Miért érdemes csoportokra frissíteni a terjesztési listákat az Outlookban

A szervezetek évek óta a terjesztési csoportokra alapozták úgy a vállalaton belüli, mint azon kívüli csoportokkal való kommunikációjukat és együttműködésüket. Most azonban sokkal hatékonyabb együttműködési megoldást kínálnak a csoportok az Outlookban.

Mik a csoportok?

Amikor beállít egy csoportot az Outlookban, kiválaszthatja azokat, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen összeállíthatja számukra a megosztandó erőforrások gyűjteményét. Nem kell azzal foglalkoznia, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert a tagok felvételével a csoportba automatikusan engedélyezi számukra a csoport által biztosított eszközök használatát.

A további erőforrások közé tartoznak az alábbiak:

  • Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

    Tipp : Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.

  • Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. További információ: Csoportfájlok megosztása az Outlook 2016-ban.

  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. További információ: Értekezlet ütemezése egy csoportnaptárban az Outlook 2016-ban.

  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot. További információ: A OneNote 2016 használatbavétele.

  • Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. További információ: Vendéghozzáférés az Office 365-ös csoportokban.

  • A tartalom megtalálható – Az Outlookban alapértelmezés szerint nyilvánosak a csoportok, ami azt jelenti, hogy mások könnyen megtalálhatják, és könnyen csatolhatják vagy véleményezhetik az anyagokat a csoporton belül. Ha a csoport tartalma bizalmasabb, priváttá alakíthatja a csoportot, ezzel elrejti a tartalmakat azok elől, akik nem tagok. A csatlakozási kéréseket a csoport tulajdonosának kell jóváhagynia.

  • Önkiszolgáló létrehozás – Az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szeretné szabályozni, hogy szervezetében mely felhasználók hozhassanak létre csoportokat, olvassa el a következő témakört: Az Office 365-csoportok létrehozásának kezelése.

A fentiekben csupán néhány funkciót ismertünk meg azok közül, amelyeknek köszönhetően a terjesztési csoportoknál sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek a csoportok.

A csoportok felügyelete

Az Office 365 számos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. Az egyes előnyökről az alábbi címsorokra kattintva olvashat bővebben.

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz az Office 365 kínálatából, amelyek megkönnyítik ezt a feladatot:

  • Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.

    Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról a Speciális szabályok létrehozása attribútumok használatával című témakörben talál további információt.

  • Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.

  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: Az Office 365-csoportok létrehozásának kezelése.

  • Naplók – Az Office 365-csoportok naplóival nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, illetve ki módosította a csoport tagságát, ezért nyugodtabban engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagságok kezelését. További információ: Naplókeresés az Office 365 Biztonsági és megfelelőségi központban.

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.

  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.

  • Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. További információ: Vendéghozzáférés az Office 365-csoportokhoz – rendszergazdai súgó.

  • Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.

  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.

  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. További információ: Több tartomány támogatása az Office 365-csoportok használatakor – rendszergazdai súgó.

  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

Az Office 365 néhány eszközt biztosít a csoportban megosztott tartalom típusához is.

  • Használati irányelvek – Megadhat használati irányelveket az Office 365-csoportokhoz, amelyekben tájékoztatja a felhasználókat a csoportok hatékonyságának megőrzését segítő ajánlott eljárásokról, és ismertetheti velük a belső tartalomkezelési szabályzatokat. Ennek példáját láthatja a következő témakörben: Használati irányelvek Microsoft-ügyfelek és -partnerek részére.

  • Adatok besorolása – Létrehozhat egy testreszabható adatbesorolási rendszert az Office 365-csoportokhoz, amelyek lehetővé teszik a csoportok elkülönítését a házirend típusa szerint (pl. „besorolás nélküli”, „vállalati bizalmas” vagy „szigorúan titkos”). Ezzel a módszerrel a csoportok közzétehetik a többi tartalom házirendjét a szervezetben. A bővíthető házirend lehetővé teszi a szervezetnek a hívott végpont konfigurálását, valahányszor egy csoport létrejön vagy módosul – és akkor implementálhatja saját házirendjeit a csoportok létrehozásához vagy módosításához.

Változáskezelés

A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:

Mik a csoportok az Outlookban?

Az Office 365-csoportok jelentik az Outlookban az egyedüli együttműködési megoldást a csapatok/csoportok számára, amelyek szeretnének fenntartani egy helyet a vitafórum, a naptárak és a jegyzetek megosztásához könnyen kereshető, egységes módon.  Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.

Miért módosítjuk ezt?

A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.

Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.

Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?

Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.

Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?

Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.

Emellett az Office 365-csoportokhoz minden platformon (iOS, Android stb.) talál ingyenes mobilügyfeleket, így útközben is egyszerűen elérheti a csoportokat.

Tudok továbbra is e-mailezni?

Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.

Továbbá…

Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.

A terjesztési listák áttelepítése

Készen áll a terjesztési lista csoportra frissítésére? Lásd: Terjesztési listák áttelepítése Office 365-csoportokba – rendszergazdai súgó.

Mik a következő lépések?

Miután Office 365-csoportra frissítette a terjesztési listáját, a gördülékeny használathoz érdemes elvégezni néhány utólagos feladatot.

  • Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.

  • A kapcsolattartási jelentések figyelése – Az Office 365 felügyeleti portálon néhány nagyszerű jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó és milyen gyakran használja a csoportot, valamint hogy milyen funkciókat használnak. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. További információ: Tevékenységjelentések az Office 365 Felügyeleti központban.

  • A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.

Lásd még

Kérdései vannak az Office 365-csoportokkal kapcsolatban?

Keresse fel a Microsoft Office 365-csoportok technikai közösségét.

Mondja el nekünk

Ezt a cikket legutóbb 2017. május 24-én frissítettük a felhasználók visszajelzése alapján. Ha úgy találta, hogy a cikk hasznos információkhoz irányította (vagy még inkább, ha nem), kérjük, kattintson az alábbi visszajelzési vezérlőelemekre, és építő kritikával segítsen nekünk a további tökéletesítésében. Köszönjük!

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×