Segédinformációk rögzítése a projekttervben

A témakör a

Microsoft Office Project 2003 programra vonatkozik

A projekt kezdetén és annak folyamán egyszerűen gyűjthetők a különféle formátumú információk. Az ilyen segédinformációk Project programban való közvetlen tárolása céljából azokat tevékenységekhez, erőforrásokhoz, vagy teljes projektekhez csatolhatja.

Milyen információk csatolhatók?

Hogyan csatolhatók az információk?

Hol helyezhetők el az információk?

Hogyan találhatók meg a csatolt információk?

Milyen információk csatolhatók?

A projekttervekhez magyarázatul, illetve kiegészítőként a következő típusú információk csatolhatók:

  • Emlékeztetők, URL-címek vagy egyéb kapcsolódó adatokat tartalmazó, a hozzáférést segítő megjegyzések.

  • Tervdokumentumok, szerződések, végrehajtási jelentések, diagramok és egyéb kapcsolódó fájlok.

  • hivatkozás a vállalati intraneten vagy az WWW lévő weblapokra.

  • Bármely Microsoft Windows® programból származó, a projekt folyamatait és egyéb elemeit ábrázoló képek.

  • A vállalati embléma a dokumentumok egységes megjelenése érdekében.

  • Az alkalmazottak fényképei az erőforrásnevek és az arcok társítására.

  • Szervezeti diagramok.

  • Microsoft Office PowerPoint 2003 diák, vagy teljes bemutatók.

  • Hang- és képfájlok.

Hogyan csatolhatók az információk?

A segédinformációk csatolásához a következő módszerek egyikét használhatja:

  • Megjegyzés hozzáadása tevékenységhez, erőforráshoz vagy hozzárendeléshez     Az egyes elemekhez információkat csatolhat, például szöveges emlékeztetőket, hivatkozásokat vagy más fájlokra mutató hivatkozásokat. Megjegyzéssel jelölheti például egy adott erőforrás képzettségeit, vagy a kikölcsönzött felszerelés visszavitelének idejét. Fájlra mutató hivatkozással fényképet rendelhet egy erőforráshoz, diavetítést csatolhat egy folyamat ismertetéséhez, vagy egyéb kapcsolódó információkat adhat meg.

  • Segédinformációkra mutató hivatkozás létrehozása     Hivatkozást hozhat létre hálózati számítógépen lévő mappára vagy fájlra, illetve webhelyre is. Amikor a hivatkozásra kattint, a csatolt információ a böngésző ablakában jelenik meg. A hivatkozás nem növeli a projektfájl méretét, és a csatolt adatok frissítései ezen a módon azonnal elérhetővé válnak. Ha azonban kapcsolat nélkül dolgozik, a hivatkozott adatok nem mindig lesznek elérhetők.

  • Információk másolása és beillesztése     Másolja az adatokat egy másik Windows alapú programból, és illessze be azokat a projektfájlba. A beillesztett adatok a projektfájl részévé válnak, így a fájl mérete is növekszik. Ezt a módszert rövidebb szövegek vagy kisebb ábrák esetén használja, melyeket nem fog gyakran frissíteni (például fejléc illesztett vállalati embléma).

  • Az adatok beágyazása     Ágyazzon be egy objektum (például képet, teljes fájlt vagy fájlrészletet) OLE használatával a projektfájlba. A beágyazott objektumok a forrásprogramban frissíthetők. A beágyazott objektum a projektfájl része lesz, így a fájlméretet is növeli. A forrásfájl módosításakor a projektfájlban tárolt adatok nem változnak.

  • Objektum csatolása OLE használatával     Objektum csatolásakor maga az objektum vagy annak egy ikonja megjelenik a projektfájlban. Az eredeti elem módosítása automatikusan megjelenik a projektfájlban is. Mivel a csatolt adatok a forrásfájlban tárolódnak, a csatolt objektum nem növeli a projektfájl méretét.

  • A Microsoft Windows SharePoint Services használata dokumentumkezelésre     Ha a Microsoft Office Project Professional 2003 programot használja, rendelkezésére állnak a Windows SharePoint Services dokumentumkezelési szolgáltatásai. A Microsoft Office Project Web Access 2003 segítségével csatolhatja a dokumentumokat a tevékenységekhez és tekintheti meg azokat.

Hol helyezhetők el az információk?

Az, hogy az információk hol helyezhetők el, függ az információ típusától és a projekthez való csatolás módjától is, az alábbi példákhoz hasonlóan:

  • Megjegyzéseket társíthat bármely tevékenységhez, erőforráshoz vagy hozzárendeléshez. A megjegyzések a szöveges üzenetek mellett a weben lévő adatokra, illetve máshol tárolt fájlokra mutató hivatkozásokat is tartalmazhatnak.

  • Hivatkozást szúrhat be, amely egy lapnézet Jelölők mezőjében fog megjelenni. A megjegyzések tetszés szerinti számú hivatkozást tartalmazhatnak. A projektben ezenkívül további szövegoszlopokat hozhat létre a hivatkozások számára.

  • Objektumokat illeszthet be a Project egy grafikus terület. A beágyazott vagy csatolt objektumok bármely grafikus területen vagy lapnézetben elhelyezhetők.

  • Teljes fájlokat vagy fájlrészleteket csatolhat vagy ágyazhat be egy grafikus területen.

Hogyan találhatók meg a csatolt információk?

A lapnézetekben hivatkozásjelölők Hivatkozás jelölője és megjegyzésjelölők Megjegyzés jelölője jelennek meg a Jelölők mezőben. Ha a Hivatkozás mezőt vagy egy másik mezőt használ, ezek a hivatkozások a lapnézetekben is megjelennek. A hivatkozás céljának vagy a megjegyzés tartalmának megtekintéséhez tartsa az egérmutatót a jelölő fölött.

A fejlécekhez, lábléc és jelmagyarázat hozzáadott információk a nyomtatott oldalon jelennek meg.

Űrlapokon a hivatkozások az Objektumok mezőben jeleníthetők meg. Gyors megkeresésükhöz használja a Melléklettel rendelkező tevékenységek szűrőt.

A megjegyzéseket a jelentések és egyes nézetek nyomtatásakor nyomtathatja is.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×