A kimutatások számos olyan elrendezéssel rendelkeznek, amelyek előre meghatározott struktúrát biztosítanak a jelentésnek, de ezeket az elrendezéseket nem lehet testre szabni. Ha rugalmasabban szeretné megtervezni a kimutatás elrendezését, a cellákat munkalapképletekké alakíthatja, majd a munkalapon elérhető összes funkció teljes kihasználásával módosíthatja a cellák elrendezését. Átalakíthatja a cellákat kockafüggvényeket használó képletekké, vagy használhatja a GETPIVOTDATA függvényt. A cellák képletekké konvertálása jelentősen leegyszerűsíti a testreszabott kimutatások létrehozásának, frissítésének és karbantartásának folyamatát.
Amikor képletekké alakítja a cellákat, ezek a képletek ugyanazokhoz az adatokhoz férnek hozzá, mint a kimutatás, és frissíthetők a naprakész eredmények megjelenítéséhez. A jelentésszűrők kivételével azonban már nem férhet hozzá a kimutatások interaktív funkcióihoz, például a szűréshez, a rendezéshez vagy a kibontási és összecsukási szintekhez.
Megjegyzés: Az OLAP-kimutatások átalakításakor továbbra is frissítheti az adatokat, hogy naprakész mértékértékeket kapjon, de nem frissítheti a jelentésben megjelenített tényleges tagokat.
A kimutatások munkalapképletekké alakításának gyakori forgatókönyvei
Az alábbiakban tipikus példákat láthat arra, hogy mit tehet, miután a kimutatáscellákat munkalapképletekké alakította az átalakított cellák elrendezésének testreszabásához.
Cellák átrendezése és törlése
Tegyük fel, hogy minden hónapban létre kell hoznia egy rendszeres jelentést az alkalmazottak számára. Csak a jelentés adatainak egy részhalmazára van szüksége, és inkább testre szabott módon szeretné elrendezni az adatokat. Egyszerűen áthelyezheti és elrendezheti a kívánt elrendezésben lévő cellákat, törölheti azokat a cellákat, amelyek nem szükségesek a havi oktatói jelentéshez, majd tetszése szerint formázhatja a cellákat és a munkalapot.
Sorok és oszlopok beszúrása
Tegyük fel, hogy az előző két év értékesítési adatait régió és termékcsoport szerint szeretné megjeleníteni, és további sorokba szeretné beszúrni a kiterjesztett megjegyzéseket. Csak szúrjon be egy sort, és írja be a szöveget. Emellett olyan oszlopot is hozzá szeretne adni, amely az eredeti kimutatásban nem szereplő értékesítéseket jeleníti meg régió és termékcsoport szerint. Csak szúrjon be egy oszlopot, adjon hozzá egy képletet a kívánt eredmények lekéréséhez, majd töltse ki az oszlopot lefelé az egyes sorok eredményeinek lekéréséhez.
Több adatforrás használata
Tegyük fel, hogy egy éles és egy tesztadatbázis eredményeit szeretné összehasonlítani annak biztosítása érdekében, hogy a tesztadatbázis a várt eredményeket adja. Egyszerűen másolhat cellaképleteket, majd módosíthatja a kapcsolat argumentumot úgy, hogy a tesztadatbázisra mutasson a két eredmény összehasonlításához.
Cellahivatkozások használata a felhasználói bevitel változásához
Tegyük fel, hogy azt szeretné, hogy a teljes jelentés a felhasználói bevitel alapján változzon. A kockaképletek argumentumait módosíthatja cellahivatkozásokké a munkalapon, majd különböző értékeket adhat meg ezekben a cellákban a különböző eredmények származtatásához.
Nemuniform sor- vagy oszlopelrendezés (más néven aszimmetrikus jelentéskészítés) létrehozása
Tegyük fel, hogy létre kell hoznia egy jelentést, amely tartalmaz egy Tényleges értékesítés nevű 2008-oszlopot, egy 2009-ben előre jelzett értékesítés nevű oszlopot, de nem szeretne más oszlopokat. Létrehozhat olyan jelentést, amely csak azokat az oszlopokat tartalmazza, ellentétben a kimutatásokkal, amelyek szimmetrikus jelentéskészítést igényelnek.
Saját kockaképletek és MDX-kifejezések létrehozása
Tegyük fel, hogy létre szeretne hozni egy jelentést, amely egy adott termék értékesítéseit jeleníti meg három konkrét értékesítővel július hónapra vonatkozóan. Ha ismeri az MDX-kifejezéseket és az OLAP-lekérdezéseket, saját maga is beírhatja a kockaképleteket. Bár ezek a képletek meglehetősen bonyolulttá válhatnak, egyszerűsítheti a képletek létrehozását és pontosságának javítását a képletek automatikus kiegészítésével. További információ: Képletek automatikus kiegészítésének használata.
Megjegyzés: Ezzel az eljárással csak az OLAP-kimutatások alakíthatók át.
-
A kimutatás későbbi használatra való mentéséhez javasoljuk, hogy készítsen másolatot a munkafüzetről, mielőtt átalakítja a kimutatást a Fájl > Mentés másként parancsra kattintva. További információ: Fájl mentése.
-
Készítse elő a kimutatást, hogy minimálisra csökkentse a cellák átrendeződését az átalakítás után az alábbi lépéssel:
-
Váltson olyan elrendezésre, amely a leginkább hasonlít a kívánt elrendezésre.
-
A kívánt eredmények eléréséhez használja a jelentést, például a szűrést, a rendezést és az újratervezést.
-
-
Kattintson a kimutatásra.
-
A Beállítások lap Eszközök csoportjában kattintson az OLAP-eszközök, majd a Konvertálás képletekké parancsra.
Ha nincsenek jelentésszűrők, a konvertálási művelet befejeződik. Ha egy vagy több jelentésszűrő van, akkor megjelenik a Konvertálás képletekké párbeszédpanel.
-
Döntse el, hogyan szeretné átalakítani a kimutatást:
A teljes kimutatás konvertálása
-
Jelölje be a Jelentésszűrők konvertálása jelölőnégyzetet.
Ez az összes cellát munkalapképletekké alakítja, és törli a teljes kimutatást.
Csak a kimutatás sorfeliratainak, oszlopcímkéinek és értékeinek konvertálása, de a jelentésszűrők megtartása
-
Győződjön meg arról, hogy a Jelentésszűrők konvertálása jelölőnégyzet nincs bejelölve. (Ez az alapértelmezett beállítás.)
Ez az összes sorfeliratot, oszlopfeliratot és értékterületcellát munkalapképletekké alakítja, és megtartja az eredeti kimutatást, de csak a jelentésszűrőkkel, hogy továbbra is szűrhesse a jelentésszűrőket.
Megjegyzés: Ha a kimutatás formátuma a 2000–2003-es vagy korábbi verzió, csak a teljes kimutatást konvertálhatja.
-
-
Kattintson a Konvertálás gombra.
A konvertálási művelet először frissíti a kimutatást, hogy a rendszer naprakész adatokat használjon.
Az állapotsoron a konvertálási művelet végrehajtása közben megjelenik egy üzenet. Ha a művelet hosszabb időt vesz igénybe, és a konvertálást más időpontban szeretné elvégezni, a művelet megszakításához nyomja le az ESC billentyűt.
Megjegyzések:
-
A rejtett szintekre alkalmazott szűrőkkel rendelkező cellákat nem konvertálhatja.
-
Nem konvertálhatja azokat a cellákat, amelyekben a mezők egyéni számítást hoztak létre az Értékek megjelenítése másként lapon az Értékek mezőbeállításai párbeszédpanelen. (A Beállítások lap Aktív mező csoportjában kattintson az Aktív mező, majd az Értékek mezőbeállítások elemre.)
-
A konvertált cellák esetében a cellaformázás megmarad, de a kimutatásstílusok el lesznek távolítva, mert ezek a stílusok csak kimutatásokra alkalmazhatók.
-
A képletekben a GETPIVOTDATA függvénnyel munkalapképletekké alakíthatja a kimutatáscellákat, ha nem OLAP-adatforrásokkal szeretne dolgozni, ha nem szeretne azonnal frissíteni az új kimutatás 2007-es verziójára, vagy ha el szeretné kerülni a kockafüggvények összetettségét.
-
Győződjön meg arról, hogy a Beállítások lap Kimutatás csoportjában be van kapcsolva a GETPIVOTDATA létrehozása parancs.
Megjegyzés: A GETPIVOTDATA létrehozása parancs beállítja vagy törli a KIMUTATÁSHIVATKOZÁSOK GETPIVOTTABLE függvényeinek használata beállítást az Excel beállításai párbeszédpanel Képletek kategóriájában.
-
A kimutatásban győződjön meg arról, hogy az egyes képletekben használni kívánt cella látható.
-
A kimutatáson kívüli munkalapcellába írja be a kívánt képletet arra a pontra, ahová a jelentésből adatokat szeretne felvenni.
-
Kattintson a kimutatás azon cellájára, amelyet a kimutatás képletében használni szeretne. A program hozzáad egy GETPIVOTDATA munkalapfüggvényt a képlethez, amely lekéri az adatokat a kimutatásból. Ez a függvény továbbra is a megfelelő adatokat kéri le, ha a jelentés elrendezése megváltozik, vagy ha frissíti az adatokat.
-
Fejezze be a képlet beírását, és nyomja le az ENTER billentyűt.
Megjegyzés: Ha eltávolítja a GETPIVOTDATA képletben hivatkozott cellák bármelyikét a jelentésből, a képlet #REF!
