Projektmódosítási kérelem értékelése

Szerző: Jane Suchan, hivatásos projektmenedzser

A projektmenedzser legfőbb ellensége az ellenőrizetlen változás.     A következetes változásmenedzsment-folyamat viszont a projektmenedzser legjobb barátja lehet. A változásmenedzsment-folyamat bevezetése lehetővé teszi, hogy Ön az ügyfél rendelését határidőre és a megállapodás szerinti költségvetésen belül teljesítse. A változáskezelés nélkül a projekthatókör mozgó célponttá válik, és fennáll annak veszélye, hogy a projekt egy vagy több sikertényezőjét elvéti. A változás kezelése és ellenőrzése – különösen a projekthatóköré – kulcsfontosságú a célok elérésében és egy projektmenedzser számára jellemző teljesítményindikátor. A projektek változása elkerülhetetlen, és Önnek fel kell rá készülnie, amikor — és nem „ha” — bekövetkezik.

A változáskezelés és a bürokrácia egyensúlyának megtalálása

A projektmenedzserek egyik nagy kihívása, hogy a projektváltozás ellenőrzésének szükségszerűségét egyensúlyba hozzák, a felesleges bürokratikus tevékenységek elkerülésével. A kérdés: Hol van a fordulópont? Mivel minden egyes projekt egyedi, az a pont, ahol a változáskezelés már nem ad hozzáadott értéket és túlbürokratizálódáshoz vezet, projektről-projektre eltér.

Néhány résztvevő, sőt, akár a projektcsapat tagjai úgy érezhetik, hogy Ön úgy próbálja meg elkerülni a projekthatókör kedvezőtlen alakulását, hogy ragaszkodik a változáskezeléshez és nem hajlandó rugalmas lenni és azt tenni, ami az ügyfél és a vállalkozás számára a legkedvezőbb. Fontos eloszlatni ezt a feltételezést. Tudassa velük, hogy pontosan az ellenkezője igaz: a hatékony folyamatot éppen a kért módosítások folyamatos értékelése érdekében vezeti be. Ha jó ötletnek tűnik egy módosítás, akkor rendelkezésre fog állni olyan folyamat, amely révén a módosítás bevezethető.

Vissza a lap tetejére

A projekt változásmenedzselési terve

A gyors reagálást a projekt változásmenedzselési terve teszi lehetővé, azáltal, hogy leírja, mit kell tenni eltérések esetén. Nem célja a változás megelőzése; sokkal inkább az, hogy vázoljon egy olyan folyamatot, amely világossá teszi, miként kell a változást kommunikálni, hogyan kell döntést hozni és hogyan fog ezekhez a projekt igazodni.

Vissza a lap tetejére

A változáskezelés bevezetése

A változáskezelési folyamatot a kulcs-projekttermékek alaptervének (mint például az üzleti követelmények és az ütemezés) elkészítése után kell hatályba léptetni. A projektcsapat és a részvényesek – és mindenki, akit a projekt változása érint – át kell tekintsék és jóvá kell hagyják a változásmenedzsment-tervet, mielőtt életbe lép.

A projekt sikerére csekély hatással bíró változtatások ne vonjanak maguk után ugyanolyan szigorú következményeket, mint a követelmények vagy a kritikus út ütemezési mérföldköveinek változtatásai. A projekt változásmenedzselési terve meg kell határozza, hogy mely esetben szükséges formális projektmódosítási kérelem (PMK). Példa:

  • Milyen küszöbértékei vannak az ütemezés és a költségvetés változásainak?

  • Vannak olyan változások, amelyek esetében mindig változtatási kérelmet kell benyújtani?

  • Milyen módosításokat ugorhat át a változásmenedzsment-folyamat?

Egy megfontolásra érdemes gondolat: sokszor a sok kis hatókör-módosítás okozza a kárt, és nem a nyilvánvaló, nagy módosítások. Mérlegelje ezt, mikor a projektmódosítási kérelmek kritériumait meghatározza. Például, határozzon meg a változásmenedzsment-tervben módosításikérelem-kategóriákat, és definiálja, hogy mi számít kis, és mi számít nagy módosításnak.

  • Nagy módosítások     – ezeket projektmódosítási kérelemként kell dokumentálni. A nagy projektmódosítások:

    • Hatással vannak a követelményekre, vagy a kritikus úton található munkaelemekre, késleltethetik a fontos mérföldköveket vagy a projekt záródátumát az idő egy adott százalékos értékével vagy adott időtartammal. Minden projekthez meg kell határozni fő módosítási kritériumokat.

    • További finanszírozást igényel (forintban vagy a költségvetés százalékos értékében). Az összeget minden projekthez meg kell határozni.

  • Kis módosítások    – ezek a rutinmódosítások nem igényelnek projektmódosítási kérelmet. A kis módosítások:

    • Nem érintik jelentősen a tervet. Nem hosszabbítják meg a mérföldkövek vagy a projektfüggőséggel rendelkező feladatok teljesítési dátumát.

    • Nincsen negatív pénzügyi hatásuk. Ezek eredményeként nem jelentkezik költségvetés-eltérés.

Vissza a lap tetejére

Tippek a módosítási kérelmek értékeléséhez

A projekt változásmenedzsment-tervének azt is meg kell határoznia, hogy miként történik a módosítási kérelmek elbírálása. Kulcsfontosságú, hogy az értékelés feltételeit még azelőtt meghatározzuk, mielőtt szükség van rájuk, így nem megy el az idő a konszenzus keresésével. E paraméterek meghatározása segít egyensúlyt fenntartani a változások és az üzleti célok, illetve előnyök között.

Íme néhány jellemző kérdés, amelyet célszerű figyelembe venni egy módosítási kérelem értékelésekor:

  • E módosítás kiegészíti vagy módosítja az üzleti követelményeket?

  • Van esetleg egy kerülő megoldás vagy ez a módosítás a projekt általános sikeréhez szükséges?

  • Igényel-e a módosítás további forrásbevonást?

  • Késlelteti-e a projekt záró dátumát?

  • Bár e módosítás negatív hatással van a projektre, hoz-e olyan üzleti előnyt, amely miatt megéri bevezetni?

  • Érdemesebb-e a módosítást most meghozni, mint késleltetni? Okoz-e a késleltetés a vállalatnak többletköltséget?

  • Minden érintett résztvevő figyelembe lett-e véve, támogatják-e a módosítást?

  • Vannak-e mérlegelendő szerződéses jogkövetkezmények? Például, előfordulhat-e, hogy a külső szállítókkal kapcsolatos kötelezettségvállalások teljesítése meghiúsul e módosítás miatt?

Vissza a lap tetejére

A projektmódosítási kérelmek jóváhagyása.

Szintén fontos definiálni, hogy ki hagyhat jóvá kért módosításokat és ki nem. Az üzleti életben jellemző bizonyos hatásköri szintek meghatározása annak érdekében, hogy a rutinszerű módosításokat hatékonyan kezelhessék és a jelentős módosítások megkapják a vezetői szintű figyelmet.

Ha egy ajánlott módosítás a projekthatókörre hatással van, érdemes olyan üzleti döntésként tekinteni rá, amely a projekt szponzorától jóváhagyást igényel. Ha a hatókör nem érintett, akkor a projektcsapat és a szponzor eldönthetik, hogy a projektmenedzser hatáskörébe kerüljön a módosítások jóváhagyása, bizonyos keretek között. Néhány projekt esetében változáskezelési tanácsokat hoznak létre, amelyek rendszeresen összegyűlnek a módosítási kérelmek elbírálása és jóváhagyása céljából. A szervezetben többféle változáskezelési tanács is működhet, amelyek különböző módosítási kérelmeket kezelnek. Például a műszaki változáskezelési tanács a műszaki problémákat vizsgálhatja meg.

A módosítási kérelmek jóváhagyásához az alábbi, egy mintaprojekt alapján készült táblázat ad összefoglaló iránymutatást:

A módosítás típusa

Általános leírás

Feltételek

Jóváhagyó

Kötelező a PMK?

Nagy módosítás

A projekt hatóköre, ütemezése vagy költségvetése szempontjából jelentős változással jár.

Egy új követelmény hozzáadásával vagy egy meglévő üzleti követelmény kibővítésével jár.

Az ütemezést több, mint 14 nappal meghosszabbítja vagy a projekt záródátumát csúsztatja.

További finanszírozást igényel (pl. 2 millió forint vagy annál nagyobb összeg értékben)

A projektmódosítás ellenőrző tanácsa

Igen

Nagy módosítás

A projekt hatóköre, ütemezése vagy költségvetése szempontjából változással jár.

Az üzleti követelmény tisztázása

Az ütemezést kevesebb, mint 14 nappal meghosszabbítja, a projekt záródátumát nem csúsztatja.

További finanszírozást igényel (pl. 2 millió forintnál kisebb összeg értékben)

Projektmenedzser

Igen

Kis módosítás

Rutinmódosítás, amely a projektre csekély hatással van, vagy nincsen hatással.

Nem érinti a mérföldkövek teljesítési dátumait.

A projekt költségvetésére gyakorolt hatása kevesebb mint X forint vagy X%.

Projektmenedzser

Nem

Vissza a lap tetejére

A gyümölcsöző megtérülés

A projektcsapatok mindig a projekt végrehajtását tartják szem előtt, néha a hatékony tervezés háttérbe szorításával. Csábító lehet az utat levágni és feltételezni, hogy majd menet közben kiderülnek a dolgok. Ha működik egy jól tervezett változáskezelési folyamat a vállalatnál még a változások beköszönte előtt, az mindenképpen gyümölcsöző eredménnyel és általában véve jobb projekteredményekkel kecsegtet. Ha a szubjektivitás tényezőjét kivesszük a változáskezelésből, az lehetővé teszi a projektcsapat számára a fluktuációk hatékony és eredményes kezelését. Egy jól átgondolt, részletes, a projektcsapat tagjai és a résztvevők által is elfogadott változáskezelési terv időt és pénzt takarít meg – a projektmenedzserek számára e kettő mindig szűk keresztmetszetet jelent.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről:    Jane Suchan egy vállalati üzleti kezdeményezések vezetésében és projektvezetési módszerek kidolgozásában is tapasztalt programvezető. Jane a Washington állambeli Seattle városában él.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×