Projekttevékenységek a Business Contact Manager alkalmazásban

Egy-egy üzleti projekt elvégzését feladat sorozatára bonthatja, amelyeket az elvégzésükhöz szükséges sorrendbe szervezve rendelhet hozzá a csapattagokhoz.

Minden egyes tevékenységhez kezdési dátum és határidő tartozik. Ahogy egy-egy feladat teljesítésével előrehalad, követheti annak készültségi fokát is. Ennek az információnak az alapján az üzleti projektet úgy szemlélheti, mint egy idősoron elhelyezkedő sávdiagramot. Így jól láthatóan megjelenítheti, hol tart az adott folyamatban, és hogy még mekkora utat kell megtennie.

Ebben a témakörben a projekttevékenységek létrehozásáról, hozzárendeléséről, frissítéséről és nyomon követéséről olvashat.

A projekttevékenységeket is magukban foglaló rekordok törléséről a Business Contact Manager-rekordok törlése című témakörben tájékozódhat.

Kapcsolódó műveletek

Projekttevékenység létrehozása és hozzárendelése

Új projekttevékenység létrehozása

Töltse ki a projekttevékenység űrlapját.

Projekttevékenység hozzárendelése

Hozzárendelt projekttevékenység frissítése

Projekttevékenység frissítése

Saját üzleti projekthez hozzárendelt projekttevékenységek nyomon követése

Projekttevékenységek megtekintése az egyes üzleti projektekben

Diagram – projekttevékenységek idősoron

Projekttevékenység létrehozása és hozzárendelése

Egy-egy elkészült üzleti projekt, például értékesítési bemutató számos projekttevékenységet tartalmazhat, így például a következőket:

  • Bemutató helyének berendezése

  • Frissítők biztosítása

  • Értékesítési anyagok létrehozása, legyártása és helyszínre szállítása

Ezeket a feladatokat bárkihez hozzárendelheti, akivel megosztotta a Business Contact Manager-adatbázis.

Megjegyzés : A projekttevékenységekhez fájlokat és e-maileket nem csatolhat. Egy-egy projekttevékenység-rekord Megjegyzések szakaszában azonban csatolhat fájlokat, e-maileket és más elemeket.

Új projekttevékenység létrehozása

  1. A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Projektvezetés elemre.

  2. A menüszalag Új csoportjában kattintson az Új projekttevékenység gombra.

Töltse ki a projekttevékenység űrlapját.

A projekttevékenység űrlapja az Általános és a Részletek lapot tartalmazza. A program alapértelmezés szerint az Általános lapot jeleníti meg.

Általános lap

Ezt a nézetet a projekttevékenységek adatainak rögzítésére használhatja, ideértve a projekt határidejét és állapotát, valamint azt, hogy a projekttevékenység kihez van hozzárendelve, és melyik üzleti projekthez van csatolva.

A Projekttevékenység adatai csoport
  1. A Tárgy mezőbe írja be a projekttevékenység nevét (kötelező).

  2. Projekttevékenység hozzárendelése csapattaghoz vagy alkalmazotthoz:    Kattintson a személy nevére a Felelős listában.

    Megjegyzés :  A Felelős listában azoknak az alkalmazottaknak a nevei szerepelnek, akikkel megosztotta a Business Contact Manager-adatbázist. Az adatbázis megosztásával kapcsolatos információkért olvassa el A Business Contact Manager adatainak megosztása más felhasználókkal című témakört.

A Csatolt projekt csoport
  1. Kattintson a Csatolás gombra annak az üzleti projektnek a kijelöléséhez, amelyhez ez a projekttevékenység csatolva van (kötelező).

    Megjegyzés :  Egy projekttevékenység csak egy üzleti projekthez csatolható. Ha az adott projekttevékenységet saját maga hozta létre egy üzletiprojekt-űrlapból, az információ megadása automatikusan megtörténik.

A Projekttevékenység beállításai csoport
  1. A Kezdés dátuma és a Határidő mezőben adja meg a tevékenység kezdő dátumát és határidejét.

    A kezdő dátummal kapcsolatos információt a program a menüszalag alatt, a rekord felső részén jeleníti meg.

  2. Válassza ki a projekttevékenység állapotának leírását az Állapot mezőben.

  3. A % kész mezőbe írjon be egy számot 0 és 100 között.

  4. Jelölje be a Beavatkozást igényel jelölőnégyzetet, ha a projekttevékenység figyelmet igényel attól a személytől, akihez rendelve van.

A program a feladatot hozzáadta a személy feladatlistájához az Outlook teendősávjában.

  1. Állítsa be a projekttevékenység prioritásának szintjét a Prioritás mezőben a Kevésbé fontos, a Szokásos vagy a Nagyon fontos értékre.

A lista testreszabásához kattintson A lista szerkesztése parancsra. A lista testreszabásával kapcsolatos információkért olvassa el a Rekordtípusok és rekordlisták létrehozása és testreszabása című témakörben a listák létrehozását és szerkesztését ismertető részt.

  1. Jelölje be az Emlékeztető jelölőnégyzetet, ha emlékeztetőt szeretne beállítani a projekttevékenység tulajdonosának, majd kattintson a nyílra, és jelölje ki az emlékeztető dátumát és idejét.

A Megjegyzések csoport
  1. Írjon be vagy illesszen be megjegyzéseket, vagy csatoljon fájlokat, illetve más Outlook-elemeket, például e-maileket a Megjegyzések mezőbe.

    Megjegyzés :  A csatolt fájlok és Outlook-elemek listája a Megjegyzések mezőben található. A csatolt üzleti projektek előzménylapjának elemei nincsenek felsorolva.

  2. Kattintson az Időbélyeg hozzáadása gombra, ha dátummal és időponttal szeretné ellátni a megjegyzéseket.

  3. Ha végzett a projekttevékenység adatainak bevitelével, kattintson a Mentés és bezárás gombra. Máskülönben olvassa el az ismertető következő szakaszát is.

A Részletek lap

Ezt a lapot használhatja a befejezés dátumának, az eltöltött munkaórák számának, valamint az elszámolható kilométerpénz összegének rögzítésére vagy nyomon követésére.

  1. A Részletek lap megjelenítéséhez kattintson a menüszalag Megjelenítés csoportjának Részletek gombjára.

  2. Adja meg a projekttevékenység befejezésének dátumát a Befejezés dátuma mezőben.

  3. Adja meg a feladat elvégzéséhez szükséges összes munkaóra becsült számát a Tervezett ráfordítás mezőben.

  4. Adja meg a tényleges munkaórák számát a Tényleges ráfordítás mezőben.

  5. A Távolság mezőben adja meg a projekttevékenységgel kapcsolatban elszámolható kilométerpénzt.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Tipp :  Miután a projekttevékenységet mentette, a tevékenység részletei a csatolt üzleti projekt Projekttevékenység adatai szakaszában jelennek meg.

Vissza a lap tetejére

Projekttevékenység hozzárendelése

Megjegyzés :  Projekttevékenységet másik személyhez csak akkor rendelhet, ha megosztja a Business Contact Manager-adatbázist más felhasználókkal. Az adatbázis megosztásáról további tájékoztatást A Business Contact Manager adatainak megosztása más felhasználókkal című témakörben talál.

  1. A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Projektvezetés elemre.

  2. Kattintson a lista ablaktáblájában a Projekttevékenységek fülre, majd kattintson duplán a projekttevékenységre annak megnyitásához.

  3. A projekttevékenység rekordjának Felelős listájában kattintson egy névre.

    Megjegyzés :  A Felelős listában csak akkor lát neveket, ha az adatbázist megosztotta más felhasználókkal.

  4. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Vissza a lap tetejére

Hozzárendelt projekttevékenység frissítése

Az üzleti projekt előrehaladásának naprakész állapotban tartásához a projekttevékenységeket annak megfelelően kell frissíteni, ahogyan Ön és munkatársai végeznek az egyes feladatokkal. Az Önhöz rendelt projekttevékenységek az Outlook teendősávjában is megjelennek.

Hogyan?

  1. Kattintson az Outlook alkalmazásban a menüszalag Nézet fülére.

  2. Kattintson az Elrendezés csoportban a teendősávra, majd hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  3. Ha a teendősáv nem jelenik meg, kattintson a Normál elemre.

  4. Ha a teendősáv nem tartalmazza a feladatlistát, ismételje meg az előző lépéseket, majd kattintson a Feladatlista elemre.

Projekttevékenység frissítése

  1. A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Projektvezetés elemre.

  2. Kattintson duplán a lista ablaktáblájában a Projekttevékenységek lapon a projekttevékenységre annak megnyitásához.

  3. Frissítse a Projekttevékenység beállításai szakaszban a jelenlegi állapotot, a készültségi szintet, valamint azt, hogy a tevékenység igényel-e figyelmet az üzleti projekt tulajdonosától.

  4. A Megjegyzések csoportban megjegyzések illeszthet be más fájlokból, vagy megjegyzéseket írhat közvetlenül ebbe a mezőbe. Kattintson az Időbélyeg hozzáadása gombra, ha dátummal és időponttal szeretné ellátni a megjegyzéseket.

  5. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Megjegyzés :  Miután a projekttevékenység rekordját mentette, a tevékenységgel kapcsolatos legfrissebb információk a csatolt üzleti projekt rekordjának Projekttevékenység adatai szakaszában jelennek meg.

Vissza a lap tetejére

Saját üzleti projekthez hozzárendelt projekttevékenységek nyomon követése

Üzleti projekt tulajdonosaként a projekttevékenység-minialkalmazásoknak, például „A Projekttevékenységek – esedékesek” alkalmazásnak a megtekintésével éppúgy nyomon követheti a projekttevékenységek előrehaladását, mint amikor egy üzleti projekt rekordjának Projekttevékenység adatai szakaszában tekinti meg azokat.

A projekttevékenység-minialkalmazások az összes üzleti projekt összes projekttevékenységéről jelenítenek meg adatokat.

A minialkalmazásoknak a projektvezetés-munkaterületen történő megjelenítéséről a Minialkalmazások használata a Business Contact Manager programban című témakörben talál tájékoztatást.

Projekttevékenységek megtekintése az egyes üzleti projektekben

  1. A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Projektvezetés elemre.

  2. Kattintson duplán az Üzleti projektek lap listát megjelenítő ablaktáblájában a megtekinteni kívánt üzleti projektre.

    A Projekttevékenység adatai csoportban minden egyes projekttevékenységről talál információt. Részletesebb adatok megjelenítéséhez dupla kattintással nyissa meg bármelyik projekttevékenységet.

Vissza a lap tetejére

Diagram – projekttevékenységek idősoron

  1. A navigációs ablak Business Contact Manager csoportjában kattintson a Projektvezetés elemre.

  2. Kattintson a menüszalag Jelentések fülére.

  3. Kattintson a Projektvezetés csoport Projekttevékenységek gombjára, és jelölje ki a Projekttevékenységek – mind elemet.

  4. Kattintson a Jelentés ablakban látható menüszalag Rendezés és szűrés csoportjának Szűrés gombjára.

  5. Kattintson A projekttevékenységek szűrése párbeszédpanel Irányított szűrő fülére.

  6. Kattintson a Mezőnév lista Csatolva elemére. Az Összehasonlítás listában kattintson az Egyenlő elemre, majd írja be a nyomon követni kívánt üzleti projekt nevét a Viszonyítási alap mezőbe.

  7. Kattintson az OK gombra.

  8. A menüszalag Megjelenítés csoportjában kattintson a Diagram gombra.

Az üzleti projekt projekttevékenységei zöld tevékenységsávokként jelennek meg egy idősoron. A tevékenységsávon belül egy fekete vonal jelzi a tevékenység készültségi százalékát.

Tipp :  Megjeleníthetők további diagramelemek is. Kattintson a menüszalag Diagram csoportjának Feliratok gombjára, és jelölje ki megjeleníteni kívánt feliratokat.

A jelentésekről és a szűrőkről bővebb felvilágosítással a Jelentések és diagramok használata a Business Contact Manager eszközben és a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakör szolgál.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×