Külső megosztás kezelése SharePoint Online-környezetben

Ha szervezete olyan munkát végez, amellyel együtt jár a dokumentumok megosztása vagy a beszállítókkal, ügyfelekkel, illetve vásárlókkal való közvetlen együttműködés, akkor a SharePoint Online külső megosztási funkcióit használhatja a tartalmak szervezetén kívüli személyekkel való megosztásához. Vagy, ha nem ez a helyzet, előfordulhat, hogy korlátozni szeretné a külső megosztás használatát a szervezetében. Ebben a cikkben a SharePoint Online megosztási beállításait ismertetjük, és azt is bemutatjuk, hogy miként készülhet fel a használatukra.

(Ha csak arra kíváncsi, hogy miként állíthatja be a megosztást, tanulmányozza A külső megosztás be- és kikapcsolása a SharePoint Online-ban című témakört. Amennyiben fájlt vagy mappát próbál megosztani, olvassa el a OneDrive-fájlok és -mappák megosztása vagy a SharePoint-fájlok vagy -mappák megosztása az Office 365-ben című témakört.)

A külső megosztásra való felkészülés része kell, hogy legyen a SharePoint Online-beli engedélyek teljes megtervezésének.

Vegye figyelembe, hogy a külső megosztás alapértelmezés szerint be van kapcsolva a teljes SharePoint Online-környezetre és a benne található webhelycsoportokra vonatkozóan is. Megfontolhatja azt a lehetőséget, hogy globálisan kikapcsolja ezt a funkciót, mielőtt mások is elkezdik használni a webhelyeket, vagy míg nem tudja pontosan, hogy hogyan szeretné használni a külső megosztást.

Milyen külső megosztási funkciókkal rendelkezik a SharePoint Online?

A SharePoint Online globális (bérlőszintű) és webhelycsoportszintű beállításokkal is rendelkezik a külső megosztást illetően. A bérlőszintű beállítások minden esetben felülbírálják a webhelycsoport szintjén megadott beállításokat.

A SharePoint Online-bérlő és minden egyes webhelycsoport esetében a következő alapvető megosztási beállítások közül választhat:

  • Nincs külső megosztás – a webhelyek és a dokumentumok csak a belső felhasználókkal oszthatók meg az Office 365-előfizetésben.

  • Megosztás csak a címtárban szereplő külső felhasználókkal – a webhelyek, mappák és dokumentumok csak azokkal a külső felhasználókkal oszthatók meg, akik már szerepelnek az Office 365-ös felhasználói címtárban. Ilyenek például azok a felhasználók, akik korábban elfogadtak egy megosztási meghívást, illetve akiket Ön importált egy másik Office 365- vagy Azure Active Directory-bérlőből.

  • Megosztás hitelesített külső felhasználókkal – a webhelyek, mappák és dokumentumok megoszthatók azokkal a külső felhasználókkal, akiknek van Microsoft-fiókjuk, illetve egy másik Office 365-előfizetésben vagy egy Azure Active Directory-előfizetésben használt munkahelyi vagy iskolai fiókjuk.

  • Megosztás névtelen felhasználókkal – a dokumentumok és a mappák (de a webhelyek nem) megoszthatók egy névtelen hivatkozáson keresztül, és a hivatkozás birtokában bárki megtekintheti vagy szerkesztheti a dokumentumot, illetve feltölthet tartalmat a mappába.

A fenti listában szereplő beállítások a legkorlátozóbbtól a legkevésbé korlátozóig vannak rendezve. Bármelyik lehetőséget is választja, a korlátozóbb funkció mindig érvényben marad. Ha például a névtelen felhasználókkal való megosztás engedélyezését választja, azzal továbbra is megoszthat tartalmakat a hitelesített külső felhasználókkal és a címtárában már szereplő felhasználókkal, a belső felhasználókat is beleértve.

Megosztás és biztonság   

Ha olyan bizalmas információi vannak, amelyeket semmilyen esetben sem szeretne külső felhasználókkal megosztani, vegye fontolóra egy vagy több webhelycsoport használatát, és kapcsolja ki a külső megosztást ott, ahol a bizalmas információkat tárolja. Szükség esetén további webhelycsoportokat is létrehozhat a külső megosztáshoz való használatra. Ez segítséget nyújt a biztonsági kockázatok kezelésében azáltal, hogy megakadályozza a bizalmas információkhoz való külső hozzáférést.

Kik számítanak külső felhasználóknak?

A külső felhasználók olyan, az Office 365-előfizetésen kívüli személyek, akiknek Ön hozzáférést adott egy vagy több webhelyhez, fájlhoz vagy mappához. A külső felhasználóknak két típusa van:

Hitelesített felhasználók   

A hitelesített felhasználók olyan felhasználók, akiknek van Microsoft-fiókjuk, illetve egy másik Office 365-előfizetésben használt munkahelyi vagy iskolai fiókjuk. Ezekkel a felhasználókkal hasonló módon oszthat meg webhelyeket és dokumentumokat, mint ahogyan a belső felhasználókkal tenné. Az engedélyek és a csoportok ugyanúgy működnek a hitelesített felhasználók esetében, mint a belső felhasználóknál.

Mivel a külső felhasználók nem rendelkeznek licenccel az Office 365-előfizetéséhez, csak egyszerű együttműködési feladatokat végezhetnek el:

  • A hitelesített külső felhasználók csak az engedélyszintjüknek megfelelő feladatokat végezhetnek el a webhelyen. Ha például hozzáad egy külső tagot a Tagok csoporthoz, a tag szerkesztési jogosultságot szerez, azaz hozzáadhat, szerkeszthet és törölhet listákat, valamint megtekinthet, hozzáadhat, frissíthet és törölhet listaelemeket és dokumentumokat.

  • A hitelesített külső felhasználók az Office Online segítségével megtekinthetik és szerkeszthetik a dokumentumokat. Ha csomagja tartalmazza az Office Professional Plust, csak akkor telepíthetik az Office asztali verzióját a saját számítógépeiken, ha licencet rendel hozzájuk.

  • A hitelesített külső felhasználók a számukra megadott engedélyektől függően más tartalomtípusokat is láthatnak a webhelyeken. Más alwebhelyekre navigálhatnak például azon a webhelyen belül, amelyre meghívást kaptak. Többek között megtekinthetik a webhely hírcsatornáit is.

Ha a hitelesített külső felhasználóknak több lehetőségre van szükségük, megfelelő Office 365-licencet kell hozzájuk rendelnie. Ugyanúgy rendelhet hozzájuk licencet, ahogyan egy belső felhasználó esetében tenné.

Névtelen felhasználók   

A névtelen felhasználók olyan felhasználók, akiknek birtokukban van egy mappára vagy dokumentumra mutató megosztható hivatkozás, és akik megtekinthetik vagy szerkeszthetik a dokumentumot, illetve feltölthetnek tartalmat a mappába (a hivatkozás típusától függően) anélkül, hogy be kellene jelentkezniük egy felhasználónévvel és jelszóval. A névtelen hivatkozások szabadon terjeszthetők a felhasználók körében, és mindaddig érvényesek maradnak, amíg Ön le nem tiltja őket, vagy amíg le nem járnak (ha beállított lejárati dátumot).

A névtelen felhasználók nem férnek hozzá a webhelyekhez, és nem rendelhetők hozzájuk licencek. Kizárólag az annak az adott dokumentumnak vagy mappának a megtekintésére vagy szerkesztésére van lehetőségük, amelyhez névtelen elérési hivatkozást kaptak.

Mi történik, amikor megosztok egy webhelyet vagy dokumentumot?

Hogy mi történik a háttérben egy webhely, mappa vagy dokumentum megosztásakor, az attól függ, hogy hitelesített külső felhasználókkal vagy névtelen felhasználókkal osztja-e meg az adott elemet.

Megosztás hitelesített külső felhasználókkal   

Amikor egy hitelesített külső felhasználóval oszt meg egy dokumentumot vagy webhelyet, az illető e-mailben kapni fog egy meghívót, egy a webhelyre vagy dokumentumra mutató hivatkozás kíséretében. Miután a felhasználó a hivatkozásra kattint, be kell jelentkeznie Microsoft-fiókja, illetve munkahelyi vagy iskolai fiókja adataival. A bejelentkezéssel felkerül a felhasználók listájára az Ön Office 365-előfizetésében (a listában felhasználónevében szerepel a következő: #EXT#), és hozzáférést kap a webhelyhez vagy dokumentumhoz.

Attól fogva, hogy felkerül a felhasználók listájára az Ön Office 365-előfizetésében, hozzáférést adhat neki más webhelyekhez vagy dokumentumokhoz anélkül, hogy további meghívókat küldene. (Lehetséges, hogy el kell küldenie neki egy hivatkozást a webhelyre vagy dokumentumra, hogy megtalálja azt.) Ha szeretne, Office 365-licencet is rendelhet a felhasználóhoz.

Ha meg szeretné szüntetni a megosztást egy hitelesített külső felhasználóval, eltávolíthatja az engedélyeit a webhelyről vagy dokumentumból, illetve eltávolíthatja az illetőt a felhasználók listájáról az Office 365-ben.

Megosztás névtelen felhasználókkal   

Ha névtelen felhasználókkal oszt meg valamit, engedélyezheti nekik, hogy szerkeszthessenek vagy megtekinthessenek egy dokumentumot, illetve hogy tartalmat tölthessenek fel egy mappába. A megtekintési és a szerkesztési hivatkozásokat külön kell létrehozni, és mindkettő beállítható úgy, hogy a megadott időben lejárjon. Az elkészült hivatkozások újra felhasználók és szabadon terjeszthetők. A hivatkozás birtokában bárki hozzáférhet a dokumentumhoz.

A névtelen felhasználók nem kerülnek fel a felhasználók listájára az Office 365-ben. A megosztás megszüntetéséhez a megosztott dokumentumhoz vagy mappához lépve törölnie kell a névtelen hivatkozást.

Együttműködés külső üzleti partnerekkel

Ha vannak olyan üzleti partnerei vagy beszállítói, akikkel együtt kell működnie vagy dokumentumokat kell megosztania, vegye fontolóra egy SharePoint Online-beli extranates webhely létrehozását. Az extranetes webhelyek olyan webhelycsoportok, amelyek egy adott partnerrel vagy beszállítóval folytatott cég-a-cégnek típusú együttműködéshez használhatók. A webhelyhez való hozzáférés korlátozásához megadhatja, hogy csak a webhelytulajdonosok tudjanak külső felhasználókat meghívni, illetve hogy csak adott tartományról származó külső felhasználókat lehessen meghívni.

A SharePoint Online-beli extranetes webhelyek létrehozása nagyon egyszerű, és sokkal könnyebb és olcsóbb a fenntartásuk, mint a helyszíni extranetes webhelyeké. Részletes információk: Az Office 365 SharePoint Online használata cég-a-cégnek (B2B) típusú extranetes megoldásként.

Kapcsolódó témakörök

Külső felhasználókkal végzett megosztás kezelése az Office 365 Kisvállalati verzióban
Hozzáférési kérelmek beállítása és kezelése
Webhelyek vagy dokumentumok megosztása a szervezetén kívüli személyekkel
Külső felhasználókkal megosztott webhelytartalmak keresése
Az engedélystratégia megtervezése

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×