Projektvezetési cél: a projektinformációk kommunikálása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Áttekintés képe

A kommunikáció a projektek sikerének vagy kudarcának meghatározó eleme. A Project 2010 szerencsére jelentősen megkönnyíti a projektinformációk kommunikálását – legyen szó akár egy egyetlen projekten dolgozó kis csapatról, akár egy globális kommunikációs szükségletekkel bíró és kiterjedt portfólióért felelős nagy szervezetről.

A Project most már a SharePointtal is integrálódik, így Project Server nélkül is lehetősége van projektinformációk megosztására.

Ez a cikk az egyik sok projektvezetői célok, amelyeket a projektvezetési Útikalauz is tárgyal.

Projektvezetés példát …

Az Ön feladata: Felkérték, hogy kezeljen egy új projektet, és kommunikáljon rendszeresen az érdekeltekkel. Amikor megtudja, hogy mit is takar az „érdekeltek” szó, hirtelen azzal szembesül, hogy ez nemcsak a főnökére utal, hanem a projektben érdekelt összes személyre: a főnökétől kezdve a külső szállítókon át egészen a szervezete vezérigazgatójáig. Ráadásul rájön, hogy nemcsak a fontos érdekelteknek kell tudnia, hogy hogyan halad a projekt, hanem persze a saját csapatának is. Hirtelen már nem is hangzik olyan egyszerűnek a kommunikáció feladata.

Kezdje a legfontosabbakkal. Elemezze az érdekeltek kommunikációs igényeit. Sok vállalat még a legjobb kommunikációs szándékok ellenére is kudarcot szenved, egyszerűen azért, mert nem ismerik fel, hogy a hatékony kommunikáció többféle módon is történhet. Az Excel segítségével készíthet egy befolyás/érdekeltség kvadránsdiagramot, hogy segítsen Önnek megérteni, kinek mit kell tudnia, és milyen szinten. Azon személyek kommunikációs igényeire legyen a legérzékenyebb, akik a diagram szerint mind a legnagyobb befolyással bírnak a projektre, mind pedig a leginkább érdekeltek a projekt pozitív kimenetelében.

Excel-befolyásgörbe képe

Szerencséjére a szervezete épp nemrég telepítette a Microsoft Project 2010 alkalmazást, így adja magát az ötlet, hogy kipróbálhatná a program fejlett kommunikációs szolgáltatásait. Ezért kapcsolatba lép a szervezete tapasztalt projektvezetőivel néhány alapvető projektvezetési tanácsért, melyekből megtudja, hogy hogyan használhatja a csapatához a Project fejlett jelentéskészítő és követési funkcióit. És mostanra már alaposan bele is fáradt abba, hogy könyörgő levelekkel és ajtókon kopogtatva próbálja kisajtolni a projekttel kapcsolatos friss információkat.

Miután elemezte az érdekelteket, felmerül a kérdés, hogy van-e olyan Office-alkalmazás, amelyik előnyösebb a többinél a küldeni kívánt információkhoz. Ennek eldöntésére szolgál az alábbi táblázat, melyben röviden ismertetjük, hogy az egyes Office-alkalmazások milyen potenciális előnyöket nyújthatnak az Ön számára.

Alkalmazás

Előnyök

Hátrányok

Excel

Adatokat importálhasson projekt speciális elemzésre, például VARIANCIAANALÍZISRE és a megtermelt érték. Elemzési funkciók fejlett projekttel kapcsolatos további tudnivalók.

Könnyű abba a hibába esni, hogy bonyolult grafikonokat hoz létre olyan esetekben, amikor a magasabb szintű részletezés megfelelőbb volna.

Word

Word-dokumentumok, különösen a kezdeményezési fázisban milyen létrehozott és a megosztott kell-e a tervezési saját dokumentumokat a projekt életciklusában keresztül is használható. Word-dokumentum létrehozása során a project kezdeményezési (videó) használatáról további információt.

Egyes érdekeltek vizuálisan ábrázolva szeretnek értesülni a projektteljesítményről, amelyhez az Excel, a Project vagy a Visio alkalmazás megfelelőbb.

Project

A Microsoft Project a résztvevők, beleértve az ütemterv minden szintjéhez beépített bemutatóeszközökkel rendelkezik, a csapat tervezési funkciók és az adatok exportálása funkciók. Többet szeretne tudni a megtekintése és bemutatása a projekt adatai módjai.

Nem biztos, hogy a Project telepítve van az érdekeltek számítógépén, és ha igen, akkor is előfordulhat, hogy az adatok messze túlzottan összetettek a legtöbb személy számára. Lehet, hogy jobb, ha csak a vezetőségnek szóló kommunikációban használja a Project saját jelentéskészítő szolgáltatásait.

SharePoint

Ha egy SharePoint-feladatlistával elindított, importálhatja a Projectbe. Egy feladatlistában módosítás megjelennek a feladatlistában. További SharePoint használata a Project.

INFORMATIKAI részleggel vagy az informatikai szállítót igényel igénybe veszi a vállalat erőforrásait. A SharePoint felügyeleti bajlódnia méretűre azonban a felhőből helyezésével.

Project Server

Vállalati kommunikációs és kimutatások készítése céljából, különösen a portfólió szintjén a Project Server speciális tartalmazó kommunikáció és a Jelentéskészítő eszközök. Többet szeretne tudni a Project Server.

A mindössze néhány alkalmazottal rendelkező kisvállalatok számára nagy kihívás lehet a Project Server telepítése. A Project Server hatékony kihasználásához a szervezetnek ismernie kell a saját üzleti folyamatát, metodológiáját és projektvezetési képességeit, illetve meg kell tervezni a szervezet aktuális állapota és a Server kihasználásához ideális szervezeti berendezkedés közötti átmeneti időszakot.

PowerPoint

Ideális a magas szintű készítendő hatásos bemutatókhoz. Többet szeretne tudni a PowerPoint használata hatékony bemutatókat.

A szállítóknak, elemzőknek és mérnököknek az Excellel készített részletes diagramok megfelelőbbek lehetnek.

Visio

Ideális a folyamat üzleti Diagramkészítés és a gyártási folyamatokról esetén hasznos projekt kezdeti fázisaiban. Ismerje meg, a Visio használata a project kommunikációs további létrehozása folyamatábrák.

Túlzottan sok folyamatinformációt tartalmazhat, ha például vezetőségnek készül a kommunikáció.

Lync Server

Lehetővé teszi, hogy a csatlakoztatott csapat használhatóság, amely minden kommunikációs be egy olyan együttműködési érdekesebbé és bárhonnan beavatkozás alakítja.

Informatikai részleget vagy informatikai szállítót igényel, és igénybe veszi a vállalat erőforrásait.

Office Online alkalmazások (felhő)

Projektadatok megjelenítése a vállalat az weblapon Excel Onlinebeágyazott munkalap kódjait használva vonzó és egyszerű módja. Példa az Excel-blogból.

Biztonsági aggályokat vethet fel egyes vállalatok számára. Fontos meggyőződni arról, hogy a beágyazott munkafüzet csak biztonságos webhelyen jelenik meg, vagy hogy privát (nem nyilvános) OneDrive mappából származik.

Közösségi hálózat

Twitter, Facebook és más közösségi hálózat segítségével kezelheti a projekteket, és a csoportok, különösen a projekt kezdeményezési fázisban. További tudnivalók a projektvezetés közösségi hálózat segítségével

Előfordulhat, hogy a csapattagok nem szívesen osztanak meg információkat egy olyan környezetben, amely kevésbé biztonságos, mint a SharePoint-kiszolgálók.

Vissza a lap tetejére

Projektinformációk közlése

Az ütemterv kommunikálandó problémáinak vizsgálata

A csapattagokkal és érdekeltekkel folytatott kommunikáció egyik legfontosabb eleme az, hogy felismerjük, hol lehetnek problémák az ütemezésben.

Megtermeltérték-adatok kommunikálása

A megtermeltérték-adatok rögzítése egy fokkal nehezebb, de jelentősen hozzájárul a projektteljesítmény erősségeinek és gyengéinek felismeréséhez. Az ebből leszűrt magas szintű tények azok, amelyeket az érdekeltek látni akarnak.

Projektfeladatok szinkronizálása SharePoint-feladatlista

Ha van már létrehozott projektje, szinkronizálhatja a listáját egy SharePoint-feladatlistával. Ha változtat az egyik feladatlistán, az a másikban is megjelenik.

SharePoint-lista exportálása Project-feladatlistába

Ha SharePoint-feladatlistával kezd, importálhatja azt a Projectbe. Ha változtat az egyik feladatlistán, az a másikban is megjelenik.

Létrehozása és kezelése a SharePoint project-feladatlistába

Ha van SharePointban beállított feladatlistája, akkor hozzáadhatja a feladatokat, hozzárendelheti a felelősöket, és kezelheti a munkát – Project Server nélkül.

Projektadatok megjelenítése a Project 2010 nélkül

Ha a projektadatok megtekintésének más, Project alkalmazást és SharePoint szolgáltatást mellőző formáit keresi, akkor exportálhatja a Project-adatokat számos formátumban és eszközzel.

Teljes gőzzel a Project Web App alkalmazásban

Ismerje meg, hogy hogyan segíti szervezete munkáját a Project Server és a Project Web App; ezek a videók átvezetik az alapvető szempontokon.

Az Outlook 2010 használatával való csapaton belüli kommunikáció

Fontolja meg az Outlook használatának gyakorlati tanácsait, hogy a lehető legtöbbet ki tudja hozni a csapatának küldött e-mailekből. Legyen Ön az, aki megoldja a problémákat, és nem pedig az, aki újakat hoz létre.

Weblapon lévő Excel-munkafüzet beágyazása

A munkalapok intranetes webhelyre való beágyazásával elérhetővé teheti az érdekelteknek a frissített projektadatokat. A munkafüzet nyilvános helyen van tárolva, például a Windows Live OneDrive szolgáltatásban.

Visio-diagramok létrehozása

A Visio 2010 segítségével létrehozott diagramokkal hatásosan kommunikálhatja az érdekelteknek a magas szintű projektinformációkat.

Vissza a lap tetejére |} Térjen vissza a projektvezetési Útikalauzhoz

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×