Projektek kezelése csoportwebhelyen listák használatával

Listák használatával leegyszerűsíthet a csoportprojektek kezelése és az adatok nyomon követése egy webhelyen. Nyomon követheti például a csoporteseményeket egy naptár használatával, kezelheti a feladatlistát, valamint naplózhatja és megválaszolhatja a kérdéseket.

Megjegyzés : Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Kalandorbolt marketingcsoportja például egy naptárt használ a csoportesemények, a szabadságok és a konferenciák nyomon követésére. Az ütemezési ütközések elkerülése érdekében a csoporttagok összekapcsolhatják ezt a naptárat a Microsoft Office Outlook 2007 alkalmazással, amelyben a csoportnaptárt és a személyes naptárakat egymás mellett megjeleníthetik. A naptárak között szabadon másolhatják az eseményeket.

A marketingcsoport feladatlistákat használ a nagyobb projektek kezelésére, például egy kongresszus vagy egy marketingkampány megszervezésére. Két listatípus áll rendelkezésre a feladatok listába rendezéséhez: a hagyományos listanézet és a projekttevékenység-lista. Ez utóbbi a tevékenységekről és a tevékenységek előrehaladásáról nyújt szemléletes áttekintést az úgynevezett Gantt-nézet segítségével. Mind a két típusú lista – a hagyományos listanézet és a projekttevékenység-lista – létrehozásához használhat sablonokat.

Projekttevékenység-lista

A marketingcsoport egy problémakövetési listát is használ a konferenciatervezéssel kapcsolatos logisztikai problémák, például a regisztrációs adatbázis problémáinak nyomon követésére. A csoport egy tagja naplózza a problémát, majd közös erővel rögzítenek minden frissítést és javítást, amíg sikerül elhárítani a problémát.

Munkavégzés listákkal

Egy csoportwebhely létrehozásakor alapértelmezés szerint több különböző típusú lista is létrejön a vitafórumtól a naptárig. Ezeket a listákat testreszabhatja és elemekkel bővítheti, sablonokból további listákat hozhat létre, valamint testreszabott listákat készíthet tetszés szerinti beállításokkal és oszlopokkal.

A listák több különböző típusú információt tartalmazhatnak, például szöveget, dátumokat vagy képeket. A listák számításokat is tartalmazhatnak: összegeket vagy számított dátumot, például az aktuális naptól számított egy héttel későbbi dátumot.

Listák használatával az alábbi műveleteket végezheti el:

  • Verziókövetés:    A listaelemek verzióit nyomon követheti, megtekintheti például, hogy melyik listaelem változott meg, és ki módosította az elemet. Ha az új verzióban hiba található, egyszerűen visszaállíthatja az előzőt.

  • A jóváhagyás megkövetelése:    A szervezet meghatározhatja, hogy egy adott listaelemet jóvá kell hagyni, mielőtt azt bárki megtekintené.

  • A levelezés integrálása listákkal:    Ha a webhelyen a kimenő vagy a bejövő levelezés engedélyezett, akkor egyes listák az e-mail szolgáltatások előnyeit is ki tudják használni. Számos listatípus, például a naptárak és a vitafórumok beállíthatók úgy, hogy a felhasználók e-mailen keresztül tartalmakat helyezhessenek el benne. Ezenfelül az Office Outlook 2007 együttműködik a naptárakkal, a feladatokkal és a névjegyalbumokkal.

  • Engedélyek testreszabása:    A szervezet egyéni engedélyeket állíthat be egy-egy listához vagy akár egyetlen listaelemhez. Ez a funkció például akkor lehet hasznos, ha egy adott elem bizalmas információt tartalmaz.

  • Nézetek létrehozása és kezelése:    A csoport ugyanahhoz a listához különféle nézeteket használhat. A lista tartalma nem módosul, de az elemek úgy rendezhetők vagy szűrhetők, hogy a legfontosabb információkat gyorsan meg lehessen találni.

  • Tájékozódás a változásokról:    Előfizethet listákkal és nézetekkel társított RSS-hírcsatornákra, így a listák frissítéseit az RSS-olvasójában, például az Outlook 2007 alkalmazásban tekintheti meg. Ha a szervezet engedélyezte a bejövő e-maileket, az elemek változásakor e-mail értesítéseket kaphat.

  • Listák kezelése és kapcsolat nélküli munka a listákkal a Microsoft Office Access 2007 alkalmazásban:    A listákat adatbáziseszközökkel kezelheti, és az Office Access 2007 alkalmazással kapcsolat nélküli módba állíthatja.

  • Listák megtekintése mobileszközökön:    Sok dokumentumtárat és listát (például tevékenységlistákat és naptárakat) megtekinthet mobileszközökön. Egy mobillista megtekintéséhez írja a webhely címe után a következőt: „/m”. Egyes listatípusokhoz (például a vitafórumokhoz) nem áll rendelkezésre mobilnézet, illetve a mobilnézetek nem jelenítik meg az összes oszloptípust.

Az együttműködést segítő listatípusok

Az alábbiakban a szervezetek által használt gyakoribb listatípusok felsorolását találja.

  • Naptár:     A naptárt projektek ütemezésére és különféle események, például a vállalati szabadnapok nyilvántartására használhatja.

  • Feladatok és projekttevékenységek:     A feladatlistákkal nyomon követheti a csoport projektjeivel és egyéb eseményeivel kapcsolatos információkat. A feladatokat személyekhez rendelheti, és nyomon követheti állapotukat a projekt előrehaladása során. A projekttevékenység-listák Gantt-nézetben, folyamatjelzőkkel jelenítik meg a tevékenységeket.

  • Problémakövetés:     A problémakövetési listákat problémák rögzítésére, állapotuk nyomon követésére és a megoldások feljegyzésére használhatja. Ezt a listatípust gyakran használják vevőszolgálati (ügyfélszolgálati, minőségbiztosítási, műszaki) problémák nyomon követésére.

  • Vitafórumok:     A vitafórumokkal központi helyen, a hírcsoportokhoz hasonló módon rögzítheti és tárolhatja a csapatok kommunikációját.

  • Hirdetmények:     A hirdetménylistákat hír- és állapotmegosztásra, valamint emlékeztetőkhöz használhatja.

  • Névjegyalbum:     A névjegyalbumban a munkatársakról és a csoportokról tárolhat információkat.

  • Hivatkozások:     A hivatkozáslisták központi helyet biztosítanak az internetes, vállalati intranetes és egyéb források hivatkozásainak tárolására.

  • Felmérések:    A felméréseket visszajelzések (például az alkalmazottak elégedettségét felmérő kérdőívek és más tesztek) gyűjtéséhez és összegzéséhez használhatja.

  • Egyéni:     Habár minden beépített lista testreszabható, kiindulópontként egyéni listát is használhat, amelyet majd tetszés szerint bővíthet a kívánt beállításokkal. Táblázatalapú listákat is létrehozhat, például egy Microsoft Office Excel 2007-munkafüzetből a szállítói szerződések kezelésére.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×