Megosztási tevékenységek felügyelete az Office 365-naplóban

A megosztás kulcsfontosságú tevékenység a SharePoint Online-ban és a OneDrive Vállalati verzióban, és széles körben elterjedt a Office 365-szervezetekben is. A rendszergazdák mostantól felügyelhetik a megosztási tevékenységeket az Office 365 naplójában, így nyomon követhetik a szervezetük megosztási szokásait.

A SharePoint megosztási sémája

A megosztási események (kivéve a megosztási házirendet és a megosztási hivatkozások eseményeit) egy fontos dologban különböznek a fájlokkal és a mappákkal kapcsolatos eseményektől: ezekben az esetekben egy felhasználó olyan műveletet végez, amely egy másik felhasználóra van hatással. Például „A” felhasználó hozzáférést ad „B” felhasználónak egy fájlhoz. Ebben a példában az „A” felhasználó, az eljáró felhasználó, a „B” felhasználó pedig a célfelhasználó. A SharePoint-fájlsémában az eljáró felhasználó művelete csak magára a fájlra van hatással. Amikor az „A” felhasználó megnyit egy fájlt, a FileAccessed esemény egyetlen szükséges adata az eljáró felhasználó. A különbség áthidalására létezik egy másik séma, a SharePoint megosztási sémája, amely több adatot rögzít a megosztási eseményekről. Ez biztosítja, hogy a rendszergazdáknak nagyobb betekintésük van abba, hogy ki és kivel osztott meg egy erőforrást.

A megosztási séma két további, a megosztási eseményekhez kapcsolódó mezőt helyez el a naplóban:

  • TargetUserOrGroupName   A megosztott erőforrás célfelhasználójának vagy -csoportjának UPN-jét vagy nevét tárolja (a „B” felhasználó az előző példában).

  • TargetUserOrGroupType Azonosítja, hogy a célfelhasználó vagy -csoport Tag, Vendég, Csoport vagy Partner.

Az Office 365 naplózási sémájának egyéb tulajdonságai (Felhasználó, Művelet és Dátum) mellett ez a két mező minden részletet ismertet azzal kapcsolatban, hogy mely felhasználó, kivel, mikor és milyen típusú erőforrásokat osztott meg.

A megosztással kapcsolatban van még egy fontos sématulajdonság. Az EventData tulajdonság további adatokat tárol a megosztási eseményekről. Amikor például egy felhasználó megoszt egy webhelyet egy másik felhasználóval, ezt a célfelhasználó a SharePoint-csoporthoz adásával érheti el. Az EventData tulajdonság rögzíti ezt az információt, így kontextust nyújthat a rendszergazdáknak.

Vissza a lap tetejére

A SharePoint megosztási modellje és megosztási eseményei

A megosztást valójában ez a három különálló esemény határozza meg: SharingSet, SharingInvitationCreated és SharingInvitaitonAccepted. Az Office 365 naplójában az alábbi folyamatábra szerint kerülnek naplózásra a megosztási események.

A megosztási tevékenységek felügyeletének folyamatábrája

Amikor egy felhasználó (az eljáró felhasználó) meg szeretne osztani egy erőforrást egy másik felhasználóval (a célfelhasználóval), a SharePoint (vagy a OneDrive Vállalati verzió) először ellenőrzi, hogy a célfelhasználó e-mail-címe már hozzá van-e rendelve a szervezet címtárának egy felhasználói fiókjához. Ha a célfelhasználó megtalálható a szervezet címtárában, a SharePoint alábbi műveleteket végzi el:

  • Azonnal engedélyt ad a célfelhasználónak az erőforrás eléréséhez.

  • Megosztási értesítést küld a célfelhasználó e-mail-címére.

  • Naplóz egy SharingSet eseményt.

Ha a célfelhasználó felhasználói fiókja nem található meg a szervezet címtárában, a SharePoint az alábbi műveleteket végzi el:

  • Létrehoz egy megosztási meghívót, amelyet elküld a célfelhasználó e-mail-címére.

  • Naplóz egy SharingInvitationCreated eseményt.

    Megjegyzés : A SharingInvitationCreated esemény szinte mindig külső vagy vendégmegosztáshoz van rendelve, ha a célfelhasználó nem rendelkezik hozzáféréssel a megosztott erőforráshoz.

Amikor a célfelhasználó elfogadja az elküldött megosztási meghívót (a meghívóban található hivatkozásra kattintva), a SharePoint naplóz egy SharingInvitationAccepted eseményt, a célfelhasználónak pedig hozzáférést ad az erőforráshoz. A program további információkat is naplóz a célfelhasználóról, például a meghívó címzettjének, valamint a meghívót valójában elfogadó felhasználó személyazonosságát. Egyes esetekben ezek a felhasználók (vagy e-mail-címek) eltérhetnek egymástól.

Vissza a lap tetejére

Külső felhasználókkal megosztott erőforrások azonosítása

A rendszergazdák számára gyakori követelmény az összes, a szervezeten kívüli felhasználókkal megosztott erőforrás listázása. Az Office 365 megosztásnaplózásával a rendszergazdák mostantól létrehozhatják ezt a listát. Itt megtudhatja, hogyan.

1. lépés: Keresse meg a megosztási eseményeket, és exportálja az eredményeket egy CSV-fájlba

Első lépéseként keressen megosztási eseményeket az Office 365 naplójában. További információt a naplóbeli keresésről (és a szükséges követelményekről) a Naplókeresés az Office 365 Biztonsági és megfelelőségi központban című cikkben találhat.

  1. Nyissa meg a https://protection.office.com címet.

  2. Jelentkezzen be az Office 365-be a munkahelyi vagy iskolai fiókjával.

  3. A Biztonsági és megfelelőségi központ bal oldali panelén kattintson a Keresés és vizsgálat, majd a Naplókeresés lehetőségre.

    Ekkor megjelenik a Naplókeresés lap.

  4. Ha csak a megosztási tevékenységek között szeretne keresni, a Tevékenységek területen kattintson a Megosztási tevékenységek lehetőségre.

    A Tevékenységek területen válassza a Megosztási tevékenységek lehetőséget
  5. A dátum- és időtartomány megadásával a megosztási eseményeket az adott időszakra korlátozhatja.

  6. Kattintson a Keresés gombra a keresés indításához.

  7. A keresés befejezésekor megjelennek az eredmények. Ekkor kattintson az Eredmények exportálása > Az összes találat letöltése lehetőségre.

    Az exportálási parancs választása után megjelenik egy üzenet az ablak aljánál, amely a CSV-fájl megnyitását vagy mentését kéri.

  8. Kattintson a Mentés > Mentés másként elemre, és mentse a CSV-fájlt a helyi számítógép egyik mappájába.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: CSV-fájl szűrése külső felhasználókkal megosztott erőforrások kereséséhez

A következő lépésként szűrnie kell a CSV-fájlt a SharingSet és a SharingInvitationCreated eseményekre, valamint meg kell jelenítenie ezeket az eseményeket ott, ahol a TargetUserOrGroupType tulajdonság értéke Guest. Ehhez az Excel Power Query funkcióját fogja használni. Az alábbi eljárást az Excel 2016-ban hajtjuk végre.

  1. Nyisson meg egy üres munkafüzetet az Excel 2016-ban.

  2. Kattintson az Adatok fülre.

  3. Kattintson az Új lekérdezés > Fájlból > CSV-fájlból lehetőségre.

    Az Adatok lapon válassza az Új lekérdezés, a Fájlból, majd a CSV-ből lehetőséget
  4. Nyissa meg az 1. lépésben letöltött CSV-fájlt.

    A CSV-fájl ekkor megnyílik a Lekérdezésszerkesztőben. Itt négy oszlopot láthat: Idő, Felhasználó, Művelet és Részlet. A Részlet oszlop egy több tulajdonságú mező. A következő lépésként létre kell hoznia egy-egy új oszlopot minden tulajdonságnak a Részlet oszlopban.

  5. Jelölje ki a Részlet oszlopot, majd a Kezdőlap lapon kattintson az Oszlop felosztása, majd az Elválasztó alapján lehetőségre.

    A Kezdőlap lapon kattintson az Oszlop felosztása, majd az Elválasztó alapján lehetőségre
  6. Az Oszlop felosztása elválasztó karakterrel ablakban tegye a következőket:

    • Az Elválasztó kiválasztása vagy beírása területen válassza a Vessző lehetőséget.

    • A Felosztás részen válassza Az elválasztó mindegyik előfordulásánál lehetőséget.

  7. Kattintson az OK gombra.

    A Részlet oszlop több oszlopra van osztva. Az új oszlopok nevei Részlet.1, Részlet.2, Részlet.3 és így tovább. Megfigyelheti, hogy a Detail.n oszlopok minden cellájának értékei a tulajdonság nevének előtagjával vannak ellátva, például Művelet: SharingSet, Művelet: SharingInvitationAccepted és Művelet: SharingInvitationCreated.

    A Részlet oszlop több oszlopra van osztva, tulajdonságonként egyre
  8. A Lekérdezésszerkesztő bezárásához és a fájl egy új Excel-munkafüzetben való megnyitásához a Fájl lapon kattintson a Bezárás és betöltés lehetőségre.

    A következő lépésként szűrnie kell a fájlt úgy, hogy csak a SharingSet és SharingInvitationCreated eseményeket jelenítse meg.

  9. A Kezdőlap lapon kattintson a Művelet oszlopra.

  10. A Rendezés és szűrés legördülő listában töröljön minden jelölést, majd jelölje ki a SharingSet és a SharingInvitationCreated eseményeket, végül kattintson az OK gombra.

    Az Excel ekkor megjeleníti a SharingSet és a SharingInvitationCreated esemény sorait.

  11. Ugorjon a Detail.17 oszlopra (vagy arra az oszlopra, amely a TargetUserOrGroupType tulajdonságot tartalmazza), és jelölje ki.

  12. A Rendezés és szűrés legördülő listában töröljön minden jelölést, majd jelölje ki a TargetUserOrGroupType:Guest eseményt, végül kattintson az OK gombra.

    Az Excel ekkor megjeleníti a SharingInvitationCreated és a SharingSet esemény sorait, ÉS azt a helyet, ahol a célfelhasználó kívül esik a szervezeten,a külső felhasználókat ugyanis a TargetUserOrGroupType:Guest érték azonosítja.

Az alábbi táblázatban megtekintheti a szervezet minden olyan felhasználóját, akik erőforrásokat osztottak meg egy vendégfelhasználóval egy megadott időtartományon belül.

Események megosztása az Office 365 naplójában

Bár ez nem szerepel a fenti táblázatban, a Detail.10 oszlop (vagy az az oszlop, amely az ObjectId tulajdonságot tartalmazza) azonosítja a célfelhasználóval megosztott erőforrást; például ObjectId:https:\/\/contoso-my.sharepoint.com\/personal\/sarad_contoso_com\/Documents\/Southwater Proposal.docx.

Tipp : Ha azt szeretné azonosítani, hogy egy vendégfelhasználó mikor kapott hozzáférést egy erőforráshoz (ahelyett, hogy mely erőforrásokat osztották meg vele), ismételje meg a 10., 11. és 12. lépést, majd szűrjön a SharingInvitationAccepted és a SharingSet eseményekre a 10. lépésben.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×