Miért érdemes csoportokra frissíteni a terjesztési listákat az Outlookban

A szervezetek évek óta a terjesztési csoportokra alapozták úgy a vállalaton belüli, mint azon kívüli csoportokkal való kommunikációjukat és együttműködésüket. Mostantól azonban az Office 365-csoportok az Outlookban hatékonyabb megoldást kínálnak az együttműködésre.

Tipp: Ha az Outlook-partnercsoport használatával szeretne e-mailt küldeni a személyek listájára – például egy baráti csoport –, olvassa el a partnercsoport vagy terjesztési lista létrehozása a PC-s Outlookban című témakört.

Mik azok az Office 365-csoportok?

Ha Office 365-csoportot állít be az Outlookban, kiválaszthatja azokat a személyeket, akikkel együtt szeretne dolgozni, és egyszerűen állíthat be erőforrásokat azok számára, akiket meg szeretne osztani. Nem kell azzal foglalkoznia, hogy manuálisan kiossza az engedélyeket mindegyik erőforráshoz, mert a tagok felvételével a csoportba automatikusan engedélyezi számukra a csoport által biztosított eszközök használatát.

A további erőforrások közé tartoznak az alábbiak:

  • Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

    Tipp: Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.

  • Megosztott fájlok tára – Csoportja rendelkezik egy SharePoint-fájltárral, hol a felhasználók tárolhatják, megoszthatják és közösen használhatják a dokumentumokat, munkafüzeteket, bemutatókat, képeket és mindenféle más szükséges fájlt. Lásd: csoport fájljainak megosztása.

  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. Lásd: értekezlet ütemezése egy csoportos naptárban az Outlookban.

  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot.

  • Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. További információ: Vendéghozzáférés az Office 365-ös csoportokban.

  • Az Outlookban a tartalom a betekinthető – a csoportok alapértelmezés szerint nyilvánosak, ezért a szervezet tagjai egyszerűen felfedezhetik és csatlakozhatnak a csoport anyagaihoz, illetve ellenőrizhetik azt. Ha a csoport tartalma érzékenyebb, a csoportot magánjellegűre válthatja, ami elrejti a nem tagok tartalmát, és a csoport tulajdonosának jóvá kell hagynia a csatlakozásra vonatkozó kérelmeket.

  • Önkiszolgáló létrehozás – Az IT-részlegnek nem kell a felhasználók csoportlétrehozási kéréseivel az időt töltenie. A felhasználók szükség szerint létrehozhatják a saját csoportjaikat. Ha szeretné szabályozni, hogy a szervezet mely felhasználói hozhatnak létre csoportokat, lásd: vendég hozzáférés az Office 365-csoportokban.

A fentiekben csupán néhány funkciót ismertünk meg azok közül, amelyeknek köszönhetően a terjesztési csoportoknál sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek a csoportok.

A csoportok felügyelete

Az Office 365 számos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. Az egyes előnyökről az alábbi címsorokra kattintva olvashat bővebben.

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz az Office 365 kínálatából, amelyek megkönnyítik ezt a feladatot:

  • Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.

    Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról a Speciális szabályok létrehozása attribútumok használatával című témakörben talál további információt.

  • Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.

  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: Az Office 365-csoportok létrehozásának kezelése.

  • Naplók – Az Office 365-csoportok naplóival nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, illetve ki módosította a csoport tagságát, ezért nyugodtabban engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagságok kezelését. További információ: Naplókeresés az Office 365 Biztonsági és megfelelőségi központban.

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.

  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.

  • Külső felhasználó támogatása – A vendégek meghívásával a csoportba felveheti őket a csoport e-mail-beszélgetéseibe. További információ: Vendéghozzáférés az Office 365-ös csoportokban.

  • Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.

  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.

  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. További információ: Több tartomány támogatása az Office 365-csoportok használatakor – rendszergazdai súgó.

  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

Az Office 365 néhány eszközt biztosít a csoportban megosztott tartalom típusához is.

  • Használati irányelvek – Megadhat használati irányelveket az Office 365-csoportokhoz, amelyekben tájékoztatja a felhasználókat a csoportok hatékonyságának megőrzését segítő ajánlott eljárásokról, és ismertetheti velük a belső tartalomkezelési szabályzatokat. Ennek példáját láthatja a következő témakörben: Használati irányelvek Microsoft-ügyfelek és -partnerek részére.

  • Adatosztályozás – testreszabható adatosztályozási rendszert hozhat létre az Office 365-csoportjai számára, amelyek lehetővé teszik a csoportok házirend szerinti elkülönítését (például "nem besorolt", "Vállalati bizalmas" vagy "szigorúan titkos"). Ebben a módon a csoportok a szervezet más tartalmainak házirendjeit is mutathatnak. A bővíthető házirend lehetővé teszi, hogy a szervezet olyan végpontot konfiguráljon, amely a csoport létrehozásakor vagy módosításakor jelenik meg, és a csoportok létrehozására vagy módosítására szolgáló saját házirendeket is végrehajthatja.

Változáskezelés

A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:

Mik a csoportok az Outlookban?

Az Office 365-csoportok jelentik az Outlookban az egyedüli együttműködési megoldást a csapatok/csoportok számára, amelyek szeretnének fenntartani egy helyet a vitafórum, a naptárak és a jegyzetek megosztásához könnyen kereshető, egységes módon.  Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.

Miért módosítjuk ezt?

A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.

Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.

Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?

Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.

Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?

Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.

Emellett az Office 365-csoportokhoz minden platformon (iOS, Android stb.) talál ingyenes mobilügyfeleket, így útközben is egyszerűen elérheti a csoportokat.

Tudok továbbra is e-mailezni?

Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.

Továbbá…

Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.

A terjesztési listák áttelepítése

Készen áll a terjesztési lista csoportra frissítésére? Lásd: Terjesztési listák áttelepítése Office 365-csoportokba – rendszergazdai súgó.

Mik a következő lépések?

Miután Office 365-csoportra frissítette a terjesztési listáját, a gördülékeny használathoz érdemes elvégezni néhány utólagos feladatot.

  • Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.

  • A kapcsolattartási jelentések figyelése – Az Office 365 felügyeleti portálon néhány nagyszerű jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó és milyen gyakran használja a csoportot, valamint hogy milyen funkciókat használnak. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. Lásd: tevékenységi jelentések a Microsoft 365 felügyeleti központjában.

  • A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.

Lásd még

Kérdései vannak az Office 365-csoportokkal kapcsolatban?

Keresse fel a Microsoft Office 365-csoportok technikai közösségét.

Mondja el nekünk

Ezt a cikket legutóbb december 22- én frissítettük, az 2017 a visszajelzése eredményeként. Ha úgy találja, hogy hasznos információkat vezetett be, és különösen akkor, ha nem, kérjük, kattintson az alábbi visszajelzési vezérlőkre, és küldjön nekünk konstruktív megjegyzéseket, hogy továbbra is javítsa azt. Köszönjük!

Megjegyzés:  Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Hasznos volt ez az információ az Ön számára? Itt találja az eredeti angol nyelvű cikket.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×