Projektvezetői cél: Csapatbővítés és tevékenységek kiosztása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Erőforrások hozzáadása a projekthez

A projektcsapat bővítése során két dologra kell figyelni:

  1. a csapattagokat előbb fel kell venni a projektbe, és

  2. csak utána rendelhetők hozzájuk tevékenységek.

Ez gyakran nem egyértelmű mindenki számára a különböző projektmenedzsment-rendszerekben.

A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál.

Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .

Tanácsok a projektvezetéssel most ismerkedő szakemberek számára: Ha még most ismerkedik a projektvezetés gyakorlatával, felmerülhet a gyanú, hogy a projektvezetés nem csak annyiból áll, hogy definiálni kell néhány tevékenységet, hanem más problémákkal is számolni kell – például hogy hányan dolgozzanak egy tevékenységen, hogyan lehet figyelembe venni a csapattagok szabadságait, illetve hogyan és hol lehet megadni telefonszámokat, e-mail címeket, bérezési információkat és más személyes adatokat a csapattagokról.

Néhány tippel szeretnénk segíteni az első lépésekben:

  • Fontos tanulmányozni, milyen erőforrások szükségesek a tevékenységekhez:    Ha a projektbeli tevékenységekről már minden információt összegyűjtött, azonosítsa a szükséges erőforrások típusait.

    • Humán erőforrások:    Általában ilyen típusú erőforrásokról gondoljuk, hogy tevékenységeken tudnak dolgozni. A projektvezetők a humán erőforrásokat gyakran munka típusú erőforrásnak nevezik, megkülönböztetve őket az anyag és eszköz típusú erőforrásoktól.

    • Vállalati erőforrások:    Ebbe a csoportba a szervezeti szinten menedzselt és elosztott munka típusú erőforrások tartoznak. Ilyen erőforrásokat használ a Project Professional.

    • Anyag típusú erőforrások:    Az anyagi erőforrások közé tartoznak a tevékenységek elvégzéséhez szükséges számítógépek és más berendezések.

    • Általános erőforrások:    Ezek az erőforrások általános munkaerő-követelményeket fogalmaznak meg (például ács vagy szoftverfejlesztő), azaz nem egy-egy konkrét munkatársnak felelnek meg.

  • Fontos figyelemmel kísérni, hogyan módosítja az erőforrások száma egy-egy tevékenység időtartamát: Általában azt gondoljuk, hogy ha több erőforrást rendelünk egy tevékenységhez, csökken az időtartama. Sok esetben azonban az erőforrások számának növelése ezzel ellentétes hatással jár, mivel többletköltségek merülhetnek fel, megnövekedhet a kommunikációs igény, és más hatékonysági problémák jelenhetnek meg. Egy híd tervezése például feltehetően nem lesz gyorsabb, ha megkétszerezik az építészmérnökök számát a projekten. A Projectben figyelemmel kísérheti és szabályozhatja, hogyan változik a tevékenységek időtartama az erőforrások hozzárendelése után.

  • Fontos felmérni a tevékenységekhez rendelt munkatársak kompetenciájának a tevékenységek időtartamára gyakorolt hatását: Az egyes munkatársak szakmai tapasztalata közvetlenül érinti a hozzájuk rendelt tevékenységek végrehajtási idejét. Egy öt év tapasztalattal rendelkező illetőtől joggal várható, hogy gyorsabban végez, mint akinek csak két év tapasztalata van.

Tapasztalt projektvezetőknek szánt tanácsok: A projektek méretének növekedésével egyre több dologra kell figyelni – például más szervezeti egységekhez tartozó erőforrások igénybevételére vagy szállítók keresésére lehet szükség, százfős társaság munkáját kell figyelemmel kísérni, vezetői beszámolókat kell készíteni, és még számos más olyan összetett probléma merülhet fel, amivel korábban nem találkozott. Szerencsére a Microsoft Projectben megtalálja a szükséges szakértői eszközöket.

Íme, néhány hasznos projektvezetői tipp:

  • Időtartam-becslések áttekintése és finomítása:    Az aktuális projektről és más hasonló projektekről gyűjtött információk használatával finomíthatja időtartam-becsléseit. A becslések pontossága az erőforrásigényeket (és végső soron a projektköltségeket) illetően nagyban függ a tevékenység időtartam-becslésének pontosságától.

  • Folyamatosan kísérje figyelemmel az erőforrások munkáját:    Fontos, hogy a csapattagok rendszeresen küldjenek állapotjelentést a hozzájuk tartozó tevékenységekről. A Microsoft Project nézetei és jelentései segítenek, hogy ne veszítse el a nyomot, és pontosan tudja, ki mit csinál.

  • Az erőforrás-túlterhelések azonosítása:    A Projecttel könnyen észreveheti, ha valaki túl sok feladatot kapott egyszerre.

  • Az alaptervek figyelemmel követése   

  • Az alaptervek révén betekintést kaphat projektjeibe, és így összehasonlíthatja az aktuális állapotot a kezdetben tervezettel.

  • Feladatok simításos elosztása:    Ha egyes munkatársak egyszerre túl sok feladaton dolgoznak, a Project a hozzárendelések pontosításával reálisabb terhelést tud kialakítani. Az erőforrás-hozzárendelések simítása a terhelés kiegyensúlyozásának egyik módja.

  • A projektadatok exportálása az Excelbe további elemezésre: Ha mélyreható elemzéseket szeretne végezni a projektadatokon, számíthat az Excelre – számolótáblába exportálhatja például a tevékenységek és az erőforrások adatait, ahol kifinomultabb algoritmusokkal elemezheti a megtermelt értéket. A számítások eredményét ezután értékgörbéken is megjelenítheti, így láthatja, hogy hogyan alakulnak a kiadások az elvégzett munka mennyiségének függvényében.

    Értékgörbék használata a projektvezetésben

    Munkatársak továbbképzése:    A nagy szervezetek időt és pénzt fektetnek be munkavállalóik továbbképzésére, hogy új ismeretekre tegyenek szert, és új környezetekben szerezzenek tapasztalatot. A munkavállalók továbbképzése sokszor költséghatékonyabb teljesítménynövelő eszköz az új munkavállalók felvételénél.

1. lépés: Munkatársak felvétele a projektbe

Személyek hozzáadása a projekthez

A munkatársakat és az egyéb erőforrásokat előbb fel kell venni a projektbe, csak utána lehet tevékenységeket rendelni hozzájuk. Az egyéb erőforrások közé tartoznak az anyag típusú erőforrások (például cement és festék), valamint a költség típusú erőforrások (mint a vonatjegy és az étkeztetés).

A munkanapok módosítása a projektnaptárban

A csapattagok megadása után ne feledje ellenőrizni – és szükség szerint módosítani – naptárukat, hogy biztosan a valós munkaidejükkel számoljon a rendszer. A Project feltételezi, hogy a legtöbben a szokásos munkarendben, hétfőtől péntekig, reggel 8 és délután 5 óra között dolgoznak. Ez azonban nem jelent megkötést, és más munkaidő is megadható.

Szabad- és pihenőnapok hozzáadása

Mindnyájunknak szüksége van pihenésre, néha megbetegszünk, és mindannyian szeretjük az ünnepeket. A cikkből megismerheti, hogy a pontos erőforrás-ütemezés érdekében hogyan jegyezheti be a naptárakba az ilyen – sokszor nem tervszerű – eseményeket.

A munkaerő megosztása erőforráskészletben

A projektcsapat tagjait egy erőforráskészletből is kiválaszthatja. Az erőforráskészletek révén minden munkatárs adatai egyetlen, a főprojektek részét képező Project-fájlban tarthatók.

Bizalmas információkat tartalmazó oszlop elrejtése

A projektek adatai között időnként szükség lehet bizalmas információk, például bérek és telefonszámok nyilvántartására is. Ezeket fontos úgy elrejteni az információkra nem jogosultak által elérhető nézetekből, hogy közben az információk ne vesszenek el.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: Munkatársak és más erőforrások tevékenységekhez rendelése

Személyek hozzárendelése a tevékenységeken végzendő munkához

Ha definiálta a projekt tevékenységeit, elkezdhet erőforrásokat rendelni hozzájuk.

A tevékenységek nevének megjelenítése a Gantt-diagram sávjai mellett

Sokkal könnyebben értelmezhetők a Gantt-diagramok, ha a tevékenységek neve megjelenik a tevékenységsávok mellett. Különösen a beszámolókban és megbeszéléseken hasznos ez a lehetőség.

Munkadíjak és anyagköltségek megadása

A csapattagok felvételekor munkadíjukat (költségüket) is megadhatja. Ha ezt megteszi, a Microsoft Project az erőforrások tevékenységekhez rendelése után automatikusan meghatározza a projekt költségét.

Állapotfrissítések ellenőrzése

Miután a csapattagok bejegyzik előrehaladásukat a feladataikon, a Projectben tanulmányozhatja, miként változik az ütemterv.

Csapattag eltávolítása egy projektből

Számos oka lehet, hogy el kell távolítani valakit egy projekt csapatából: például más projektre helyezték át, felmondott, vagy egyszerűen csak elgépelte a nevét, és valójában nem is létezik.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: Munkatársak és más erőforrások menedzselése

Az ideális erőforrásnézet megválasztása

Az erőforrások és tevékenységek összerendelése, illetve a munka megkezdése után a Projectben számos különböző nézet nyújt segítséget haladásuk figyelemmel kíséréséhez, és az ütemtervben szükséges módosítások megtételéhez.

Tevékenység időtartamának módosítása

A terhelési problémák megoldásának gyakori módja a tevékenységek időtartamának csökkentése.

Egyenletesebb terhelés kialakítása feladatelosztással

Ha egyesek egyszerre túl sok feladaton dolgoznak, a Project képes egyenletesebb terhelést kialakítani.

Tevékenységtípusok munkamennyiség-alapú beállításának módosítása

Ha módosítja egy tevékenység erőforrásainak körét, a Project megnöveli vagy lecsökkenti a tevékenység végrehajtási idejét. Ezt ráfordításalapú vagy munkamennyiség-alapú ütemezésnek nevezik. Ha nem szeretné, hogy ilyenkor módosuljanak a tevékenységek időtartamai, módosíthatja az ezt szabályozó beállítást.

Az ütemterv végrehajtásának nyomon követése

A projekteken végzett munka figyelemmel kísérése nem csak a határidők betartása miatt alapvető fontosságú, hanem azért is, mert így tanulhat a hibákból és bevált trükkökből, és sikeresebb lehet a következő projektje.

Alapterv mentése

Ha be kell számolnia róla, hogy az eredeti tervekhez képest hogyan alakul a projekt, a legrosszabb válasz, hogy nem tudja. Ezt a kényelmetlen helyzetet elkerülheti, ha a projekt megkezdése előtt létrehoz egy alaptervet, ami tulajdonképpen a projektről készített pillanatfelvétel.

Csapaton belüli kommunikáció

Ha módosította valaki munkarendjét vagy feladatai körét, közölje vele, hogy véletlenül se vesszenek el az információk.

Munkatárs haladását összegző projektjelentés megtekintése

A projekt előrehaladásáról grafikus jelentéseket készíthet, illetve testre szabhatja a beépített jelentéseket, amiket a Projectben is megtekinthet, de más alkalmazásokba, például PowerPointba, Wordbe és Excelbe is exportálhat.

Csevegés egy projektcsapattaggal a Lyncen keresztül

Amikor egy feladattal kapcsolatban kérdések merülnek fel, a Projectben mostantól több módszer is a rendelkezésére áll, hogy azonnali válaszokat kaphasson. Mutasson egy névre, és kattintson a Csevegőüzenet küldése gombra, hogy a Lyncben elindíthasson egy csevegést.

Vissza a projektvezetési útikalauzhoz

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×