Neveket, címeket és egyéb adatokat tartalmazó címtár készítése

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Adatok egy dokumentumot, például tagsági címtára, a katalógus vagy a kijelzők listában egyesítheti címtár funkcióval a Wordben.

  1. A levelezés lapon kattintson a Körlevélkészítés indításagombra, és kattintson a Lépésenkénti Körlevél varázsló.

    A Körlevél varázsló elindítása

  2. A Körlevél munkaablak, Jelölje be a dokumentumtípuscsoportban, a képernyő jobb oldalán kattintson a címtárbanelemre.

  3. A Körlevél munkaablak alján kattintson a Tovább: dokumentum indítása.

    A körlevél 6 lépésből álló eljárással gombra kattintva

  4. A Jelölje ki a dokumentum kezdveaz alábbi lehetőségek jelenik meg:

    • Az aktuális dokumentum: Az aktuális dokumentum használja a képernyőn a törzsdokumentum.

    • Sablonból: Válassza a körlevél használatra kész sablonok közül.

    • Egy már meglévő dokumentum: Nyisson meg egy dokumentumot, a körlevél-törzsdokumentum fogja használni.

      Jelölje ki a beállítást, és válassza a Tovább: címzettek kiválasztása.

  5. Nyissa meg vagy hozzon létre egy adatforrást a Körlevél varázslóval, a Word a körlevélkészítéshez használni egy meghatározott változó adatokat is jelzi. Használja az alábbi lehetőségek közül a törzsdokumentumban csatlakozni az adatforráshoz.

    1. Kattintson a Körlevél munkaablak csoportban Válassza a címzettek kiválasztása, kattintson a meglévő lista használata.

    2. A meglévő lista használatakattintson a Tallózás gombra.

    3. Az adatforrás kiválasztása párbeszédpanelen jelölje ki a használni kívánt változó információkat tartalmazó fájlt, és kattintson a Megnyitásgombra.

    4. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelöljük ki a kívánt címzetteket.

      Hogyan?

      1. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

        A jelölőnégyzetek segítségével a nevek

        Ez a módszer akkor hasznos, ha a lista rövid. Jelölje ki a felvenni kívánt nevek melletti jelölőnégyzeteket, és törölje a jelet a lehetőségekből el szeretne rejteni neve mellett.

        Tipp : Ha azt szeretné, ha meg szeretné jeleníteni a listában a legtöbb címtárában, kattintson Az összes kijelölése először egyszerűen törölje az adott rekordokat. Hasonlóképpen ha csak néhány rekordokat tartalmazza a listában, az Összes törlésegombra, és válassza a kívánt rekordokat.

        A lista elemeinek rendezése

        Ez akkor hasznos, ha azt szeretné, hogy szöveges vagy numerikus sorrendű elemek. Kattintson a az elem szerint rendezni kívánt oszlop fejlécére. Például ha a Vezetéknév szerint ábécésorrendben nyissa meg a listát szeretne, kattintson a Vezetéknév oszlopfejlécre.

        A lista elemeinek szűrése

        Ez akkor hasznos, ha a lista tudja, hogy nem szeretné látni, vagy a címtár befoglalása rekordokat tartalmazza. A lista van szűrve, amikor a jelölőnégyzetek segítségével szeretné hozzáadni, majd zárja ki a rekordok, az előző szakaszban leírtak szerint.

        Kattintson az oszlop fejlécére, a szűrni kívánt elem melletti nyílra, és válassza az alábbiak egyikét:

        • (Üresek) – Azon rekordok megjelenítése, amelyekben az adott mező üres.

        • (Nem üres) – megjeleníti az összes rekordot, amelyeknél a megfelelő mező adatot tartalmaz.

        • Ha az adatforrás olyan rekordokat tartalmaz, amelyekben ugyanaz az adat szerepel, és az oszlopban tíz vagy kevesebb egyedi érték van, az adott adat szerint is lehet szűrni. Ha például több olyan cím is van, amelyeknél Ausztrália szerepel országként, rászűrhet az Ausztrália adatra.

          A Körlevél címzettjei párbeszédpanel csak a kijelölt rekordokat jeleníti meg. Összes rekordot ismételt megjelenítéséhez kattintson a (mind).

          Tippek : 

          • A speciális rendezési és szűrési lehetőségek használatához kattintsunk az oszlopnév mellett látható nyílra, majd a (Speciális) elemre. A Rekordok szűrése és a Rekordok rendezése lapokon állíthatjuk be a kívánt rendezési vagy szűrési lekérdezést.

          • Ha telepítve van címérvényesítő szoftver, kattintson a címek a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen ellenőrizze a címekkel van feltöltve.

      2. Kattintson az OK gombra kattintva visszatérhet a Körlevél munkaablakot. Word-könyvtár fogja használni a kijelölt neveket.

    1. A Körlevél munkaablak, a Címzettek kiválasztása, csoportban Válassza az Outlook-névjegyalbum alapján.

    2. Válassza a Névjegyalbum mappacsoportban Válassza az Outlook-névjegyalbum alapján.

    3. Jelölje be az Outlook Névjegyalbum mappájába, hogy a párbeszédpanelen, és kattintson az OK gombra.

    4. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelöljük ki a kívánt címzetteket.

      Hogyan?

      1. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

        A jelölőnégyzetek segítségével a nevek

        Ez a módszer akkor hasznos, ha a lista rövid. Jelölje ki a felvenni kívánt nevek melletti jelölőnégyzeteket, és törölje a jelet a lehetőségekből el szeretne rejteni neve mellett.

        Tipp : Ha azt szeretné, ha meg szeretné jeleníteni a listában a legtöbb címtárában, kattintson Az összes kijelölése először egyszerűen törölje az adott rekordokat. Hasonlóképpen ha csak néhány rekordokat tartalmazza a listában, az Összes törlésegombra, és válassza a kívánt rekordokat.

        A lista elemeinek rendezése

        Ez akkor hasznos, ha azt szeretné, hogy szöveges vagy numerikus sorrendű elemek. Kattintson a az elem szerint rendezni kívánt oszlop fejlécére. Például ha a Vezetéknév szerint ábécésorrendben nyissa meg a listát szeretne, kattintson a Vezetéknév oszlopfejlécre.

        A lista elemeinek szűrése

        Ez akkor hasznos, ha a lista tudja, hogy nem szeretné látni, vagy a címtár befoglalása rekordokat tartalmazza. A lista van szűrve, amikor a jelölőnégyzetek segítségével szeretné hozzáadni, majd zárja ki a rekordok, az előző szakaszban leírtak szerint.

        Kattintson az oszlop fejlécére, a szűrni kívánt elem melletti nyílra, és válassza az alábbiak egyikét:

        • (Üresek) – Azon rekordok megjelenítése, amelyekben az adott mező üres.

        • (Nem üres) – megjeleníti az összes rekordot, amelyeknél a megfelelő mező adatot tartalmaz.

        • Ha az adatforrás olyan rekordokat tartalmaz, amelyekben ugyanaz az adat szerepel, és az oszlopban tíz vagy kevesebb egyedi érték van, az adott adat szerint is lehet szűrni. Ha például több olyan cím is van, amelyeknél Ausztrália szerepel országként, rászűrhet az Ausztrália adatra.

          A Körlevél címzettjei párbeszédpanel csak a kijelölt rekordokat jeleníti meg. Összes rekordot ismételt megjelenítéséhez kattintson a (mind).

          Tippek : 

          • A speciális rendezési és szűrési lehetőségek használatához kattintsunk az oszlopnév mellett látható nyílra, majd a (Speciális) elemre. A Rekordok szűrése és a Rekordok rendezése lapokon állíthatjuk be a kívánt rendezési vagy szűrési lekérdezést.

          • Ha a számítógépen van címérvényesítő szoftver, a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Érvényesítés gombjára kattintva ellenőrizhetjük a felsorolt címeket.

      2. Kattintson az OK gombra kattintva visszatérhet a Körlevél munkaablakot. Word-könyvtár fogja használni a kijelölt neveket.

    1. A Körlevél munkaablak, a Címzettek kiválasztása, kattintson az Új lista.

    2. Az Új lista létrehozása csoportban kattintson a Létrehozás hivatkozásra.

    3. Az Új címlista párbeszédpanelen írja be az első bejegyzés információkat. Minden mező kitöltése nem rendelkezik.

    4. Az Új bejegyzés gombra kattintva vihetjük be az első bejegyzést és léphetünk tovább a következőre.

    5. Bejegyzések nyomon hozzáadását, amíg a végzett, és kattintson a Bezárás gombra.

    6. A Címlista mentése párbeszédpanelen a Fájlnév mezőbe írjuk be a címlista nevét, majd jelöljük ki azt a mappát, amelybe menteni kívánjuk azt.

      Alapértelmezés szerint a címlista az Adatforrások mappába kerül. Célszerű az itt tartani címlistát mert is ez az alapértelmezett mappát, amelyben a Word keresi az adatforrásokat. Ha szeretné használni a címlista újabb körlevél, hogy ne kelljen navigálhat a fájlokat és mappákat, és keresse meg.

    7. Kattintson a Mentés gombra.

    8. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelöljük ki a kívánt címzetteket.

      Hogyan?

      1. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

        A jelölőnégyzetek segítségével a nevek

        Ez a módszer akkor hasznos, ha a lista rövid. Jelölje ki a felvenni kívánt nevek melletti jelölőnégyzeteket, és törölje a jelet a lehetőségekből el szeretne rejteni neve mellett.

        Tipp : Ha azt szeretné, ha meg szeretné jeleníteni a listában a legtöbb címtárában, kattintson Az összes kijelölése először egyszerűen törölje az adott rekordokat. Hasonlóképpen ha csak néhány rekordokat tartalmazza a listában, az Összes törlésegombra, és válassza a kívánt rekordokat.

        A lista elemeinek rendezése

        Ez akkor hasznos, ha azt szeretné, hogy szöveges vagy numerikus sorrendű elemek. Kattintson a az elem szerint rendezni kívánt oszlop fejlécére. Például ha a Vezetéknév szerint ábécésorrendben nyissa meg a listát szeretne, kattintson a Vezetéknév oszlopfejlécre.

        A lista elemeinek szűrése

        Ez akkor hasznos, ha a lista tudja, hogy nem szeretné látni, vagy a címtár befoglalása rekordokat tartalmazza. A lista van szűrve, amikor a jelölőnégyzetek segítségével szeretné hozzáadni, majd zárja ki a rekordok, az előző szakaszban leírtak szerint.

        Kattintson az oszlop fejlécére, a szűrni kívánt elem melletti nyílra, és válassza az alábbiak egyikét:

        • (Üresek) – Azon rekordok megjelenítése, amelyekben az adott mező üres.

        • (Nem üres) – megjeleníti az összes rekordot, amelyeknél a megfelelő mező adatot tartalmaz.

        • Ha az adatforrás olyan rekordokat tartalmaz, amelyekben ugyanaz az adat szerepel, és az oszlopban tíz vagy kevesebb egyedi érték van, az adott adat szerint is lehet szűrni. Ha például több olyan cím is van, amelyeknél Ausztrália szerepel országként, rászűrhet az Ausztrália adatra.

          A Körlevél címzettjei párbeszédpanel csak a kijelölt rekordokat jeleníti meg. Összes rekordot ismételt megjelenítéséhez kattintson a (mind).

          Tippek : 

          • A speciális rendezési és szűrési lehetőségek használatához kattintsunk az oszlopnév mellett látható nyílra, majd a (Speciális) elemre. A Rekordok szűrése és a Rekordok rendezése lapokon állíthatjuk be a kívánt rendezési vagy szűrési lekérdezést.

          • Ha a számítógépen van címérvényesítő szoftver, a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Érvényesítés gombjára kattintva ellenőrizhetjük a felsorolt címeket.

      2. Kattintson az OK gombra kattintva visszatérhet a Körlevél munkaablakot. Word-könyvtár fogja használni a kijelölt neveket.

  6. Kattintsunk a Tovább: A címtár elrendezése hivatkozásra.

  7. Még nem tette meg, a dokumentumablakban, ha írja be a szöveget, ismételje meg az egyes elemekre a címtárban szeretne. Például a címkék például neve: és cím:.

    Megjegyzés : Ezen a ponton nem tartalmaz szöveget, amelyet ki szeretne nyomtatni csak egyszer az eredményül kapott címtár dokumentumban.

  8. A körlevélmezők, amelyhez szeretne egyesíteni, nevek, címek és más adatforrásból származó adatok beszúrása. Például adatmező beszúrása után egy elem címke, például: vállalat: «Vállalati».

    Hogyan?

    1. Kattintson a törzsdokumentumban arra a helyre, ahová a mezőt be szeretné szúrni.

    2. Szúrja be az alábbiak egyikét:

      Címterület névvel, címmel és egyéb adatokkal

      1. Kattintson a Címterület elemre.

      2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen jelöljük ki a kívánt címelemeket és formátumokat, majd kattintsunk az OK gombra.

        Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem található a szüksége van a címterület a adatai előfordulhat, hogy kaptak. (Nem érhető el)melletti nyílra, és válassza ki a mezőt az adatforrásból, amely megfelel a mező a körlevélkészítéshez szükséges.

      Egyéb adatmezők

      1. Kattintson a több elemet, és végezze el az alábbiak egyikét:

        • Jelölje be a címet, amely automatikusan felel meg az adatforrásban mezők még akkor is, ha az adatforrás mezőket nem lehet ugyanaz a neve a mezőiként mezőket a Címmezőkválasztógombot.

        • Ha azon mezők közül kívánunk választani, amelyek minden esetben közvetlenül az adatbázis egy adott oszlopából veszik az adatokat, kattintsunk az Adatbázismezők választógombra.

      2. A Mezők listában válassza ki a megfelelő mezőt.

      3. Kattintson a Beszúrás gombra, majd a Bezárás gombra.

        Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem található a szüksége van a mező beszúrásához adatai előfordulhat, hogy kaptak. (Nem érhető el)melletti nyílra, és válassza ki a mezőt az adatforrásból, amely megfelel a mező a körlevélkészítéshez szükséges.

        Megjegyzés : Ha az Adatbázismezők listából szúrunk be egy mezőt, majd később olyan adatforrásra váltunk át, amely nem tartalmaz a mező nevével egyező nevű oszlopot, a Word nem tudja beszúrni a mező által tartalmazott adatokat a körlevélbe.

    3. Ismételje meg a és b az összes mező be szeretné szúrni.

      Megjegyzések: 

      • Itt nem írhat be egyesítést jelző karaktereket («») manuálisan, vagy a Szimbólum parancs a Beszúrás menüben. A Körlevél munkaablak kell használnia.

      • Ha a körlevélmezők jelenik meg a kapcsos {MERGEFIELD Város}, például a Word, amelyen a mezőkódok mezőbe találatok helyett. Ez nem befolyásolja az egyesítést, de ha szeretné megjeleníteni az eredményeket, hanem, kattintson a jobb gombbal a mezőkódok és a helyi menüben kattintson a Mezőkódok .

    4. Az egyesített adatok formátumát is megváltoztathatjuk.

      Hogyan?

      Egyesített adatok formázása, a körlevélmezők a törzsdokumentum kell formázni. Nem formázza az adatokat az adatforrás, mert a formázását nem tartja meg az adatok egyesítésekor a dokumentumba.

      1. A törzsdokumentumban jelöljük ki a formázni kívánt adatokat tartalmazó mezőt, beleértve az egyesítést jelző karaktereket (« ») is.

      2. Módosítsa a betűtípust vagy más formázást tetszés szerint.

  9. Miután elkészültünk a törzsdokumentummal és beszúrtunk minden körlevélmezőt, kattintsunk a Fájl menü Mentés másként parancsára. Adjunk nevet a dokumentumnak, majd kattintsunk a Mentés gombra.

  10. Kattintsunk a Tovább: A címtár megtekintése hivatkozásra.

  11. Az elemeket, a sorrend megtekintéséhez kattintson a vissza és az előre nyílgombokra gombra. Vagy keresse meg, és megtekintheti egy adott elemet, kattintson a Címzett keresésegombra, és a Bejegyzés keresése párbeszédpanelen írja be a kívánt keresési feltételeket.

  12. Szükség esetén végezzük el a címzettek listájának finombeállítását. Az alábbi lehetőségek közül választhatunk:

    • Ha ki akar hagyni egy adott címet a körlevélből, kattintson a Címzett kihagyása gombra.

    • A címzettek listájának módosításához kattintson a Címzettlista szerkesztése gombra, majd végezze el a módosításokat a Körlevél címzettjei párbeszédpanelen.

  13. Kattintson a Tovább: Az egyesítés befejezése hivatkozásra.

  14. Kattintson az Egyesítéscsoportban Az új dokumentumelemre.

  15. Az Egyesítés új dokumentumba párbeszédpanelen válasszunk az alábbi műveletek közül, majd kattintsunk az OK gombra.

    • Az összes rekord kijelöléséhez kattintsunk a Mind választógombra.

    • Ha csak a dokumentumablakban látható rekordot akarjuk kijelölni, kattintsunk az Aktuális rekord választógombra.

    • Egy rekordtartomány kijelöléséhez kattintsunk a Mettől választógombra, majd írjuk be a tartomány első és utolsó rekordjának sorszámát a Mettől és a Meddig mezőkbe.

      A Word megnyílik egy új dokumentum, amely tartalmazza az egyes rekordok.

  16. Szükség esetén adjunk hozzá élőfejeket, élőlábakat vagy bármely egyéb szöveget.

    Ha például a beolvasott adatok táblázatformátumban vannak, a dokumentumok egyesítése után adjuk meg a táblázat oszlopneveit.

  17. Mentsük vagy nyomtassuk ki a címtárat ugyanúgy, mint bármely normál dokumentumot.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×