Levélcímkék létrehozása az Access alkalmazásban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A Microsoft Office Access 2007 számos különböző lehetőséget nyújt arra, hogy címkéket készítsen az Access-táblákban tárolt adatokból. Ezek közül a legegyszerűbb az, ha az Access Címke varázsló segítségével egy jelentésből készíti el és nyomtatja ki a címkéket. Ezenkívül más forrásokból (például Microsoft Office Excel 2007-munkafüzetből és Microsoft Office Outlook 2007-névjegyalbumból) is importálhatja az adatokat az Access alkalmazásba, és „körlevélben egyesítheti” ezeket az adatokat vagy a meglévő Access-táblákat egy Microsoft Office Word 2007-dokumentummal. Ezután a Word alkalmazásból nyomtathatja ki a címkéket.

Kapcsolódó lehetőségek

Az Access segítségével címkék létrehozása és nyomtatása

További tudnivalók a tippek és trükkök a címkék létrehozása

Access-adatok nyomtatása a Wordben a Körlevél varázsló használatával

Címkék létrehozása és nyomtatása az Access segítségével

Az Access programban úgy lehet létrehozni címkéket, hogy készít egy jelentést kicsi, a kívánt címkére illő méretű oldalformátumban. A címkéket a leggyakrabban levelezésre szokás használni, de bármilyen, az Access programban tárolt adatból lehet különféle rendeltetésű címkéket nyomtatni. A levélcímkék esetében a jelentés a címeket tartalmazó táblákból vagy lekérdezésekből nyeri a címadatokat. A jelentés kinyomtatásának eredményeképpen a jelentés alapjául használt rekordforrás mindegyik címéből elkészül egy címke.

Megjegyzés : Az ebben a cikkben ismertetett lépésekhez feltételezzük, hogy már létrehozott egy olyan Access-adatbázist, amely rendelkezik a címkékhez használni kívánt adatokat tartalmazó táblákkal (vagy csatolt táblákkal). Az Access használatának első lépéseiről további információkra a Lásd még szakaszban talál hivatkozásokat.

A Címke varázsló egy kérdéssorozatot tesz fel a címkékről és a rajtuk megjeleníteni kívánt adatokról. A varázsló elkészíti a jelentést, amely igény esetén testre is szabható.

Címke létrehozása az Access Címke varázslója segítségével

  1. Jelölje ki vagy nyissa meg a navigációs ablakban azt a táblát vagy lekérdezést, amely a címkék rekordforrása lesz.

  2. Kattintson a Létrehozás lap jelentések csoportjában kattintson a címkék Gombkép .

    Az Access elindítja a Címke varázslót.

    A Címke varázsló első oldala

  3. Ha ismeri a címkék gyártóját és termékszámát:

    • Jelölje ki a gyártót a Címkegyártó mezőben.

    • Jelölje ki a címkét a Milyen címkeméretet szeretne? mezőben.

      Más esetben megpróbálhat keresni egy olyan terméket, amelynek a Méretek és a Keresztben oszlopban szereplő adatai megfelelnek a rendelkezésre álló címkékéinek.

      Ha nem találja a hasonló címke:   

    • Kattintson a Testreszabás gombra, majd az Új gombra.

      Megjelenik az Új címke párbeszédpanel.

      A varázsló Új címke oldala

    • Mérje le a címkéket, majd írja be a méreteket az Új címke párbeszédpanel megfelelő mezőibe.

    • Nevezze el az egyéni címkéket a Címkenév mezőben, jelölje ki a kívánt címketípust és tájolást, végül kattintson az OK gombra.

      Ha már létrehozott egy egyéni címkét, és jelölje ki a kívánt:   

    • Kattintson az Egyéni címkeméretek megjelenítése elemre, és kattintson a kívánt egyéni címkére.

  4. Válasszon a Lapadagolásos és a Folyamatos beállítás közül a Címketípus mezőben, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Jelölje ki a címkén használni kívánt betűtípus nevét, méretét, betűstílusát és színét, majd kattintson a Tovább gombra.

  6. A varázsló Mi legyen a levélcímkén lapján jelölje ki a címkén használni kívánt mezőket az Elérhető mezők listából, és rájuk duplán kattintva adja hozzá őket a Minta címke mezőhöz.

    Mezők hozzáadása címkéhez a Címke varázslóban

    • A Minta címke mezőben a SZÓKÖZ billentyűvel helyezhet szóközöket a mezők közé.

    • Az ENTER billentyű lenyomásával új sort kezdhet.

    • A mezők között a nyílbillentyűkkel mozoghat.

    • Egy mezőt a BACKSPACE billentyű lenyomásával távolíthat el a mintából.

    • Ha más szöveget vagy írásjeleket szeretne elhelyezni a címkén (például vesszőt szeretne tenni a település neve után), kattintással vigye oda a kurzort, ahol a szövegnek meg kell majd jelennie, és kezdje el beírni a szöveget. Az így megadott szöveg ugyanolyan lesz mindegyik címkén.

      Megjegyzés : Csak a következő adattípusokhoz adhat mezőket a Címke varázslóval: Szöveg, Feljegyzés, Szám, Dátum/Idő, Pénznem, Igen/Nem vagy Melléklet. Ha OLE-objektum vagy Hivatkozás típusú adatokat szeretne hozzáadni, Tervező nézetben nyissa meg a címke jelentést a Címke varázsló futtatása után, majd a Mezőlista ablaktábla használatával vegye fel a mezőket. Ha a nyitott jelentés mellett szeretné megnyitni a Mezőlista ablaktáblát, nyomja le az ALT+F8 billentyűkombinációt.

      Amikor a mezők elrendezése a címkén megfelel az igényeinek, kattintson a Tovább gombra.

  7. A következő oldalon azt választhatja ki, hogy mely mezők szerint szeretné sorrendbe állítani a címkéket. Nagy mennyiségű levél kiküldése esetén hasznos lehet például az irányítószám szerinti sorrend. Jelölje ki az Elérhető mezők listából azokat a mezőket, amelyek szerint sorrendbe szeretné állítani a címkéket, és dupla kattintással adja hozzá őket a Rendezés mezőhöz. Amikor ezzel elkészült, kattintson a Tovább gombra.

    A rendezési sorrend beállítása a Címke varázslóban

  8. Az utolsó lapon nevezze el a címkéket, majd kattintson a Befejezés gombra.

    A Címke varázsló utolsó lapja

    Ha a Címke varázsló utolsó lapján a Címkék megtekintése nyomtatott formában lehetőséget választja, az Access megjeleníti a címkék nyomtatási képét. A címkék rákattintással, illetve az állapotsor nagyítás vezérlőelemével felnagyíthatók és lekicsinyíthetők.

    Nagyítás

    Ha a Címke varázsló utolsó lapján a Címketerv módosítása lehetőséget választja, az Access Tervező nézetben jeleníti meg a jelentést.

A címke megjelenésének testreszabása

Ha nincs megelégedve az elkészült címke megjelenésével, módosíthatja úgy, hogy megnyitja a jelentést a Tervező nézetben, és végrehajtja rajta a kívánt változtatásokat. Címkékkel végzett munkához általában célszerű a Tervező nézetet használni, mert ott pontosabban szabályozható az elrendezés. Ha meg szeretné nézni a Tervező módban elvégzett módosítások hatását, váltson a Nyomtatási kép nézetre.

Ha nem szépen helyezkednek el az adatok a címkén

A címke elrendezésével adódó apróbb problémák gyakran orvosolhatók a Tervező nézetben végzett módosításokkal. Itt lehetőség nyílik a vezérlőelemek áthelyezésére, illetve a címke méretének módosítására a Törzs terület szélességének vagy magasságának megváltoztatásával.

A Tervező nézetre váltáshoz kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, és válassza a Tervező nézet Gombkép a helyi menüben.

Ha módosítani szeretné a margókat vagy a címkék közötti távolságot, a Tervező nézet Oldalbeállítás párbeszédpanelét használhatja.

Kattintson az Oldalbeállítás fülre, kattintson a Lapelrendezés csoport oszlopok Gombkép . Az Oldalbeállítás párbeszédpanel jelenik meg az oszlopok lap van kiválasztott állapotában.

Az Oldalbeállítás párbeszédpanel Oszlopok lapja

Az Oldalbeállítás párbeszédpanel három területén a következő beállítások módosíthatók:

Terület

Opció

Leírás

Rácsbeállítások

Oszlopok száma

Itt azt kell megadni, hogy hány címke van széltében a lapon.

Sorköz

Új érték megadásával csökkenthető és növelhető a címkesorok közötti függőleges távolság.

Oszlopköz

Új érték megadásával csökkenthető és növelhető a címkeoszlopok közötti vízszintes távolság.

Oszlopméret

Szélesség

Az érték beállítása során szem előtt kell tartani a margóbeállításokat és az oszlopközt is.

A margó beállításait az Oldalbeállítás párbeszédpanel Nyomtatási beállítások elemére kattintva lehet ellenőrizni és módosítani.

Magasság

Itt a címkék magassága állítható be az igényeknek megfelelően.

Az egészet

Ennek a négyzetnek a bejelölésével az oszlopszélesség és a magasság egyenlő lesz a Tervező nézet Törzs szakaszának szélességével és magasságával.

Oszlopszerkezet

Le, majd keresztbe

A választógomb bejelölése esetén a címkeadatok függőlegesen sorban kerülnek először az első oszlopba, majd így tovább.

Keresztbe, majd le

A választógomb bejelölése esetén a címkeadatok vízszintesen sorban kerülnek a címkékre, majd a második sorban stb.

Megjegyzés : Az Oldalbeállítás párbeszédpanel a Nyomtatási kép nézetben is használható. Amikor az OK gombbal bezárja a párbeszédpanelt, láthatja, milyen hatással vannak az új beállítások a címkékre.

Lehet, hogy kísérletezés árán tud csak eljutni oda, hogy optimálisan helyezkedjenek el a címkén az adatok; különösen igaz ez a többoszlopos, laponként adagolt címkékre. A címkejelentés számos, helyfoglaló területből áll. Ezek közé tartoznak például maguk a címkék, a címkék közötti hely, valamint az oldal margói által elfoglalt hely. Tehát ha a címkelap 21 cm széles, és 1 cm-es margót használ a lap mindkét szélén, mindössze 19 cm szabad terület marad (a 21-ből kivonva 2-t). Ha kétoszloposra tervezi a jelentést, és a címkék között 1 cm-es helyet hagy (az Oldalbeállítás párbeszédpanel oszlopköz beállításával), akkor már csak 18 cm maradt magukra a címkékre. Ebből következően a Törzs szakasz szélessége nem lehet nagyobb 9 cm-nél (18 / 2 oszlop), ellenkező esetében nem férnek el rajta a címke adatai. Ugyanez az elv érvényes a függőleges kiterjedésre is – a címkék magasságának módosítása során figyelembe kell venni az alsó és a felső margót, valamint a sorközt.

Ha az Oldalbeállítás párbeszédpanelen megadott beállítások, illetve a jelentés tervében szereplő vezérlőelemek azt eredményezik, hogy az információk egy része nem fér rá nyomtatás vagy az előkép megjelenítése alkalmával a lapra, az Access a következő üzenetet jeleníti meg: „Egyes adatok nem fognak megjelenni”. Ez biztos jele annak, hogy még további finombeállításra van szükség az oldalon, és esetleg a jelentés tervében is módosításra szorul a vezérlőelemek mérete. Ha ezzel az üzenettel találkozik, a következőkkel érdemes megpróbálkozni:

  • Csökkentse a Törzs területen látható vezérlőelemek szélességét, hogy elférjenek az egy címkének a számítások értelmében rendelkezésre álló helyen. A rendelkezésre álló hely kiszámításáról az oszlop korábbi része tartalmaz tájékoztatást.

  • Csökkentse az oldal margóinak a méretét az Oldalbeállítás párbeszédpanelen. Ennek hatására megnő a címkéken elhelyezett információk számára rendelkezésre álló terület.

Nyomtassa ki a címkéket.

  1. Nyissa meg a jelentést bármelyik nézetben (vagy jelölje ki a jelentést a navigációs ablakban).

  2. Kattintson a Microsoft Office gombra kattintva Gombkép , és kattintson a Nyomtatásgombra. Nyomtatás gomb

    Az Access megjeleníti a Nyomtatás párbeszédpanelt.

  3. Adja meg a szükséges beállításokat, például jelölje ki a megfelelő nyomtatót, adja meg a nyomtatási tartományt és a másolatok számát.

  4. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Tippek és trükkök a címkék létrehozásával kapcsolatban

  • A nyomtatandó címek kijelölése:    Ha nem szeretné kinyomtatni a rekordforrásban lévő összes címet, hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Jelölje be a címet egy vagy több feltétel megadásával    Paraméteres lekérdezés létrehozása, és adja meg ezt a lekérdezést a címke jelentés Rekordforrás. Amikor megnyitja a jelentés, a lekérdezés kéri, hogy a rekordok lekérdezését feltételeinek meghatározására. A feltételeknek megfelelő rekordok ezután lekért, és a címke jelentés rendelkezésére.
      Alkalmazás használatakor Word létrehozása és nyomtatása a címeket, adja meg a paraméteres lekérdezés adatforrásként az alatt a körlevélkészítést.

    • Címek kijelölése a címrekordok tallózásával:     Ha tallózással szeretné megkeresni és kijelölni a címlistában a nyomtatandó címeket, kövesse az alábbi lépéseket:

      1. Tervező nézetben adjon egy CímkeNyomtatása nevű Igen/Nem típusú mezőt a címeket tartalmazó táblához. Az Adatlap nézetre váltva a CímkeNyomtatása oszlop minden sorában megjelenik egy jelölőnégyzet.

      2. Az Egyszerű lekérdezés varázslóval készítsen egy olyan jelentést, mely tartalmazza a címmezőket és a CímkeNyomtatása mezőt.

      3. A lekérdezést nyissa meg Tervező nézetben, és a CímkeNyomtatása oszlop Feltétel cellájába írja be az Igen feltételt. A lekérdezés eredménye így csak a nyomtatandóként megjelölt címeket fogja tartalmazni.

      4. A címkejelentés Rekordforrás tulajdonságának értékét módosítsa az előbb létrehozott lekérdezés nevére.

      5. A címkék nyomtatása előtt nyissa meg a címeket tartalmazó táblát Adatlap nézetben, és jelölje be azon címek sorában a jelölőnégyzetet, melyeket nyomtatni szeretne. A nyomtatni nem kívánt címek soraiban törölje a jelölőnégyzet jelét. Végül nyissa meg és nyomtassa ki a jelentést.

  • Címnyomtatás magára a borítékra:    Azt is megteheti, hogy nem később a borítékra ráragasztandó címkékre nyomtatja a címeket, hanem magukra a borítékokra. Ha borítékra szeretne nyomtatni, egyéni címkét kell létrehozni. A varázsló 1. lépésében, a címkeadatok meghatározásánál kattintson a Testreszabás gombra, majd járjon el a 4. lépés útmutatása szerint. A Címketípus csoportban ne feledje bejelölni a Lapadagolásos választógombot.

Vissza a lap tetejére

Az Access programban tárolt adatok kinyomtatása a Word Körlevél varázslója segítségével

Ha az Access-adatbázisban tárolt címeket a Word programba szeretné exportálni, hogy a Word körlevélfunkciójával formázza meg és nyomtassa ki őket, a Word Körlevél varázslóját használhatja:

  1. A navigációs ablakban jelölje ki a nyomtatni kívánt táblát vagy lekérdezést.

  2. Kattintson a Külső adatok lap Exportálás csoportjának Egyebek menügombjára, majd a Microsoft Office Word körlevél menüpontra.

    Elindul a Microsoft Word körlevél varázsló.

  3. Ha egy már korábban elkészített dokumentumhoz szeretne adatokat csatolni, jelölje be az Adat csatolása egy meglévő Microsoft Word-dokumentumhoz választógombot. Ha nem, akkor az Új dokumentum létrehozása, és az adatok csatolása választógombot jelölje be.

  4. Kattintson az OK gombra.

    Ha az Adat csatolása egy meglévő Microsoft Word-dokumentumhoz lehetőséget választotta, a Microsoft Word-dokumentum kijelölése párbeszédpanel jelenik meg. Jelölje ki a kívánt dokumentumot, majd kattintson a Megnyitás gombra. A dokumentum megnyílik a Word programban.

    Ha új dokumentum létrehozását választja, a Word egy üres dokumentummal indul el.

  5. A Word programban járjon el a Körlevél munkaablak útmutatása szerint. A Word Körlevél varázslójáról a Word súgója tartalmaz további tájékoztatást.

Megjegyzés : A Word programmal attól függetlenül nyomtathat címeket, hogy hol tárolja őket. A Word programból csatlakozhat a különböző programokban (Excel, Outlook és Access) tárolt címlistákhoz. Ha nem rendelkezik címlistával, a Word programban is létrehozhatja, és levélcímkéket nyomtathat belőle. További tájékoztatás a Word súgójában található.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×