpont itt van, ez tény, de nem tartalmaz Megnyitás parancsot. Próbálkozzon újra.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, majd a Kiszolgáló menüpontra mutatok. A bal oldalon kijelölöm a Hálózati helyek elemet, majd a jobb oldalon duplán kattintok a megfelelő dokumentumtárra.

Helytelen a válasz. Bár a Hálózati helyek gyakran jó szolgálatot tehet, itt nem érhető el. Próbálkozzon újra.

A Microsoft Office Gombkép gombra, majd a Megnyitás parancsra kattintok, beírom a dokumentumtár URL-címét, és duplán kattintok a megfelelő fájlra.

Helyes. Megjegyzés: e művelet közben a Hálózati helyek elem a bal oldalon található. Rákattintva megtekintheti a legutóbb felkeresett hálózati helyeket, többek között a SharePoint-tárakat.

A Microsoft Office Gombkép gombra, majd a Megnyitás parancsra kattintok, beírom a webhely URL-címét, és duplán kattintok a megfelelő fájlra.

Helytelen a válasz. Egy lépéssel tovább kell menni, vagy kissé módosítani kell az URL-címet. Próbálkozzon újra.

Hogyan vehet ki fájlokat a Word, az Excel vagy a PowerPoint 2007 alkalmazás használatával?

A Microsoft Office Gombkép gombra, majd a Megnyitás parancsra kattintok, beírom a dokumentumtár URL-címét, a tárban a jobb gombbal a fájlra kattintok, és a Kivétel parancsot választom.

Helytelen a válasz. Ezzel a módszerrel a fájlt szerkesztésre megnyithatja, de ki nem veheti. Próbálkozzon újra.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Kiszolgáló menüpontra mutatok, beírom a dokumentumtár URL-címét, majd a tárban a jobb gombbal a fájlra kattintok, és a Kivétel parancsot választom.

Sajnos helytelen a válasz. A Kiszolgáló menüpontra mutatva nem lehet beírni az URL-címet, így nem is lehet a fájlra kattintani és a Kivétel parancsot választani. Próbálkozzon újra.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Kiszolgáló menüpontra mutatok, majd a Kivétel parancsot választom.

Helyes. Valóban innen érhető el a Kivétel parancs a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 alkalmazásban.

A Microsoft Office Gombkép gombra kattintok, a Kiszolgáló menüpontra mutatok, majd a Dokumentumkezelés parancsot választom.

Helytelen a válasz. A Dokumentumkezelés munkaablak ugyan megnyitható így, de nem nyújt lehetőséget a fájl kivételére. Mindazonáltal vannak más elemei, amelyek hasznosak a dokumentumtárakkal folytatott munkához. Próbálkozzon újra.

Igaz-e, hogy a SharePoint-fájlok helyét a Fájl menüre, majd a Tulajdonságok parancsra kattintva tekintheti meg? Könnyű elfelejteni, de ez az egyetlen módszer.

Igaz

Helytelen a válasz. A Dokumentum helye mező felvehető a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 programablakának tetejére. Tekintse meg a tanfolyamban korábban bemutatott animációt, vagy olvassa el a tanfolyam végén található rövid összefoglalást.

Hamis

Helyes. A Dokumentum helye mező felvehető a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 programablakának tetejére. Tekintse meg a tanfolyamban korábban bemutatott animációt, vagy olvassa el a tanfolyam végén található rövid összefoglalást.

Igaz-e, hogy e-mail üzeneteihez fájlokat csatolhat, és ezt a mellékletet a dokumentum automatikusan hozzáadja a dokumentumtárhoz – a tár beállításaitól függetlenül?

Igaz

Helytelen a válasz, ez az állítás nem igaz. A webhely kiszolgálójáért felelős személynek ugyanis a bejövő e-mail üzenetek fogadására be kell állítania a dokumentumtárat.

Hamis

Igen, ez az állítás hamis. A kiszolgáló rendszergazdájának egy speciális beállítással engedélyeznie kell a dokumentumtárnak az e-mail üzenetek fogadását.

Visszajelzés

Rövid összefoglalás

Lásd még:

Dokumentumtárban lévő fájl megnyitása a Microsoft® Office Word, az Excel® vagy a PowerPoint® 2007 alkalmazásból

  1. Kattintson a Microsoft Office Gombkép gombra, majd válassza a Megnyitás parancsot.

  2. A Fájlnév mezőbe írja be a tár URL-címét.

    Megjegyzés:    Ügyeljen arra, hogy csak az URL-cím szükséges részét írja be (a Forms/AllItems.aspx előtti teljes részt).

  3. Kattintson duplán a megnyitni kívánt fájlra.

Fájl kivétele a dokumentumtárból a Word, az Excel vagy a PowerPoint 2007 alkalmazással

  1. Először nyissa meg a fájlt. Kattintson a fájl nevére a tárban, majd a megnyíló párbeszédpanelen jelölje be az Írásvédett választógombot.

  2. Kattintson a Microsoft Office Gombkép gombra, mutasson a Kiszolgáló menüpontra, majd válassza a Kivétel parancsot.

A Dokumentum helye mező felvétele a Word, az Excel és a PowerPoint 2007 programablakának tetejére

  1. Kattintson a Microsoft Office Gombkép, majd A programnév beállításai gombra, és jelölje ki a Testreszabás kategóriát.

  2. A Választható parancsok helye listában válassza a Minden parancs elemet.

  3. Jelölje ki a Dokumentum helye elemet, majd kattintson a Felvétel gombra.

Feliratkozás adott dokumentummal kapcsolatos e-mail értesítésre

  1. Nyissa meg azt a lapot, amelyen a kívánt listaelemet vagy fájlt tartalmazó lista, illetve dokumentumtár található.

  2. Mutasson a fájlra, kattintson a lefelé mutató nyílra, majd válassza a Felhasználó értesítése parancsot.

  3. Az Értesítések címzettje csoportban ellenőrizze, hogy a címzett e-mail címe helyes-e.

  4. Az Értesítés küldése e változásokról csoportban pontosan adja meg, hogy a fájl milyen módosítása vagy törlése esetén kér értesítést, vagy jelölje be a bármilyen változás alkalmával választógombot, ha minden módosításról értesítést szeretne kapni.

  5. Az Értesítésküldés időpontja csoportban adja meg, hogy milyen gyakorisággal szeretne értesítést kapni a változásokról.

  6. Kattintson az OK gombra.

Dokumentumtárban lévő fájlra mutató hivatkozás küldése

  1. Mutasson a fájl nevére, kattintson a lefelé mutató nyílra, majd mutasson a Küldés menüpontra.

  2. Kattintson a Hivatkozás küldése levélben parancsra.

    Elindul a levelezőprogram, és megjelenik egy üzenet a fájlra mutató hivatkozással.

Fájlok átnevezése

  1. Mutasson a fájl nevére, kattintson a lefelé mutató nyílra, majd válassza a Tulajdonságok szerkesztése parancsot.

  2. A Név mezőbe írja be a fájl nevét.

  3. Kattintson az OK gombra.

Mappák létrehozása a dokumentumtárban

  1. A böngészőben jelenítse meg a kívánt tárat.

  2. Az Új menüben kattintson a Mappa parancsra.

    Megjegyzés:     A dokumentumtárat létrehozó személy letilthatja a mappák létrehozását a tárban. Ebben az esetben a Mappa parancs nem érhető el.

  3. Írja be a fájl nevét, majd kattintson az OK gombra.

A Windows Intéző használata fájlok áthelyezésére és más célokra

  1. A Műveletek menüben kattintson a Megnyitás a Windows Intézőben parancsra.

  2. A megjelenő ablakban egyik mappából a másikba helyezheti át a fájlokat. Másolásra, beillesztésre, átnevezésre és húzással való áthelyezésre is lehetőség van.

    Megjegyzés:    Előfordulhat, hogy a nemrégiben áthelyezett vagy átnevezett fájlok megjelenítéséhez frissítenie kell a tárat.

Fájlok törlése

  1. Mutasson a fájl nevére, kattintson a lefelé mutató nyílra, majd válassza a Törlés parancsot.

  2. Kattintson az OK gombra.

Törölt fájlok helyreállítása a Lomtár segítségével

  1. A lap bal alsó sarkában kattintson a Lomtár hivatkozásra.

  2. Jelölje ki a visszaállítani kívánt fájlt vagy fájlokat.

  3. A fájlokat felsoroló lista tetején kattintson a Kijelölt objektumok visszaállítása elemre.

    Megjegyzés:    Előfordulhat, hogy a nemrégiben visszaállított fájlok megjelenítéséhez frissítenie kell a tárat.

Hatókör: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



Hasznos volt az információ?

Igen Nem

Hogyan tehetjük jobbá?

255 karakter írható még be

Adatvédelmi okokból ne írjon elérhetőségi információt a visszajelzésébe. Olvassa el adatvédelmi szabályzatunkat.

Köszönjük a visszajelzését!

Támogatási információk

Nyelv módosítása