Nagyszámú fájl kezelése a Dokumentumközpont használatával

Megjegyzés : Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 Dokumentumközpont webhelysablonjával nagyszámú dokumentum létrehozására, használatára és tárolására optimalizált webhelyek készíthetők. A Kalandorbolt dokumentumközpontja például műszaki útmutatók, árlisták, valamint termékspecifikációk és -összehasonlítások tárolására és kezelésére szolgál.

A dokumentumközpont-webhelyek használatának módjai

A Kalandorbolt dokumentumközpontja tartalomkészítői környezetként vagy tartalomarchívumként használható. Tartalomkészítői környezetben a felhasználók fájlokat vehetnek ki és adhatnak be, illetve mappastruktúrákat hozhatnak létre. A verziószámozás engedélyezett, és egy dokumentumnak tíz vagy több korábbi verziója létezhet. Gyakori a dokumentumok beadása és kivétele, és a munkafolyamatok irányíthatják azok életciklusát. A Kalandorbolt dokumentumközpontja tartalomkészítői környezetnek készült.

Ezzel szemben a tartalomarchívumokban nagyon kevés tartalom készítésére kerül sor, a felhasználók csak megtekintenek vagy feltöltenek dokumentumokat. A Dokumentumközpont webhelysablon támogatja a tudásbázis-archívumok létrehozását. A tudásbázisok rendszerint csak a dokumentumok egyetlen verzióját tartalmazzák, de akár tízmillió fájl is tárolható egy helyen. Egy tipikus példa lehet egy nagy szervezet technikai támogatási központja, amelynek tartalmát 10 000 felhasználó éri el, akik többnyire csak tartalmat olvasnak, de 3000–4000 felhasználó új tartalmat is feltölt a webhelyre.

Megjegyzés : A Rekordtár webhelysablonnal egy másfajta nagyméretű archívum hozható létre. A sablon a rekordok elévülésének és törlésének kezelésére szolgáló funkciókat tartalmaz.

A Dokumentumközpont szolgáltatásai

A dokumentumközpont-webhely nagyszámú dokumentum létrehozására és kezelésére szolgáló funkciókat tartalmaz. A Dokumentumközpont webhelysablonban az ajánlott dokumentumkezelési funkciók alapértelmezés szerint engedélyezve vannak. A következő szakaszok röviden ismertetik a főbb szolgáltatásokat.

Navigálás fanézetben

A fanézet a Microsoft Windows operációs rendszerből ismerős lehet a legtöbb felhasználónak. A Dokumentumok tár számos mappa- és almappaszintet tartalmazhat, így fanézetben gyorsabban megtalálható a kívánt dokumentum. Az alábbi ábrán a Kalandorbolt dokumentumközpontjának fanézete látható.

Navigálás fanézetben egy dokumentumközpontban

Alverziók és főverziók használata dokumentumokhoz

Bármely dokumentumtárban bekapcsolhatja a verzióhasználatot. A Kalandorbolt dokumentumközpontja fő- és alverziókat használ, amelyek a Dokumentumok tár alapértelmezett beállításai.

A verziók lehetővé teszik a dokumentumok módosításainak nyomon követését, és segítik a tartalomkezelést az ellenőrzés során. A verziószámozás különösen hasznos, ha több személy dolgozik egy projekten vagy ha az információ több fejlesztési és véleményezési fázison megy keresztül.

Ha be van kapcsolva a verziókövetés, visszaállíthatja az aktuális dokumentum egy korábbi verzióját, vagy megtekintheti azt az aktuális dokumentum felülírása nélkül. Az alábbi ábrán egy dokumentum korábbi verziói láthatók a Kalandorbolt dokumentumközpontjában.

Korábbi verziók

Kivétel és beadás

A dokumentumközpont alapértelmezett beállításai megkövetelik a fájlok kivételét és beadását. A kötelező kivétel segítségével megelőzhetők a módosítások közötti ütközések és zavarok, mivel egyidejűleg csak egy felhasználó módosíthat egy adott fájt. Ha kivétel szükséges, a fájlok kivétele automatikusan megtörténik, amikor a felhasználók megnyitják szerkesztésre a fájlt – amennyiben még nincs kivéve az adott fájl.

Amíg a fájl ki van véve önnek, az ön által végrehajtott módosításokat más nem láthatja, csak akkor, amikor újra beadja a fájlt a tárba, akár a helyi merevlemezen, akár egy kiszolgálón lévő fájlokról van szó. Amikor a fájlt beadja, a végrehajtott módosításokról megjegyzéseket kell beírnia, amelyek a verzióelőzmények közé kerülnek. A Dokumentumok tár mind a főverziókat, mind az alverziókat nyomon követi, ezért ki kell választania, hogy melyik verziótípust adja be.

Tartalomtípusok

A tartalomtípus adott kategóriájú tartalomra vonatkozó, újból felhasználható beállítások egy csoportja. A tartalomtípusok használatával egységesen kezelheti a metaadatokat, a sablonokat, valamint az elemek és a dokumentumok viselkedését. A Kalandorbolt dokumentumközpontja például hat tartalomtípus definícióját tartalmazza, amelyek mindegyike saját sablont használ a felhasználók által létrehozható fájltípusok szerint. A Kalandorbolt Microsoft Office Publisher 2007-fájlokat használ az árlistákhoz, illetve Excel 2007-munkafüzeteket a termék-összehasonlításokhoz. Az Új menü megjeleníti a webhely dokumentumközpontja által használt, illetve a listákhoz és tárakhoz definiált tartalomtípusokat.

A tartalomtípusok megjelenítésére szolgáló új menü

A Kapcsolódó dokumentumok kijelző

A Kapcsolódó dokumentumok kijelzőn személyre szabott nézetet hozhat létre a készített, kivett és módosított dokumentumokról. Nagyméretű dokumentumközpontok esetén a kijelző használatával időt és fáradságot takaríthat meg, mivel gyorsabbá teszi a fájlok megkeresését és használatát. A kijelző a következő ábrán látható:

Kapcsolódó dokumentumok kijelző

Az előző ábrán látható oszlopokon felül a Kapcsolódó dokumentumok kijelző a dokumentumot és annak tulajdonságait tartalmazó mappára mutató hivatkozást is tartalmazza.

A Közelgő feladatok kijelző

A Közelgő feladatok kijelző figyelmezteti a felhasználót a dokumentumokkal kapcsolatos teendőkre. Ha például a csoport egy, a dokumentumokat ütemezés szerint automatikusan archiváló munkafolyamatot használ, a Közelgő feladatok kijelző figyelmeztetést jelenít meg a művelet megkezdése előtt.

Közelgő feladatok kijelző

Az előző ábrán látható oszlopokon felül a Közelgő feladatok kijelző megjeleníti a dokumentum és tulajdonságai helyét is.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×