Miért érdemes csoportokra frissíteni a terjesztési listákat az Outlookban

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

Az év szervezetek terjesztési csoportok kommunikáció és együttműködés a személyek és a vállalat lapokkal van hivatkozni. Most azonban az Office 365-csoportok az Outlook kínál hatékonyabb megoldást együttműködésre.

Tipp: Ha azokról a csoportokról keres tájékoztatást, amelyek segítségével több partnernek – például ismerősei egy csoportjának – küldhet e-mailt az Outlookban, a Partnercsoport létrehozása című cikkben talál tájékoztatást.

Mik azok az Office 365-csoportok?

Office 365-csoport az Outlookban való beállításakor megadhatja a használni kívánt működhet együtt, és az erőforrások megosztása mindazok gyűjtemény egyszerűen beállítása a személyek halmaza. Nem kell aggódnia amiatt, hogy manuálisan jogosultságok hozzárendelése ezeket az erőforrásokat, mert a csoportba tagokat automatikusan engedélyekkel ruházza fel őket a van szükségük az eszközök a csoport hozzáadása biztosít.

A további erőforrások közé tartoznak az alábbiak:

  • Megosztott postaláda – Ahol a hagyományosan a terjesztési listákban folytatott kommunikáció zajlik. Ez a megosztott postaláda teljesen kereshető, így a csoport üzeneteinek élő archívumaként használható. A csoport új tagjai kereshetnek vagy visszagörgethetnek az előzményekben, hogy gyorsan megtalálják a csoportban korábban közzétett információkat. További információ: Csoportos beszélgetés az Outlookban.

    Tipp: Ha a felhasználók továbbra is meg szeretnék jeleníteni a csoportos üzeneteket a személyes postaládájukban (ahogyan a terjesztési listák esetén tették), mindössze annyit kell tenniük, hogy az Outlook menüszalagján a Tagság gombra kattintva feliratkoznak a csoportra.

  • Megosztott fájlok függvénytár - a csoport a SharePoint-fájlok tárakban, ahol a felhasználók is tárolása, megosztása és közös használata dokumentumok, munkafüzetek, bemutatókat, képek vagy bármilyen másfajta szükségük van a munkát a fájl tartalmaz. Lásd: Megosztás a csoport fájljainak.

  • Megosztott naptár – Csoportja kap egy megosztott naptárt, hogy a csoporttal kapcsolatos eseményeket közzétehessék. A csoportra feliratkozott minden tag automatikusan meghívást kap a naptárban közzétett eseményekre, így ha szeretnék, azok az események is megjelennek a személyes naptáraikban. További információ: Értekezlet ütemezése egy csoportnaptárban az Outlook 2016-ban.

  • Megosztott OneNote-jegyzetfüzet – A csoportnak automatikusan a rendelkezésére áll egy megosztott OneNote-jegyzetfüzet, ahol a csoporttagok összegyűjthetik és közösen használhatják az információkat. Számos csoport a jegyzetfüzet segítségével hoz létre egy, a gyakori kérdéseket és egyéb forrásokat tartalmazó élő wikilapot. További információ: A OneNote 2016 használatbavétele.

  • Vendéghozzáférés – Korábban is felvehetett külső partnereket a terjesztési csoportokba, de mindössze e-maileket kaphattak. A csoportokkal vendéghozzáférést nyújthat az e-mail-beszélgetésekhez, fájlokhoz, sőt a megosztott OneNote-jegyzetfüzethez. További információ: Vendéghozzáférés az Office 365-ös csoportokban.

  • A tartalom megtalálható – Az Outlookban alapértelmezés szerint nyilvánosak a csoportok, ami azt jelenti, hogy mások könnyen megtalálhatják, és könnyen csatolhatják vagy véleményezhetik az anyagokat a csoporton belül. Ha a csoport tartalma bizalmasabb, priváttá alakíthatja a csoportot, ezzel elrejti a tartalmakat azok elől, akik nem tagok. A csatlakozási kéréseket a csoport tulajdonosának kell jóváhagynia.

  • Önkiszolgáló létrehozási - informatikai nem kell első bogged szerint csoportokat hozhat létre a felhasználók kérelmeket. Felhasználók hozhatnak létre saját csoportok, szükség szerint. Vezérlőelemre, amelyet a felhasználók a szervezet hozhat létre csoportok című témakörben olvashat: az Office 365-csoportok a vendégként való hozzáférés.

A fentiekben csupán néhány funkciót ismertünk meg azok közül, amelyeknek köszönhetően a terjesztési csoportoknál sokkal hatékonyabb megoldást jelentenek a csoportok.

A csoportok felügyelete

Az Office 365 számos eszközt és lehetőséget kínál a csoportok egyszerűbb kezeléséhez és felügyeletéhez. Az egyes előnyökről az alábbi címsorokra kattintva olvashat bővebben.

A címtár felügyelete minden rendszergazda számára fontos. Íme néhány eszköz az Office 365 kínálatából, amelyek megkönnyítik ezt a feladatot:

  • Elnevezési szabályok – Az elnevezési szabályok segítségével megadhatja, hogy melyek az elfogadható és elfogadhatatlan nevek a csoporthoz. Ezzel megelőzhető, hogy a felhasználók profán vagy tiltott neveket adjanak a csoportoknak. Emellett előírhatja a vállalat szokásos elő- vagy utótagjának használatát a csoportnevekben.

    Dinamikus tagság – A dinamikus tagság lehetővé teszi a csoporttagság beállítását szabály alapján, amely az Active Directoryban szereplő metaadatok (például részleg vagy szerepkör) alapján vesz fel vagy távolít el csoporttagokat. A dinamikus tagság létrehozásáról a Speciális szabályok létrehozása attribútumok használatával című témakörben talál további információt.

  • Rejtett tagság – Ha bizonyos okokból szeretné a csoport tagságát bizalmasan tartani (mert például a tagok diákok), elrejtheti a tagságot a külső felek elől.

  • Engedélyek létrehozása – Előfordulhat, hogy a szervezetében bizonyos személyeknek nem szeretné engedélyezni új csoportok létrehozását. Számos módszer áll rendelkezésére a létrehozási engedélyek kezelésére a címtárában. Lásd: Az Office 365-csoportok létrehozásának kezelése.

  • Naplók – Az Office 365-csoportok naplóival nyomon követheti, hogy ki hozott létre vagy törölt egy adott csoportot, illetve ki módosította a csoport tagságát, ezért nyugodtabban engedélyezheti a felhasználóknak a csoportok létrehozását és a csoporttagságok kezelését. További információ: Naplókeresés az Office 365 Biztonsági és megfelelőségi központban.

A Kézbesítés kezelése funkció több módszert biztosít annak kezeléséhez, hogy a csoport hogyan küldjön vagy fogadjon üzeneteket. Emellett az adott üzenetek áramlásának figyelésére is tartalmaz eszközöket.

  • Küldés mint vagy Küldés más nevében – Ezek a beállítások lehetővé teszik adott felhasználóknak e-mailek küldését, mintha a csoport tagjai lennének, illetve a csoport nevében küldenék.

  • Feladókorlátozások – Ezek a beállítások lehetővé teszik, hogy szabályozza, ki küldhet üzeneteket a csoportnak. A csoport beállítható az e-mailek engedélyezésére külső felektől, de előfordulhat, hogy ezt szeretné adott külső felekre korlátozni.

  • A külső felhasználók támogatása – felkéréséről vendégek a csoportba, megadhatja azokat az e-mailekre csoportjában található. Lásd: az Office 365-csoportok a vendégként való hozzáférés.

  • Átviteli szabályok – Az átviteli szabályok az Exchange-kiszolgálóhoz hasonlóan a csoportok esetén is működnek. A szabályok segítségével megkereshet adott feltételeket teljesítő üzeneteket, majd műveleteket hajthat végre az üzeneteken.

  • E-mail-tippek – Az e-mail-tippek a felhasználóknak üzenetírás közben megjelenő tájékoztató üzenetek. Ezek segítségével csökkenthető a sikertelen kézbesítésekről szóló jelentések száma, mivel a felhasználót lehet figyelmeztetni, ha az üzenetet valószínűleg külső partnereknek küldi, illetve túllépi az üzenetekre vonatkozó kvótákat.

  • Több proxykiszolgálói cím – A csoportoknak a felhasználói postaládákhoz hasonlóan több aliase is lehet. A további proxykiszolgálói címek hasznosak lehetnek a többi aliascímre küldött üzenetek fogadásakor, mivel megkönnyítik a hosszú vagy nehezen kiejthető nevű csoportok elérését. További információ: Több tartomány támogatása az Office 365-csoportok használatakor – rendszergazdai súgó.

  • Maximális küldési/fogadási méret – E kvóták segítségével csökkenthető a csoport fogadási (vagy küldési) hibája a nagy méretű üzenetek esetén a tárolási és sávszélesség-követelmények jobb kezelése érdekében.

Az Office 365 néhány eszközt biztosít a csoportban megosztott tartalom típusához is.

  • Használati irányelvek – Megadhat használati irányelveket az Office 365-csoportokhoz, amelyekben tájékoztatja a felhasználókat a csoportok hatékonyságának megőrzését segítő ajánlott eljárásokról, és ismertetheti velük a belső tartalomkezelési szabályzatokat. Ennek példáját láthatja a következő témakörben: Használati irányelvek Microsoft-ügyfelek és -partnerek részére.

  • Adatok besorolása – Létrehozhat egy testreszabható adatbesorolási rendszert az Office 365-csoportokhoz, amelyek lehetővé teszik a csoportok elkülönítését a házirend típusa szerint (pl. „besorolás nélküli”, „vállalati bizalmas” vagy „szigorúan titkos”). Ezzel a módszerrel a csoportok közzétehetik a többi tartalom házirendjét a szervezetben. A bővíthető házirend lehetővé teszi a szervezetnek a hívott végpont konfigurálását, valahányszor egy csoport létrejön vagy módosul – és akkor implementálhatja saját házirendjeit a csoportok létrehozásához vagy módosításához.

Változáskezelés

A felhasználók időnként nem örülnek a változásoknak, ezért fontos ismertetni a terjesztési listáin még megtalálható tagokkal, hogy mi várható. Az alábbi információkat érdemes szerepeltetni az üzenetben, néhány hasznos válasszal együtt:

Mik a csoportok az Outlookban?

Az Office 365-csoportok jelentik az Outlookban az egyedüli együttműködési megoldást a csapatok/csoportok számára, amelyek szeretnének fenntartani egy helyet a vitafórum, a naptárak és a jegyzetek megosztásához könnyen kereshető, egységes módon.  Valószínűleg az egyedüli jó megoldás, hogy a csoport Beérkezett üzenetek mappája tárolja a vitafórumok előzményeit, megkönnyítve ezzel a keresést a korábbi vitafórumokban.

Miért módosítjuk ezt?

A felhasználók gyakran kérték, hogy lehessen keresni a terjesztési listákon közzétett üzenetekben, hogy megtalálják a múltban megvitatott kérdéseket. A terjesztési listák csoportokra frissítése azt jelenti, hogy a felhasználóknak nem kell megkérdezniük és megválaszolniuk ugyanazokat a kérdéseket újra meg újra.

Az új csoport tartalmazni fog egy naptárt a csoporteseményekhez, egy megosztott fájlak tárát és egy OneNote-jegyzetfüzetet, ahol együttműködhetünk és a jövőbeli hivatkozás céljából összegyűjthetjük az információkat.

Kell bármit tennem a csoporthoz való csatlakozáshoz, ha már a terjesztési lista tagja voltam?

Nem. Ha a terjesztési lista tagja volt, automatikusan az új csoport tagja lesz.

Hogyan érem el az új csoportot az Outlookban? Mi a helyzet a Webes Outlookkal?

Ha el szeretné érni az új csoportot az Outlookban, egyszerűen keresse meg a Csoportok kategóriát a bal oldalon a navigációs ablak alján. Ha gyakran használja ezt a csoportot, érdemes a jobb gombbal kattintani, majd a Megjelenítés a kedvencekben parancsra kattintva kedvencként rögzítenie azt.

Emellett az Office 365-csoportokhoz minden platformon (iOS, Android stb.) talál ingyenes mobilügyfeleket, így útközben is egyszerűen elérheti a csoportokat.

Tudok továbbra is e-mailezni?

Igen, természetesen. A terjesztési listához használt e-mail-alias a csoporthoz is működni fog az Outlookban.

Továbbá…

Ne feledje el tájékoztatni őket erről a módosításról, és hogy kihez fordulhatnak a további kérdésekkel.

A terjesztési listák áttelepítése

Készen áll a terjesztési lista csoportra frissítésére? Lásd: Terjesztési listák áttelepítése Office 365-csoportokba – rendszergazdai súgó.

Mik a következő lépések?

Miután Office 365-csoportra frissítette a terjesztési listáját, a gördülékeny használathoz érdemes elvégezni néhány utólagos feladatot.

  • Utókövetés a felhasználókkal – A frissítés befejezését követően azonnal kérdezze meg őket, majd néhány nap elteltével újból. Ha úgy látják, hogy figyel rájuk, és válaszol a felmerülő kérdéseikre, hosszú távon biztosíthatja, hogy elégedettek legyenek és megbarátkozzanak a módosítással.

  • A kapcsolattartási jelentések figyelése – Az Office 365 felügyeleti portálon néhány nagyszerű jelentésből megtudhatja, hogy hány felhasználó és milyen gyakran használja a csoportot, valamint hogy milyen funkciókat használnak. Ezek a jelentések segítenek az utókövetés és a felhasználói képzés megtervezésében, valamint kiemelik, hogy a felhasználók számára milyen területen használható a legjobban az új csoport. További információ: Tevékenységjelentések az Office 365 Felügyeleti központban.

  • A tapasztalatok megosztása – Tájékoztassa a többi csapatot a vállalatnál arról, hogy frissítette a terjesztési csoportot, és hogy milyen lépéseket tett annak érdekében, hogy sikeres legyen! Az információk megosztásával segíti a többi csapatot abban, hogy kövessék a példáját, és ők maguk is sikeresen frissítsenek.

Lásd még

Kérdései vannak az Office 365-csoportokkal kapcsolatban?

Keresse fel a Microsoft Office 365-csoportok technikai közösségét.

Mondja el nekünk

Ez a cikk legutolsó frissítés 2017 December 22.és a visszajelzését eredményeként. Ha találta meg, hogy azt interaktív akkor hasznos információkat, és különösen akkor, ha Ön nem kellett volna, kattintson az alábbi visszajelzés vezérlőkkel és visszajelzés néhány vélelmezett megjegyzések, hogy továbbra is jobbá. kösz!

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×