"Lehet, hogy jó, gyors, vagy olcsó. Válasszon kettőt."
A mérnökök évtizedek óta mondják ezt a projektmenedzsereknek.
Némileg eltérően fogalmazva minden projekt az idő, a pénz és a hatókör "háromszögét" egyensúlyozza ki – az egyiket nem módosíthatja anélkül, hogy legalább az egyiket befolyásolná. A projektvezető dolga, hogy megóvja az egész háromszöget a széteséstől.
Hogyan? Először is, amikor probléma merül fel, keresse meg a projekt háromszögében – időről (ütemezésről), pénzről (költségvetésről) vagy hatókörről van szó? Másodszor, állapítsa meg, hogy a háromszög mely oldalai módosíthatók, és melyek "rögzítettek" a helyén. Harmadszor, módosítsa a probléma megoldásához és a projekt optimalizálásához használható elemet. Negyedik, fejezd be a projektet és ünnepelj!
A témakör tartalma
Idő + pénz + hatókör = minőség
A projekt háromszög néven is ismert a "vas háromszög", és kevésbé költői, a "tripla megkötések". Bármit is nevezünk, az ugyanazt jelenti: A projekt költségvetését, ütemtervét vagy hatókörét nem módosíthatja anélkül, hogy ez hatással lenne a másik két rész legalább egyikére.
Néhány példa a működésére:
-
A befejezési dátum (idő) behozásához többet költhet erőforrásokra (pénz) a munka gyorsabb befejezéséhez vagy a funkciók (hatókör) csökkentéséhez, így kevesebb munkát kell elvégeznie az új határidő előtt.
-
A projekt költségvetés (költség) alatti befejezéséhez megszabadulhat a túlórától, és később befejezheti a projektet (idő), vagy kivághatja a funkciókat (hatókör).
-
Ha szolgáltatásokat szeretne hozzáadni egy termékhez (hatókörhöz), meghosszabbíthatja a határidőt, hogy időt biztosítsunk az új munkához (idő), vagy felvehet személyeket a gyorsabb munkavégzéshez (költség). Mindkettőt megteheti!
A minőség a projekt háromszögének negyedik része. A középpontban helyezkedik el, ahol bármely oldal megváltoztatása hatással van rá.
Ha például előre van ütemezve, lecserélheti a kivágott funkciókat, vagy több időt hagyhat a meglévő tevékenységekre. Ezzel a további idővel és hatókörrel a végeredmény jobb termék lehet.
Egy fontos pont: Nincs univerzális minőségi szabvány. Egy adott projekt esetében a minőség magában a projektben van meghatározva. Egyes vállalatoknál a projekt költségvetésen tartása a legfontosabb minőségi mérőszám. Mások számára az, hogy időben piacra kerül, sokkal fontosabb. A projektmenedzsernek tudnia kell, hogyan van meghatározva a minőség a szervezet és az adott projekt számára.
Az előző példában egyszerűen befejezheti a terméket kevesebb funkcióval, így a versenytársak előtt a piactérre kerülhet. Ez lehet az adott projekt minőségdefiníciója a vállalatnál.
Tudja meg, mit nem módosíthat
A legtöbb projektben a háromszög legalább egy oldala rögzítve van. Nem módosíthatja.
Lehet, hogy a költségvetés nem forgatható. (Ismerősnek hangzik?) Vagy lehet, hogy a termék feltétlenül megy eladásra egy bizonyos időpontig. Talán mindkettő igaz.
Gyakran előfordul, hogy a projekt rögzített elemeit a projektmenedzser felett írják le, de nem mindig. Néha a vállán múlik, hogy melyik elem a legfontosabb a projekt sikeréhez. És valóban meg kell világos ez, amikor problémák jelennek meg (és mindig igen).
Ha a probléma rögzített oldalon jelentkezik , a művelet menete gyakran egyértelmű. Ha például azt tapasztalja, hogy egy szoftverfunkció az előrejelzettnél hosszabb időt vesz igénybe, és aláírt egy szerződést, amely szerint a szolgáltatást (hatókört) fogja biztosítani, akkor vagy át kell helyeznie a befejezési dátumot, vagy erőforrásokat kell hozzáadnia ahhoz, hogy időben befejeződjön.
Ha a rögzített és a problémaoldal eltérő, ne adja fel. Ez a projekt háromszögének szépsége; Mindig van lehetőség a módosítások végrehajtására. Ha például a projektnek időben kell befejeződnie, és a hatóköre megnőtt, akkor is módosíthatja a költségeket erőforrások hozzáadásával.
Ha a háromszög mindhárom oldala elakadt, ne aggódjon. Előfordulhat, hogy a projekt bajban van, de legalább tudja , hogy bajban van, és jó kiindulási ponttal rendelkezik a projekt céljainak vagy minőségi normáinak újragondolásához.
Az ütemezés optimalizálása
Előbb vagy utóbb olyan projekttel kell szembenéznie, amely rugalmatlan határidő túllépésére van beállítva.
Az ütemezés lerövidítésének egyik módja a kritikus út lerövidítése, amely egy olyan tevékenységsorozat, amelynek utolsó tevékenysége a projekt záró dátumán fejeződik be. Előfordulhat, hogy más tevékenységek módosítása nem rövidíti meg az ütemezést, de a kritikus útú tevékenységek módosítása igen. A kritikus út lerövidítéséhez a következőt teheti:
-
Rövidítse le a tevékenységek időtartamát (csökkentse a hatókört vagy adjon hozzá erőforrásokat).
-
Az ütemezés gyors nyomon követése: Egymást átfedő tevékenységek, így a felhasználók egyszerre dolgozhatnak rajtuk (erőforrásokat adhatnak hozzá). Ezt a taktikát érdemes a projekt elejéhez közelebb használni.
-
"Összeomlás" az ütemezésben: Erőforrások hozzáadása a tevékenységek gyorsabb befejezéséhez (pénz).
-
Tevékenységek eltávolítása (hatókör csökkentése).
Természetesen az ütemterv ily módon történő rögzítése drámai hatással lehet a projekt költségvetésére, hatókörére és minőségére.
A költségvetés optimalizálása
A legtöbb projektben a költségvetés legnagyobb része erőforrásköltségekből áll: az emberek, berendezések és anyagok díjalapú és fix költségeiből. A költségvetés megtartásához nagyon nehéz döntésekre lehet szükség:
-
A projekt hatókörének csökkentése, hogy kevesebb, rövidebb tevékenységhez legyen szükség erőforrásokra.
-
Erőforrások eltávolítása.
-
Győződjön meg arról, hogy a díjak, a díjak és a túlóra megfelelő.
-
Ellenőrizze, hogy az erőforrások a legmegfelelőbbek-e a feladathoz.
-
Cserélje le a drága erőforrásokat egy kevésbé költséges erőforrásra.
A költségek szabályozása kényszerítheti a határidőt, vagy csökkentheti a projekt hatókörét. Ha például nem engedélyezi a túlórát a tevékenységeken, előfordulhat, hogy a befejezési dátum egy hónappal később lesz. Vagy ha kivágja a hatókört, előfordulhat, hogy a befejezési dátum ténylegesen be van lépve.
A hatókör optimalizálása
Fontolóra venné a megtakarítást azáltal, hogy egy híd néhány lábbal rövidebb, mint a folyó átnyúlik? Persze, hogy nem. Előfordulhat, hogy a projekt hatóköre nem módosítható, ezért más műveleteket kell végrehajtania:
-
Adjon hozzá erőforrásokat, hogy az összes tevékenység befejeződjön (költség).
-
Vágja ki a kritikus útvonalon nem szereplő tevékenységeket, ha vannak (költségek).
-
Tevékenységek hozzáadása vagy időtartam hozzáadása tevékenységekhez (költség).
-
Hosszabbítsa meg a határidőt, hogy az összes tevékenység időt hagyjon az aktuális erőforrásszinttel (idő).
