Szinkronizálhatja egy külső lista tartalmát a Microsoft Excellel, ezáltal mindkét helyen biztosítva az adatok naprakészségét. Előfordulhat például, hogy meg szeretne őrizni egy terméket egy listában, így könnyen megoszthatja és frissítheti, de a Microsoft Excel alkalmazással is megoszthatja az időszakos leltározási elemzést.
Megjegyzés: Az Excel 2013 szoftvernél korábbi verziókkal nem lehet szinkronizálni külső listát. Ha megkísérli ezt megtenni, megjelenik egy hibaüzenet, amely "nem lehet csatlakozni a listához" hibaüzenet jelenik meg.
További információt a külső adatokkalfoglalkozó tartalmak című témakörben talál.
A külső adatokkal végzett munkához szükség van több előfeltételre, amely lehetővé teszi az adatok biztonságos elérését. A következő információk segítségével megtervezheti a teendőit. Ha problémákat tapasztal a külső adatokkal való munka során, az információ segítséget nyújt a probléma azonosításához. A külső adatok eléréséhez Önnek vagy a rendszergazdának a következőket kell elvégeznie:
A külső adatforrás előkészítése: Egy rendszergazdának valószínűleg létre kell hoznia egy fiókot, és meg kell adnia az adatforrás engedélyeit, ezzel gondoskodva róla, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.
SharePoint-szolgáltatások és -fiókok beállítása: Egy rendszergazdának aktiválnia kell az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat és a Biztonságos tár szolgáltatást. A szolgáltatások használatáról további információt az üzleti adatkapcsolatú szolgáltatások beállítása a SharePoint 2013 és a külső lista készítése egy SQL Azure-táblából az üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokkal és a Biztonságos tár szolgáltatással című témakörben talál.
A Biztonságos tár szolgáltatás beállítása: Egy rendszergazdának el kell végeznie a következő lépéseket: meg kell állapítania a külső adatforrás legjobb elérési módját, létre kell hoznia egy célalkalmazást, valamint be kell állítania a célalkalmazás hitelesítő adatait. A szolgáltatások használatáról további információt a Biztonságos tár célalkalmazás létrehozása vagy szerkesztésecímű témakörben talál.
Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása: Egy rendszergazdának meg kell bizonyosodnia arról, hogy a külső tartalomtípust létrehozó felhasználó rendelkezik az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárának eléréséhez szükséges engedélyekkel, illetve hogy a megfelelő felhasználók hozzáférnek a külső lista alapját képező külső tartalomtípushoz. A szolgáltatások használatáról további információt a Business Connectivity Services-megoldások beállítása a SharePoint 2013-hoz című témakörben talál.
Külső tartalomtípus létrehozása: Egy felhasználónak létre kell hoznia egy olyan tartalomtípust, amely tartalmazza az olyan kapcsolatokra, hozzáférésre, műveleti módszerekre, oszlopokra, szűrőkre és egyéb metaadatokra vonatkozó információkat, amelyeket a külső adatforrásból történő adatlekéréshez használnak.
Külső lista létrehozása: Egy felhasználónak létre kell hoznia egy, a külső tartalomtípuson alapuló külső listát, illetve igény szerint a külső lista egy vagy több nézetét.
Az Office-termékek használatra kész állapotának biztosítása: Ha a külső adatokat Office-termékekkel szeretné szinkronizálni, legalább Windows 7 rendszerrel kell rendelkeznie, és a következő ingyenes szoftvertermékek minden ügyfélszámítógépen: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 és WCF Data Services 5,0 for OData v3 (ha szükséges, akkor automatikusan a szoftver letöltésének kérése Győződjön meg arról is, hogy az Office telepítője engedélyezve van a Business Connectivity Services funkció (ez az alapértelmezett). Ez a beállítás telepíti az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetét, amely a következőket valósítja meg: a külső adatok gyorsítótárazása és szinkronizálása, az üzleti adatok megfeleltetése külső tartalomtípusoknak, a külső elemválasztó megjelenítése az Office-termékekben, valamint egyéni megoldások futtatása az Office-termékeken belül.
Az előfeltételként szolgáló szoftvertermékek letöltéséhez olvassa el a külső adatokkal kapcsolatos szükséges szoftverek az Office 2013-bancímű témakört.
A külső adatok használatáról további általános tudnivalókat a külső adatokkalfoglalkozó tartalmak című témakörben talál.
A külső lista exportálása az Excelbe
-
Keresse meg a SharePoint-webhelyet, amely a listát tartalmazza.
-
A fontos rovatok sávon kattintson a SharePoint-lista nevére, vagy válassza a beállítások
-
Válassza a lista, majd az Exportálás az Excel programbalehetőséget.
Alapértelmezés szerint ez a képesség engedélyezve van külső listák esetére, de rendszergazda le is tilthatja.
-
Ha a rendszer arra kéri, hogy erősítse meg a műveletet, válassza az OK gombot.
-
A Fájl letöltése párbeszédpanelen kattintson a Megnyitásgombra.
-
Ha a rendszer megkérdezi, hogy engedélyezi-e az adatkapcsolatok használatát a számítógépen, válassza az Engedélyezés lehetőséget, ha úgy gondolja, hogy a SharePoint-webhelyen lévő adatokkal való kapcsolat biztonságos.
A program ekkor létrehoz egy Excel-táblázatot, amely weblekérdezési fájlon alapuló adatkapcsolattal rendelkezik. Az exportált táblázat oszlopait a külső lista aktuális nézete határozza meg. A külső tartalomtípushoz és a külső listához beállított szűrők, valamint a SharePoint-webhely nyelvi beállításai határozzák meg, hogy a program mely adatokat exportálja. A program figyelmen kívül hagyja a lapokra vonatkozó esetleges korlátozásokat.
