Levélcímkék létrehozása és nyomtatása címlistához az Excelben

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ha egy Microsoft Excel-munkalapon nyilvántartott címlista minden címére levelet szeretne küldeni, létrehozhat egy Microsoft Word-körlevelet. A körlevélkészítő folyamat létrehoz egy kinyomtatható munkalapot a levélcímkékkel, amelyen minden címke egy-egy címet tartalmaz a listáról.

A levélcímkék létrehozásához és nyomtatásához először elő kell készítenie a munkalap adatait az Excelben, majd a Word alkalmazásban kell beállítania, rendeznie, ellenőriznie és kinyomtatnia a levélcímkéket. Ha nagy tételű levélnek egy címlistára való küldéséhez címkéket tartalmazó lapokat szeretne készíteni, akkor a címkéket tartalmazó lapköteget létrehozhatja a körlevél funkcióval. A címkék a lista egy-egy címét tartalmazzák.

A körlevélkészítés folyamata nagy vonalakban a következő lépésekből áll:

  1. A munkalapadatok előkészítése az Excelben a körlevélkészítéshez:    A körlevél-készítési folyamat elkezdése előtt az Excelben a címlistának olyan táblázatos formában kell lennie, amely a körlevélkészítéshez szükséges.

  2. A körlevél címkéinek beállítása a Word alkalmazásban:    A címkék elrendezését csak egyszer kell beállítani a körlevél összes címkéje esetében. A körlevélkészítés során az erre használt dokumentum neve: törzsdokumentum. A címke-törzsdokumentumra felvehet minden olyan tartalmat is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például a cégemblémát vagy a feladó címét a szállítási címkéken.

  3. A címkék csatolása a munkalap adataihoz:    A címlista az az adatforrás, amelyet a Microsoft Office Word a körlevélkészítés során használ. Ebben az esetben a címlista egy Excel-munkalap, amely a címkékre nyomtatandó címeket tartalmazza.

  4. A címkékbe foglalandó címzettek listájának finomítása:    A Word a levelezési listán található összes címhez létrehoz egy címkét. Ha csak a levelezési lista bizonyos címeihez szeretne címkét létrehozni, akkor megadhatja, hogy mely címek, vagyis rekordok legyenek ezek.

  5. Helyőrzők, úgynevezett körlevélmezők felvétele a címkékre:    Amikor elkészíti a körleveleket, az alkalmazás a címlista információival tölti ki a körlevélmezőket.

  6. A körlevél megtekintése, az egyesítés végrehajtása és a címkék nyomtatása:    Mielőtt kinyomtatná a címkéket, egyesével megtekintheti őket.

  7. A címkék mentése későbbi használatra   

A témakör tartalma

1. lépés: A munkalapadatok előkészítése az Excelben a körlevélkészítéshez

2. lépés: A körlevél címkéinek beállítása a Word alkalmazásban

Körlevélkészítés megszakítása és folytatása

3. lépés: A címkék csatolása a munkalap adataihoz

4. lépés: A címkékbe foglalandó címzettek listájának finomítása

5. lépés: Helyőrzők (körlevélmezők) felvétele a címkékre

Mi történik az egyesítés során?

A körlevélmezők megfeleltetése az adatfájllal

A tartalom beírása és a helyőrzők (mezők) felvétele

A névjegyek egyéni mezőket tartalmazó nézetének beállítása

Körlevélkészítés indítása az Outlook alkalmazásból

Az egyesített adatok formázása

6. lépés: A címkék megtekintése és nyomtatása

A körlevél megtekintése

A körlevél befejezése

7. lépés: A címkék mentése későbbi használatra

1. lépés: A munkalapadatok előkészítése az Excelben a körlevélkészítéshez

Az Excelben a címlistának olyan táblázatos formában kell lennie, amelyet a körlevélkészítés megkövetel.

  1. A munkalapon az alábbiak szerint rendezze el a címlistát:

    1. Használjon olyan oszlopfejléceket, amelyek egyértelműen azonosítják az egyes oszlopok adatait.

      Tipp : Használja például az Utónév, a Vezetéknév, a Cím és a Város fejlécet az 1. oszlop, a 2. oszlop, a 3. oszlop és a 4. oszlop helyett.

    2. Foglaljon külön oszlopba minden elemet, amelyet a körlevélcímkékben szerepeltetni kíván.

      Tipp : Ha a vezetékneveket és utóneveket külön oszlopban tárolja, akkor a körlevélfunkcióval az egyes címzettek utónevét feltüntető formaleveleket is létrehozhat. Felvehet egy külön oszlopot a megszólításoknak is (például úr vagy asszony).

    3. Csak adatot tartalmazó sorokat és oszlopokat vegyen fel a címlistára, üres sorokat vagy oszlopokat ne, mert a létrehozott címkék nem biztos, hogy teljesek lesznek az üres sorokat és oszlopokat követően, amikor összeállítja azokat a Word alkalmazásban.

  2. A körlevél címlistájának kijelöléséhez definiáljon egy név a címlistának az alábbi módon:

    1. A munkalapon jelölje ki a teljes címlistát az oszlopfejléceket tartalmazó cellákkal együtt.

    2. A Képletek lap Definiált nevek csoportjában kattintson a Név megadása gombra.

      A Képletek lap Definiált nevek csoportja

    3. A Név párbeszédpanelen írja be a címlista nevét (például Nyári_üdvözlőlapok ), és kattintson az OK gombra.

      Tipp : A név első karakterének betűnek kell lennie, és a szavak nem választhatók el szóközzel. Szóköz helyett használjon aláhúzásjelet (_).

  3. Mentse és zárja be a munkafüzetet.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: A körlevél címkéinek beállítása a Word alkalmazásban

A címkék elrendezését csak egyszer kell beállítani a körlevél összes címkéjéhez. A körlevélkészítés során erre használt dokumentumot a címkék törzsdokumentumának nevezik. A címke-törzsdokumentumra felvehet bármely olyan tartalmat is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például a cégemblémát vagy a feladó címét a szállítási címkéken.

Valószínűleg már rendelkezik az Avery, AOne, Formtec vagy más gyártótól származó, címkéket tartalmazó lapköteggel. Minden lap szabványos méretű, és meghatározott számú szabványos méretű címkét tartalmaz.

A címkék törzsdokumentumának beállításához egyeztetni kell a lap méretét a címkék méretével azokon a munkalapokon, amelyeket használni kíván.

  1. Indítsa el a Word programot, és nyisson meg egy üres dokumentumot.
    Üres dokumentum megnyitása nélkül a következő lépésben szereplő parancsok nem érhetők el.

  2. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Körlevélkészítés indítása menügombra.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Körlevélkészítés indítása parancs, valamint a kívánt körlevéltípushoz elérhető beállítások láthatók

  3. Kattintson a Címkék parancsra.

  4. A Címke beállításai párbeszédpanelen számos beállítást meg kell adnia.

    Címke beállításai párbeszédpanel

    1. A címkék nyomtatására használt nyomtató típusa

    2. A címkelapok gyártója

    3. A címkelapok csomagolásán lévő, a terméktípust megadó szám

  5. A Nyomtató típusa csoportban kattintson a címkék nyomtatására használt nyomtató típusára.

  6. A Címkegyártók legördülő listában kattintson a használni kívánt címkelapokat gyártó vállalat nevére.

  7. A Terméktípus listában jelölje ki a címkelapok dobozán feltüntetett terméktípust.

    Címkéit még akkor is kinyomtathatja, ha a címkelapok terméktípusa nem felel meg a Címke beállításai párbeszédpanel egyik választási lehetőségének sem. Ehhez csupán némi testreszabásra van szükség:

    1. Mérje meg a lapon lévő címkéket, és jegyezze fel a méreteket és az egy lapra elférő címkéknek a számát.

      Megjegyzés : Gondosan mérje meg a címkéket. Lehet, hogy a címke gyártója által feltüntetett címkeméret nagyobb, mint a tényleges méret. Előfordulhat például, hogy egy 2x5 cm méretű címke valójában 1,94 cm magas és 4,94 cm széles.

    2. A Terméktípus listában jelöljön ki egy, a címkéihez hasonló méretű címketípust.

      Ha a használni kívánt címketípus nem szerepel a Terméktípus mezőben, választhat a felsoroltak közül, illetve létrehozhat új címkét is.

    3. Kattintson a Részletek gombra, és hasonlítsa össze a címkék méreteit és az egy lapon elhelyezett címkék számát (ha tintasugaras vagy lézernyomtató-címkét használ), illetve az oszlopok számát a címkelapon (mátrixnyomtató-címke esetén).

    4. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

      • Ha a címke mérete és elrendezése megegyezik a használt címke jellemzőivel, akkor használja a kiválasztott címkét.

      • Ha a méret és az elrendezés más, mint a használt címkéé, kattintson a Mégse gombra, és folytassa az eljárást a 5. lépésben leírtak szerint.

    5. A Címke beállításai párbeszédpanelen válassza ki a nyomtatótípust (Sornyomtató vagy Lapnyomtató), és kattintson az Új címke gombra.

    6. Írja be a címke nevét a Címkenév mezőbe, adja meg a használt címke adatait (magasság, szélesség, margók stb.), majd kattintson az OK gombra.

Az új címke megjelenik az Egyéb/egyéni kategóriában. A címke következő használata alkalmával a Címkegyártók listában ne feledje el bejelölni az Egyéb/egyéni elemet.

  1. Miután megadta a kívánt címkebeállításokat, kattintson az OK gombra.

    A Word létrehoz egy dokumentumot, majd táblázatba rendezi a címkéket. Ha nem látja a címkéket elválasztó vonalakat az elrendezésben, kattintson a Táblázateszközök csoportban az Elrendezés fülre, majd a Táblázat csoportban a Rácsvonalak megjelenítése gombra.

Vissza a lap tetejére

Körlevélkészítés megszakítása és folytatása

Ha meg kell szakítani a munkát egy körlevél készítése közben, lehetősége van arra, hogy mentse a címke-törzsdokumentumot úgy, ahogyan bármely más dokumentum esetén tenné, és később folytassa a körlevélkészítést. A Word megőrzi az adatforrás és a mezők adatait a mentett dokumentumban. Ha a Körlevél munkaablakot használta, amikor a körlevélkészítést abbahagyta, akkor a Word a folytatáskor visszajuttatja a munkaablak megfelelő helyére.

  1. Ha folytatni szeretné a körlevélkészítést, nyissa meg a mentett címke-törzsdokumentumot.

    A Word megjelenít egy üzenetpanelt, amelyen megerősítést kér, hogy megnyithassa a dokumentumot és futtathasson egy SQL-parancsot (az SQL-parancs összekapcsolja a Word programot az Excel-forrásfájllal).

  2. Kattintson az Igen gombra az Excel-forrásfájlhoz való kapcsolódáshoz és a címlista beolvasásához.

    Megjelenik a címke-törzsdokumentum szövege a beszúrt mezőkkel együtt.

  3. Kattintson a Levelezés fülre, és folytassa a munkát.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: A címkék csatolása a munkalap adataihoz

A címadatoknak a címkékbe foglalásához csatolnia kell a címkéket a címlistát tartalmazó munkalaphoz.

  1. Ha most először csatlakozik munkalaphoz, hajtsa végre a következő műveleteket:

    1. Kattintson a Fájl lap Beállítások pontjára.

    2. Válassza a Speciális kategóriát.

    3. Görgetéssel keresse meg az Általános szakaszt, és jelölje be a Fájlformátum-konvertálás jóváhagyása megnyitáskor jelölőnégyzetet.

    4. Kattintson az OK gombra.

  2. Hagyja nyitva a körlevél törzsdokumentumát, kattintson a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában a Címzettek kiválasztása menügombra, és válassza a Meglévő lista használata parancsot.

    Az Új lista létrehozása parancs

  3. Keresse meg az Excel-munkalapot az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen, és kattintson rá duplán.

  4. Az Adatforrás jóváhagyása párbeszédpanelen jelölje be Az összes megjelenítése jelölőnégyzetet, kattintson az MS Excel-munkafüzetek DDE által (*.xls) elemre az Adatforrás megnyitása mezőben, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : Ha nem látja az MS Excel-munkalapok DDE által (*.xls) elemet a listában, akkor győződjön meg róla, hogy be van jelölve Az összes megjelenítése jelölőnégyzet.

  5. A Microsoft Office Excel párbeszédpanel Név vagy cellatartomány csoportjában válassza ki a körlevélben egyesíteni kívánt információkat tartalmazó cellatartományt vagy munkalapot, majd kattintson az OK gombra.

A címkék most már össze vannak kapcsolva a munkalap adataival, de a címkelap még mindig üres. Ha szükséges, a 4. lépésben ismertetett módon definiálhatja a címzettek listáját, vagy megkezdheti a címkék kitöltését a címadatok helyőrzőivel az 5. lépésben bemutatott módszerrel.

Vissza a lap tetejére

4. lépés: A címkékbe foglalandó címzettek listájának finomítása

A Word a levelezési listán található összes címhez létrehoz egy címkét. Ha csak a levelezési lista bizonyos címeihez szeretne címkét létrehozni, akkor megadhatja, hogy mely címek (rekordok) legyenek ezek.

Ha szűkíteni szeretné a címzettek listáját, vagy az adatfájl rekordjainak csak egy részhalmazát szeretné használni, akkor hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettlista szerkesztése gombra.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Címzettlista szerkesztése parancs van kiemelve

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

    • Egyes rekordok kijelölése:    Ha a lista rövid, ez a módszer a legmegfelelőbb. Jelölje be a felvenni kívánt címzettek melletti jelölőnégyzetet, a nem kívánt nevek mellettiekből pedig törölje a jelet.

      Tipp : Ha a körlevélbe csak néhány rekordot szeretne felvenni, akkor törölheti a jelet a fejlécsorban lévő jelölőnégyzetből, és kijelölheti a kívánt rekordokat. Ha viszont a lista nagy részét fel szeretné venni, akkor jelölje be a fejlécsorban lévő jelölőnégyzetet, majd törölje a jelet azoknak a rekordoknak a jelölőnégyzetéből, amelyeket nem szeretne felvenni.

    • Rekordok rendezése:    Kattintson annak az elemnek az oszlopfejlécére, amelynek alapján rendezni szeretné az adatokat. A  Word betűrend szerint növekvő sorrendben (A-tól  Z-ig) rendezi a listát. Az  oszlopfejlécre történő újbóli kattintással a listát csökkenő sorrendbe rendezheti (Z-től  A-ig).

      Ha összetettebb rendezést szeretne használni, kattintson a Címzettek listájának pontosítása csoportban a Rendezés hivatkozásra, és adja meg a kívánt rendezési beállításokat a Szűrés és rendezés párbeszédpanel Rekordok rendezése lapján. Megadhatja például, hogy a címzettek címét az egyes irányítószámokon belül a vezetéknév szerint, az irányítószámokat pedig számsorrendben szeretné rendezni.

    • Rekordok szűrése:    Ez a módszer akkor hasznos, ha a lista olyan rekordokat tartalmaz, amelyeket el szeretne rejteni, illetve nem kíván felvenni a körlevél címzettjei közé. A szűrt listában a jelölőnégyzetek segítségével vehet fel és zárhat ki rekordokat.

      A rekordok szűréséhez hajtsa végre az alábbi műveleteket:

      1. A Címzettek listájának pontosítása csoportban kattintson a Szűrés hivatkozásra.

      2. A Szűrés és rendezés párbeszédpanel Rekordok szűrése lapján válassza ki a rekordok szűréséhez használandó feltételeket.

        Ha például csak az ausztrál címekhez szeretne címkét létrehozni, kattintson az Ország vagy régió elemre a Mező listában, az Egyenlő elemre a Reláció listában és az Ausztrália elemre a Viszonyítási alap listában.

      3. Ha tovább szeretné finomítani a szűrőt, kattintson az És vagy a Vagy elemre, és adjon meg további feltételeket.

        Ha például csak a müncheni vállalkozásoknak szeretne címkét létrehozni, akkor a szűrés eredményeképpen azokat a rekordokat kell megkapnia, amelyeknek Város mezője a München értéket tartalmazza, és amelyeknek nem üres a Cég neve mezője. Ha a szűrésnél a Vagy lehetőséget használja az És helyett, akkor körlevélcímke készül minden müncheni címhez és minden cégnevet tartalmazó címhez (a várostól függetlenül).

Megjegyzés : Ha a számítógépen telepítve van címérvényesítő szoftver, a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címek érvényesítése hivatkozására kattintva ellenőrizheti a címzettek adatait.

Vissza a lap tetejére

5. lépés: Helyőrzők (körlevélmezők) felvétele a címkékre

Miután hozzákapcsolja a címkéket a címlistához, felvehet olyan helyőrzőket, amelyek azt jelzik, hogy hol jelennek meg a címek az egyes címkéken. Beírhat olyan szöveget is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például egy cégemblémát vagy a feladó címét a szállítócímkén.

A címek helyőrzőit körlevélmezőknek nevezik. A körlevélkészítés során az alkalmazás felveszi a címlista adatait a körlevélmezőkbe. A Word alkalmazásban megjelenő körlevélmezők az Excel-munkalap oszlopfejléceinek felelnek meg.

Adatfájl oszlopokkal (kategóriák) és sorokkal (rekordok)

1. Az adatfájl oszlopai az információ kategóriáinak felelnek meg. A címkéhez adott körlevélmezők ezeknek a kategóriáknak a helyőrzői.

2. Az adatfájl sorai az információrekordoknak felelnek meg. A Word körlevélkészítéskor minden rekordhoz létrehoz egy címkét.

Ha elhelyez egy mezőt az eredeti címkében (melyet a címke-törzsdokumentumban beállított), akkor ezzel azt jelzi, hogy az adott helyen szeretne megjeleníteni egy adott kategóriájú információt, például a nevet vagy a címet.

Word-dokumentumba szúrt mezők

Megjegyzés : Amikor beszúr egy körlevélmezőt a címke-törzsdokumentumba, a mezőnevet mindig francia idézőjelek (« ») veszik körül. A végleges címkékben ezek a francia idézőjelek nem jelennek meg, csupán arra szolgálnak, hogy meg tudja különböztetni a címke-törzsdokumentum mezőit a normál szövegtől.

Vissza a lap tetejére

Mi történik az egyesítés során?

Az egyesítés folyamán az adatfájl első sorának információi a mezőkbe kerülnek, és létrejön az első címke. A második címke úgy jön létre, hogy az adatfájl második sorának információi kerülnek a második címke mezőibe és így tovább.

Adatfájl információinak egyesítése a címkébe

Mezők használata – példák   

A címkék tervezésekor hozzácsatolhatja az adatfájl bármely oszlopának fejlécét a címke egyes mezőihez.

Tegyük fel például, hogy a levelezési lista a hírlevél előfizetőit tartalmazza, és az adatfájl tartalmaz egy Lejárati_idő nevű oszlopot, amely azt tartalmazza, hogy mikor járnak le az egyes előfizetések. Ha az egyesítés futtatása előtt elhelyez egy «Lejárati_idő» mezőt a címke törzsdokumentumába, akkor az előfizetők látni fogják a lejárati dátumukat a levelük címkéjén.

Kombinálhatja a mezőket, és írásjelekkel elválaszthatja őket. Ha például egy címet szeretne létrehozni, akkor a következőképpen adhatja meg a mezőket a címke-törzsdokumentumban:

«Vezetéknév» «Utónév»

«Utca_házszám»

«Város», «Megye» «Irányítószám»

A Word alkalmazásban több mezőt csoportosító, összetett mezők használhatók azokhoz az elemekhez, amelyeket gyakran alkalmaz együtt: például a Címterület mező több mező (utónév, vezetéknév, cím, város, irányítószám) kombinációja.

A Címterület mező elemei

Mindegyik összetett mező tartalma testre szabható. A címben például célszerű egy hivatalos névformátum megadása (például Ambrus Zsolt úr), a megszólításban pedig a „Kedves” helyett a „Tisztelt” használata.

Vissza a lap tetejére

A körlevélmezők megfeleltetése az adatfájllal

Lehet, hogy a Word körlevélmezőit az Excel-számolótábla oszlopaihoz kell rendelni annak érdekében, hogy a Word biztosan megtalálja azt az egyes címelemeknek megfelelő oszlopokat az adatfájlban.

A mezők megfeleltetéséhez kattintson a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjának Mezők egyeztetése gombjára.

Az Írás és mezők beszúrása csoport

Megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel.

Mezők egyeztetése párbeszédpanel

Az egyes címek elemei a bal oldalon vannak felsorolva. Az adatfájl oszlopfejlécei a jobb oldalon vannak felsorolva.

A Word megkeresi azt az oszlopot, amely az adott elemhez tartozik. Az ábrán a Word automatikusan megfeleltette az adatfájl Megszólítás oszlopát az Udvarias megszólítás elemnek, a többi elemet, például a Középső név elemet azonban nem tudta megfeleltetni.

A jobb oldalon található listában kiválaszthatja az adatfájlnak azt az oszlopát, amely megfelel a bal oldali elemnek. Nem gond, hogy a Középső név és az Egyedi azonosító oszlopnak nincs megfelelője, mivel a körlevélcímkén nem kötelező minden mezőt felhasználni. Ha felvesz egy mezőt, amely nem tartalmaz adatokat az adatfájlból, akkor az egyesített címkében üres helyőrzőként jelenik meg – általában üres sorként vagy üres térként.

Vissza a lap tetejére

A tartalom beírása és a helyőrzők (mezők) felvétele

  1. Kattintson az eredetileg létrehozott címkébe (a címke-törzsdokumentumba), és írja be az összes címkén feltüntetendő tartalmakat.

    Kép, például egy embléma felvételéhez kattintson a Beszúrás lap Ábrák csoportjában a Kép gombra.

  2. Kattintson oda, ahová be szeretné szúrni a mezőt.

  3. Használja a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportját.

    Az Írás és mezők beszúrása csoport

  4. Adja hozzá az alábbiak bármelyikét:

    • Nevet, címet és egyéb adatokat tartalmazó címterület

    • Kattintson a Címterület hivatkozásra.

    • A Címterület beszúrása párbeszédpanelen jelölje ki a kívánt címelemeket és formátumokat, és kattintson az OK gombra.

    • Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a címterülethez az összes szükséges információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, és válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

    • Különálló mezők

      Különböző adatokat, így keresztnevet, telefonszámot vagy egy támogatókat tartalmazó listán lévő hozzájárulási összeget különálló mezőként is beszúrhat. Ha gyorsan fel szeretne venni egy mezőt az adatfájlból a címke-törzsdokumentumba, kattintson a Adatmező beszúrása elem melletti nyílra, majd a mező nevére.

      Ha további választható mezőket szeretne beszúrni a dokumentumba, hajtsa végre a következő műveleteket:

      • A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson az Adatmező beszúrása gombra.

      • Az Adatmező beszúrása párbeszédpanelen hajtsa végre a következő műveletek valamelyikét:

        • Ha az adatforrás megfelelő mezőihez automatikusan hozzárendelendő címmezők közül szeretne választani (a hozzárendelést a program akkor is végrehajtja, ha az adatforrás mezőinek neve eltér a Word mezőinek nevétől), jelölje be a Címmezők választógombot.

        • Ha azon mezők közül kíván választani, amelyek minden esetben közvetlenül az adatfájl egy adott oszlopából veszik az adatokat, jelölje be az Adatbázismezők választógombot.

      • A Mezők listában jelölje ki a megfelelő mezőt.

      • Kattintson a Beszúrás, majd a Bezárás gombra.

      • Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a mező beszúrásához szükséges összes információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, és válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

        Megjegyzés : Ha az Adatbázismezők listából szúr be egy mezőt, majd később olyan adatforrásra vált át, amely nem tartalmaz a mező nevével egyező nevű oszlopot, a Word nem tudja beszúrni a mező adatait a körlevélbe.

    • Egyéni mezők a Microsoft Office Outlook névjegyeiből

      Egyetlen módon lehet egyéni névjegymezőket felvenni a törzsdokumentumba: a körlevélkészítést az Outlook alkalmazásból kell elindítani. Először állítsa be a névjegyek nézetét úgy, hogy a körlevélkészítéskor használni kívánt mezők szerepeljenek. Ezután indítsa el a körlevélkészítést. Miután megadta a kívánt beállításokat, a Word automatikusan elindul, és befejezheti a körlevélkészítést.

Vissza a lap tetejére

A névjegyek egyéni mezőket tartalmazó nézetének beállítása

  1. Az Outlook Névjegyek Nézet lapján kattintson a Nézetváltás gombra, és válassza a Lista ikont.

  2. Kattintson a jobb gombbal az oszlopfejlécre, és válassza a helyi menü Mezőválasztó parancsát.

  3. A Mezőválasztó párbeszédpanel tetején lévő legördülő listában válassza a Saját mezők a mappában elemet.

  4. Húzza a felvenni kívánt mezőt a párbeszédpanelből az oszlopfejlécekre. Egy kis piros nyíl segít a mező elhelyezésében.
    Egyéni mező áthúzása a Mezőválasztó ablakból a Névjegyek mappa nézetébe

    Ha fel szeretne venni egy új mezőt a Mezőválasztó párbeszédpanelre, kattintson alul az Új mező gombra.

  5. Miután a nézetbe felvette az összes egyéni mezőt, zárja be a Mezőválasztó párbeszédpanelt.

  6. Ha el szeretne távolítani egy mezőt, mert nem szeretné a körlevélbe venni, akkor kattintson Lista nézetben a megfelelő mező nevére az oszlopfejlécben, és húzza le az oszlopfejlécről.

Vissza a lap tetejére

Körlevélkészítés indítása az Outlook alkalmazásból

  1. Az Outlook Névjegyek nézetben jelölje ki a megfelelő névjegyeket; ha tartományt szeretne kijelölni, nyomja le a Shift billentyűt, és kattintson a tartomány első, majd utolsó elemére; ha egyes elemeket szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, és kattintson a megfelelő elemekre. Ha minden, a nézetben aktuálisan látható elemet fel szeretne venni, akkor ne kattintson egy névjegyre sem.

  2. A Kezdőlap lapon kattintson a Körlevél gombra.

  3. Ha kijelölt néhány névjegyet, amelyet fel szeretne venni a körlevélbe, akkor jelölje be a Csak a kiválasztott névjegyek választógombot. Ha minden, a nézetben aktuálisan látható elemet fel szeretne venni, válassza a Minden névjegy a jelenlegi nézetben lehetőséget.

  4. Ha úgy állította be a Lista nézetet, hogy pontosan a körlevélbe felvenni kívánt mezők láthatók rajta, akkor válassza A jelenlegi nézetben látható mezők lehetőséget. Különben válassza A névjegy összes mezője lehetőséget, így minden névjegymező elérhető lesz a körlevélben.

  5. Ha létre szeretne hozni egy új törzsdokumentumot a körlevél számára, akkor jelölje be az Új dokumentum választógombot. Különben jelölje be a Létező dokumentum választógombot, majd kattintson a Tallózás gombra a törzsdokumentumként használni kívánt dokumentum megkereséséhez.

  6. Ha menteni szeretné a kijelölt névjegyeket és mezőket azért, hogy később újra felhasználhassa őket, akkor jelölje be az Állandó fájl jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tallózás gombra a fájl mentéséhez. Az alkalmazás egy Word-dokumentumba menti az adatokat, vesszővel elválasztott formában.

  7. A Dokumentumtípus csoportban válassza a Levélcímkék lehetőséget.

  8. Kattintson az OK gombra. Amikor a dokumentum megnyílik a Word alkalmazásban, kattintson a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában az Adatmező beszúrása gomb melletti nyílra, majd kattintson azokra a mezőkre, amelyeket fel szeretne venni a címke-törzsdokumentumba.

  • Amikor befejezte az első címke létrehozását a kívánt módon, akkor kattintson az Írás és mezők beszúrása csoportban a Címkék frissítése gombra.

    A Word az első címke elrendezését a többi címkére másolja.

  • Az egyesítést jelző karaktereket («« »») nem lehet manuálisan beírni vagy a Beszúrás menü Szimbólum parancsával beszúrni. Ehhez a körlevélfunkciót kell használni.

  • Ha a mezőkódok kapcsos zárójelek között jelennek meg (például: {MERGEFIELD Város }), akkor a Word a mezőeredmények helyett a mezőkódokat jeleníti meg. Ez nincs hatással a körlevélre, ha azonban az eredményeket szeretné látni, kattintson a jobb gombbal a mezőkódra, és válassza a helyi menü Mezőkódok – váltás parancsát.

Vissza a lap tetejére

Az egyesített adatok formázása

Az adatbázisprogramok és a táblázatkezelők (így az Access és az Excel is) nyers adatként tárolják a cellákba írt szöveget. A szövegre az Access vagy az Excel alkalmazásban alkalmazott formázást (tehát a színeket, betűtípusokat és más hasonló beállításokat) a nyers adathalmaz nem tartalmazza. Amikor a felhasználó az adatokat egy adatfájlból Word-dokumentumba egyesíti, csak a nyers adatok kerülnek a dokumentumba, az alkalmazott formázás nélkül.

Ha formázni szeretné a dokumentumban lévő adatokat, akkor jelölje ki a körlevélmezőt, és formázza úgy, ahogyan bármilyen más szöveget formázna. Ügyelni kell arra, hogy a kijelölésbe a mezőt körülvevő francia idézőjeleket (« ») is bevegye.

Vissza a lap tetejére

6. lépés: A címkék megtekintése és nyomtatása

Miután felvette a mezőket az eredetileg létrehozott címkébe (a címke-törzsdokumentumba), megtekintheti az egyesítés eredményét. Ha elégedett a látottakkal, befejezheti a körlevélkészítést, és kinyomtathatja a címkéket. Ezután mentheti a címke-törzsdokumentumot későbbi használatra.

A körlevél megtekintése

A körlevélkészítés befejezése előtt megtekintheti a címkéket, és módosításokat végezhet.

A megtekintéshez hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét a Levelezés lap Eredmény megjelenítése csoportjában:

Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen az Eredmény megjelenítése csoport látható

  • Kattintson az Eredmény megtekintése gombra.

  • Lapozza végig a címkéket a Levelezés lap Eredmény megjelenítése csoportjában lévő Következő rekord és Előző rekord gombbal.

  • Tekintsen meg egy adott címkedokumentumot a Címzett keresése gombra kattintva.

Megjegyzés : A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjának Címzettlista szerkesztése gombjára kattintva megnyithatja a Körlevél címzettjei párbeszédpanelt, amelyben szűrőt alkalmazhat a listára, vagy eltávolíthat egyes címzetteket, ha olyan rekordokat lát, amelyeket nem szeretne felvenni.

Megjegyzés : Word egy táblázat segítségével rendezi el a címkelapokat az oldalon. A címkék végiglapozása során az aktív rekord a tábla első cellájában jelenik meg, a további rekordok pedig a következő cellákban láthatók.

Vissza a lap tetejére

A körlevél befejezése

A címkék nyomtatásához hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. A Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés gombra, és válassza a Dokumentumok nyomtatása parancsot.

Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Befejezés és egyesítés parancs van kiemelve

  1. Válasszon, hogy az összes címkét, csak a látható címkét vagy a címkék meghatározott részhalmazát szeretné-e kinyomtatni.

Egyedi címkék módosításához hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. A Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés gombra, és válassza a Dokumentumok szerkesztése külön parancsot.

    Képernyőkép a Word Levelezés lapjáról, amelyen a Befejezés és egyesítés parancs van kiemelve

  2. Válasszon, hogy az összes címkét, csak a látható példányt vagy a címkék meghatározott részhalmazát szeretné-e szerkeszteni. A Word a szerkeszteni kívánt példányokat egy külön fájlba menti.

Vissza a lap tetejére

7. lépés: A címkék mentése későbbi használatra

Ne feledje, hogy a mentett egyesített címkék egyike sem azonos az eredeti címkével, amelyet a címke-törzsdokumentumban beállított. Érdemes menteni magát a címke-törzsdokumentumot is, ha használni szeretné egy újabb körlevélkészítéshez.

Amikor menti a címke-törzsdokumentumot, akkor ezzel menti az adatfájllal létesített kapcsolatát is. A címke-törzsdokumentum következő megnyitásakor a Word megkérdezi, hogy az adatfájlban lévő információkat ismét egyesítse-e a címke-törzsdokumentumba.

  • Kattintson az Igen gombra a dokumentum megnyitásához. A dokumentumban az első rekord adatai láthatók.

  • Ha a Nem gombra kattint, a Word megszakítja a címke-törzsdokumentum és az adatfájl közötti kapcsolatot, normál Word-dokumentummá alakítja a címkék törzsdokumentumát, és a mezők helyére az első rekord egyedi adatait szúrja be.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×