Projektvezetői cél: Kockázatkezelés a projektben

Média képe

A projektben a kockázatokat az alábbi két dolog határozza meg:

  1. Egy projekttevékenység negatív eredménye.

  2. Annak valószínűsége, hogy az eredmény bekövetkezik.

Vagy kockázat = hatás x valószínűség

Egy projektvezető például úgy gondolhatja, hogy a végső projektjelentések tartalmazzák annak kockázatát, hogy áramkimaradás történik a nyomtatás előtt. Mivel azonban az áramkimaradásnak kicsi a valószínűsége, a kockázat figyelmen kívül hagyható. Nagyobb valószínűséggel előforduló kockázat lehet például az, hogy nem érhető el egy nyomda, amikor egy bonyolultabb, jó minőségű részvény-tulajdonosi jelentést szeretne készíteni. Erre a kockázatra a projektvezetőnek több időt célszerű ütemeznie a jelentésnyomtatáshoz.

A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .

Példák a magas kockázatú tevékenységekre

Íme néhány jellemző tevékenység és esemény, amelyek növelhetik a kockázatot a projektekben.

Kockázatos tevékenység

Leírás

Kritikus tevékenységek

Különös figyelmet fordítson a kritikus úton található tevékenységekre. Ezek kockázatosabbak, mert nagyobb hatást gyakorolnak a projekt záró dátumára.

Szállítói tevékenységek

Ha szerződést köt egy szállítóval, gyakoribb vagy részletesebb állapotjelentést kérjen tőlük, mint amilyent saját csapattagjaitól kérne.

A projekt vége felé előforduló szállítói tevékenységek kockázatosabbak a többi időpontban érvényes szállítói tevékenységeknél. A szállítók közé tartoznak a vállalaton kívüli szerződéses személyek, valamit a vállalat más csoportjaiból származó alkalmazottak. Mivel a két csoport tagjait saját csapatánál kevésbé irányíthatja, mindkettőt ugyanúgy célszerű kezelnie a projekt eredményét befolyásoló kockázatokat illetően.

Tapasztalat nélküli csapattagok

Ha a projekt végén rendel hozzá tapasztalat nélküli dolgozókat, azzal veszélyezteti a projekt záró dátumát, mert nekik több felfutási időre lehet szükségük. Ezt a kockázatot minimálisra csökkentheti, ha elegendő felfutási időt ütemez az új dolgozóknak.

Egy évnél nem hosszabb projektek

Az egy évnél hosszabb projektek esetében több az ismeretlen tényező, és így ezek nagyobb kockázatot jelentenek az erőforrások elérhetősége, a technológiai fejlemények, a piaci változások stb. miatt.

Túl sok egyszerre történő tevékenység

Ellenőrizze, hogy ugyanabban az időben nincs-e túl sok tevékenység ütemezve. Még ha a tevékenységeket különböző személyek hajtják is végre, ha túl sok van belőlük ugyanarra az időpontra ütemezve, az kockázatot jelent a projektben – főként a projekt vége felé.

Ütemezés tervezése a megfelelő sorrendben

A kezdő projektvezetők gyakran elkövetik azt a hibát, hogy azelőtt kapcsolják össze a tevékenységeket, hogy előbb rendszereznék őket. Ez zavart és nagy visszalépést okozhat. Amikor elkezd egy új projektet, először foglalja listába és csoportosítsa a tevékenységeket úgy, hogy a projekt és a projekttermékek teljes körét lefedje. Ezután megkezdheti a tevékenységek összekapcsolását az ideális ütemezés kialakításához.

A múlt figyelmen kívül hagyása

Ha nem jegyzi fel a projekt hibáit, valószínűleg újra megismétli őket a jövőbeli projektekben. A projektek gyakran végződnek dokumentumok lezárásával abból a célból, hogy minimálisra csökkenjen a kockázatok ismételt előfordulása a jövőbeli projektekben.

Kockázatkezelés

Az alábbiakban a projekt kockázatainak kezelésére vonatkozó, projektvezetőknek szóló tippeket találja.

A kockázat elkerülése   

Ha egy projekttevékenység súlyos következményekkel járhat, a jó módszer annak elkerülése. Ha például két projekttermékhez egy időben használ egy gyártási folyamatot, az veszélyeztetheti a projekt időzítését. A projektvezetők úgy kerülhetik el ezt a kockázatot, hogy a gyártási folyamatot nem egyszerre, hanem egymás után veszik igénybe.

Kockázatcsökkentés   

Különböző módokon csökkentheti a kockázatok előfordulásának valószínűségét. Dönthet például úgy, hogy egy egyszerűsített és könnyen megérthető gyártási folyamatot használ, ha egy innovatívabb és költségesebb folyamat telepítése túl sok időt venne igénybe.

A kockázat átadása   

A kockázatokat úgy is kezelheti, hogy átadja őket egy külső szállítónak. Ha például egy számítógép-alrendszer dokumentációja túl sok belső erőforrásra terjed ki ahhoz, hogy a projekt időben befejezhető legyen, bizonyos részeit szerződés keretében átadhatja egy külső szállítónak.

Tanuljon a kockázatból   

Nem minden kockázat káros. A kockázatok lehetőségeket is jelenthetnek. Ha például a projekt kockázatainak azonosítása után rájön, hogy egy nagyobb gyártási folyamat részeként fejlesztett szoftveres alrendszer önmagában piacképes, dönthet úgy, hogy legjobb mérnökeit állítja rá az alrendszer további fejlesztésére. Ha tapasztalt mérnököket vesz ki a projektből, az további kockázatokat jelenthet a projektben, ebben az esetben azonban mindezt kompenzálhatja az ezzel nyert lehetőség.

Kockázatkezelés

Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése

A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a kockázatok azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, de a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető.

A projekt kritikus útjának megjelenítése

Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési kockázatok azonosítását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni.

A megfelelő nézet megválasztása a projekt ütemtervéhez

Egy projekt kockázatai nem tekinthetők meg csupán egyetlen nézet használatával. A projekt kockázatait számos különböző nézet használatával egyszerűen azonosíthatja.

Problémák keresése a megtermelt értékek elemzésével

A megtermelt értékek elemzése segíti azonosítani a projekt kockázatait olyan kérdések megfogalmazásával, mint például hogy a projekten eddig végzett tevékenységek alapján mennyinek kellene lennie a kiadások aktuális összegének; illetve hogy egyáltalán időben befejezhető-e a projekt.

A projektvezetés során kötendő kompromisszumok

Amikor egy projekt kockázatelemzését végzi, végignézi az ütemezésben szereplő tevékenységeket. A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár.

A Project tevékenységütemezése

A kockázatok tervezésekor és az ütemterv kialakításakor előfordulhat, hogy a Project váratlanul más sorrendben helyezi el a feladatokat. Fontos, hogy megértse a Project összetett ütemezési motorjának logikáját.

A költségekkel kapcsolatos kockázatok azonosítása

A projektköltségek megadása után vizsgálja meg őket, és gondoskodjon arról, hogy ne legyenek kockázatok a költségvetést illetően.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×