Összekapcsolhat egy olyan külső listát, amely Microsoft Outlook 2013 tartalmazó ügyfeleket, feladatokat, találkozókat és bejegyzéseket tartalmaz. Miután kapcsolata van, megtekintheti, szerkesztheti és kinyomtathatja az adatokat az ismerős Outlook felhasználói felületéről, mintha natív Outlook-adatok legyenek.
Ha a frissítendő adatok a kapcsolatfelvételi adatok, például az ügyfelekkel kapcsolatosak, felhívhatja őket, elküldhet e-maileket, és értekezlet-összehívásokat indíthat. Az adatok szinkronizálása kétirányú. Az Outlook 2013-ban végrehajtott változtatások automatikusan szinkronizálódnak a külső adatforrással. A külső adatforráson végrehajtott változtatások szinkronizálódnak az Outlook 2013 elemeivel, noha esetleg frissítési művelet lehet szükséges.
További tudnivalókat a Külső adatokkal foglalkozó tartalmak című témakörben találhat.
Kapcsolódó műveletek
Előzetes tennivalók
A külső adatokkal végzett munkához szükség van néhány olyan előzetes művelet elvégzésére, amelyek gondoskodnak az adatok biztonságos eléréséről. A következő információk segítségével megtervezheti a teendőit. Az alábbiak akkor is a segítségére lehetnek a hiba azonosításában, ha problémákba ütközik a külső adatokkal végzett munka során. A külső adatok eléréséhez Önnek vagy a rendszergazdának a következőket kell elvégeznie:
Gyakori előfeltételek-feladatok
A külső adatforrás előkészítése: Egy rendszergazdának valószínűleg létre kell hoznia egy fiókot, és meg kell adnia az adatforrás engedélyeit, ezzel gondoskodva róla, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.
SharePoint-szolgáltatások és -fiókok beállítása: Egy rendszergazdának aktiválnia kell az üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat és a Biztonságos tár szolgáltatást.
A Biztonságos tár szolgáltatás beállítása: Egy rendszergazdának el kell végeznie a következő lépéseket: meg kell állapítania a külső adatforrás legjobb elérési módját, létre kell hoznia egy célalkalmazást, valamint be kell állítania a célalkalmazás hitelesítő adatait.
Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása: Egy rendszergazdának meg kell bizonyosodnia arról, hogy a külső tartalomtípust létrehozó felhasználó rendelkezik az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárának eléréséhez szükséges engedélyekkel, illetve hogy a megfelelő felhasználók hozzáférnek a külső lista alapját képező külső tartalomtípushoz.
Külső tartalomtípus létrehozása: Egy felhasználónak létre kell hoznia egy olyan tartalomtípust, amely tartalmazza az olyan kapcsolatokra, hozzáférésre, műveleti módszerekre, oszlopokra, szűrőkre és egyéb metaadatokra vonatkozó információkat, amelyeket a külső adatforrásból történő adatlekéréshez használnak.
Külső lista létrehozása: Egy felhasználónak létre kell hoznia egy, a külső tartalomtípuson alapuló külső listát, illetve igény szerint a külső lista egy vagy több nézetét.
Az Office-termékek használatra kész állapotának biztosítása: A külső adatoknak az Office-termékekkel történő szinkronizálásához Windows 7 vagy újabb operációs rendszerrel kell rendelkeznie, valamint minden ügyfélszámítógépre telepíteni kell az SQL Server Compact 4.0, a .NET-keretrendszer 4 és a WCF Data Services 5.0 for OData V3 nevű ingyenes szoftvert a rendszerre (szükség esetén a rendszer automatikusan felkínálja a letöltés lehetőségét). Engedélyeznie kell az Office-telepítés Üzleti kapcsolatszolgáltatások lehetőségét (alapértelmezés szerint engedélyezve van). Ez a beállítás telepíti az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetét, amely a következőket valósítja meg: a külső adatok gyorsítótárazása és szinkronizálása, az üzleti adatok megfeleltetése külső tartalomtípusoknak, a külső elemválasztó megjelenítése az Office-termékekben, valamint egyéni megoldások futtatása az Office-termékeken belül.
Az Outlookra vonatkozó előfeltételt ismertető műveletek
A külső listák offline szinkronizálása funkció aktiválása A farm és a webhely funkció a külső listák kapcsolat nélküli szinkronizálásánakis aktívnak kell lennie. Ez a funkció alapértelmezés szerint a farm szintjén aktív, de alapértelmezés szerint nem aktív a webhely szintjén.
Outlook által támogatott külső tartalomtípus létrehozása Külső tartalomtípus létrehozásakor a felhasználónak engedélyeznie kell a kapcsolat nélküli szinkronizálási támogatási lehetőséget, és az Office- elem típusa mezőt az alábbiak egyikére kell állítania: Kapcsolatfelvétel, találkozó, feladatvagy bejegyzés.
Megfelelő mezők megfeleltetése A felhasználóknak egy vagy több külső tartalomtípust kell megadniuk a megfelelő Outlook-mezőkhöz.
Ha egy külső tartalomtípust (például egy ügyfelet) egy Outlook-elemhez, például egy névjegyhezrendel, explicit módon el kell végeznie a külső tartalomtípus egyes mezőit, például az ügyfélvezetéknevét, a vezetéknevet, az ügyfél címétés az ügyfél telefonját, a megfelelő Outlook-elemtípus mezőihez (például a partnerek vezetéknévéhez, utónévéhez, BusinessAddressés munkahelyitelefon).
Az összes megfelelő mezőt nem kell megfeleltetnie, de a következő mezőket meg kell rendelni.
|
Outlook-elem típusa |
Outlook-elem mezője |
|---|---|
|
Névjegy |
LastName |
|
Tevékenység |
Tárgy |
|
Találkozó |
Kezdés, Befejezés és tárgy |
|
Post |
Tárgy |
A nem megfeleltetett mezők a számtól függően kiterjesztett tulajdonságként jelennek meg az alábbiak szerint:
-
Szomszédos Hozzáfűzve az űrlap területéhez az Outlook-űrlap alapértelmezett lapjának alján (2 – 5 mező).
-
Külön Új oldalként jelenik meg egy Outlook-űrlapon (6 vagy több mező esetén).
Ha a külső tartalomtípus nem közvetlenül egy Outlook-elemhez rendeli hozzá a mezőket, akkor a mezőket egy olyan Outlook-elemhez rendelheti, amely a legáltalánosabb típusú elem.
Külső lista csatlakoztatása az Outlook 2013
-
Nyissa meg azt a SharePoint-webhelyet, amely a külső listát tartalmazza.
-
Kattintson a lista > a csatlakozás az Outlookhozelemre.
-
Szükség esetén Outlook 2013 megnyílik, és létrehoz egy új Outlook-adatfájlt (BCSStorage. pst), a navigációs ablakban a SharePoint külső listái nevű fájlt, majd létrehoz egy olyan mappát, amelyben a név <webhely>-<külső lista>.
Tipp: Az adatok szinkronizálása alapértelmezés szerint hatóránként történik, de ez az érték módosítható. Ha meg szeretne győződni arról, hogy a külső adatforrásból származó aktuális adatot látja, kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a szinkronizálás mostparancsot.
Megjegyzés: A Outlook 2013 alapértelmezés szerint csak azokat a mezőket jeleníti meg, amelyeket a külső tartalomtípus szerzője a megfelelő Outlook-mezőkhöz rendelt. Azt is megteheti, hogy a külső lista összes mezőjét megtekinti, akár le van képezve, akár nincs megfeleltetve, az alábbiakat teheti:
-
Nyisson meg egy elemet egy űrlapon (a névjegykártya lap megjelenítés csoportjában kattintson <név> részletekelemre.)
-
Hozzon létre egyéni Outlook-nézetet, és vegye fel a külső lista összes mezőjét.
A mezők megjelenítésével és az egyéni nézetek létrehozásával kapcsolatban további információt az Outlook súgójában talál.
