Levélcímkék létrehozása és nyomtatása címlistához az Excel alkalmazásban

Levélcímkék létrehozása és nyomtatása címlistához az Excel alkalmazásban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ha szeretne egy levelezési címlista, a Microsoft Office Excel munkalapkarbantartása tömeg küldése, a Microsoft Office Word körlevél is használhatja. A körlevél-készítési folyamat létrehoz egy lapra kinyomtathatja levélcímkék, és a munkalap minden címkéjén tartalmaz egy címet a listából.

A levélcímkék létrehozásához és nyomtatásához először elő kell készítenie a munkalap adatait az Excelben, majd a Word alkalmazásban kell beállítania, rendeznie, ellenőriznie és kinyomtatnia a levélcímkéket. Ha nagy tételű levélnek egy címlistára való küldéséhez címkéket tartalmazó lapokat szeretne készíteni, akkor a címkéket tartalmazó lapköteget létrehozhatja a körlevél funkcióval. A címkék a lista egy-egy címét tartalmazzák.

A körlevélkészítés folyamata nagy vonalakban a következő lépésekből áll:

  1. A munkalapadatok előkészítése az Excelben a körlevélkészítéshez:    A körlevél-készítési folyamat elkezdése előtt az Excelben a címlistának olyan táblázatos formában kell lennie, amely a körlevélkészítéshez szükséges.

  2. A körlevél címkéinek beállítása a Word alkalmazásban:    A címkék elrendezését csak egyszer kell beállítani a körlevél összes címkéje esetében. A körlevélkészítés során az erre használt dokumentum neve: törzsdokumentum. A címke-törzsdokumentumra felvehet minden olyan tartalmat is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például a cégemblémát vagy a feladó címét a szállítási címkéken.

  3. A címkék csatolása a munkalap adataihoz:    A címlista az az adatforrás, amelyet a Microsoft Office Word a körlevélkészítés során használ. Ebben az esetben a címlista egy Excel-munkalap, amely a címkékre nyomtatandó címeket tartalmazza.

  4. A címkékbe foglalandó címzettek listájának finomítása:    A Word a levelezési listán található összes címhez létrehoz egy címkét. Ha csak a levelezési lista bizonyos címeihez szeretne címkét létrehozni, akkor megadhatja, hogy mely címek, vagyis rekordok legyenek ezek.

  5. Helyőrzők, úgynevezett körlevélmezők felvétele a címkékre:    Amikor elkészíti a körleveleket, az alkalmazás a címlista információival tölti ki a körlevélmezőket.

  6. A körlevél megtekintése, az egyesítés végrehajtása és a címkék nyomtatása:    Mielőtt kinyomtatná a címkéket, egyesével megtekintheti őket.

  7. A címkék mentése későbbi használatra   

Tipp : Ha a számítógépen telepítve van a Microsoft Office Access, helyette exportálása Excel hozzáférést a címlista, és futtasson Access létrehozása és nyomtatása a levélcímkék. További tudnivalókért lásd: az Excel és az Access között (másolás, importálás, exportálás) az Exchange-adatok és a Levélcímkék létrehozása az Accessben.

1. lépés: A munkalapadatok előkészítése az Excel alkalmazásban a körlevélkészítéshez

Az Excel alkalmazásban a címlistának olyan táblázatos formában kell lennie, amelyet a körlevélkészítés megkövetel.

  1. A munkalapon az alábbiak szerint rendezze el a címlistát:

    1. Használjon olyan oszlopfejléceket, amelyek egyértelműen azonosítják az egyes oszlopok adatait.

      Tipp : Használja például az Utónév, a Vezetéknév, a Cím és a Város fejlécet az 1. oszlop, a 2. oszlop, a 3. oszlop és a 4. oszlop helyett.

    2. Foglaljon külön oszlopba minden elemet, amelyet a körlevélcímkékben szerepeltetni kíván.

      Tipp : Ha a vezetékneveket és utóneveket külön oszlopban tárolja, akkor a körlevélfunkcióval az egyes címzettek utónevét feltüntető formaleveleket is létrehozhat. Felvehet egy külön oszlopot a megszólításoknak is (például úr vagy asszony).

    3. Csak adatot tartalmazó sorokat és oszlopokat vegyen fel a címlistára, üres sorokat vagy oszlopokat ne, mert a létrehozott címkék nem biztos, hogy teljesek lesznek az üres sorokat és oszlopokat követően, amikor összeállítja azokat a Word alkalmazásban.

  2. A körlevél címlistájának kijelöléséhez definiáljon egy név a címlistának az alábbi módon:

    1. A munkalapon jelölje ki a teljes címlistát az oszlopfejléceket tartalmazó cellákkal együtt.

    2. A Képletek lap Definiált nevek csoportjában kattintson a Név megadása gombra.

      Az Excel menüszalagja

    3. A Név párbeszédpanelen írja be a címlista nevét (például Nyári_üdvözlőlapok ), és kattintson az OK gombra.

      Tipp : A név első karakterének betűnek kell lennie, és a szavak nem választhatók el szóközzel. Szóköz helyett használjon aláhúzásjelet (_).

  3. Mentse és zárja be a munkafüzetet.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: A körlevél címkéinek beállítása a Word alkalmazásban

A címkék elrendezését csak egyszer kell beállítani a körlevél összes címkéjéhez. A körlevélkészítés során erre használt dokumentumot a címkék törzsdokumentumának nevezik. A címke-törzsdokumentumra felvehet bármely olyan tartalmat is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például a cégemblémát vagy a feladó címét a szállítási címkéken.

Valószínűleg már rendelkezik az Avery, AOne, Formtec vagy más gyártótól származó, címkéket tartalmazó lapköteggel. Minden lap szabványos méretű, és meghatározott számú szabványos méretű címkét tartalmaz.

A címkék törzsdokumentumának beállításához egyeztetni kell a lap méretét a címkék méretével azokon a munkalapokon, amelyeket használni kíván.

  1. Indítsa el a Word programot.

    Alapértelmezés szerint megnyílik egy üres dokumentum. Hagyja megnyitva. Ha bezárja, a következő lépés parancsai nem lesznek elérhetők.

  2. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Körlevélkészítés indítása menügombra.

    Az Office 2010 menüszalagja

  3. Kattintson a Címke elemre.

  4. A Címke beállításai párbeszédpanelen számos beállítást meg kell adnia.

    Címke beállításai párbeszédpanel

    1. A címkék nyomtatására használt nyomtató típusa

    2. A címkelapok gyártója

    3. A címkelapok csomagolásán lévő, a terméktípust megadó szám

  5. A Nyomtató típusa csoportban kattintson a címkék nyomtatására használt nyomtató típusára.

  6. A Címkegyártók legördülő listában kattintson a használni kívánt címkelapokat gyártó vállalat nevére.

  7. A Terméktípus listában jelölje ki a címkelapok dobozán feltüntetett terméktípust.

    A saját címkelapokat termékazonosítóját nem egyezik meg a Címke beállításai párbeszédpanelen a lehetőségek közül.

    A címkéket ki lehet nyomtatni, de szükség van némi testreszabásra.

    1. Mérje meg a lapon lévő címkéket, és jegyezze fel a méreteket és az egy lapra elférő címkéknek a számát.

      Megjegyzés : Gondosan mérje meg a címkéket. Lehet, hogy a címke gyártója által feltüntetett címkeméret nagyobb, mint a tényleges méret. Előfordulhat például, hogy egy 2x5 cm méretű címke valójában 1,94 cm magas és 4,94 cm széles.

    2. A Terméktípus listából válasszon ki egy, a címkéjéhez hasonló méretű címketípust.

      Ha a használni kívánt címketípus nem szerepel a Terméktípus mezőben, választhat a felsoroltak közül, illetve létrehozhat új címkét is.

    3. Kattintson a Részletek gombra, és hasonlítsa össze a címkék méreteit és az egy lapon elhelyezett címkék számát (ha tintasugaras vagy lézernyomtató-címkét használ), illetve az oszlopok számát a címkelapon (mátrixnyomtató-címke esetén).

    4. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

      • Ha a címke mérete és elrendezése megegyezik a használt címke jellemzőivel, akkor használja a kiválasztott címkét.

      • Ha a méret és az elrendezés más, mint a használt címkéé, kattintson a Mégse gombra, és folytassa az eljárást a 5. lépésben leírtak szerint.

    5. A Címke beállításai párbeszédpanelen válassza ki a nyomtatótípust (Sornyomtató vagy Lapnyomtató), majd kattintson az Új címke gombra.

    6. Írja be a címke nevét a Címkenév mezőbe, adja meg a használt címke adatait (magasság, szélesség, margók stb.), majd kattintson az OK gombra.

    Az új címke megjelenik az Egyéb/egyéni kategóriában. A címke következő használata alkalmával a Címkegyártók listában ne feledje el bejelölni az Egyéb/egyéni elemet.

  8. Miután megadta a kívánt címkebeállításokat, kattintson az OK gombra.

    A Word létrehoz egy dokumentumot, majd táblázatba rendezi a címkéket. Ha nem látja a címkéket elválasztó vonalakat az elrendezésben, kattintson a Táblázateszközök csoportban az Elrendezés fülre, majd a Táblázat csoportban a Rácsvonalak megjelenítése gombra.

Körlevélkészítés megszakítása és folytatása

Ha meg kell szakítani a munkát egy körlevél készítése közben, lehetősége van arra, hogy mentse a címke-törzsdokumentumot úgy, ahogyan bármely más dokumentum esetén tenné, és később folytassa a körlevélkészítést. A Word megőrzi az adatforrás és a mezők adatait a mentett dokumentumban. Ha a Körlevél munkaablakot használta, amikor a körlevélkészítést abbahagyta, akkor a Word a folytatáskor visszajuttatja a munkaablak megfelelő helyére.

  1. Ha folytatni szeretné a körlevélkészítést, nyissa meg a mentett címke-törzsdokumentumot.

    A Word megjelenít egy üzenetpanelt, amelyen megerősítést kér, hogy megnyithassa a dokumentumot és futtathasson egy SQL-parancsot (az SQL-parancs összekapcsolja a Word programot az Excel-forrásfájllal).

  2. Kattintson az Igen gombra az Excel-forrásfájlhoz való kapcsolódáshoz és a címlista beolvasásához.

    Megjelenik a címke-törzsdokumentum szövege a beszúrt mezőkkel együtt.

  3. Kattintson a Levelezés fülre, és folytassa a munkát.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: A címkék csatolása a munkalap adataihoz

A címadatoknak a címkékbe foglalásához csatolnia kell a címkéket a címlistát tartalmazó munkalaphoz.

  1. Ha most először csatlakozik munkalaphoz, hajtsa végre a következő műveleteket:

    1. Kattintson a Fájl lap Beállítások pontjára.

    2. Kattintson a Speciális gombra.

    3. Görgetéssel keresse meg az Általános szakaszt, majd jelölje be a Fájlformátum-konvertálás jóváhagyása megnyitáskor jelölőnégyzetet.

    4. Kattintson az OK gombra.

  2. Hagyja nyitva a körlevél törzsdokumentumát, és kattintson a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában a Címzettek kiválasztása parancsra, majd válassza a Meglévő lista használata lehetőséget.

    Az Office 2010 menüszalagja

  3. Keresse meg az Excel munkalapot az Adatforrás kijelölése párbeszédpanelen, majd kattintson rá duplán.

  4. Az Adatforrás jóváhagyása párbeszédpanelen válassza az MS Excel munkafüzetek DDE által (*.xls) lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : Ha nem látja a listában az MS Excel munkafüzetek DDE által (*.xls) lehetőséget, jelölje be Az összes megjelenítése jelölőnégyzetet.

  5. A Microsoft Office Excel párbeszédpanel Név vagy cellatartomány részében válassza ki a körlevélben egyesíteni kívánt információkat tartalmazó cellatartományt vagy munkalapot, majd kattintson az OK gombra.

Megjegyzés : A címkék most már össze vannak kapcsolva a munkalap adataival, de a címkelap még mindig üres. Ha szükséges, a 4. lépésben ismertetett módon definiálhatja a címzettek listáját, vagy megkezdheti a címkék kitöltését a címadatok helyőrzőivel az 5. lépésben bemutatott módszerrel.

Vissza a lap tetejére

4. lépés: A címkékbe foglalandó címzettek listájának finomítása

A Word a levelezési listán található összes címhez létrehoz egy címkét. Ha csak a levelezési lista bizonyos címeihez szeretne címkét létrehozni, akkor megadhatja, hogy mely címek (rekordok) legyenek ezek.

Ha szűkíteni szeretné a címzettek listáját, vagy az adatfájl rekordjainak csak egy részhalmazát szeretné használni, akkor hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. A Levelezéslap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettlista szerkesztése gombra.

    Az Office 2010 menüszalagja

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen hajtsa végre az alábbi műveletek egyikét:

    • Egyes rekordok kijelölése:    Ha a lista rövid, ez a módszer a legmegfelelőbb. Jelölje be a felvenni kívánt címzettek melletti jelölőnégyzetet, a nem kívánt nevek mellettiekből pedig törölje a jelet.

      Tipp : Ha a körlevélbe csak néhány rekordot szeretne felvenni, akkor törölheti a jelet a fejlécsorban lévő jelölőnégyzetből, és kijelölheti a kívánt rekordokat. Ha viszont a lista nagy részét fel szeretné venni, akkor jelölje be a fejlécsorban lévő jelölőnégyzetet, majd törölje a jelet azoknak a rekordoknak a jelölőnégyzetéből, amelyeket nem szeretne felvenni.

    • Rekordok rendezése:    Kattintson annak az elemnek az oszlopfejlécére, amelynek alapján rendezni szeretné az adatokat. A  Word betűrend szerint növekvő sorrendben (A-tól  Z-ig) rendezi a listát. Az  oszlopfejlécre történő újbóli kattintással a listát csökkenő sorrendbe rendezheti (Z-től  A-ig).

      Ha összetettebb rendezést szeretne használni, kattintson a Címzettek listájának pontosítása csoportban a Rendezés hivatkozásra, és adja meg a kívánt rendezési beállításokat a Szűrés és rendezés párbeszédpanel Rekordok rendezése lapján. Megadhatja például, hogy a címzettek címét az egyes irányítószámokon belül a vezetéknév szerint, az irányítószámokat pedig számsorrendben szeretné rendezni.

    • Rekordok szűrése:    Ez a módszer akkor hasznos, ha a lista olyan rekordokat tartalmaz, amelyeket el szeretne rejteni, illetve nem kíván felvenni a körlevél címzettjei közé. A szűrt listában a jelölőnégyzetek segítségével vehet fel és zárhat ki rekordokat.

      Ha szűrni szeretné a rekordokat, hajtsa végre az alábbi műveleteket:

      1. A Címzettek listájának pontosítása csoportban kattintson a Szűrés elemre.

      2. A Szűrés és rendezés párbeszédpanel Rekordok szűrése lapján válassza ki a rekordok szűréséhez használandó feltételeket.

        Ha például csak az ausztrál címekhez szeretne címkét létrehozni, kattintson az Ország vagy régió elemre a Mező listában, az Egyenlő elemre a Reláció listában és az Ausztrália elemre a Viszonyítási alap listában.

      3. Ha tovább szeretné finomítani a szűrőt, kattintson az És vagy a Vagy elemre, és adjon meg további feltételeket.

        Ha például csak a müncheni vállalkozásoknak szeretne címkét létrehozni, akkor a szűrés eredményeképpen azokat a rekordokat kell megkapnia, amelyeknek Város mezője a München értéket tartalmazza, és amelyeknek nem üres a Cég neve mezője. Ha a szűrésnél a Vagy lehetőséget használja az És helyett, akkor körlevélcímke készül minden müncheni címhez és minden cégnevet tartalmazó címhez (a várostól függetlenül).

Ha a számítógépen telepítve van címérvényesítő szoftver, a Körlevél címzettjei párbeszédpanel Címek érvényesítése hivatkozására kattintva ellenőrizheti a címzettek adatait.

Vissza a lap tetejére

5. lépés: Helyőrzők (körlevélmezők) felvétele a címkékre

Miután hozzákapcsolja a címkéket a címlistához, felvehet olyan helyőrzőket, amelyek azt jelzik, hogy hol jelennek meg a címek az egyes címkéken. Beírhat olyan szöveget is, amelyet minden címkén meg szeretne jeleníteni, például egy cégemblémát vagy a feladó címét a szállítócímkén.

A címek helyőrzőit körlevélmezőknek nevezik. A körlevélkészítés során az alkalmazás felveszi a címlista adatait a körlevélmezőkbe. A Word alkalmazásban megjelenő körlevélmezők az Excel-munkalap oszlopfejléceinek felelnek meg.

Adatfájl oszlopokkal (kategóriák) és sorokkal (rekordok)

1. Az adatfájl oszlopai az információ kategóriáinak felelnek meg. A címkéhez adott körlevélmezők ezeknek a kategóriáknak a helyőrzői.

2. Az adatfájl sorai az információrekordoknak felelnek meg. A Word körlevélkészítéskor minden rekordhoz létrehoz egy címkét.

Ha elhelyez egy mezőt az eredeti címkében (melyet a címke-törzsdokumentumban beállított), akkor ezzel azt jelzi, hogy az adott helyen szeretne megjeleníteni egy adott kategóriájú információt, például a nevet vagy a címet.

Word-dokumentumba szúrt mezők

Megjegyzés : Amikor beszúr egy körlevélmezőt a címke-törzsdokumentumba, a mezőnevet mindig francia idézőjelek (« ») veszik körül. A végleges címkékben ezek a francia idézőjelek nem jelennek meg, csupán arra szolgálnak, hogy meg tudja különböztetni a címke-törzsdokumentum mezőit a normál szövegtől.

Mi történik az egyesítés során?   

Az egyesítés folyamán az adatfájl első sorának információi a mezőkbe kerülnek, és létrejön az első címke. A második címke úgy jön létre, hogy az adatfájl második sorának információi kerülnek a második címke mezőibe és így tovább.

Adatfájl információinak egyesítése a címkébe

Mezők használata – példák   

A címkék tervezésekor hozzácsatolhatja az adatfájl bármely oszlopának fejlécét a címke egyes mezőihez.

Tegyük fel például, hogy a levelezési lista a hírlevél előfizetőit tartalmazza, és az adatfájl tartalmaz egy Lejárati_idő nevű oszlopot, amely azt tartalmazza, hogy mikor járnak le az egyes előfizetések. Ha az egyesítés futtatása előtt elhelyez egy «Lejárati_idő» mezőt a címke törzsdokumentumába, akkor az előfizetők látni fogják a lejárati dátumukat a levelük címkéjén.

Kombinálhatja a mezőket, és írásjelekkel elválaszthatja őket. Ha például egy címet szeretne létrehozni, akkor a következőképpen adhatja meg a mezőket a címke-törzsdokumentumban:

«Vezetéknév» «Keresztnév»

«Utcanév»

«Város», «Megye» «Irányítószám»

A Word alkalmazásban több mezőt csoportosító, összetett mezők használhatók azokhoz az elemekhez, amelyeket gyakran alkalmaz együtt: például a Címterület mező több mező (utónév, vezetéknév, cím, város, irányítószám) kombinációja.

A Címterület mező elemei

Mindegyik összetett mező tartalma testre szabható. A címben például célszerű egy hivatalos névformátum megadása (például Ambrus Zsolt úr), a megszólításban pedig a „Kedves” helyett a „Tisztelt” használata.

A körlevélmezők megfeleltetése az adatfájllal   

Lehet, hogy a Word körlevélmezőit az Excel-számolótábla oszlopaihoz kell rendelni annak érdekében, hogy a Word biztosan megtalálja azt az egyes címelemeknek megfelelő oszlopokat az adatfájlban.

A mezők hozzárendeléséhez kattintson a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjának Mezők egyeztetése parancsára.

Az Office 2010 menüszalagja

Megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel.

Mezők egyeztetése párbeszédpanel

Az egyes címek elemei a bal oldalon vannak felsorolva. Az adatfájl oszlopfejlécei a jobb oldalon vannak felsorolva.

A Word megkeresi azt az oszlopot, amely az adott elemhez tartozik. Az ábrán a Word automatikusan megfeleltette az adatfájl Megszólítás oszlopát az Udvarias megszólítás elemnek, a többi elemet, például a Középső név elemet azonban nem tudta megfeleltetni.

A jobb oldalon található listában kiválaszthatja az adatfájlnak azt az oszlopát, amely megfelel a bal oldali elemnek. Nem gond, hogy a Középső név és az Egyedi azonosító oszlopnak nincs megfelelője, mivel a körlevélcímkén nem kötelező minden mezőt felhasználni. Ha felvesz egy mezőt, amely nem tartalmaz adatokat az adatfájlból, akkor az egyesített címkében üres helyőrzőként jelenik meg – általában üres sorként vagy üres térként.

A tartalom beírása és a mezők vagy helyőrzők hozzáadása   

  1. Kattintson az eredetileg létrehozott címkébe (a címke-törzsdokumentumba), és írja be az összes címkén feltüntetendő tartalmakat.

    Kép, például egy embléma felvételéhez kattintson a Beszúrás lap Ábrák csoportjában a Kép gombra.

  2. Kattintson oda, ahová be szeretné szúrni a képet.

  3. Használja a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportját.

    Az Office 2010 menüszalagja

  4. Adja hozzá az alábbiak egyikét:

    Címterület névvel, címmel és egyéb adatokkal

    1. Kattintson a Címterület hivatkozásra.

    2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen jelölje ki a kívánt címelemeket és formátumokat, és kattintson az OK gombra.

    3. Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a címterülethez az összes szükséges információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, és válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

    Különálló mezők

    Különböző adatokat, így keresztnevet, telefonszámot vagy egy támogatókat tartalmazó listán lévő hozzájárulási összeget különálló mezőként is beszúrhat. Ha gyorsan fel szeretne venni egy mezőt az adatfájlból a címke-törzsdokumentumba, kattintson a Adatmező beszúrása melletti nyílra, majd a mező nevére.

    Ha további választható mezőket szeretne beszúrni a dokumentumba, hajtsa végre a következő műveleteket:

    1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson az Adatmező beszúrása gombra.

    2. Az Adatmező beszúrása párbeszédpanelen hajtsa végre a következő műveletek valamelyikét:

      • Ha az adatforrás megfelelő mezőihez automatikusan hozzárendelendő címmezők közül szeretne választani (a hozzárendelést a program akkor is végrehajtja, ha az adatforrás mezőinek neve eltér a Word mezőinek nevétől), jelölje be a Címmezők választógombot.

      • Ha azon mezők közül kíván választani, amelyek minden esetben közvetlenül az adatfájl egy adott oszlopából veszik az adatokat, jelölje be az Adatbázismezők választógombot.

    3. A Mezők listában válassza ki a megfelelő mezőt.

    4. Kattintson a Beszúrás, majd a Bezárás gombra.

    5. Ha megjelenik a Mezők egyeztetése párbeszédpanel, a Word nem találta meg a mező beszúrásához szükséges összes információt. Kattintson a (nincs egyezés) szöveg mellett látható nyílra, és válassza ki az adatforrás azon mezőjét, amely megfelel a körlevél adott mezőjének.

      Megjegyzés : Ha az Adatbázismezők listából szúr be egy mezőt, majd később olyan adatforrásra vált át, amely nem tartalmaz a mező nevével egyező nevű oszlopot, a Word nem tudja beszúrni a mező adatait a körlevélbe.

    Egyéni mezők a Microsoft Office Outlook névjegyeiből

    Egyetlen módon lehet egyéni névjegymezőket felvenni a törzsdokumentumba: a körlevélkészítést az Outlook alkalmazásból kell elindítani. Először állítsa be a névjegyek nézetét úgy, hogy a körlevélkészítéskor használni kívánt mezők szerepeljenek. Ezután indítsa el a körlevélkészítést. Miután megadta a kívánt beállításokat, a Word automatikusan elindul, és befejezheti a körlevélkészítést.

    A névjegynek az egyéni mezőket tartalmazó nézetének beállítása

    1. Az Outlook-névjegyalbum Nézet lapján kattintson a Nézetváltás gombra, és válassza a Lista ikont.

    2. Kattintson a jobb gombbal az oszlopfejlécre, majd kattintson a helyi menü Megjelenített mezők parancsára.

    3. A Megjelenített mezők párbeszédpanel tetején lévő legördülő listában válassza a Saját mezők a mappában elemet.

    4. Húzza a felvenni kívánt mezőt a párbeszédpanelből az oszlopfejlécekre. Egy kis piros nyíl segít a mező elhelyezésében.
      Egyéni mező áthúzása a Mezőválasztó ablakból a Névjegyek mappa nézetébe

      Megjegyzés : Ha fel szeretne venni egy új mezőt a Megjelenített mezők párbeszédpanelen, kattintson az alul található Új mező gombra.

    5. Miután a nézethez adta az összes egyéni mezőt, zárja be a Megjelenített mezők párbeszédpanelt.

    6. Ha el szeretne távolítani egy mezőt, mert nem szeretné a körlevélbe venni, akkor kattintson Lista nézetben a megfelelő mező nevére az oszlopfejlécben, és húzza le az oszlopfejlécről.

      Körlevélkészítés indítása az Outlook alkalmazásból

    7. Az Outlook Névjegyalbumban jelölje ki a megfelelő névjegyeket; ha tartományt szeretne kijelölni, nyomja le a SHIFT billentyűt, és kattintson a tartomány első, majd utolsó elemére; ha egyes elemeket szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és kattintson a megfelelő elemekre. Ha minden, a nézetben aktuálisan látható elemet fel szeretne venni, akkor ne kattintson egy névjegyre sem.

    8. A Kezdőlap lapon kattintson a Körlevél gombra.

    9. Ha kijelölt néhány névjegyet, amelyet fel szeretne venni a körlevélbe, akkor jelölje be a Csak a kiválasztott névjegyek választógombot. Ha minden, a nézetben aktuálisan látható elemet fel szeretne venni, válassza a Minden névjegy a jelenlegi nézetben lehetőséget.

    10. Ha úgy állította be a Lista nézetet, hogy pontosan a körlevélbe felvenni kívánt mezők láthatók rajta, akkor válassza A jelenlegi nézetben látható mezők lehetőséget. Különben válassza A névjegy összes mezője lehetőséget, így minden névjegymező elérhető lesz a körlevélben.

    11. Ha létre szeretne hozni egy új törzsdokumentumot a körlevél számára, akkor jelölje be az Új dokumentum választógombot. Különben jelölje be a Létező dokumentum választógombot, majd kattintson a Tallózás gombra a törzsdokumentumként használni kívánt dokumentum megkereséséhez.

    12. Ha menteni szeretné a kijelölt névjegyeket és mezőket azért, hogy később újra felhasználhassa őket, akkor jelölje be az Állandó fájl jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tallózás gombra a fájl mentéséhez. Az alkalmazás egy Word-dokumentumba menti az adatokat, vesszővel elválasztott formában.

    13. A Dokumentumtípus csoportban válassza a Levélcímkék lehetőséget.

    14. Kattintson az OK gombra. Amikor a dokumentum megnyílik a Word alkalmazásban, kattintson a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában az Adatmező beszúrása gomb melletti nyílra, majd kattintson azokra a mezőkre, amelyeket fel szeretne venni a címke-törzsdokumentumba.

  5. Amikor befejezte az első címke létrehozását a kívánt módon, akkor kattintson az Írás és mezők beszúrása csoportban a Címkék frissítése gombra.

    A Word az első címke elrendezését a többi címkére másolja.

  • Az egyesítést jelző karaktereket («« »») nem lehet manuálisan beírni vagy a Beszúrás menü Szimbólum parancsával beszúrni. Ehhez a körlevélfunkciót kell használni.

  • Ha a körlevélmezők jelenik meg a kapcsos {MERGEFIELD Város }, például a Word mezőkódokat mezőeredményhelyett jeleníti meg. Ez a nincs hatással a körlevél, de ha szeretné-e inkább megjeleníti az eredményt, kattintson a jobb gombbal a mezőkódra, akkor kattintson a Mezőkódokgombra.

Az egyesített adatok formázása   

Az adatbázisprogramok és a táblázatkezelők (így az Access és az Excel is) nyers adatként tárolják a cellákba írt szöveget. A szövegre az Access vagy az Excel alkalmazásban alkalmazott formázást (tehát a színeket, betűtípusokat és más hasonló beállításokat) a nyers adathalmaz nem tartalmazza. Amikor a felhasználó az adatokat egy adatfájlból Word-dokumentumba egyesíti, csak a nyers adatok kerülnek a dokumentumba, az alkalmazott formázás nélkül.

Ha formázni szeretné a dokumentumban lévő adatokat, akkor jelölje ki a körlevélmezőt, és formázza úgy, ahogyan bármilyen más szöveget formázna. Ügyelni kell arra, hogy a kijelölésbe a mezőt körülvevő francia idézőjeleket (« ») is bevegye.

Vissza a lap tetejére

6. lépés: A címkék megtekintése és nyomtatása

Miután felvette a mezőket az eredetileg létrehozott címkébe (a címke-törzsdokumentumba), megtekintheti az egyesítés eredményét. Ha elégedett a látottakkal, befejezheti a körlevélkészítést, és kinyomtathatja a címkéket. Ezután mentheti a címke-törzsdokumentumot későbbi használatra.

A körlevél megtekintése

A körlevélkészítés befejezése előtt megtekintheti a címkéket, és módosításokat végezhet.

A megtekintéshez hajtsa végre az alábbiak egyikét a Levelezés lap Eredmény megjelenítése csoportjában:

A Word menüszalagjának képe

  • Kattintson az Eredmény megjelenítése parancsra.

  • Végiglapozhatja a címkéket a Levelezés lap Eredmény megjelenítése csoportjában lévő Következő rekord és Előző rekord gombbal.

  • Tekintsen meg egy adott címkedokumentumot a Címzett keresése gombra kattintva.

Megjegyzés : A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjának Címzettlista szerkesztése gombjára kattintva megnyithatja a Körlevél címzettjei párbeszédpanelt, amelyben szűrőt alkalmazhat a listára, vagy eltávolíthat egyes címzetteket, ha olyan rekordokat lát, amelyeket nem szeretne felvenni.

A Word menüszalagjának képe

Megjegyzés : Word egy táblázat segítségével rendezi el a címkelapokat az oldalon. A címkék végiglapozása során az aktív rekord a tábla első cellájában jelenik meg, a további rekordok pedig a következő cellákban láthatók.

A körlevél befejezése

A címkék nyomtatásához hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  1. A Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés gombra, és válassza a Dokumentumok nyomtatása parancsot.

    A Word menüszalagjának képe

  2. Válasszon, hogy az összes címkét, csak a látható címkét vagy a címkék meghatározott részhalmazát szeretné-e kinyomtatni.

Egyedi címkék módosításához hajtsa végre az alábbi műveleteket:

  • A Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés gombra, és válassza a Dokumentumok szerkesztése külön parancsot.

    A Word menüszalagjának képe

  • Válasszon, hogy az összes címkét, csak a látható példányt vagy a címkék meghatározott részhalmazát szeretné-e szerkeszteni. A Word a szerkeszteni kívánt példányokat egy külön fájlba menti.

Vissza a lap tetejére

7. lépés: A címkék mentése későbbi használatra

Ne feledje, hogy a mentett egyesített címkék egyike sem azonos az eredeti címkével, amelyet a címke-törzsdokumentumban beállított. Érdemes menteni magát a címke-törzsdokumentumot is, ha használni szeretné egy újabb körlevélkészítéshez.

Amikor menti a címke-törzsdokumentumot, akkor ezzel menti az adatfájllal létesített kapcsolatát is. A címke-törzsdokumentum következő megnyitásakor a Word megkérdezi, hogy az adatfájlban lévő információkat ismét egyesítse-e a címke-törzsdokumentumba.

  • Kattintson az Igen gombra a dokumentum megnyitásához. A dokumentumban az első rekord adatai láthatók.

  • Ha a Nem gombra kattint, a Word megszakítja a címke-törzsdokumentum és az adatfájl közötti kapcsolatot, normál Word-dokumentummá alakítja a címkék törzsdokumentumát, és a mezők helyére az első rekord egyedi adatait szúrja be.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×