|
|
A projektben a kockázatokat az alábbi két dolog határozza meg:
Vagy kockázat = hatás x valószínűség Egy projektvezető például úgy gondolhatja, hogy a végső projektjelentések tartalmazzák annak kockázatát, hogy áramkimaradás történik a nyomtatás előtt. Mivel azonban az áramkimaradásnak kicsi a valószínűsége, a kockázat figyelmen kívül hagyható. Nagyobb valószínűséggel előforduló kockázat lehet például az, hogy nem érhető el egy nyomda, amikor egy bonyolultabb, jó minőségű részvény-tulajdonosi jelentést szeretne készíteni. Erre a kockázatra a projektvezetőnek több időt célszerű ütemeznie a jelentésnyomtatáshoz. A projektvezetési útikalauz című lapon további projektvezetési útmutatókat talál. |
Mindenekelőtt néhány projektvezetési tanács . . .
Példák a magas kockázatú tevékenységekre
Íme néhány jellemző tevékenység és esemény, amelyek növelhetik a kockázatot a projektekben.
|
Kockázatos tevékenység |
Leírás |
|
|
Kritikus tevékenységek |
Különös figyelmet fordítson a kritikus úton található tevékenységekre. Ezek kockázatosabbak, mert nagyobb hatást gyakorolnak a projekt záró dátumára. |
|
|
Szállítói tevékenységek |
Ha szerződést köt egy szállítóval, gyakoribb vagy részletesebb állapotjelentést kérjen tőlük, mint amilyent saját csapattagjaitól kérne. A projekt vége felé előforduló szállítói tevékenységek kockázatosabbak a többi időpontban érvényes szállítói tevékenységeknél. A szállítók közé tartoznak a vállalaton kívüli szerződéses személyek, valamit a vállalat más csoportjaiból származó alkalmazottak. Mivel a két csoport tagjait saját csapatánál kevésbé irányíthatja, mindkettőt ugyanúgy célszerű kezelnie a projekt eredményét befolyásoló kockázatokat illetően. |
|
|
Tapasztalat nélküli csapattagok |
Ha a projekt végén rendel hozzá tapasztalat nélküli dolgozókat, azzal veszélyezteti a projekt záró dátumát, mert nekik több felfutási időre lehet szükségük. Ezt a kockázatot minimálisra csökkentheti, ha elegendő felfutási időt ütemez az új dolgozóknak. |
|
|
Egy évnél nem hosszabb projektek |
Az egy évnél hosszabb projektek esetében több az ismeretlen tényező, és így ezek nagyobb kockázatot jelentenek az erőforrások elérhetősége, a technológiai fejlemények, a piaci változások stb. miatt. |
|
|
Túl sok egyszerre történő tevékenység |
Ellenőrizze, hogy ugyanabban az időben nincs-e túl sok tevékenység ütemezve. Még ha a tevékenységeket különböző személyek hajtják is végre, ha túl sok van belőlük ugyanarra az időpontra ütemezve, az kockázatot jelent a projektben – főként a projekt vége felé. |
|
|
Ütemezés tervezése a megfelelő sorrendben |
A kezdő projektvezetők gyakran elkövetik azt a hibát, hogy azelőtt kapcsolják össze a tevékenységeket, hogy előbb rendszereznék őket. Ez zavart és nagy visszalépést okozhat. Amikor elkezd egy új projektet, először foglalja listába és csoportosítsa a tevékenységeket úgy, hogy a projekt és a projekttermékek teljes körét lefedje. Ezután megkezdheti a tevékenységek összekapcsolását az ideális ütemezés kialakításához. |
|
|
A múlt figyelmen kívül hagyása |
Ha nem jegyzi fel a projekt hibáit, valószínűleg újra megismétli őket a jövőbeli projektekben. A projektek gyakran végződnek dokumentumok lezárásával abból a célból, hogy minimálisra csökkenjen a kockázatok ismételt előfordulása a jövőbeli projektekben. |
Kockázatkezelés
Az alábbiakban a projekt kockázatainak kezelésére vonatkozó, projektvezetőknek szóló tippeket találja.
|
A kockázat elkerülése |
Ha egy projekttevékenység súlyos következményekkel járhat, a jó módszer annak elkerülése. Ha például két projekttermékhez egy időben használ egy gyártási folyamatot, az veszélyeztetheti a projekt időzítését. A projektvezetők úgy kerülhetik el ezt a kockázatot, hogy a gyártási folyamatot nem egyszerre, hanem egymás után veszik igénybe. |
|
Kockázatcsökkentés |
Különböző módokon csökkentheti a kockázatok előfordulásának valószínűségét. Dönthet például úgy, hogy egy egyszerűsített és könnyen megérthető gyártási folyamatot használ, ha egy innovatívabb és költségesebb folyamat telepítése túl sok időt venne igénybe. |
|
A kockázat átadása |
A kockázatokat úgy is kezelheti, hogy átadja őket egy külső szállítónak. Ha például egy számítógép-alrendszer dokumentációja túl sok belső erőforrásra terjed ki ahhoz, hogy a projekt időben befejezhető legyen, bizonyos részeit szerződés keretében átadhatja egy külső szállítónak. |
|
Tanuljon a kockázatból |
Nem minden kockázat káros. A kockázatok lehetőségeket is jelenthetnek. Ha például a projekt kockázatainak azonosítása után rájön, hogy egy nagyobb gyártási folyamat részeként fejlesztett szoftveres alrendszer önmagában piacképes, dönthet úgy, hogy legjobb mérnökeit állítja rá az alrendszer további fejlesztésére. Ha tapasztalt mérnököket vesz ki a projektből, az további kockázatokat jelenthet a projektben, ebben az esetben azonban mindezt kompenzálhatja az ezzel nyert lehetőség. |
Kockázatkezelés
|
Ha nyomon szeretné követni az ütemterv előrehaladását a kockázatot jelentő tevékenységek felderítése céljából, meg kell ismernie a projekt alapterveinek beállítását. |
|
|
Erőforrások munkaterhelésének és elérhetőségének megtekintése |
Tekintse át, hogy milyen hatékonyan használják fel az erőforrásokat a projektben, és hogy szükség van-e a túlterhelt vagy alulterhelt erőforrások módosítására. |
|
A csapattagoktól a tevékenységekkel kapcsolatban érkező friss adatok hasznosak a kockázatok azonosításához. Az előrehaladás a Gantt-diagramon gyorsan áttekinthető, de a kifinomultabb megtermeltérték-elemzési funkció is igénybe vehető. |
|
|
Időnként érdemes megjeleníteni a projekt befejezési dátumát leginkább befolyásoló tevékenységeket. Az ütemezési kockázatok azonosítását az ilyen tevékenységek vizsgálatával célszerű kezdeni. |
|
|
Egy projekt kockázatai nem tekinthetők meg csupán egyetlen nézet használatával. A projekt kockázatait számos különböző nézet használatával egyszerűen azonosíthatja. |
|
|
A megtermelt érték elemzése segít felderíteni az előrehaladási kockázatokat olyan kérdések feltevésével, mint például: "A projektben eddig elvégzett munka mennyiségét tekintve mennyi pénzt kellett volna elköltenünk?" vagy "Időben befejezzük?" |
|
|
Amikor egy projekt kockázatelemzését végzi, végignézi az ütemezésben szereplő tevékenységeket. A projektekben minden módosítás időbeli, költségbeli vagy tartalombeli (terjedelembeli) hatással jár. |
|
|
Ha kockázatra készül, és módosítja az ütemtervet, előfordulhat, hogy a Project váratlanul áthelyezi a tevékenységeket. Értse meg a nagy "Miért?" a Project hatékony ütemezési motorja mögött. |
|
|
A projektköltségek megadása után vizsgálja meg őket, és gondoskodjon arról, hogy ne legyenek kockázatok a költségvetést illetően. |
Vissza a projektvezetési útikalauzhoz.
