Munkafolyamatban való keresés definiálása

A keresőkkel a munkafolyamatban megjeleníthetők a dinamikus adatok. Egy munkafolyamatban indított kereséssel más adatforrásokból (pl. listákból, tárhelyekről, a munkafolyamat adataiból) szerezhet be adatokat. A keresők emellett egyedi végfelhasználói környezetet hozhatnak létre a webhely látogatói számára.

Ez a cikk elméleti információkat tartalmaz a keresőkről, illetve elmagyarázza a munkafolyamatokban folytatott keresések jelentését. Valamint tippeket adunk keresők és személyre szabott keresők futtatásához.

Tartalom

Adatkötés és keresők

Személyre szabott végfelhasználói felület létrehozása keresők használatával

Miért hasznosak az azonosítók?

Hogyan működik egy kereső?

Érték keresése az aktuális elemben

Érték keresése a munkafolyamat adatai között

Érték keresése listában vagy tárhelyen szűrési feltételként megadott mező és érték segítségével

Tippek egyedi keresési értékek biztosításához

Amit a keresőkről tudni érdemes

Adatkötés és keresők

A munkafolyamatban végzett kereséseket az adatkötés, a Microsoft ASP.NET technológia szolgáltatása teszi lehetővé, amely az Office SharePoint Designer 2007 támogatott funkciója. Az adatkötés segítségével az adatbázis különböző adatforrásainak adatait lehet összekapcsolni. Az Office SharePoint Designer 2007-ben a munkafolyamatban elvégzett adatkötés lehetővé teszi az adatok beszerzését különböző adatforrásokból, úgymint listákból, tárhelyekről és a munkafolyamat adataiból (pl. változókból és beléptetési paraméterekből). A munkafolyamat során végzett keresések egy munkafolyamat futási idején kéri le az adatokat az adatforrásból. A megszerzett adatokkal egyéb munkafolyamat-műveletek végezhetők el. A keresőkkel kapcsolatot lehet létrehozni az adatforrás és a munkafolyamat között.

Egy keresőt beszúrhat az aktuális elembe, a munkafolyamat adataiba, illetve egyéb SharePoint-listákba és -tárhelyekre.

Kereső beszúrása...

Leírás

Aktuális elembe

Arra az elemre hivatkozik, amely a munkafolyamat aktuális példányát elindította. Ezzel a lehetőséggel abból az elemből választhat egy értéket, amelyen a munkafolyamat jelenleg fut.

Munkafolyamat adataiba

Az a munkafolyamat-változó, amely a munkafolyamat aktuális példányának része. Ha ezt a lehetőséget választja, az aktuális munkafolyamatban lévő változókat és beléptetési paramétereket használhatja.

Más listákba és tárhelyekre

Az adatokat az aktuális SharePoint-webhelyen található listákból és tárhelyekről is lekérheti.

Vissza a lap tetejére

Személyre szabott végfelhasználói felület létrehozása kereső használatával

A keresők emellett egyedi végfelhasználói környezetet hozhatnak létre a webhely látogatói számára. Tegyük fel, hogy Ön mint szerző a csapatwebhely Megosztott dokumentumok tárhelyén teszi közzé a dokumentumokat. Azt szeretné, hogy a munkafolyamat automatikusa e-mailben értesítse az adott véleményezőket a dokumentumok feltöltéséről. Ha keresőt vesz fel az e-mail üzenethez a munkafolyamatban, személyre szabott végfelhasználói felületet hozhat létre. Ez azt jelenti, hogy valahányszor feltölt egy dokumentumot, a munkafolyamat automatikusan e-mail üzenetet küld a dokumentum nevével a megfelelő véleményezőnek.

Az alábbi ábrán láthatja azokat a helyeket az e-mail üzenetben, ahol a keresőket használhatja.

Keresések beszúrásának lehetséges helyei egy e-mailben

Miután keresőkkel helyettesítette a kiemelt részeket, az e-mail a következőképpen fog kinézni.

Keresések egy e-mailben

Figyelje meg, hogyan jelennek meg a keresőbejegyzések az e-mail törzsében. A kereső meghatározását követően az a [%Adatforrás:Mező neve%] formátumban jelenik meg azon a helyen, ahol a keresőt megadta. Szóval ha olyan keresőt adott meg, ahol az adatforrás a Megosztott dokumentumok tárhely, a mező pedig, ahonnan az értéket lekéri, a Véleményező neve, a keresőbejegyzés a következőképpen jelenik meg: [%Megosztott dokumentumok:Véleményező neve%].

Megjegyzés : A keresőbejegyzés nem jeleníti meg a szögletes zárójeleket [ ] és a százalék jelet % az e-mail üzenet Címzett, a Másolat és a Tárgy mezőjében.

Ha feltölt egy dokumentumot a Megosztott dokumentumok tárhelyre, a véleményező automatikus e-mail üzenetet kap, amelyben szerepel a feltöltött dokumentum neve. A munkafolyamat futtatásakor a keresők különböző adatforrásból kérik le az adatokat, amik aztán az e-mail üzenetben is megjelennek.

Keresések beszúrásának lehetséges helyei egy e-mailben

Vissza a lap tetejére

Miért hasznosak az azonosítók?

Gondoljon úgy egy SharePoint-listára vagy -tárhelyre mint egy táblázatra. Minden táblázat sorokból és oszlopokból áll.

Egy munkafolyamatban való kereséskor csak úgy tud egy adott értéket lekérni egy listából, hogy meghatározzuk hozzá a mezőt (az oszlopot) és az elemet (a sort).

A munkafolyamatban történő kereséskor az aktuális webhely bármely listájából vagy tárhelyéről kérhet le értékeket, de minden alkalommal szüksége van az alábbi információkra: melyik mező (oszlop) melyik elemére (sorára) keressen.

Feladatok lista

Ha jártas a relációs adatbázisok, például az Office Access 2007 vagy a Microsoft SQL Server használatában, érdemes lehet úgy elképzelni egy webhely listáit és tárhelyeit, mint egy adatbázis különálló táblázatait.

Minden listában és tárhelyen található egy elsődleges kulcsként viselkedő azonosítóoszlop. Egy adatbázis táblázatában az elsődleges kulcs az a mező (vagy mezőkészlet), amelyben az egyes sorok egyedi azonosítói találhatók.

Az azonosítóoszlop megfelel az elsődleges kulcsok minden feltételének, mert:

  • Egyedileg azonosít minden sort.

  • Értéke soha nem üres vagy nulla.

  • Változatlan marad.

Az azonosítóoszlopot minden lista- vagy tárhelynézethez hozzáadhatja.

Különféle SharePoint-listákban megjelenő azonosítóoszlop

Mivel az azonosító az elsődleges kulcs a listákhoz vagy tárhelyekhez, hasznos szerepet tölt be a munkafolyamatokban végzett keresésekben egy adott elem (vagy sor) azonosításkor (ld. alább).

Vissza a lap tetejére

Hogyan működik egy kereső?

Ahogy azt már az előző szakaszban említettük, ha jártas a relációs adatbázisok használatában, érdemes lehet úgy elképzelni egy webhely listáit és tárhelyeit, mint egy adatbázis különálló táblázatait.

Az SQL Server táblázatokban tárolja a listák és tárhelyek adatait. (Bár technikailag nem igaz, hogy minden lista és tárhely az adatbázis külön táblázatának felel meg, ez az elképzelés sokat segít a munkafolyamatokban végzett keresések esetében.)

Ha jártas a relációs adatbázisok kezelésében, akkor egy kereső definiálását egy adatbázisban végzett lekérdezéshez hasonlíthatja – tegyük fel például, hogy az alábbi keresőt határozta meg.

Így néz ki egy keresés

A kereső beállításai a következőt jelentik: „Válassza ki az értéket a Feladatok lista Állapot mezőjéből, ahol a feladatelem Azonosítója megegyezik a Feladatelem-azonosító változóban tárolt azonosítóval erre a munkafolyamat-példányra nézve.”

A fenti keresőt tekintheti úgy is, mint az alábbi SQL-lekérdezést. Az SQL-lekérdezések a SELECT kulcsszó segítségével kérik le az adatokat a megadott táblázatból – illetve eben az esetben a megadott listából vagy tárhelyről.

1. példa: A keresés hasonlít egy SQL-lekérdezéshez

– VAGY –

2. példa: A keresés hasonlít egy SQL-lekérdezéshez

Vissza a lap tetejére

Érték keresése az aktuális elemben

A legalapvetőbb kereső, amikor az aktuális elemben keres rá egy mező értékére.

Az aktuális elem keresése

Ez a kereső azt jelenti, hogy „Válassza ki az aktuális elemből a Név mező értékét.” Ez a keresés nagyon egyszerűen elvégezhető, mert csak meg kell adnia a mezőt (oszlopot). Az elem (sor) az aktuális elemként rögzítve van. Más szóval csak egy sorból lehet választani. Ezért nevezik néha ezt a kereséstípust „sima” keresésnek.

Az aktuális elem keresése a megadott oszlop értékét olvassa be

Vissza a lap tetejére

Érték keresése a munkafolyamat adatai között

Ahogy azt az előző szakaszban megjegyeztük, az aktuális elem egy értékének keresése mindig „sima” keresés, hiszen a sor rögzítve van, ezért csak az oszlopot (vagy mezőt) kell meghatározni.

Hasonlóképpen sima keresés a munkafolyamat adatai között végzett keresés (vagyis a munkafolyamat-változókban és beléptetési paraméterekben tárolt adatok közti keresés), mert minden változó csak egyetlen értéket tartalmazhat. A változóban tárolt érték munkafolyamat-példányonként eltérhet, és az érték a munkafolyamat során is módosulhat – például akkor, ha a munkafolyamat a Munkafolyamat-változó beállítása művelettel más értékre állítja a változót. Ennek ellenére a változó mindig csak egy értéket tartalmaz, így a munkafolyamat adatai között végzett keresés mindig sima.

A Feladatelem azonosítója nevű munkafolyamat-változó keresése

A munkafolyamat adatait egy olyan firkálótömb tartalmához hasonlíthatjuk, amelyen több olyan hely is szerepel, ahol a munkafolyamat leírhatja és tárolhatja az adatokat. Ezek a helyek egyetlen „sort” alkotnak, mivel minden egyes hely (egy változó vagy paraméter) csupán egyetlen értéket tartalmaz.

Munkafolyamat változói egy firkálótömbben

Miután elkészült ez a munkafolyamat-példány, az érték törlődik a firkálótömbről, és a következő munkafolyamat-példány gyorsítótárazza a saját értékeit.

Vissza a lap tetejére

Érték keresése listában vagy tárhelyen szűrési feltételként megadott mező és érték segítségével

Ha szűrési feltételek megadásával szeretné megkeresni egy elem értékét, a Keresés párbeszédpanel megnő.

Másik listában lévő érték keresése

Miért nő meg a párbeszédpanel? A párbeszédpanel felső részén a keresett érték mezője (oszlopa) határozható meg. Mivel azonban szűrési feltételeket szeretne megadni, a keresett érték elemét (sorát) is meg kell határoznia. Egyedi sor azonosításához válasszon ki egy mezőt, melynek értékét szűrési feltételként használhatja ahhoz, hogy a listát egyetlen sorra szűkítse. Ebben a keresőben például meg kell adnia, hogy melyik elem (sor) értékét szeretné használni. A párbeszédpanel felső része határozza meg az oszlopot. De most egy sorra lesz szüksége.

Különféle feladatok állapotai

Vissza a lap tetejére

Állandó érték megadása szűrési feltételként

A legalapvetőbb – és a leghasználhatatlanabb – keresési módszer az, amikor egy állandó értéket (vagyis konstansértéket) megadva próbálja megkeresni a kívánt elemet vagy sort. Az alábbi példában a kereső a Feladatlistában végzi a keresést, és az első feladatelemből az Ajánlat mező értékét választotta ki, ahol az Ajánlat mező az „Elvetés”-nek felel meg.

Állandó értéket beolvasó keresés

Az OK gombra kattintva a következő figyelmeztetés jelenik meg.

A keresés által beolvasott értékek nem egyediek

Mit jelent ez? Előfordulhat, hogy a Feladatlistában több olyan elem is található, melynek Ajánlat mezője az „Elvetés”-sel egyenlő (ahogy az az alábbi képen látható), ezért a kereső több olyan elemet is talál, amely megfelel a feltételeknek. Ebben az esetben a kereső egyszerűen lekéri a Feladatlista első elemében található Ajánlat mező értékét, ahol az Ajánlat = Elvetés, ahogy az itt is látható.

Lista a keresés által beolvasandó első értékkel

Több helyzetben is ez a fajta keresés lehet a megfelelő, különösen akkor, ha egyéni listákon dolgozik. Hogy ezt egy példával is alátámasszuk, tegyük fel, hogy egy olyan egyéni listával dolgozik, amely az egyes földrajzi régióknak megfelelően felsorolja a területi vezetőket (ld. lent).

Területi vezetők egyéni listája

Az Ön csapata az északkeleti régióban található, ezért csak ezzel a régióval szeretne foglalkozni. Egy másik listához (tehát nem a Területi vezetők listához) kapcsolódó munkafolyamatot is létrehozott, és szeretné kikeresni a Területi vezetők listából az északkeleti régió felső vezetőjét. Ha egy egyéni listába sorolta a személyeket, és ezt az adatot keresi a munkafolyamattal, lehetővé teszi, hogy a munkafolyamat mindig dinamikusan lekérje a legutóbbi adatokat, emellett nem kell minden alkalommal megnyitnia és módosítania a munkafolyamatot, valahányszor változás történik a régió vezetői körében. A kereső ebben az esetben így néz ki.

Egyéni lista nem egyedi értékének keresése

Az OK gombra kattintva a következő figyelmeztetés jelenik meg.

A keresés által beolvasott értékek nem egyediek

Ez a figyelmeztetés azért jelenik meg, mert feltehetően több olyan elem is szerepel a listában, ahol a régió értéke Északkelet. Az azonosítótól eltérően (amit a korábbiakban elsődleges kulcsként definiáltunk) az Északkelet érték nem feltétlenül egyedi, mert ezzel az értékkel több elem is hozzáadható a listához. Azonban, mivel Öné a Területi vezetők lista, nyugodtan figyelmen kívül hagyhatja ezt a figyelmeztetés, mert tudja, hogy csak egy elem régióértéke egyenlő Északkelettel, így a keresés egyedi lesz.

Azaz a szűrési feltételhez használt mező a listához tartozó kulcsként működik. Ha egy azonosítómezőt használ kulcsként, azok az értékek meghatározás szerint egyediek. Ha azonban más mezőt használ kulcsként – ebben az esetben például a Régió mezőt –, a rendszer figyelmezteti, hogy a mezőben található értékeknek egyedinek kell lenniük, máskülönben a mező nem használható kulcsként és nem tudja azonosítani az egyedi elemet.

Egy adott elem értékének keresésére egy másik gyakori lehetőséget a következő szakaszban ismertetünk.

Vissza a lap tetejére

Munkafolyamat-változó használata szűrési feltételként

A leggyakoribb kereséstípus során a munkafolyamat egy elemet hoz létre. Létrehozhat például egy feladatelemet az Adatgyűjtés felhasználóról művelettel, illetve az aktuális webhely bármely listájában vagy tárhelyén elemet alkothat a Listaelem létrehozása művelettel.

Ha a munkafolyamat létrehoz egy elemet, a program az új elem azonosítóját egy változóban tárolja.

A Munkafolyamat-tervező Listaelem létrehozása művelete

Egy elem azonosítója olyan egész szám, amely mindig egyedi az adott listában vagy tárhelyen. Az azonosító a legtöbb esetben kulcsként viselkedik egy adatbázis-táblázaton belül.

Az azonosító mindig egyedi, és a program egy dinamikus változóban tárolja. Ezért leginkább az azonosító alkalmas arra, hogy egy egyedi értékkel éppen a keresett elemet azonosítsa. Tegyük fel például, hogy az Adatgyűjtés felhasználóról művelet létrehoz egy feladatot, melynek azonosítója a Feladatelem azonosítója nevű változóban található. Ezzel a változóval egyedi keresést folytathat, ahogy az az ábrán is látszik.

Változó keresése

Az OK gombra kattintva megjelenik egy egyedi keresésekről szóló figyelmeztetés. Ez azért történik, mert az azonosító segítségével keresett rá a kívánt elemre (vagy sorra), és az azonosító mindig egyedi.

A Feladatelem azonosítója nevű változó keresése

A kereső beállításai a következőt jelentik: „Válassza ki az értéket az Feladatok lista Ajánlat mezőjéből, ahol a feladatelem Azonosítója megegyezik a változóban tárolt azonosítóval erre a munkafolyamat-példányra nézve.” Más szóval, ahogy mindig, a párbeszédpanel felső része határozza meg az oszlopot. A párbeszédpanel alsó része pedig az egyedi sort azonosítja. A munkafolyamat-példány ebben a példában egy olyan feladatot hozott létre, melynek Feladatlista-azonosítója „5”. Mivel a Feladatelem-azonosító változóban tárolt érték az „5”, a kereső a Feladatlista 5-ös számú sorára ugrik.

Feladatok lista

Vissza a lap tetejére

Tippek egyedi keresési értékek biztosításához

Íme néhány tipp a munkafolyamat-keresők használatához:

  • A legbiztosabban úgy biztosíthatja az egyedi keresést, ha listaelem-azonosítóval keresi meg az egyező azonosítóval rendelkező elemet. Ha a Listaelem-azonosító adattípusnak olyan változói vannak, amelyek már az aktuális munkafolyamathoz lettek társítva, használja azokat a keresésben. A Listaelem-azonosító adattípus változóinak azonosításához kattintson a Változók gombra a Munkafolyamat-tervezőben. Ekkor megjelenik az aktuális munkafolyamathoz társított változók teljes listája. Keresse meg a Listaelem-azonosító típus változóit.

  • Ha valamiért nem tudja használni az azonosító mezőt, vagy egy lista egyik mezője sem használható kulcsként a listához, próbálja meg használni a listaelemértékek konkatenált karakterláncát, amivel egyediséget rendelhet a listaelemhez. Ezt a karakterláncot a Dinamikus karakterlánc létrehozása művelettel hozhatja létre, és eltárolhatja egy változóban. Ezt követően felhasználhatja a változót egy keresésben egy lista egyedi elemének azonosításához.

  • Amikor listákat hoz létre a webhelyen, a különböző listák között szülő-gyermek vagy egy-a-többhöz kapcsolatot alakíthat ki azáltal, hogy az egyik lista keresőoszlopa segítségével a másik lista azonosító-mezőjére mutat. Tegyük fel például, hogy létrehozott egy Osztályok és egy Regisztráció nevű listát, és egy-a-többhöz kapcsolat áll fent egy osztály és a hozzá tartozó sok regisztráció között. A Regisztráció listában létrehozhat egy olyan oszlopot, amely az Osztályok lista adott osztályának azonosítójához keresőoszlopként működik. Ezután, ha munkafolyamatot futtat a Regisztráció listán, a munkafolyamat mindig megkeresheti az Osztályok lista kapcsolódó elemének értékeit. Ez a keresés azt jelentené, hogy „Válassza ki az Osztályok listából a [lista bármely mezőjének] értékét, ahol az Osztályok lista azonosítója megegyezik az aktuális elem keresőmezőjének azonosítójával”. Ha azonosító-kapcsolatot (elsődleges és idegenkulcs-kapcsolatot) hoz létre a listák között (amikor lehetséges), azzal megkönnyíti a munkafolyamatban végzett kereséseket, az azonosító használatával pedig egyszerűen garantálhatja az egyedi keresések találatait.

Vissza a lap tetejére

Amit a keresőkről tudni érdemes

Íme néhány dolog, amit érdemes tudni, ha keresőkkel dolgozik:

  • Csatolja a munkafolyamatot az alaplistának megfelelő listához, amelyben nagyjából minden olyan adat megtalálható, amit a munkafolyamatban használni lehet. Ezzel a módszerrel az aktuális elem sokkal több értékét felhasználhatja a keresésben, és nem kell bonyolult keresők létrehozásával bajlódnia azért, hogy más listákból kinyerje a kívánt értékeket.

  • Valahányszor egy kereső nem talál egyező adatokat, a ????? karakterláncot jeleníti meg. Ha például úgy állítja be a munkafolyamatban végzett keresést, hogy válassza ki a Feladatlista Cím mezőjének értékét, ahol a Felelős mező a „János” értékkel egyenlő, de semmilyen feladat nem lett „János”-hoz rendelve, a keresés eredménye ????? lesz. A probléma megoldásához nyissa meg a megfelelő keresőt, és módosítsa a szűrési feltételeket, hogy a lekérdezés eredményt hozzon.

  • A kereső a **** karakterláncot jeleníti meg, ha olyan változót talál, amelyben nem található adat. A probléma megoldásához nyissa meg a munkafolyamatot, és győződjön meg arról, hogy a változóhoz van beállítva egy érték (vagy inicializálva van).

  • A Munkafolyamatban való keresés definiálása párbeszédpanel tartalmának törléséhez kattintson a Keresés törlése gombra a párbeszédpanelen.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×