Külső megosztás kezelése SharePoint Online-környezetben

Ha szervezete olyan munkát végez, amellyel együtt jár a dokumentumok megosztása vagy a beszállítókkal, ügyfelekkel, illetve vásárlókkal való közvetlen együttműködés, akkor a SharePoint Online külső megosztási funkcióit használhatja a tartalmak szervezetén kívüli személyekkel való megosztásához. Vagy, ha nem ez a helyzet, előfordulhat, hogy korlátozni szeretné a külső megosztás használatát a szervezetében. Ebben a cikkben a SharePoint Online megosztási beállításait ismertetjük, és azt is bemutatjuk, hogy miként készülhet fel a használatukra.

(Ha csak arra kíváncsi, hogy miként állíthatja be a megosztást, tanulmányozza A külső megosztás be- és kikapcsolása a SharePoint Online-ban című témakört. Amennyiben fájlt vagy mappát próbál megosztani, olvassa el a OneDrive-fájlok és -mappák megosztása vagy a SharePoint-fájlok vagy -mappák megosztása az Office 365-ben című témakört.)

A külső megosztásra való felkészülés része kell, hogy legyen a SharePoint Online-beli engedélyek teljes megtervezésének.

Vegye figyelembe, hogy a külső megosztás alapértelmezés szerint be van kapcsolva a teljes SharePoint Online-környezetre és a benne található webhelycsoportokra vonatkozóan is. Megfontolhatja azt a lehetőséget, hogy globálisan kikapcsolja ezt a funkciót, mielőtt mások is elkezdik használni a webhelyeket, vagy míg nem tudja pontosan, hogy hogyan szeretné használni a külső megosztást.

Milyen külső megosztási funkciókkal rendelkezik a SharePoint Online?

A SharePoint Online globális (bérlői szintű) és webhelycsoportszintű beállításokkal is rendelkezik a külső megosztást illetően. A bérlői szintű beállítások minden esetben felülbírálják a webhelycsoport szintjén megadott beállításokat, és a OneDrive-ra is hatással vannak.

A SharePoint Online-bérlő és minden egyes webhelycsoport esetében a következő alapvető megosztási beállítások közül választhat:

  • Nincs külső megosztás – a webhelyek és a dokumentumok csak a belső felhasználókkal oszthatók meg az Office 365-előfizetésben.

  • Megosztás csak a címtárban szereplő külső felhasználókkal – a webhelyek, mappák és dokumentumok csak azokkal a külső felhasználókkal oszthatók meg, akik már szerepelnek az Office 365-ös felhasználói címtárban. Ilyenek például azok a felhasználók, akik korábban elfogadtak egy megosztási meghívást, illetve akiket Ön importált egy másik Office 365- vagy Azure Active Directory-bérlőből.

  • Megosztás hitelesített külső felhasználókkal – a webhelyek megoszthatók azokkal a külső felhasználókkal, akiknek van Microsoft-fiókjuk, illetve egy másik Office 365-előfizetésben vagy egy Azure Active Directory-előfizetésben használt munkahelyi vagy iskolai fiókjuk. Mappák vagy dokumentumok megosztásakor az a felhasználónak nem kell bejelentkeznie egy Microsoft-, illetve egy munkahelyi vagy iskolai fiókkal – ehelyett egy egyszer használatos kódot kap, amellyel igazolhatja a személyazonosságát.

  • Megosztás névtelen felhasználókkal – a dokumentumok és a mappák (de a webhelyek nem) megoszthatók egy névtelen hivatkozáson keresztül, és a hivatkozás birtokában bárki megtekintheti vagy szerkesztheti a dokumentumot, illetve feltölthet tartalmat a mappába.

A fenti listában szereplő beállítások a legkorlátozóbbtól a legkevésbé korlátozóig vannak rendezve. Bármelyik lehetőséget is választja, a korlátozóbb funkció mindig érvényben marad. Ha például a névtelen felhasználókkal való megosztás engedélyezését választja, azzal továbbra is megoszthat tartalmakat a hitelesített külső felhasználókkal és a címtárában már szereplő felhasználókkal, a belső felhasználókat is beleértve.

Megosztás és biztonság   

Ha olyan bizalmas információi vannak, amelyeket semmilyen esetben sem szeretne külső felhasználókkal megosztani, vegye fontolóra egy vagy több webhelycsoport használatát, és kapcsolja ki a külső megosztást ott, ahol a bizalmas információkat tárolja. Szükség esetén további webhelycsoportokat is létrehozhat a külső megosztáshoz való használatra. Ez segítséget nyújt a biztonsági kockázatok kezelésében azáltal, hogy megakadályozza a bizalmas információkhoz való külső hozzáférést.

Kik számítanak külső felhasználóknak?

A külső felhasználók olyan, az Office 365-előfizetésen kívüli személyek, akiknek Ön hozzáférést adott egy vagy több webhelyhez, fájlhoz vagy mappához. A külső felhasználóknak két típusa van:

Hitelesített felhasználók   

A hitelesített felhasználók olyan felhasználók, akiknek van Microsoft-fiókjuk, illetve egy másik Office 365-előfizetésben használt munkahelyi vagy iskolai fiókjuk. Ezekkel a felhasználókkal hasonló módon oszthat meg webhelyeket és dokumentumokat, mint ahogyan a belső felhasználókkal tenné. Az engedélyek és a csoportok ugyanúgy működnek a hitelesített felhasználók esetében, mint a belső felhasználóknál.

Mivel a külső felhasználók nem rendelkeznek licenccel az Office 365-előfizetéséhez, csak egyszerű együttműködési feladatokat végezhetnek el:

  • A hitelesített külső felhasználók csak az engedélyszintjüknek megfelelő feladatokat végezhetnek el a webhelyen. Ha például hozzáad egy külső tagot a Tagok csoporthoz, a tag szerkesztési jogosultságot szerez, azaz hozzáadhat, szerkeszthet és törölhet listákat, valamint megtekinthet, hozzáadhat, frissíthet és törölhet listaelemeket és dokumentumokat.

  • A hitelesített külső felhasználók az Office Online segítségével megtekinthetik és szerkeszthetik a dokumentumokat. Ha csomagja tartalmazza az Office Professional Plust, csak akkor telepíthetik az Office asztali verzióját a saját számítógépeiken, ha licencet rendel hozzájuk.

  • A hitelesített külső felhasználók a számukra megadott engedélyektől függően más tartalomtípusokat is láthatnak a webhelyeken. Más alwebhelyekre navigálhatnak például azon a webhelyen belül, amelyre meghívást kaptak. Többek között megtekinthetik a webhely hírcsatornáit is.

Ha a hitelesített külső felhasználóknak több lehetőségre van szükségük, megfelelő Office 365-licencet kell hozzájuk rendelnie. Ugyanúgy rendelhet hozzájuk licencet, ahogyan egy belső felhasználó esetében tenné.

Névtelen felhasználók   

A névtelen felhasználók olyan felhasználók, akiknek birtokukban van egy mappára vagy dokumentumra mutató megosztható hivatkozás, és akik megtekinthetik vagy szerkeszthetik a dokumentumot, illetve feltölthetnek tartalmat a mappába (a hivatkozás típusától függően) anélkül, hogy be kellene jelentkezniük egy felhasználónévvel és jelszóval. A névtelen hivatkozások szabadon terjeszthetők a felhasználók körében, és mindaddig érvényesek maradnak, amíg Ön le nem tiltja őket, vagy amíg le nem járnak (ha beállított lejárati dátumot).

A névtelen felhasználók nem férnek hozzá a webhelyekhez, és nem rendelhetők hozzájuk licencek. Kizárólag az annak az adott dokumentumnak vagy mappának a megtekintésére vagy szerkesztésére van lehetőségük, amelyhez névtelen elérési hivatkozást kaptak.

Mi történik, amikor megosztok egy webhelyet vagy dokumentumot?

Hogy mi történik a háttérben egy webhely, mappa vagy dokumentum megosztásakor, az attól függ, hogy hitelesített külső felhasználókkal vagy névtelen felhasználókkal osztja-e meg az adott elemet.

Webhelyek megosztása hitelesített külső felhasználókkal   

Amikor egy hitelesített külső felhasználóval oszt meg egy webhelyet, az illető e-mailben kapni fog egy meghívót, egy a webhelyre vagy dokumentumra mutató hivatkozás kíséretében. Miután a felhasználó a hivatkozásra kattint, be kell jelentkeznie Microsoft-fiókja, illetve munkahelyi vagy iskolai fiókja adataival. A bejelentkezéssel felkerül a felhasználók listájára az Ön Office 365-előfizetésében (a listában felhasználónevében szerepel a következő: #EXT#), és hozzáférést kap a webhelyhez vagy dokumentumhoz.

Attól fogva, hogy felkerül a felhasználók listájára az Ön Office 365-előfizetésében, hozzáférést adhat neki más webhelyekhez vagy dokumentumokhoz anélkül, hogy további meghívókat küldene. (Lehetséges, hogy el kell küldenie neki egy hivatkozást a webhelyre vagy dokumentumra, hogy megtalálja azt.) Ha szeretne, Office 365-licencet is rendelhet a felhasználóhoz.

Ha meg szeretné szüntetni a megosztást egy hitelesített külső felhasználóval, eltávolíthatja az engedélyeit a webhelyről, illetve eltávolíthatja az illetőt a felhasználók listájáról az Office 365-ben.

Fájlok és mappák megosztása hitelesített külső felhasználókkal   

Amikor egy hitelesített külső felhasználóval oszt meg egy fájlt vagy mappát, az illető kapni fog egy e-mailt, amelyben szerepel a webhelyre vagy dokumentumra mutató hivatkozás. Minden alkalommal, amikor a felhasználó a hivatkozásra kattintva hozzáfér a fájlhoz vagy mappához, e-mailben kap egy időérzékeny kódot, amellyel igazolhatja a személyazonosságát. A fájl vagy mappa eléréséhez a felhasználónak meg kell adnia ezt a kódot.

Ha meg szeretné szakítani a megosztást egy hitelesített külső felhasználóval, törölje a nekik küldött megosztási hivatkozást.

Megosztás névtelen felhasználókkal   

Ha névtelen felhasználókkal oszt meg valamit, engedélyezheti nekik, hogy szerkeszthessenek vagy megtekinthessenek egy dokumentumot, illetve hogy tartalmat tölthessenek fel egy mappába. A megtekintési és a szerkesztési hivatkozásokat külön kell létrehozni, és mindkettő beállítható úgy, hogy a megadott időben lejárjon. Az elkészült hivatkozások újra felhasználók és szabadon terjeszthetők. A hivatkozás birtokában bárki hozzáférhet a dokumentumhoz.

A névtelen felhasználók nem kerülnek fel a felhasználók listájára az Office 365-ben. A megosztás megszüntetéséhez a megosztott dokumentumhoz vagy mappához lépve törölnie kell a névtelen hivatkozást.

Együttműködés külső üzleti partnerekkel

Ha vannak olyan üzleti partnerei vagy beszállítói, akikkel együtt kell működnie vagy dokumentumokat kell megosztania, vegye fontolóra egy SharePoint Online-beli extranates webhely létrehozását. Az extranetes webhelyek olyan webhelycsoportok, amelyek egy adott partnerrel vagy beszállítóval folytatott cég-a-cégnek típusú együttműködéshez használhatók. A webhelyhez való hozzáférés korlátozásához megadhatja, hogy csak a webhelytulajdonosok tudjanak külső felhasználókat meghívni, illetve hogy csak adott tartományról származó külső felhasználókat lehessen meghívni.

A SharePoint Online-beli extranetes webhelyek létrehozása nagyon egyszerű, és sokkal könnyebb és olcsóbb a fenntartásuk, mint a helyszíni extranetes webhelyeké. Részletes információk: Az Office 365 SharePoint Online használata cég-a-cégnek (B2B) típusú extranetes megoldásként.

Kapcsolódó témakörök

Külső felhasználókkal végzett megosztás kezelése az Office 365 Kisvállalati verzióban
Hozzáférési kérelmek beállítása és kezelése
Külső felhasználókkal megosztott webhelytartalmak keresése
Az engedélystratégia megtervezése

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×