Névjegyek exportálása Outlook-címjegyzékbe

Névjegyek exportálása Outlook-címjegyzékbe

Az Access és az Outlook egyaránt kiválóan alkalmas a személyes és az üzleti partnerek adatainak kezelésére. Ebből fakadóan előállhat olyan helyzet, amelyben exportálni szeretné a partnerek adatait az Accessből az Outlookba. Az Access ugyanakkor nem képes közvetlenül az Outlook fájlformátumába exportálni az adatokat, és az Outlook sem tudja közvetlenül importálni az adatokat az Access-adatbázisok tábláiból. Szerencsére az Access-táblák és -lekérdezések könnyen exportálhatók szövegfájlokba, majd ezek a fájlok importálhatók az Outlookba.

Az ellentétes irányú eljárásról (vagyis a névjegyeknek az Outlookból az Accessbe való importálásáról az Outlook-címjegyzékben szereplő névjegyek importálása vagy csatolása című cikk nyújt tájékoztatást.

1. lépés: Az Accessben tárolt névjegyadatok exportálása szövegfájlba

  1. Az Access navigációs ablakában kattintson a jobb gombbal az exportálni kívánt névjegyadatokat tartalmazó táblára vagy lekérdezésre, mutasson az Exportálás pontra, majd kattintson a Szövegfájl parancsra. Úgy is elindíthatja az Exportálás – Szövegfájl varázslót, hogy kijelöli a táblát vagy a lekérdezést a navigációs ablakban, majd a Külső adatok lap Exportálás csoportjának Szövegfájl gombjára kattint.

    Az Access ekkor megnyitja az Exportálás – Szövegfájl párbeszédpanelt.

    Az exportálási beállítások megadása az Exportálás – Szövegfájl párbeszédpanelen.

  2. Jegyezze fel, hogy az Access milyen helyet és nevet javasol a fájlnak az Export – Szövegfájl párbeszédpanelen. Az OK gombra kattintva fogadja el az alapértelmezett értékeket, vagy a Tallózás gombra kattintva válasszon más helyet a fájlnak, azután kattintson az OK gombra. Egyik jelölőnégyzetet se jelölje be az Exportálási beállítások csoportban.

  3. Győződjön meg róla, hogy a Szövegexportáló varázsló pérbeszédpanelen a Határolt választógomb van bejelölve, majd kattintson a Tovább gombra.

  4. A varázsló következő lapján jelölje be a Tabulátor választógombot és a Mezőnevek felvétele az első sorba jelölőnégyzetet.

  5. A varázsló következő lapján kattintson a Befejezés gombra.

  6. Kattintson a Bezárás gombra az exportálási lépések mentése nélkül, majd zárja be az Accesst.

A következő eljárás a szövegfájl importálása az Outlookba. Mielőtt továbblépne, döntse el, hogy melyik Outlook-mappába kívánja importálni a névjegyeket. Ha egy új Outlook-mappába szeretné importálni a névjegyeket, az eljárás folytatása előtt létre kell hoznia ezt a mappát.

2. lépés: A szövegfájl importálása az Outlookba

  1. Az Outlook Importálás és exportálás varázslója nem pontosan ugyanott található az Outlook különféle verzióiban. Válassza az Ön által használt Outlook-verziónak megfelelő lépéseket:

    • Ha az Outlook 2016-ot vagy az Outlook 2013-at használja, kattintson a Fájl lap Megnyitás és exportálás elemére, majd az Importálás/exportálás gombra.

    • Ha az Outlook 2010-et használja, kattintson a Fájl > Beállítások parancsra. Az Outlook-beállítások párbeszédpanelen kattintson a Speciális elemre, majd kattintson az Exportálás szakasz Exportálás gombjára.

    • Ha az Outlook 2007-et használja, kattintson a Fájl > Importálás és exportálás parancsra.

  2. Az Importálás és exportálás varázsló párbeszédpaneljén kattintson az Importálás más programból vagy fájlból elemre, majd a Tovább gombra.

  3. Válassza a Tabulátorral tagolt adatok (Windows) lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.

  4. A Fájl importálása párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra, keresse meg az előző eljárás során létrehozott .txt fájlt, majd kattintson rá duplán.

  5. Ha az Outlook célmappája már tartalmaz névjegyadatokat, előfordulhat, hogy az éppen importált névjegyek némelyike megtalálható a már létező névjegyek között. A Beállítások csoportban adja meg, hogy az Outlook milyen műveletet hajtson végre az ismétlődő elemek esetében.

    • Ha úgy véli, hogy az éppen importált névjegyadatok teljesebbek vagy naprakészebbek az Outlook mappájában megtalálható adatoknál, jelölje be az Ismétlődő elemek felülírása az importálttal választógombot.

    • Ha nem biztos benne, hogy a névjegyadatok melyik halmaza teljesebb vagy frissebb, és minden adatot importálni szeretne a szövegfájlból attól függetlenül, hogy vannak-e ismétlődések, jelölje be az Ismétlődő elemek engedélyezése választógombot. Az importálás után megvizsgálhatja az Outlookban található névjegyadatokat, és a nem kívántakat törölheti.

    • Ha úgy véli, hogy az Outlookban tárolt névjegyadatok teljesebbek és frissebbek, mint azok, amelyeket éppen importál, jelölje be az Ismétlődő elemek nem kerülnek importálásra választógombot.

  6. Kattintson a Tovább gombra.

  7. A mappalistában jelölje ki azt a névjegymappát, ahová menteni szeretné az importált névjegyeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  8. Ha meg szeretné vizsgálni vagy módosítani szeretné azt, ahogyan a program az Outlook-mappába menti névjegyadatokat, kattintson a Mezők egyeztetése gombra. Ez a lépés nem kötelező, mégis azt tanácsoljuk, hogy végezze el, ha biztos szeretne lenni abban, hogy az importált adatok a megfelelő mezőkbe kerülnek az Outlookban.

    Megjegyzés :  Ha a Mezők egyeztetése gomb nem érhető el, A program a következő műveleteket hajtja végre csoportban jelölje be az importálási művelet jelölőnégyzetét.

    További segítség az egyéni mezők egyeztetéséhez

    1. Vizsgálja meg a Mezők egyeztetése párbeszédpanel jobb oldalán, a Cél listában látható alapértelmezett megfeleltetést.

      Megjegyzés : Ha további mezőket szeretne megjeleníteni a Cél listában, kattintson a mező mellett látható pluszjelre (+). Az Utónév és a Vezetéknév mező megjelenítéséhez például kattintson a Név elem mellett található pluszjelre (+).

    2. Ha jónak látszik a mezők megfeleltetése, a Mégse gombra kattintva térjen vissza a Fájl importálása varázslóhoz. Máskülönben módosítsa a megfeleltetést a következő lépésekkel:

      • Ha a szövegfájl egy mezőjét meg szeretné feleltetni az Outlook-célmappa egy mezőjének, húzza a mezőt a bal oldali (Forrás) listából a megfelelő mezőre a jobb oldali (Cél) listában.

      • Ha törölni szeretne egy mezőt a leképezésből, húzza a jobb oldali (Cél) listából a bal oldali (Forrás) listába.

      • Az összes megfeleltetés törléséhez kattintson a Megfeleltetések törlése gombra.

      • Az eredeti megfeleltetés visszaállításához kattintson az Alapállapot gombra.

        Ha további rekordokat szeretne megnézni a Forrás listában, kattintson a Vissza vagy a Tovább gombra.

    3. Ha befejezte a mezők megfeleltetését, kattintson az OK gombra.

      Megjegyzés : Ha az importálni kívánt szövegfájl első sora nem a mezőneveket tartalmazza, a program az első adatsort mezőnévként értelmezi, és nem importálja adatként. Úgy garantálhatja, hogy a szövegfájl minden adata importálódjon, hogy bejelöli Mezőnevek felvétele az első sorba beállítást, amikor exportálja a fájlt az Accessből.

  9. Kattintson a Befejezés gombra.

Mit kell még figyelembe venni?

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×